Employee Experience (EX) là một yếu tố quan trọng đối với thành công của doanh nghiệp bởi nó quyết định sự gắn bó lâu dài của nhân viên với tổ chức. Vậy EX là gì? Trong bài viết này, CoDX sẽ đi sâu về thuật ngữ này và đưa ra hướng dẫn xây dựng và cải thiện chiến lược EX một cách hiệu quả nhất.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Bài viết cùng chủ đề: Employee Value Propositions là gì? Lưu ý và cách xây dựng hiệu quả
1. Employee Experience (EX) là gì?
Một trong những định nghĩa được áp dụng trên toàn cầu của Gallup về EX như sau:
Employee experience (EX) là hành trình mà nhân viên trải qua cùng với tổ chức. Nó bao gồm tất cả sự tương tác xảy ra trong suốt vòng đời của nhân viên (employee life cycle) tại doanh nghiệp, những trải nghiệm liên quan đến vai trò, không gian làm việc, người quản lý và phúc lợi của nhân viên.
Các doanh nghiệp có trải nghiệm nhân viên tốt sẽ tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.
Theo kết quả khảo sát của Deloitte năm 2017 cho thấy, mặc dù gần 80% các nhà lãnh đạo đánh giá EX là một yếu tố quan trọng nhưng chỉ có 22% cho biết họ thực sự hiểu về EX. Đây là một vấn đề đáng báo động vì nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực sự hiểu rõ về tầm quan trọng của EX. Dưới đây là toàn bộ những thông tin quan trọng về EX mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.
2 Employee Experience gồm những thành phần nào?
Trong đó, EX bao gồm 3 thành phần chính là:
2.1 Trải nghiệm thực tế công việc – Procedural Employee Experience (PEX)
Employee Experience thực tế công việc liên quan đến cách thức nhân viên xử lý các nhiệm vụ và quy trình hàng ngày để hoàn thành vai trò, trách nhiệm của mình đối với công việc.
PEX thường được xây dựng nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, giúp nhân viên có thể linh hoạt chuyển đổi từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, đồng thời cải thiện tốc độ hoàn thành các nhiệm vụ được giao.
2.2 Trải nghiệm tổng thể môi trường làm việc – Textural Employee Experience (TEX)
Trải nghiệm tổng thể môi trường làm việc nói về kết cấu môi trường làm việc của mỗi nhân viên trong tổ chức, bao gồm 3 môi trường chính như sau:
- Môi trường vật lý (Physical environment): là không gian làm việc, cách thiết kế văn phòng của doanh nghiệp. Môi trường này có tác động trực tiếp đến trải nghiệm thoải mái của nhân viên.
- Môi trường công nghệ (Technology environment): bao gồm nền tảng công nghệ và công cụ mà doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên để làm việc. Môi trường công nghệ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên.
- Môi trường văn hóa (Cultural environment): liên quan đến các giá trị, niềm tin,…của nhân viên cũng như lãnh đạo trong một doanh nghiệp. Môi trường này có tác động trực tiếp đến tình cảm, suy nghĩ và hành vi của nhân viên. Theo Forbes 95% nhân viên cho rằng văn hóa doanh nghiệp quan trọng hơn cả tiền lương.
2.3 Trải nghiệm cảm xúc của nhân viên – Emotional Employee Experience (EEX)
EEX liên quan đến cảm xúc, suy nghĩ của nhân viên về doanh nghiệp, đồng nghiệp, lãnh đạo cũng như môi trường làm việc. Nó là yếu tố quan trọng nhất trong chương trình EX, quyết định đến mức độ gắn bó và hài lòng của nhân viên với công ty.
Sau đại dịch, sự kiệt sức về mặt tinh thần của nhân viên ngày càng trở nên nghiêm trọng hơn và đã thay đổi cách nhìn về Employee Experience đáng kể. Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến trải nghiệm cảm xúc của nhân viên.
3. Vì sao doanh nghiệp cần đầu tư vào chương trình EX?
Một nghiên cứu của Forbes cho biết 70% giám đốc điều hành đồng ý rằng khi trải nghiệm của nhân viên được cải thiện sẽ dẫn đến trải nghiệm của khách hàng, doanh thu cũng trở nên tốt hơn.
Hiện nay, các hoạt động nâng cao Employee Experience đang đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả làm việc của doanh nghiệp.
Muốn phát triển bền vững thì doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân sự chất lượng và gắn bó lâu dài. Để làm được điều này, các tổ chức cần đầu tư kỹ lưỡng vào chương trình EX. Bởi xây dựng được một chương trình trải nghiệm tốt cho nhân viên sẽ mang lại những lợi ích như sau:
- Góp phần tăng cường sự gắn kết, tương tác và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
- Khơi dậy cảm hứng sáng tạo cho nhân viên, giúp nhân viên có thể phát huy khả năng của mình một cách tối ưu nhất.
- Thu hút, giữ chân nhân sự chất lượng khi tiền lương và trợ cấp không phải là yếu tố quyết định duy nhất đến sự gắn bó của nhân viên đối với doanh nghiệp.
- Khi tăng cường trải nghiệm nhân viên, doanh nghiệp sẽ nâng cao khả năng giữ chân nhân tài, nhờ đó phòng tuyển dụng không phải tốn thêm chi phí tuyển dụng cũng như đào tạo nhân sự mới.
- Phát triển văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Jacob Morgan trên 250 tổ chức cho thấy rằng các công ty đầu tư vào nâng cao trải nghiệm cho nhân viên sẽ hoạt động tốt hơn các đối thủ cạnh tranh. Họ không chỉ tăng trưởng nhanh hơn 1,5 lần, trả lương tốt hơn và tạo ra doanh thu cao hơn gấp đôi mà còn có lợi nhuận cao gấp 4 lần.
Đúng vậy, nhiều nghiên cứu về nhân sự khẳng định rằng, trải nghiệm nhân viên tốt có ý nghĩa rất lớn trong kinh doanh. Cụ thể, khi EX tăng thì doanh thu và hiệu suất sẽ tăng.
4. 4 Bước quy trình xây dựng hành trình trải nghiệm nhân viên
Như đã đề cập, trải nghiệm nhân viên đối với môi trường làm việc là vô cùng cần thiết và quan trọng. Nhưng để mang đến một hành trình trải nghiệm nhân viên tốt nhất cho nhân viên cần cả một quy trình chỉn chu và bài bản.
Dưới đây là quy trình 4 bước thiết kế hành trình Employee Experience hiệu quả nhất:
- Thu thập và tổng hợp dữ liệu nhân sự
- Lắng nghe và quan sát
- Thiết kế hành trình trải nghiệm dựa trên các điểm chạm
- Đo lường kết quả
4.1 Thu thập và tổng hợp dữ liệu nhân sự
Bước đầu tiên trong quá trình thiết kế hành trình Employee Experience đó là thu thập dữ liệu.
Người lãnh đạo cần thu thập tất cả những thông tin liên quan đến nhân viên của mình, bắt đầu từ lúc tuyển dụng, onboarding, lịch sử đạo tạo và cả tiền lương của họ. Doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát trải nghiệm nhân viên tại bước này để thu thập thông tin chính xác và nhanh chóng hơn.
Sau đó, hãy tổng hợp những trải nghiệm của nhân viên tại công ty, bao gồm trải nghiệm tốt và không tốt. Từ kết quả đó, doanh nghiệp sẽ đánh giá được mức độ hài lòng của nhân viên và đưa ra những giải pháp tối ưu nhất.
4.2 Lắng nghe và quan sát
Nhờ vào phương pháp lắng nghe và quan sát nhân viên, cấp quản lý có thể dễ dàng nắm được tiến độ công việc cũng như những khó khăn mà đội ngũ nhân sự đang gặp phải. Đặc biệt, tại những môi trường làm việc quốc tế, nơi giao thoa nhiều văn hóa, quan điểm, ý kiến thì việc lắng nghe và quan sát lại càng quan trọng hơn hết.
Thông qua hành động lắng nghe nhân sự, doanh nghiệp có thể đưa ra những chính sách phúc lợi, định hướng phù hợp với từng đối tượng, phòng ban khác nhau.
4.3 Thiết kế hành trình trải nghiệm dựa trên các điểm chạm
Sau khi đã thu thập được những thông tin quan trọng có liên hệ mật thiết đến Employee Experience, bước tiếp theo chính là các định điểm chạm và thiết kế hành trình EX.
Theo đó, điểm chạm nhân viên sẽ gắn liền với vòng đời nhân sự của họ. Tại mỗi điểm chạm, nhà quản lý cần lên kế hoạch chi tiết về quy trình thực hiện, các mối liên kết mà doanh nghiệp đang hướng đến trong tương lai. Từ đó, xây dựng lên bản đồ trải nghiệm nhân viên toàn diện, tổng thể.
Bên cạnh những cột mốc quan trọng như tuyển dụng, onboarding, phát triển,…doanh nghiệp cũng có thể đặt những cột mốc quan trọng trong cuộc đời như kết hôn, sinh con,…lên bản đồ.
4.4 Đo lường kết quả
Tương tự như trải nghiệm khách hàng, Employee Experience cũng cần được đo lường thường xuyên. Doanh nghiệp có thể thực hiện các cuộc khảo sát về mức độ tham gia, hài lòng của nhân viên hoặc tạo ra những cuộc trò chuyện, phỏng vấn ngắn để kiểm tra mức độ trải nghiệm của nhân viên.
Sau quá trình đo lường, nhà quản lý nên nghiệm thu lại kết quả để hiểu tường tận những vấn đề mà nhân viên đang đối mặt. Qua đó, ban lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời và đưa ra những định hướng đúng đắn giúp công việc trở nên hiệu quả hơn
5. Cách cải thiện Employee Experience trong doanh nghiệp
Hoạt động cải thiện Employee Experience đang được các doanh nghiệp chú trọng bởi mang lại những tác động tích cực đến hiệu quả làm việc và kinh tế của tổ chức.
Dưới đây là 7 cách cải thiện EX trong doanh nghiệp mà các nhà lãnh đạo, quản trị nhân sự có thể tham khảo:
5.1 Áp dụng phương pháp thiết kế EX
Tiếp cận EX với những tương tác có ý nghĩa giữa nhân viên với tổ chức cho phép bạn tạo ra những trải nghiệm giúp nhân viên làm việc hiệu quả và gắn kết nhất. Trong quá trình thiết kế Employee Experience nên đặt quan điểm nhân viên lên hàng đầu. Điều này có thể được thực hiện bằng cách đặt những câu hỏi như sau:
- Ý nghĩa của trải nghiệm này là gì? Nó sẽ tác động đến nhân viên và tổ chức như thế nào?
- Đối tượng nhân viên cụ thể sẽ là thực hiện trải nghiệm này?
- Các điểm chạm trong trải nghiệm này là gì? Nhân viên sẽ tương tác với chúng như thế nào?
- Làm cách nào để chúng ta tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các tương tác nhằm mang lại trải nghiệm một cách tối ưu?
5.2 Chú trọng vào toàn bộ vòng đời nhân viên
Employee Experience (EX) bao gồm toàn bộ mối quan hệ mà nhân viên có với tổ chức. Vì thế doanh nghiệp cần chú trọng vào vòng đời nhân viên với 7 giai đoạn sau:
- Thu hút (Attraction): Giai đoạn này bắt đầu khi một cá nhân bắt đầu biết đến doanh nghiệp và cảm thấy hứng thú với cơ hội làm việc tại đây.
- Tuyển dụng (Recruitment): diễn ra khi một cá nhân ứng tuyển vào doanh nghiệp, sau đó trải qua quá trình tuyển dụng.
- Hội nhập (Onboarding): khi một cá nhân mới bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp.
- Phát triển nghề nghiệp (Career Development): Giai đoạn này diễn ra khi nhân viên đang làm việc, đóng góp cho doanh nghiệp.
- Giữ chân nhân viên: doanh nghiệp khuyến khích nhân viên sau khi nghỉ việc tiếp tục có mối quan hệ tốt đẹp với doanh nghiệp.
- Nghỉ việc (Separation): diễn ra khi một cá nhân rời khỏi doanh nghiệp.
- Cựu nhân viên (Alumni): Sau khi rời công ty, nhân viên vẫn có thể đóng góp cho tổ chức bằng nhiều cách như quay lại làm việc hoặc giới thiệu ứng viên mới cho doanh nghiệp.
Chiến lược trải nghiệm nhân viên lý tưởng phải bao gồm tất cả các giai đoạn trong vòng đời nhân viên. Bỏ qua một hoặc nhiều giai đoạn trong vòng đời nhân sự có thể ảnh hưởng đến cảm nhận của họ về tổ chức trong các giai đoạn khác trong hành trình nhân viên.
5.3 Nuôi dưỡng hạnh phúc toàn diện
Nhân viên luôn muốn tìm kiếm một nơi làm việc có thể cân bằng giữa cuộc sống cá nhân và yêu cầu công việc. Theo một nghiên cứu của Viện Nghiên cứu ADP, nhiều người thậm chí còn sẵn sàng giảm lương để tìm thấy sự hạnh phúc toàn diện về thể chất lẫn tinh thần trong công việc.
Việc cải thiện Employee Experience bằng cách hỗ trợ chăm sóc cho sức khỏe thể chất, tinh thần, tài chính lẫn nghề nghiệp của nhân viên là việc làm cần thiết.
Khi bạn nuôi dưỡng hạnh phúc toàn diện cho nhân viên từ sức khỏe cho đến công việc sẽ góp phần tạo nên trải nghiệm nhân viên tích cực. Từ đó tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên tài năng, giảm tình trạng nghỉ việc đồng thời tăng năng suất công việc.
5.4 Ưu tiên Employee Experience
Ưu tiên trải nghiệm nhân viên là một chiến lược nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Chiến lược này tập trung vào việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, hỗ trợ nhân viên phát triển và gắn bó với tổ chức.
Các yếu tố tác động đến trải nghiệm của nhân viên, bao gồm:
- Môi trường làm việc: không gian làm việc, thiết bị, công cụ, tiện nghi,…
- Chính sách phúc lợi: bao gồm lương thưởng, chế độ bảo hiểm, nghỉ phép,…
- Công việc: liên quan đến tính chất công việc, cơ hội phát triển,…
- Đồng nghiệp: văn hóa công ty, mối quan hệ giữa các nhân viên,…
Các doanh nghiệp có thể ưu tiên Employee Experience thông qua việc triển khai các chương trình, chính sách và hoạt động cụ thể, chẳng hạn như:
- Xây dựng môi trường làm việc tích cực, lành mạnh: tạo không gian làm việc thoải mái, hiện đại, cung cấp đầy đủ thiết bị, công cụ cần thiết cho nhân viên.
- Tạo cơ hội phát triển cho nhân viên: cung cấp các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng nghiệp vụ, tạo điều kiện cho nhân viên thăng tiến,…
- Tạo mối quan hệ gắn bó giữa nhân viên với tổ chức: xây dựng văn hóa công ty tích cực, khuyến khích sự hợp tác, chia sẻ giữa các nhân viên.
Hệ thống CoDX EXP được thiết kế với các chức năng hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường EX, xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, tự nhiên. Với các công cụ tích hợp tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thực của từng đối tượng như: Không gian làm việc số, thông điệp tuyên dương thank you card, ví thưởng điện tử nhân viên, bảng xếp hạng thành tích và khảo sát theo vòng đời nhân viên.
CoDX – EXP hứa hẹn sẽ mang đến một làn gió mới trong hành trình xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh cho doanh nghiệp của bạn.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRẢI NGHIỆM NHÂN VIÊN CODX-EXP
CoDX - EXP tập trung khai thác những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, khiến mọi khoảnh khắc tại doanh nghiệp đều trở nên ý nghĩa, đẩy mạnh động lực làm việc. Với các công cụ tích hợp tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thực của từng đối tượng như:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX - EXP cực “hời”:
- 90 ngày trải nghiệm hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên CoDX - EXP miễn phí.
- Sử dụng miễn phí lên đến 180 ngày hệ thống không gian làm việc số với hơn 10 công cụ số khuyến khích nhân viên làm việc, giao tiếp và kết nối.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Xây dựng EX tuyệt vời cho nhân viên là một quá trình lâu dài. Tuy nhiên, việc bắt đầu xây dựng nền tảng của trải nghiệm vật chất, kỹ thuật số và văn hóa càng sớm thì doanh nghiệp sẽ nhanh chóng được hưởng lợi từ những nhân viên tận tâm.
5.5 Thu thập và xử lý phản hồi của nhân viên
Chỉ đánh giá hiệu suất là không đủ để đo lường và đánh giá phản hồi của nhân viên. Có rất nhiều cách khác nhau để thu thập phản hồi, thông tin về Employee Experience — nhưng thực hiện khảo sát chính là một cách tuyệt vời vì phù hợp với các giai đoạn khác nhau của chiến lược nâng cao EX.
Dưới đây là 6 loại khảo sát trải nghiệm nhân viên phổ biến:
- Khảo sát phản hồi của ứng viên (Candidate feedback survey): Loại khảo sát này yêu cầu phản hồi từ ứng viên trong quá trình phỏng vấn hoặc giai đoạn tuyển dụng.
- Khảo sát nhân viên mới (Onboarding survey): Được thực hiện cho những nhân viên mới được tuyển dụng tại doanh nghiệp.
- Khảo sát phản hồi 360 độ (360 degree feedback survey): Cho phép doanh nghiệp nhận được phản hồi thường xuyên từ nhiều quan điểm khác nhau của nhân viên.
- Khảo sát sự gắn kết của nhân viên (Employee engagement survey): Đo lường động lực và sự cam kết của nhân viên đối với doanh nghiệp.
- Khảo sát phúc lợi nhân viên (Employee benefits survey): Cuộc khảo sát về phúc lợi nhân viên giúp tổ chức nắm bắt được tổng số phần thưởng quan trọng nhất đối với nhân viên.
- Khảo sát thôi việc (Exit survey): Giúp doanh nghiệp có chiến lược phù hợp hơn trong việc cải thiện EX.
5.6 Khuyến khích nhân viên chủ động và tự đưa ra quyết định
Hầu hết nhân viên đều muốn tự mình đưa ra quyết định về cách hoàn thành công việc. Khi có được đặc quyền này, nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng với công việc cũng như tìm ra cách để làm việc hiệu quả hơn.
Nuôi dưỡng ý thức về quyền sở hữu và trách nhiệm cho nhân viên bằng cách trao cho họ quyền chủ động. Dưới đây là một số ý tưởng nâng cao Employee Experience doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Xây dựng niềm tin giữa người quản lý với cấp dưới bằng cách cho phép nhân viên thử thách, chấp nhận rủi ro mà không sợ phải xấu hổ hay bị đổ lỗi.
- Đặt những nhân viên có khả năng tự chủ phụ trách các dự án hoặc dẫn dắt nhóm để thiết lập tinh thần chung cho những người khác.
- Cung cấp các công cụ, nguồn lực mà đội/nhóm cần phải đổi mới hơn.
- Trao thưởng cho những đội/nhóm tạo ra kết quả công việc tốt.
5.7 Ghi nhận và khen thưởng thường xuyên
Theo Linda Shaffer, Giám đốc Nhân sự tại Checkr, chế độ đãi ngộ cạnh tranh, khen thưởng và sự công nhận là những yếu tố then chốt trong việc nâng cao Employee Experience.
“Bằng cách đưa ra phúc lợi, mức lương thưởng cạnh tranh cho thấy cam kết của tổ chức trong việc cung cấp một nơi làm việc công bằng xứng đáng cho nhân viên. Các tổ chức có thể đảm bảo rằng mọi nhân viên của họ đều gắn kết, có động lực và cam kết vì sự thành công của mục tiêu chung, tạo ra một môi trường mà mọi người đều phát triển”.
Doanh nghiệp cần cho nhân viên thấy rằng mình đánh giá cao những đóng góp và thành tích của họ. Việc tổ chức các sự kiện công nhận công khai cho các thành tích quan trọng hay khen thưởng nhân viên bằng tiền thưởng, thời gian nghỉ phép là các cách tuyệt vời để doanh nghiệp thể hiện sự trân trọng với những đóng góp của nhân viên.
Nhân viên là những người trực tiếp tạo ra giá trị cho doanh nghiệp do đó việc tạo ra một Employee Experience tốt là vô cùng quan trọng. Với những thông tin hữu ích mà CoDX mang đến, hy vọng các nhà quản trị nhân sự đã hiểu rõ và áp dụng chiến lược cải thiện EX hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
