Để lập văn bản hành chính cũng đòi hỏi tuân theo chuẩn mực cụ thể. Bài viết này tập trung trình bày cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 một cách chi tiết và hiệu quả, đảm bảo căn lề, giãn dòng, và các yếu tố đúng quy định. Cùng chuyển đổi số CoDX khám phá cách trình bày văn bản theo nghị định 30 và các quy tắc cần tuân theo để có thể viết văn bản hành chính chuẩn nhất!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
1. Quy định chung về trình bày trong cách soạn thảo văn bản theo nghị định 30
Cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 có những quy định chung về trình bày bắt buộc phải tuân theo:
- Khổ giấy trình bày: A4 (210 mm x 297 mm).
- Kiểu bố cục: Theo chiều dài của giấy A4. Nếu văn bản chứa bảng, biểu đồ nhưng không tạo phụ lục riêng, có thể sắp xếp theo chiều ngang.
- Lề trang: Lề trên và lề dưới là 20 – 25 mm, lề trái là 30-35 mm, lề phải là 15-20 mm
- Phông chữ: Times New Roman, bộ ký tự tiếng Việt, Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ và kiểu chữ: Mỗi yếu tố trong văn bản sẽ có những quy định riêng
2. Cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 chuẩn về nội dung
Cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 chuẩn nhất sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Tên tổ chức cơ quan ban hành
- Trình bày, đánh số ký hiệu văn bản
- Địa điểm, thời gian ban hành
- Tên văn bản và trích yếu
- Soạn thảo nội dung
- Họ tên, chức vụ, chữ ký
- Nơi nhận
2.1 Quốc hiệu tiêu ngữ
“CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Dòng Quốc hiệu phải viết in hoa, kích thước từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, in đậm, nằm ở trên cùng, bên phải trang đầu tiên của tài liệu.
“Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Viết bằng chữ thường, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, in đậm, canh giữa dưới quốc hiệu; chữ cái đầu của mỗi cụm từ được viết hoa, có gạch nối (-) và khoảng cách giữa các cụm từ; phía dưới có một đường kẻ ngang liền, dài bằng chiều rộng của văn bản.
Hai dòng chữ quốc hiệu và tiêu ngữ được cách nhau bằng một dòng trống.
2.2 Tên tổ chức cơ quan ban hành
Là cái tên chính thức, đầy đủ của một tổ chức, cơ quan hoặc vị trí nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản.
Cách soạn thảo văn bản theo nghị định 30 trình bày tên tổ chức và cơ quan ban hành bằng chữ in hoa, kích thước chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, in đậm, được đặt canh giữa dưới tên của tổ chức, cơ quan có thẩm quyền; phía dưới có một đường ngang, nét đậm, chiều dài khoảng từ 1/3 – 1/2 của chiều dài của dòng chữ và được đặt ở giữa so với dòng chữ.
2.3 Trình bày, đánh số ký hiệu văn bản
Số của văn bản: Đây là số thứ tự của văn bản, được cơ quan, tổ chức ban hành đăng ký tại cơ quan văn thư trong một năm. Số của văn bản được biểu thị bằng chữ số Ả Rập, được ghi ngay dưới tên cơ quan, tổ chức. Kích thước chữ 13, kiểu chữ đứng. Số nhỏ hơn 10 phải được viết thêm số 0 phía trước.
Ký hiệu của văn bản: Đây là ký hiệu gồm chữ viết tắt tên loại văn bản cũng như tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành. Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức, và các đơn vị bên trong phải tuân theo quy định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức để đảm bảo tính ngắn gọn, dễ hiểu. Ký hiệu văn bản sử dụng chữ in hoa, kích thước chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản, sử dụng dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản sử dụng dấu gạch nối (-), không cách chữ.
2.4 Địa điểm, thời gian ban hành
- Địa danh trên văn bản của cơ quan trung ương: là tên chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, nơi cơ quan đặt trụ sở.
- Địa danh trên văn bản của cơ quan địa phương: là tên chính thức của đơn vị hành chính tại địa điểm cơ quan ban hành văn bản đặt trụ sở.
- Thời gian ban hành văn bản: Là ngày, tháng, năm văn bản ra đời. Thời gian phải được viết đầy đủ. Sử dụng chữ số Ả Rập cho ngày, tháng, năm. Đối với ngày, tháng nhỏ hơn 10 cần ghi thêm số 0 phía trước.
- Cách trình bày văn bản theo Nghị định 30: Địa danh, thời gian ban hành văn bản được trình bày cùng một dòng với số và ký hiệu văn bản tại ô số 4 của Mục IV trong Phần I Phụ lục này. Sử dụng chữ in thường, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng. Các chữ cái đầu của địa danh phải được viết hoa. Đặt dấu phẩy sau địa danh. Địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh sao cho ở giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
2.5 Tên văn bản và trích yếu
Thể loại văn bản: Đây là tên cơ quan, tổ chức ban hành cho từng loại văn bản.
Trích yếu nội dung: Là một câu hoặc cụm từ ngắn gọn dùng để tóm tắt nội dung chính của văn bản.
Trong cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 quy định như sau:
- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được đặt cùng một dòng tại ô số 5a của Mục IV trong Phần I, Phụ lục này. Canh giữa theo chiều ngang của văn bản.
- Tên thể loại văn bản: Sử dụng chữ in hoa, kích thước chữ 13-14, kiểu chữ đứng và in đậm.
- Trích yếu nội dung: Đặt ngay dưới tên thể loại văn bản, sử dụng chữ in thường, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và in đậm. Dưới tóm tắt nội dung văn bản, có một đường ngang liền, có độ dài khoảng từ 1/3 – 1/2 của chiều dài của dòng chữ và được canh giữa so với dòng chữ.
- Tóm tắt nội dung văn bản cho công văn: Được trình bày tại ô số 5b, Mục IV trong Phần I của Phụ lục này. Đặt sau chữ “V/v”, sử dụng chữ in thường, kích thước chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; canh ở giữa phía dưới, cách dòng 6pt so với số và ký hiệu văn bản
2.6 Soạn thảo nội dung
Căn cứ ban hành
Nội dung bao gồm:
- Văn bản quy định về thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan hoặc tổ chức ban hành
- Các văn bản quy định nội dung và cơ sở để thực hiện việc ban hành
Trong đó, cần ghi rõ tên loại và trích yếu nội dung của văn bản cũng như số, ký hiệu, cơ quan, ngày, tháng, năm ban hành. Đối với Luật và Pháp lệnh, không cần ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành.
Thông tin được quy định trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, với kích thước từ 13 đến 14 trong cách soạn thảo văn bản theo nghị định 30. Các phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản đặt ở cùng một hàng. Sau mỗi căn cứ, thông tin sẽ được xuống dòng và kết thúc bằng dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng sẽ kết thúc bằng dấu chấm (.).
Bố cục nội dung
Tùy theo tên thể loại và nội dung, tài liệu có thể chứa các căn cứ pháp lý được ban hành, phần mở đầu.
Trong hướng dẫn soạn thảo văn bản theo nghị định 30 có thể sắp xếp theo 2 cách:
- Sắp xếp theo bố cục các phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, và điểm
- Phân chia thành các phần, mục từ quy mô lớn đến chi tiết theo một thứ tự nhất định.
Đối với những hình thức văn bản có cấu trúc theo cách 1 thì phải có tiêu đề. Tiêu đề ở đây là một cụm từ dùng để chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, và điều tương ứng.
Phần chương, mục, tiểu mục, khoản, điều, điểm
Phần, Chương và số thứ tự tương ứng được hiển thị trên một dòng riêng, căn giữa, sử dụng chữ in thường, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ thẳng đứng và đậm. Số thứ tự của phần và chương sử dụng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần và chương được đặt ngay phía dưới, căn giữa, sử dụng chữ in hoa, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ thẳng đứng và đậm.
Mục, Tiểu mục và số thứ tự tương ứng được trình bày trên dòng riêng, căn giữa, sử dụng chữ in thường, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ thẳng đứng và đậm. Số thứ tự của mục và tiểu mục sử dụng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục và tiểu mục được đặt ngay phía dưới, canh giữa, sử dụng chữ in hoa, kích thước chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ thẳng đứng và đậm.
Điều, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, lùi đầu dòng khoảng 1 cm hoặc 1,27 cm. Số thứ tự của điều sử dụng chữ số Ả Rập, sau đó là dấu chấm (.). Kích thước chữ tương tự như phần lời văn, kiểu chữ thẳng đứng và đậm.
2.7 Họ tên, chức vụ, chữ ký
Trong cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 có những quy định cần phải tuân theo về cả họ tên, chức vụ và chữ ký.
Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ và tên đệm (nếu có) cùng với tên của người ký.
