Văn hóa công sở là gì? Quy định và cách xây dựng hiệu quả

Xây dựng văn hóa công sở chuyên nghiệp và hiện đại là yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triển của mỗi một cơ quan, đơn vị. Vậy văn hóa công sở là gì? Quy định ra sao và làm cách nào để xây dựng văn hóa nơi công sở đạt hiệu quả là nội dung mà CoDX muốn chia sẻ trong bài viết dưới đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Văn hóa công sở là gì? Gồm các thành phần nào?

Văn hóa công sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc và hành vi được hình thành phát triển trong môi trường làm việc của một tổ chức. Nó được thể hiện qua cách thức giao tiếp, ứng xử và làm việc của các thành viên trong doanh nghiệp.

Văn hóa làm việc tại công sở được xây dựng dựa trên các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm: Sự tôn trọng, trung thực, đạo đức, tinh thần đồng đội, sáng tạo, có trách nhiệm và nỗ lực hoàn thành công việc.

Các thành phần tạo nên văn hóa công sở bao gồm:

Giá trị cốt lõi: Nguyên tắc và giá trị cốt lõi thể hiện những tiêu chuẩn đạo đức, trách nhiệm, tôn trọng và công bằng mà nhân viên phải tuân thủ.
Quy tắc và quy định: Các nguyên tắc mà nhân viên phải tuân thủ trong quá trình làm việc bao gồm quy định về thời gian, quy trình làm việc, phúc lợi, nghĩa vụ của nhân viên cũng như quyền và trách nhiệm của các cấp quản lý.
Phong cách lãnh đạo: Cách mà lãnh đạo, nhà quản lý giao tiếp, định hình mục tiêu, tạo động lực và giải quyết mâu thuẫn cũng sẽ ảnh hưởng đến thái độ làm việc của nhân viên.
Giao tiếp: Cách nhân viên giao tiếp và tương tác với nhau là một thành phần quan trọng của văn hóa công sở.
Hành vi và thói quen: Chúng có thể bao gồm cách ăn mặc, giao tiếp lịch sự, thói quen làm việc, hoạt động xã hội trong môi trường doanh nghiệp.
Môi trường làm việc: Không gian, trang thiết bị và sự thoải mái khi làm việc cũng ảnh hưởng đến văn hóa công sở.
Khen thưởng và ghi nhận: Sự công nhận trong công việc tiếp thêm động lực cho nhân viên và đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một văn hóa tích cực.

2. Các quy định về văn hóa công sở phổ biến nhất

Tất cả thành viên trong một tổ chức cần hiểu rõ các quy định về văn hóa công sở là gì để có thể xây dựng được một văn hóa làm việc thân thiện. Dưới đây là một số quy định phổ biến nhất, được áp dụng tại nhiều cơ quan, tổ chức trên cả nước.

Quy định về trang phục

Quy định về giao tiếp, ứng xử

Quy định về chuẩn mực đạo đức, lối sống

2.1 Quy định về trang phục

Trang phục là yếu tố đầu tiên tạo nên ấn tượng của một người khi bước vào công sở. Trang phục công sở cần đảm bảo các tiêu chí sau:

Gọn gàng, lịch sự, phù hợp với môi trường làm việc.
Thể hiện sự tôn trọng đối với bản thân, cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng.
Không quá hở hang, phản cảm.

Tùy theo quy định của từng cơ quan, tổ chức mà có những quy định cụ thể về trang phục công sở. Tuy nhiên, nhìn chung trang phục công sở thường bao gồm các loại sau:

Áo sơ mi, quần âu, áo vest (đối với nam).
Áo sơ mi, váy công sở, áo vest (đối với nữ).

2.2 Quy định về giao tiếp, ứng xử

Giao tiếp, ứng xử chuẩn mực tạo dựng được mối quan hệ tốt đẹp giữa đồng nghiệp, cấp trên với cấp dưới và khách hàng.

Một số quy định về giao tiếp, ứng xử trong công sở bao gồm:

Xưng hô đúng mực, tôn trọng cấp trên, đồng nghiệp và khách hàng.
Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, nhã nhặn.
Giữ thái độ nghiêm túc, tập trung trong giờ làm việc.
Không nói tục, chửi bậy, sử dụng ngôn ngữ mang tính chất phân biệt đối xử.
Không gây gổ, cãi vã trong giờ làm việc.

