Bạn là chủ doanh nghiệp đang muốn tối ưu và nâng cao chất lượng làm việc thì xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban là một giai đoạn không thể bỏ qua. Các phòng bạn phải có sự liên kết chặt chẽ mới tạo ra được một bộ máy làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. 
Vậy làm thế nào để xây dựng một quy trình làm việc chuyên nghiệp? CoDX sẽ giới thiệu một số mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban để bạn giải quyết tối ưu nhất vấn đề của mình.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Tìm hiểu về tự động hóa doanh nghiệp là gì?
1. Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban, bộ phận
Mời bạn cùng tìm hiểu những quy trình làm việc đa phòng ban mà CoDX đã tổng hợp cụ thể ở dưới đây:
Link tải mẫu:
Link tải mẫu:
Link tải mẫu:
2. Cách xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban, bộ phận
Thiết lập quy trình phối hợp giữa các bộ phận phòng ban giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường đoàn kết, nâng cao hiệu suất làm việc của các cá nhân, teamwork.
Bước 1: Xác định mục tiêu công việc
Xác định mục tiêu là bước đầu tiên để bạn định hướng và phân công công việc phù hợp với từng bộ phận. Các ban quản lý, lãnh đạo tham gia xây dựng mục tiêu để hiểu rõ hơn về cách thức và thứ tự phân bổ công việc giữa các phòng ban.
Quy tắc SMART được rất nhiều người áp dụng trong quy trình phối hợp công việc:
- Specific (S)– Mục tiêu có tính cụ thể.
- Measurable (M) – Mục tiêu đo lường.
- Attainable (A) – Mục tiêu có thể thực hiện được.
- Relevant (R) – Mục tiêu phải thực tế.
- Time bound (T) – Mục tiêu phải có thời gian thực hiện cụ thể.
Bước 2: Khoanh vùng phạm vi áp dụng quy trình
Tiếp theo, bạn cần khoanh vùng phạm vi áp dụng của quy trình phối hợp đa phòng ban, nhằm tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, toàn diện và tối ưu hiệu quả.
Trong giai đoạn này, nhóm quản lý sẽ định rõ phạm vi mà quy trình áp dụng, bao gồm các bộ phận, đội nhóm và các công việc cụ thể. Bằng cách niêm yết và thiết lập quy định rõ ràng, quy trình phối hợp sẽ được thực hiện một cách linh hoạt và toàn diện, mọi công việc sẽ được thực hiện đúng quy trình, tạo ra sự liên kết và phối hợp tốt giữa các phòng ban và mang lại hiệu quả tối đa cho mọi hoạt động kinh doanh.
Bước 3: Định hướng nội dung cho nhiều phòng ban
Khi tiến hành định hướng công việc đa phòng ban, các nhà lãnh đạo cần nắm vững những thông tin quan trọng về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp để xác định được trách nhiệm và phạm vi công việc của từng bộ phận, từng phòng ban.
Ban lãnh đạo có thể dựa theo một số yếu tố sau:
- Input: Xác định đầu vào của quy trình làm việc cần làm những gì?
- Output: Xác định đầu ra của quy trình làm việc gồm có thành phần nào.
Áp dụng nguyên tắc 5W + 2H cùng phương pháp 5M để giải quyết vấn đề liên quan:
+ 5W
- What: Xác định nội dung của công việc, nên làm và ưu tiên cái gì trước?
- Why: Xác định mục tiêu, công việc yêu cầu?
- When: Xác định thời gian thực hiện, khi nào bắt đầu và kết thúc công việc?
- Where: Xác định rõ địa điểm, vị trí tiến hành công việc.
- Who: Xác định ai thực hiện công việc, ai hỗ trợ và ai giám sát?
- How: Xác định phương pháp tiến hành công việc như thế nào?
- How much: Chi phí và nguồn lực để thực hiện công việc là bao nhiêu?
+ 5M
- Manpower (Nguồn nhân lực): Số lượng nhân lực tiến hành công việc (trình độ, kỹ năng và các yêu cầu cần thiết,…).
- Money (Tiền): Ngân sách đầu tư bao nhiêu và sẽ được giải ngân trong bao nhiêu lần?
- Material (Vật liệu): Tiêu chuẩn nguyên vật liệu bao nhiêu để trở thành nhà cung ứng?
- Machine (Máy móc hay Công nghệ): Tiêu chuẩn máy móc thế nào, áp dụng công nghệ gì trong giai đoạn tiến hành công việc?
- Method (Phương pháp): Lựa chọn phương pháp làm việc nào phù hợp và mang lại hiệu quả cao trong công việc?
Bước 4: Mô tả các bước thực hiện công việc giữa các phòng ban
Để nhân viên có thể dễ dàng áp dụng quy trình làm việc vào thực tế, người quản lý phải biết:
- Nêu rõ chi tiết từng bước trong quy trình làm việc.
- Nêu rõ cách thức thực hiện từng bước trong quy trình làm việc.
Tại phần mô tả quy trình làm việc cụ thể quy trình, người quản lý phải nêu rõ các bước thực hiện công việc:
- Thời gian làm việc.
- Các thành phần tham gia.
- Nhiệm vụ cần hoàn thành.
Sau mỗi bước là báo cáo cụ thể trước khi chuyển sang thực hiện quy trình làm việc tiếp theo.
(*) Trong trường hợp việc lên kế hoạch gặp nhiều khó khăn và phức tạp, bạn cần tham khảo tài liệu để hướng dẫn thực hiện.
Bước 5: Kiểm soát, kiểm tra quy trình
Trong quá trình xây dựng xây dựng quy trình làm việc giữa các phòng ban, nhà quản lý cần có phương pháp giám sát toàn bộ quy trình nhằm đảm bảo tiến độ và đánh giá chất lượng.
Đồng thời chịu trách nhiệm đưa ra những phương pháp tối ưu bảo đảm quy trình phối hợp được vận hành trơn tru, tạo điều kiện để điều chỉnh bộ máy vận hành trong doanh nghiệp một cách hợp lý.
Gợi ý các phương pháp thực hiện việc kiểm soát – kiểm tra:
- Tần suất thực hiện?
- Đối tượng thực hiện?
- Nội dung kiểm tra?
Bước 6: Tăng cường hợp tác giữa các phòng ban và khuyến khích phản hồi
Tương tác và trao đổi công việc đóng vai trò quan trọng trong dự án có sự tham gia của nhiều phòng ban. Các doanh nghiệp nên tổ chức cuộc họp để các đơn vị có thể trao đổi thông tin về công việc, chia sẻ tiến độ và những thay đổi, cũng như phối hợp các hoạt động của mình.
Bằng cách xác định rõ vai trò và công việc của mỗi phòng ban, quy trình này tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong việc phân chia trách nhiệm, giúp mọi thành viên hiểu và thực hiện công việc một cách chính xác và đồng đều.
Bước 7: Vận hành quy trình và điều chỉnh phù hợp
Sau khi quy trình đã được hoàn chỉnh, các phòng ban sẽ được giao nhiệm vụ thực hiện các bước trong quy trình. Trong quá trình vận hành, để đảm bảo sự chính xác và hiệu quả, mọi lỗi phát sinh giữa các phòng ban cần được báo cáo ngay với quản lý nhằm khắc phục nhanh chóng và đưa ra điều chỉnh phù hợp, tránh ảnh hưởng đến thời gian và năng suất làm việc của các phòng ban.
Cuối cùng, quản lý có trách nhiệm đo lường hiệu quả công việc và thống kê báo cáo, năng suất làm việc của nhân sự đang thực hiện. Tất cả nhằm đảm bảo hoạt động suôn sẻ, năng suất cao và đạt được mục tiêu trong công ty.
3. Vai trò của quy trình phối hợp công việc giữa các bộ phận, phòng ban
Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy và tạo ra hiệu quả làm việc toàn diện. Cụ thể:
+ Tối ưu hóa nguồn lực và tiết kiệm chi phí: Tăng cường sự chia sẻ và tận dụng tài nguyên có sẵn trong doanh nghiệp giúp tiết kiệm chi phí vận hành và tăng cường hiệu suất tài chính.
+ Nâng cao vị thế cạnh tranh: Bằng cách thực hiện quy trình phối hợp, chuyên nghiệp hơn trong hoạt động kinh doanh tạo ra một hình ảnh đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác. Từ đó nâng cao vị thế của công ty, doanh nghiệp trên thị trường.
+ Giảm thiểu rủi ro: Quy trình làm việc được chuẩn hóa giúp giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong hoạt động kinh doanh. Từ việc xác định và tuân thủ quy trình rõ ràng, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự tuân thủ quy định pháp lý và giảm thiểu lỗi, sai sót trong quá trình làm việc.
+ Tăng tính đoàn kết và liên kết: Việc tạo ra mục tiêu chung và tăng tính đoàn kết trong tổ chức giúp xây dựng sự liên kết và tương tác tích cực giữa các bộ phận. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc đồng đều và suôn sẻ hơn.
+ Tăng cường sự hỗ trợ và hợp tác: Các thành viên trong công ty có thể hỗ trợ và hợp tác với nhau để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Nhờ đó, xây dựng một môi trường làm việc tích cực và sẵn sàng chia sẻ giữa các nhân viên.
+ Cập nhật và chia sẻ thông tin: Việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban giúp các thành viên mới hoặc bộ phận mới vào làm việc dễ dàng nắm rõ, giúp hoạt động của doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
+ Tạo sự liên kết chặt chẽ và tinh thần đoàn kết: Việc gắn kết tình đoàn kết giữa các thành viên trong công ty giữa các phòng bạn sẽ là yếu tố quan trọng để tổ chức đạt được sự thành công và phát triển bền vững.
+ Tạo môi trường làm việc thoải mái: Quy trình phối hợp giữa các phòng ban giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái và tích cực, tạo điều kiện để nhân viên hoạt động hiệu quả và nâng cao hiệu suất công việc.
4. Giải pháp tự động hóa trong quy trình nội bộ CoDX
CoDX hiện đang là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ và được đánh gía cao về mặt hiệu quả. Phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process được xem là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình triển khai quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban cho mọi doanh nghiệp ngày nay. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết sản phẩm ngay dưới đây:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
|
Tìm hiểu thêm:
|
Hi vọng các mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban mà CoDX đã tổng hợp sẽ hữu ích cho doanh nghiệp của bạn trong việc nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Tuân thủ và thực hiện tốt quy trình làm việc chính là cơ sở cho việc đi đúng hướng và thực hiện đúng mục tiêu của doanh nghiệp. Liên hệ ngay với CoDX để được tư vấn chuyển đổi số doanh nghiệp.
