Offboarding là gì? 6 Bước quy trình Offboarding nhanh chóng, chuyên nghiệp

Offboarding được hiểu là quy trình hỗ trợ bộ phận hành chính nhân sự thực hiện đúng các bước bảo mật thông tin khi có nhân viên nghỉ việc. Vậy cụ thể Offboarding là gì? Cách xây dựng Offboarding chuẩn hiện nay ra sao? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết những thông tin liên quan trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình chấm dứt mối quan hệ hợp tác hay làm việc giữa tổ chức doanh nghiệp và nhân sự. Như vậy, khi doanh nghiệp có bất kỳ nhân viên nào nghỉ việc, cần phải sử dụng đến Offboarding để đảm bảo thực hiện các hoạt động hành chính, quản lý và bảo mật thông tin theo đúng quy trình.

Khác với quy trình hội nhập nhân viên mới, Offboarding sẽ bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết để chấm dứt hợp đồng có tổ chức và hợp lý nhất. Đồng thời, đảm bảo rằng nhân viên cũng như tổ chức đều hoàn thành các yêu cầu và trách nhiệm liên quan như:

Chuyển giao công việc cho người mới đảm nhiệm vị trí đó.
Trả lại những tài sản, thiết bị mà công ty đã cung cấp cho nhân viên.
Tổ chức buổi chia tay giữa công ty và nhân viên.
Hủy bỏ các quyền truy cập vào hệ thống, mạng lưới hay các tài khoản nội bộ liên quan.
Tiến hành cuộc họp phỏng vấn nghỉ việc để thu thập thông tin phản hồi.

2. 6 Bước quy trình Offboarding chuyên nghiệp, chi tiết

Ngoài khái niệm Offboarding là gì, quy trình xây dựng Offboarding cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Thực tế, việc xây dựng quy trình này là hoạt động cần thiết để giúp nhân viên nghỉ việc với tâm thế thoải mái và vui vẻ hơn. Bên cạnh đó, quy trình Offboarding chuyên nghiệp cũng phản ánh văn hóa và môi trường làm việc bài bản của doanh nghiệp đó.

Dưới đây là 6 bước trong quy trình Offboarding chuyên nghiệp:

Xử lý thông tin nhân sự nghỉ việc
Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cần thiết
Lên kế hoạch bàn giao công việc
Phỏng vấn sau nghỉ việc
Hủy bỏ, thu hồi quyền truy cập tài khoản nội bộ
Kết thúc quy trình Offboarding

Bước 1: Xử lý thông tin nhân sự nghỉ việc

Khi có bất kỳ nhân viên nào nghỉ việc, bộ phận nhân sự cần tiến hành xử lý các thông tin như sau:

Tạo hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động: Chuẩn bị hồ sơ để nhân viên ký xác nhận nghỉ việc.
Lập kế hoạch phỏng vấn sau khi nhân sự nghỉ: Chuẩn bị chi tiết kế hoạch phỏng vấn sau khi nhân viên nghỉ. Cuộc phỏng vấn này có thể diễn ra trong buổi gặp mặt chia tay hay sự kiện liên quan.
Gửi thông báo đến những nhân sự / bộ phận liên quan: Việc gửi thông báo là cần thiết, đặc biệt là bộ phận nhân sự để có kế hoạch tuyển dụng hay điều động nhân sự mới thay thế phù hợp.

Bước 2: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ, tài liệu cần thiết

Bước tiếp theo trong quy trình Offboarding là gì? Sau khi xử lý thông tin nghỉ việc, ở giai đoạn thứ 2, bộ phận nhân sự sẽ bắt đầu chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và thủ tục cần thiết. Chẳng hạn như:

Hồ sơ chấm dứt hợp đồng lao động của nhân viên.
Bản cam kết của nhân viên về việc bảo mật thông tin.
Các biên bản bàn giao dữ liệu, tài liệu, công việc liên quan.
Biên bản kiểm kê các trang thiết bị mà công ty đã cung cấp, đầu tư cho nhân viên trong quá trình làm việc.
Những giấy tờ liên quan đến thuế, công nợ, bảo hiểm…
Thư mời buổi tiệc liên hoan chia tay nhân viên.

Bước 3: Lên kế hoạch bàn giao công việc

Đây là giai đoạn không thể thiếu khi xây dựng quy trình Offboarding. Bởi lẽ, việc bàn giao công việc cho người mới sẽ đảm bảo quá trình vận hành của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Sau đây là các bước thực hiện lập kế hoạch bàn giao công việc:

Thời gian và địa điểm bàn giao công việc cụ thể.
Đối tượng sẽ bàn giao công việc.
Nội dung bàn giao: Hiện trạng cũng như tình hình hiện tại công việc, các hồ sơ, sổ sách, tài nguyên và mức độ hoàn thành công việc…

Bước 4: Phỏng vấn sau nghỉ việc

Giai đoạn thứ 4 trong xây dựng Offboarding là gì, đó là thực hiện phỏng vấn nhân viên sau khi họ có quyết định nghỉ việc. Thông qua buổi phỏng vấn này, nhân viên sẽ có cơ hội chia sẻ những ý kiến quan điểm của họ về môi trường làm việc, công ty…Từ đó, doanh nghiệp sẽ nhận biết vấn đề và có những cải thiện để tạo sự thay đổi tích cực hơn.

Bước 5: Hủy bỏ, thu hồi quyền truy cập tài khoản nội bộ

Sau khi hoàn tất các bước nói trên, doanh nghiệp tiến hành hủy bỏ, thu hồi quyền truy cập của nhân viên đối với tài khoản nội bộ. Đây chính là cách để doanh nghiệp bảo vệ tốt hơn các thông tin, dữ liệu. Các bước cần thực hiện đơn giản, cụ thể như sau:

Thu hồi những tài sản và thiết bị mà công ty đã cung cấp cho nhân viên. Bao gồm điện thoại, máy tính xách tay, đồng phục, chìa khóa, thẻ tín dụng công ty…hay bất kỳ tài sản nào khác.
Xóa quyền truy cập của nhân viên đó tại tất cả các hệ thống và nền tảng nội bộ khác. Hoạt động này sẽ bao gồm việc thay đổi mật khẩu hay thu hồi quyền truy cập đối với các tài khoản công ty mà nhân viên đang sử dụng.
Xóa tài khoản nhân viên khỏi các nhóm chung trên nền tảng mạng xã hội như Skype, Zalo, Facebook…
Gửi thông báo đến khách hàng và các đối tác về việc thay đổi nhân sự (Nhân viên nghỉ việc và nhân sự mới).

Bước 6: Kết thúc quy trình Offboarding

Cuối cùng, việc kết thúc quy trình Offboarding là gì? Doanh nghiệp có thể thực hiện một buổi chia tay. Thực tế, buổi tiệc này sẽ giúp doanh nghiệp và nhân viên duy trì được mối quan hệ tốt hơn. Qua đó, nhân viên sẽ nhận thấy rằng họ luôn được tôn trọng và cho thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đó.

3. Mẫu Checklist quy trình Offboarding đầy đủ cho doanh nghiệp

4. Phân biệt Offboarding và OnboardingVậy sự khác nhau giữa Onboarding và Offboarding là gì? Thực tế, đây là hai khái niệm trong quản lý nhân sự có sự đối lập nhau ở nhiều khía cạnh. Cụ thể sự khác biệt đó được thể hiện trong bảng dưới đây. 5. Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng quy trình OffboardingVậy lợi ích mà doanh nghiệp đạt được khi xây dựng quy trình Offboarding là gì? Hoạt động này mang đến cho doanh nghiệp những giá trị thiết thực:

Đảm bảo rằng những tải sản công ty được thu hồi theo đúng quy định. Cùng với đó, quyền truy cập vào dữ liệu của doanh nghiệp được hủy bỏ, đảm bảo an toàn cho thông tin.
Giảm đi những rủi ro về pháp lý hay các vấn đề tranh chấp lao động.
Khi doanh nghiệp xây dựng được quy trình Offboarding chuyên nghiệp, nhân viên sẽ rời đi với sự thiện cảm nhất định dành cho công ty. Đồng thời, duy trì mối quan hệ tốt đẹp trong thời gian tới.
Quy trình Offboarding cũng mang đến cho cấp lãnh đạo cơ hội để thấu hiểu nhân viên nhiều hơn thông qua những phản hồi của họ.

Như vậy, khi hiểu được quy trình xây dựng Offboarding là gì, doanh nghiệp sẽ tạo ra được môi trường làm việc chuyên nghiệp, tích cực và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên. Hiện nay, CoDX đồng hành và mang đến cho hàng nghìn doanh nghiệp Việt phần mềm quản lý nhân sự với nhiều tính năng vượt trội. THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Công việc	Thời gian	Tiến độ hoàn thành
Thông báo về những tài liệu liên quan
Gửi giấy thông báo chấp thuận nghỉ việc đến nhân viên.
Chuẩn bị và gửi phiếu đăng ký nghỉ việc cho nhân viên.
Chuẩn bị giấy tờ bản sao hợp đồng lao động.
Thu hồi các tài sản mà công ty đã cấp
Yêu cầu nhân viên trả lại các tài sản đã được cấp như điện thoại, máy tính xách tay….
Kiểm tra các tài sản khác như chìa khóa, thẻ ra vào, tài liệu và hồ sơ liên quan…
Hủy bỏ quyền của nhân viên truy cập vào các tài khoản
Hủy bỏ toàn bộ quyền truy cập của nhân viên vào hệ thống quản lý, các dịch vụ nội bộ
Thay đổi mật khẩu, hủy các quyền truy cập từ xa.
Bảo mật dữ liệu sau khi nghỉ việc
Cung cấp thông tin để hướng dẫn nhân viên bảo mật dữ liệu và nghiêm cấm việc tiết lộ ra bên ngoài.
Kiểm tra lại các xác thực xem đã hủy bỏ quyền của nhân viên hay chưa.
Đưa ra biên bản bàn giao
Tổ chức cuộc họp giữa doanh nghiệp, nhân viên và người kế nhiệm để bàn giao công việc.
Ghi lại thông tin về các dự án đang triển khai và tài liệu quan trọng cần được chuyển giao.
Bắt đầu phỏng vấn
Tìm hiểu về lý do nhân viên nghỉ việc.
Đưa ra các lời khuyên / đề nghị / lời mời hay thỏa thuận.
Kết thúc
Tổ chức tiệc chia tay nhân viên, gửi thư cảm ơn và quà để bày tỏ lòng biết ơn.
	Offboarding	Onboarding
Thời gian	Diễn ra khi có nhân sự rời khỏi công ty.	Diễn ra khi có nhân viên mới gia nhập vào công ty.
Mục tiêu	Thực hiện các hoạt động đảm bảo việc rời đi của nhân viên thuận lợi và bảo vệ tài sản cũng như thông tin doanh nghiệp.	Giúp cho nhân viên mới có thể hòa nhập hơn trong công ty.
Nội dung	Tập trung vào việc thu hồi tài sản, hủy bỏ các quyền truy cập cũng như tiếp nhận những phản hồi khi nhân viên rời đi.	Tập trung vào việc giới thiệu về doanh nghiệp, đào tạo và kỳ vọng vào công việc tương lai.