2.3 Quy định về chuẩn mực đạo đức, lối sống

Quy định về chuẩn mực đạo đức, lối sống trong văn hóa công sở là gì? Đó là yếu tố quan trọng góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

Một số quy định về chuẩn mực đạo đức, lối sống như sau:

Trung thực, có trách nhiệm với công việc.
Đoàn kết, tương trợ và giúp đỡ đồng nghiệp.
Có ý thức kỷ luật, tuân thủ pháp luật.
Không tham ô, tham nhũng, lãng phí tài sản công.
Không sử dụng chất kích thích, ma túy.
Không vi phạm các quy định về đạo đức, lối sống khác.

3. Cách xây dựng văn hóa công sở chuẩn mực, thành công

Xây dựng văn hóa công sở là một quá trình lâu dài cần sự cam kết của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp.

Dưới đây là 4 cách xây dựng văn hóa nơi công sở chuẩn mực và thành công:

Minh bạch, rõ ràng mọi vấn đề trong công việc

Xây dựng hệ thống quy tắc, quy định toàn diện

Tạo môi trường làm việc tích cực

Chú trọng công nhận và đánh giá nhân viên

3.1 Minh bạch, rõ ràng mọi vấn đề trong công việc

Khi mọi vấn đề được minh bạch, rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ về công việc, trách nhiệm cũng như quyền lợi của mình. Điều này góp phần tạo nên niềm tin, sự tôn trọng giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó thúc đẩy hiệu quả công việc.

Cụ thể, doanh nghiệp cần minh bạch, rõ ràng ở những khía cạnh sau:

Thông tin: Mọi thông tin liên quan đến công việc như mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm,… cần được cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác cho tất cả các thành viên trong công ty.
Quy trình: Quy trình làm việc, ra quyết định, giải quyết vấn đề,… cần được xây dựng rõ ràng, minh bạch, dễ hiểu và dễ thực hiện.
Tiêu chuẩn: Các tiêu chuẩn về chất lượng, thời gian, hiệu quả,… phải được xác định rõ ràng để mọi người có thể căn cứ vào thực hiện công việc.
Đánh giá: Hoạt động đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cần được thực hiện công khai, minh bạch dựa trên các tiêu chuẩn đã được xác định.

3.2 Xây dựng hệ thống quy tắc, quy định toàn diện

Việc xây dựng hệ thống quy tắc, quy định toàn diện là cần thiết để tạo ra môi trường làm việc công sở đạt hiệu quả. Các nguyên tắc cần được xây dựng dựa trên tiêu chí phù hợp, được công khai và giám sát để nhắc nhở kịp thời nhằm đảm bảo thực hiện nghiêm túc.

Quy tắc về trang phục: Quy tắc về trang phục cần đảm bảo tính chuyên nghiệp, lịch sự và thoải mái cho nhân viên.

Quy tắc về mối quan hệ giữa các thành viên: Cần đảm bảo sự tôn trọng, hợp tác giữa các thành viên.

Các quy tắc khác: Ngoài các quy tắc về trang phục, mối quan hệ giữa các nhân viên, doanh nghiệp có thể xây dựng thêm các quy tắc khác phù hợp với đặc thù của đơn vị. Chẳng hạn như quy định về ứng xử với khách hàng, thời gian làm việc, quy định về bảo vệ tài sản,…

3.3 Tạo môi trường làm việc tích cực

Thúc đẩy văn hóa công sở tích cực và hỗ trợ là một trong những yếu tố quan trọng góp phần xây dựng văn hóa chốn công sở thành công. Một môi trường làm việc lành mạnh sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, có động lực gắn bó với công ty.

Các giải pháp nhằm tích cực giúp xây dựng văn hóa công sở là gì? Doanh nghiệp có thể tham khảo dưới đây:

Tạo ra môi trường làm việc thân thiện, cởi mở. Các thành viên trong công ty cần được đối xử tôn trọng, bình đẳng.
Khuyến khích làm việc nhóm, chia sẻ ý kiến, kinh nghiệm và kiến thức với nhau.
Mọi ý kiến, đóng góp của các thành viên trong công ty cần được lắng nghe, tôn trọng.
Đề cao sự đa dạng về giới tính, tuổi tác, văn hóa,… sẽ tạo ra môi trường làm việc thú vị và mang lại nhiều lợi ích cho công ty.

3.4 Chú trọng công nhận và đánh giá nhân viên

Công nhận là việc thể hiện sự khen ngợi nỗ lực, thành tích của nhân viên. Công nhận nhân viên có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức như sau:

Lời khen trực tiếp: Khi nhân viên hoàn thành tốt công việc, lãnh đạo nên dành thời gian để khen ngợi họ một cách trực tiếp, chân thành.
Ghi nhận thành tích: Lãnh đạo có thể ghi nhận thành tích của nhân viên bằng cách trao tặng giấy khen, bằng khen,…
Tăng lương, thăng chức: Đây là hình thức công nhận có ý nghĩa quan trọng về mặt vật chất và tinh thần đối với nhân viên.

Đánh giá nhân viên là việc đánh giá hiệu quả công việc dựa trên các tiêu chí đã được xác định. Đánh giá nhân viên có thể được thực hiện định kỳ hoặc đột xuất.

Việc đánh giá cần được thực hiện một cách công khai, minh bạch, dựa trên các tiêu chí rõ ràng, cụ thể. Hoạt động này không chỉ giúp doanh nghiệp nắm được năng lực của nhân sự mà còn giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của bản thân, từ đó có định hướng phát triển phù hợp.

4. Vai trò của văn hóa công sở là gì?

Văn hóa làm việc tại môi trường công sở là một yếu tố quan trọng góp phần vào sự phát triển của tổ chức và ảnh hưởng không nhỏ đến mỗi cá nhân trong doanh nghiệp. Vậy vai trò cụ thể của văn hóa công sở là gì?

Đối với doanh nghiệp

Văn hóa công sở giúp tạo ra một bản sắc riêng biệt, phản ánh giá trị, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Tăng cường uy tín, hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường cũng như trong mắt khách hàng, đối tác.
Nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc, tạo ra một môi trường làm việc hòa hợp, đổi mới sáng tạo thúc đẩy sự hợp tác, hỗ trợ và học hỏi giữa các bộ phận nhân viên trong doanh nghiệp.
Ngăn ngừa các hành vi tiêu cực như tham nhũng, bè phái, gây mất đoàn kết nội bộ,… Điều này giúp bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp và hạn chế những rủi ro tiềm ẩn.

Đối với từng cá nhân trong doanh nghiệp

Văn hóa công sở giúp nhân viên cảm thấy hài lòng, hạnh phúc và có động lực làm việc.
Tạo cơ hội cho các cá nhân phát huy được năng lực, kỹ năng và tiềm năng của bản thân cũng như có cơ hội thăng tiến để phát triển nghề nghiệp.
Xây dựng được một mối quan hệ tốt đẹp, tôn trọng, tin tưởng với cấp trên, cấp dưới và đồng nghiệp cũng như có được sự công nhận, khen thưởng và đánh giá cao trong công việc.

5. Ví dụ văn hóa công sở tại các quốc gia trên thế giới hiện nay

Văn hóa công sở ở mỗi quốc gia đều có những đặc trưng riêng, được hình thành bởi các yếu tố lịch sử, xã hội, kinh tế, chính trị,… Chúng ta hãy tìm hiểu kỹ hơn về văn hóa công sở là gì qua 4 ví dụ tại một số quốc gia trên thế giới dưới đây trong đó có Việt Nam:

Văn hóa công sở Việt Nam

Văn hóa công sở Mỹ

Văn hóa công sở Singapore

Văn hóa công sở Anh Quốc

5.1 Văn hóa công sở Việt Nam

Nhân viên được xem như là gia đình: Trong văn hóa công sở Việt Nam, điều này thể hiện qua những mối quan hệ gắn bó, thân thiết giữa các nhân viên với nhau, cũng như giữa nhân viên và cấp trên.
Văn hóa ngủ trưa: Đây là một thói quen phổ biến trong văn hóa công sở tại Việt Nam. Người Việt thường ăn trưa khá no nên việc nghỉ trưa giúp họ có thêm năng lượng để làm việc buổi chiều. Nhân viên thường ngủ tại phòng làm việc hoặc phòng nghỉ của công ty.
Văn hóa tặng quà vào những ngày lễ: Tại môi trường công sở của người Việt, việc tặng quà vào những ngày lễ là một cách thể hiện sự quan tâm, tình cảm của cấp trên với nhân viên, hoặc của nhân viên với cấp trên, đồng nghiệp.
Văn hóa email: Email là một công cụ giao tiếp phổ biến trong văn hóa công sở Việt Nam. Trong môi trường công sở Việt Nam cụ thể Email được dùng để trao đổi thông tin, nhiệm vụ, tài liệu nội bộ hay giao tiếp với khách hàng, đối tác,…Bên cạnh đó, email còn được dùng để quản lý công việc .

5.2 Văn hóa công sở Mỹ

Các cuộc họp có thể được diễn ra bất cứ lúc nào: Người Mỹ coi trọng công việc hơn thời gian nghỉ ngơi. Họ sẵn sàng làm việc bất cứ lúc nào, kể cả khi đang ăn trưa hoặc ăn tối.
Thời gian là tài sản quý giá: Người Mỹ coi trọng thời gian và luôn cố gắng tiết kiệm thời gian. Họ luôn muốn giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Gọi điện khi đang họp là hành vi thiếu tôn trọng người khác: Điều này cho rằng bạn không quan tâm đến công việc chung của tập thể. Người Mỹ muốn mọi người tập trung khi đang họp.
Dùng nhiều thành ngữ khi họp: Người Mỹ cho rằng việc sử dụng thành ngữ sẽ giúp cuộc họp trở nên thú vị và hiệu quả hơn.

5.3 Văn hóa công sở Singapore

Cẩn trọng trong việc thiết lập mối quan hệ với những người mới: Người Singapore có xu hướng dành nhiều thời gian để tìm hiểu và đánh giá một người trước khi quyết định trở thành bạn bè.
Khi trao danh thiếp, luôn sử dụng cả 2 tay: Lễ nghi là điều quan trọng trong văn hóa giao tiếp của người Singapore.
Luôn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự trong giao tiếp, ngay cả trong môi trường công sở: Singapore là một trong những quốc gia thân thiện nhất thế giới, vì vậy mọi người trong mọi hoàn cảnh đều cư xử vô cùng lịch thiệp.
Người Singapore thường bắt tay rất chặt và lâu: Một cái bắt tay thiện chí có thể kéo dài từ 10 – 12 giây trong lần đầu gặp gỡ. Đừng suy nghĩ gì tiêu cực, đó là biểu hiện của sự tôn trọng và thiện chí của người dân nước này.

5.4 Văn hóa công sở Anh Quốc

Có mặt rất đúng giờ: Người Anh rất tôn trọng giờ giấc, nên tính đúng giờ là một tiêu chuẩn hàng đầu đối tại các công ty Anh.
Tham nhũng, hối lộ bị phạt rất nặng: Anh Quốc là một trong những quốc gia có tỷ lệ tham nhũng thấp nhất thế giới. Nhờ có những quy định chặt chẽ và nghiêm khắc, tội hối lộ và đút lót ở Anh được kiểm soát rất tốt
Không nhìn chằm chằm vào người đối diện quá lâu khi nói chuyện: Người Anh coi việc nhìn thẳng vào mắt người đối diện quá lâu là một hành động thiếu tôn trọng.
Văn hóa danh thiếp: Danh thiếp là một phần không thể thiếu trong văn hóa công sở Anh. Việc trao đổi danh thiếp là một cách giúp bạn giới thiệu bản thân và tạo ấn tượng tốt với người đối diện.

Văn hóa tại môi trường công sở là những nét đặc trưng nhằm đánh giá chất lượng của mỗi doanh nghiệp. Hy vọng với những thông tin hữu mà CoDX mang đến đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn văn hóa công sở là gì cũng như các quy định và cách xây dựng văn hóa công sở hiệu quả, thành công.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: