Việc tuyển dụng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng và có tác động lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Để đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần báo cáo tuyển dụng để theo dõi, đánh giá và cải thiện quy trình này.
Trong bài viết này, CoDX sẽ cùng tìm hiểu các thông tin cần có trong báo cáo và cung cấp cho bạn đọc mẫu báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự file Excel mới nhất 2024.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Báo cáo tuyển dụng là gì?
1.1 Khái niệm
Báo cáo tuyển dụng là một tài liệu được lập nhằm tổng hợp, phân tích và đánh giá về tình hình, kết quả và hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự trong một khoảng thời gian nhất định của doanh nghiệp.
Báo cáo này cung cấp các thông tin, số liệu liên quan đến quy trình tuyển dụng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình thực tế, từ đó đưa ra các kế hoạch, chính sách và biện pháp phù hợp để cải thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng.
1.2 Đặc điểm
Mẫu báo cáo tuyển dụng sẽ có các đặc điểm cụ thể sau:
- Phân tích số liệu rõ ràng: Báo cáo phải phân tích chi tiết và rõ ràng các số liệu liên quan đến tuyển dụng. Những số liệu, thông tin sẽ được tổng hợp từ các kênh thông tin tuyển dụng khác nhau.
- Nội dung trình bày trực quan sinh động: Thông qua các biểu bảng, sơ đồ,… các nội dung báo cáo thể hiện dễ hiểu.
- Đưa ra nhận xét và đánh giá: Dựa trên dữ liệu thu thập, báo cáo cần đưa ra nhận xét và đánh giá.
- Đề xuất phương án: Báo cáo cần có những kiến nghị hoặc đề xuất phương án cải thiện quy trình tuyển dụng. Từ các dữ liệu thực tế, HR đưa ra các phương án tối ưu quy trình tuyển dụng.
- Xây dựng kế hoạch hành động: Dựa trên các phân tích, báo cáo cần đề xuất kế hoạch tuyển dụng cụ thể phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.
1.3 Nội dung cần có trong báo cáo
Bất kỳ mẫu báo cáo tuyển dụng nào cũng cần bao gồm các yếu tố sau:
- Tổng quát tình hình: Thống kê số lượng ứng viên ứng tuyển, số lượng ứng viên đã qua các vòng tuyển chọn, tiến độ hiện tại của quá trình tuyển dụng.
- Thời gian tuyển dụng: Khung thời gian từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc chiến dịch tuyển dụng.
- Kênh tuyển dụng: Các nền tảng được sử dụng để đăng thông tin tuyển dụng và nhận hồ sơ ứng viên.
- Tỷ lệ ứng viên: Biến động về số lượng ứng viên qua các giai đoạn khác nhau từ nộp CV, phỏng vấn đến thử việc.
- Chi phí tuyển dụng: Tổng kết ngân sách chi phí tuyển dụng, đánh giá chi phí cho mỗi ứng viên qua từng giai đoạn.
- Kết quả tuyển dụng: Danh sách ứng viên cuối cùng được nhận và đánh giá chung về toàn bộ chiến dịch.
2. Cách viết báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự chi tiết
Dưới đây là 5 bước viết báo cáo tình hình tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo:
- Bước 1: Nêu tổng quan tình hình tuyển dụng nhân sự
- Bước 2: Tỷ lệ ứng viên đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp
- Bước 3: Đánh giá hiệu quả kênh tuyển dụng
- Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng
- Bước 5: Thống kê thực hiện tuyển dụng
Bước 1: Nêu tổng quan tình hình tuyển dụng nhân sự
Đầu tiên, người làm báo cáo hãy cung cấp cái nhìn tổng quát về tình hình tuyển dụng của doanh nghiệp. Nội dung này bao gồm số lượng ứng viên ứng tuyển, số lượng ứng viên đã qua các vòng tuyển chọn cũng như tiến độ hiện tại của quá trình tuyển dụng. Thông tin này giúp nhà quản trị nắm bắt được bức tranh toàn cảnh về hoạt động tuyển dụng.
Bước 2: Tỷ lệ ứng viên đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp
Tiếp theo, báo cáo tuyển dụng cần nêu rõ tỷ lệ ứng viên đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp qua từng giai đoạn tuyển dụng. Điều này bao gồm tỷ lệ ứng viên qua vòng lọc CV, tỷ lệ được mời phỏng vấn, tỷ lệ vượt qua vòng phỏng vấn và tỷ lệ được nhận vào thử việc. Các số liệu này không chỉ giúp đánh giá chất lượng ứng viên mà còn đánh giá tính hiệu quả của từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng.
Tỷ lệ % ứng viên đáp ứng = Tổng số lượng ứng viên trúng tuyển/Tổng số lượng ứng viên.
Bước 3: Đánh giá hiệu quả kênh tuyển dụng
Một phần quan trọng của báo cáo là đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng. Hãy thống kê số lượng ứng viên đến từ mỗi kênh (ví dụ: trang web tuyển dụng, mạng xã hội, giới thiệu nội bộ, công ty săn đầu người) và đánh giá chất lượng ứng viên từ các kênh này. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược sử dụng các kênh tuyển dụng để tối ưu hóa hiệu quả.
Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng
Chi phí là một yếu tố quan trọng trong bất kỳ hoạt động nào của doanh nghiệp và tuyển dụng cũng không phải là ngoại lệ. Báo cáo tuyển dụng cần thống kê chi phí cho toàn bộ quá trình tuyển dụng, từ việc đăng tin tuyển dụng, chi phí phỏng vấn, đến chi phí thử việc. Bên cạnh đó, báo cáo cũng nên tính toán chi phí trung bình cho mỗi ứng viên qua từng giai đoạn. Thông tin này giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách tuyển dụng hiệu quả hơn.