Không ghi học hàm, học vị và danh hiệu danh dự khác trước họ tên người ký. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký chỉ áp dụng cho văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học, và phải tuân theo quy định của người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực.
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ chính thức của người ký văn bản trong cơ quan hoặc tổ chức, không ghi những chức vụ mà pháp luật không quy định.
Chức danh là tên chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Có 2 trường hợp đối với các tổ chức tư vấn:
- Nếu tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan hoặc tổ chức, thì ghi cả chức danh và chức vụ của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
- Trường hợp tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan hoặc tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
Nếu chức vụ (chức danh) của người ký văn bản được ban hành bởi Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước, trong trường hợp lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng, thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên của người ký.
2.8 Nơi nhận
Trong cách soạn thảo văn bản theo nghị định 30, phần nơi tiếp nhận văn bản bao gồm:
- Địa điểm tiếp nhận và thực hiện
- Địa điểm kiểm tra, giám sát, báo cáo, giao dịch công việc để biết
- Địa điểm lưu trữ văn bản
Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; quy định mới của báo cáo này là phải phải có từ “Kính gửi” trong phần trích yếu nội dung) và Công văn, phần nơi tiếp nhận bao gồm:
- Phần thứ nhất bắt đầu bằng từ “Kính gửi”, theo sau là danh sách các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp chịu trách nhiệm giải quyết công việc.
- Phần thứ hai bắt đầu bằng từ “Nơi nhận”, và sau đó là từ “Như trên”, kế tiếp là danh sách các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác tiếp nhận văn bản.
Đối với các văn bản khác, phần nơi tiếp nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và sau đó là danh sách các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân tiếp nhận văn bản.
|
Chủ để liên quan về công tác văn thư:
|
3. Cách trình bày văn bản theo Nghị định 30
Cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30 không chỉ có những quy định về nội dung mà còn cả trình bày.
3.1 Căn lề văn bản theo Nghị định 30
Quy định về việc căn lề trong cách trình bày văn bản theo Nghị định 30 được mô tả như sau:
- Văn bản hành chính được hiển thị trên giấy có kích thước A4 (210 mm x 297 mm) theo chiều dài của khổ A4.
- Trong trường hợp văn bản chứa các bảng, biểu đồ mà không được tạo thành các phụ lục riêng, thì văn bản hành chính có thể được trình bày theo chiều rộng.
- Thêm vào đó, đối với cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30, việc căn chỉnh, đặt lề văn bản hành chính được tiến hành theo hướng dẫn dưới đây (cách căn chỉnh văn bản theo form chuẩn):
Lề trên: Khoảng cách từ mép trên là từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
Lề dưới: Khoảng cách từ mép dưới là từ 20 – 25mm (2cm – 2.5cm).
Lề trái: Khoảng cách từ mép trái là từ 30 – 35 mm (3cm – 3.5cm).
Lề phải: Khoảng cách từ mép phải là từ 15 – 20 mm (1.5cm – 2cm).
- Thiết đặt lề trang: Khoảng cách từ mép trên và mép dưới là 20 – 25 mm, cách mép trái là 30 – 35 mm, cách mép phải là 15 – 20 mm.
3.2 Quy định giãn dòng chuẩn trong văn bản
Bên cạnh việc tuân thủ quy định về căn lề, theo cách soạn thảo văn bản theo nghị định 30 phần nội dung cần duy trì độ rộng của dòng chuẩn trong văn bản hành chính.
Nội dung văn bản hành chính được căn đều cả hai lề, với khoảng cách tối thiểu giữa các đoạn văn là 6pt; khoảng cách tối thiểu giữa các dòng là dòng đơn và tối đa là 1,5 dòng.
Bằng việc tuân thủ cách soạn thảo văn bản theo Nghị định 30, bạn sẽ tạo ra những tài liệu hành chính chuyên nghiệp, dễ đọc, đồng thời đảm bảo sự thống nhất và chuẩn mực. Biết cách trình bày văn bản theo nghị định 30 thể hiện sự tôn trọng và tinh thần trách nhiệm trong công tác văn thư lưu trữ, giúp nâng cao chất lượng và hiệu quả trong giao tiếp hành chính. Theo dõi ngay CoDX để biết thêm nhiều kiến thức mới nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Xem thêm bài liên quan:
- Văn bản thông báo mẫu chuẩn Nghị Định 30
- Phần mềm quản lý công văn hiệu quả cho doanh nghiệp