Bước 5: Thống kê thực hiện tuyển dụng
Cuối cùng, báo cáo cần đưa ra danh sách các ứng viên đã được tuyển dụng và đánh giá chung về toàn bộ chiến dịch tuyển dụng. Điều này bao gồm số lượng ứng viên được nhận vào làm việc, thời gian cần thiết để hoàn tất tuyển dụng, điểm mạnh, điểm yếu trong quá trình tuyển dụng. Đánh giá này giúp doanh nghiệp rút ra những bài học kinh nghiệm và cải thiện các chiến dịch tuyển dụng trong tương lai.
3. Mẫu báo cáo tuyển dụng Excel chuẩn, đầy đủ nhất [Tải miễn phí]
3.1 Mẫu báo cáo tuyển dụng theo thời gian
Mẫu báo cáo tuyển dụng theo thời gian cần có các nội dung như:
- Thời gian báo cáo: Thông thường các doanh nghiệp sẽ báo cáo theo quý, năm hoặc 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm.
- Hiệu quả tuyển dụng trong khoảng thời gian xác định: Nội dung này dựa vào tỉ lệ chuyển đổi ứng viên, chi phí thực hiện,…
- Số lượng ứng viên được nhận trong thời gian đó.
- Thời gian tuyển dụng trung bình: Thời gian trung bình từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi ứng viên bắt đầu làm việc.
Ưu điểm:
Báo cáo tuyển dụng theo thời gian giúp quản lý dễ dàng nhận biết xu hướng tuyển dụng, như xác định mùa tuyển dụng, từ đó xây dựng chiến lược nhân sự hiệu quả. Dựa vào số liệu cụ thể, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả tuyển dụng và điều chỉnh chiến lược phù hợp.
Nhược điểm:
Để đảm bảo tính chính xác, báo cáo cần được cập nhật định kỳ, tốn nhiều thời gian và công sức. Nếu chỉ dựa vào thời gian, có thể bỏ sót những chi tiết quan trọng khác như vị trí tuyển dụng hay chất lượng ứng viên.
3.2 File báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí
Những nội dung cần đảm bảo trong báo cáo tình hình tuyển dụng theo vị trí cần có: Tên phòng ban cần tuyển nhân sự, vị trí, chức vụ công việc cụ thể,… Bên cạnh đó các nội dung số lượng ứng viên qua các giai đoạn, chi phí tuyển dụng theo từng vị trí,…
Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình tuyển dụng cho từng vị trí cụ thể, dễ dàng xác định những vị trí gặp khó khăn trong tuyển dụng.
Nhược điểm: Quản lý và tổng hợp số liệu cho nhiều vị trí cùng lúc có thể phức tạp và mất thời gian. Cần thu thập dữ liệu chi tiết và chính xác cho từng vị trí, điều này có thể đòi hỏi nhiều công sức và tài nguyên.
3.3 Mẫu báo cáo tuyển dụng theo mục đích
Mẫu báo cáo tuyển dụng theo mục đích thường bao gồm các thông tin như:
- Xác định rõ mục đích của đợt tuyển dụng (mở rộng đội ngũ, thay thế nhân sự nghỉ việc, tăng cường đội ngũ cho dự án mới, v.v.).
- Số lượng và chất lượng ứng viên đạt yêu cầu theo từng mục đích tuyển dụng.
- Chi phí phát sinh cho từng mục đích tuyển dụng.
- Hiệu quả của các kênh tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả của các kênh tuyển dụng được sử dụng.
Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp tập trung vào từng mục đích cụ thể, từ đó đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược phù hợp. Giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về hiệu quả của các đợt tuyển dụng theo từng mục tiêu cụ thể.
Nhược điểm: Việc triển khai báo cáo theo mục đích có thể phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều mục đích tuyển dụng khác nhau.
4. Quản lý thông tin ứng viên chuyên nghiệp với CoDX Candidate pool AI
Hệ thống CoDX Candidate Pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo, cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp, phân loại và lưu trữ ứng viên tiềm năng một cách khoa học và chính xác theo nhu cầu tuyển dụng.
Dữ liệu được tự động nhập và trích xuất thông qua công nghệ OCR, giúp bộ phận tuyển dụng dễ dàng tạo ra các danh sách chi tiết hơn với sự hỗ trợ của Chat GPT. Người dùng có thể xây dựng danh sách ứng viên tối ưu nhất dựa trên các tiêu chí như giới tính, trình độ học vấn, hoặc kinh nghiệm làm việc.
Đặc điểm nổi bật:
- Tương tác với ChatGPT để tìm CV phù hợp trong các pool đã tạo hoặc được phân quyền.
- Bộ lọc CV chuyên sâu theo bất kỳ từ khóa nào, không cần theo chuẩn mực cố định.
- Khả năng tìm kiếm toàn bộ danh sách hoặc lọc theo ngày upload hồ sơ.
- Cho phép lưu trữ kết quả tìm kiếm thành Candidate Pool và tự động lưu trữ.
- Phân quyền chi tiết trong pool, bao gồm các quyền như xem, chia sẻ, xóa chi tiết và xóa pool.
PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI
Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Trong quá trình thực hiện báo cáo tuyển dụng nhân sự chi tiết, việc biết được các nội dung, đặc điểm báo cáo là yếu tố là rất quan trọng để doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động tuyển dụng của mình. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chiến lược tuyển dụng, cải thiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong quá trình tuyển dụng nhân sự.
