Quy định chấm công phổ biến – HR/Nhân viên cần biết

Tùy thuộc vào thời gian làm việc và đặc thù của ngành nghề mà mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định chấm công khác nhau. Việc HR và các nhân viên cần lưu ý là các quy định này là gì và sẽ có mức độ xử phạt như thế nào đối với mỗi mức độ vi phạm. Trong bài viết sau đây, CoDX sẽ gửi đến bạn những thông tin cụ thể về chủ đề này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Bản tin doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Những quy định chấm công phổ biến trong doanh nghiệp

Chấm công đã trở thành quy định bất thành văn tại môi trường doanh nghiệp. Tuy nhiên, mỗi công ty lại có những yêu cầu khác nhau mà nhân viên phải tuân thủ. 

Sau đây là 6 quy định về chấm công phổ biến nhất hiện nay:

1.1 Quy định về thực hiện chấm công 

Tại công ty, nhân viên sẽ được yêu cầu chấm công bằng dấu vân tay vào đầu và cuối mỗi ngày làm việc. Việc chấm công sẽ được xây dựng trên những quy định chấm công hàng ngày như sau:

  • Đi trễ: Sau thời gian bắt đầu ca làm việc được xem là đi muộn. Nhân viên cho dù đến sớm hay đúng giờ, nhưng quên quét vân tay khi vào làm, mặc dù có quét khi tan ca cũng sẽ bị tính là đi muộn.

  • Về sớm: Rời khỏi công việc trước thời gian kết thúc ca làm việc được quy định là về sớm. Việc nhân viên thực hiện chấm công khi vào nhưng không chấm công khi ra cũng được xem là về sớm.

quy định chấm công
Những quy chế chấm công phổ biến trong doanh nghiệp
  • Nghỉ việc không lý do: Không chấm công cũng không có đơn xin nghỉ trên hệ thống nội bộ thì sẽ không được chấp nhận và không được quản lý phê duyệt.

  • Quên thực hiện chấm công: Nhân viên tuy có mặt tại nơi làm việc nhưng quên mất việc chấm công sẽ phải yêu cầu “check-in/out” trên hệ thống quản lý. Yêu cầu này sẽ được duyệt bởi trưởng phòng hoặc quản lý cơ sở, và việc này sẽ ảnh hưởng đến KPI của nhân viên trong bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viênvào cuối tháng.

  • Xử lý vi phạm: Nếu nhân viên vi phạm quá 3 lần trong 1 tháng, trưởng phòng hoặc người quản lý sẽ lập biên bản vi phạm và tiến hành xử phạt theo những quy định công ty đã nêu ra. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm kiểm soát và giám sát việc chấm công, cũng như xử lý các trường hợp vi phạm.

Khi nhân viên tuân thủ các quy định chấm công hàng ngày này sẽ giúp công ty duy trì kỷ luật và sự chính xác trong việc theo dõi thời gian làm việc.

1.2 Quy định chấm công thời gian làm việc

Các công ty tại Việt Nam thường có quy định thời gian làm việc chung là 8 giờ/ngày, 44 giờ/ tuần, chia thành các ca làm việc như sau:

  • Ca Sáng: từ 8 giờ sáng đến 12 giờ trưa
  • Ca Chiều: từ 1 giờ 30 phút chiều đến 5 giờ 30 phút chiều
  • Ca Tối: từ 5 giờ 30 phút chiều đến 9 giờ 30 phút tối.
quy định chấm công
Thời gian làm việc phải rõ ràng trong quy định chấm công hàng ngày

Ngoài ra còn có các quy định khác giúp đảm bảo thời gian làm việc hiệu quả và công bằng cho nhân viên, đồng thời tuân thủ các quy định luật lao động tại Việt Nam và quốc tế.

  • Nhân viên hành chính: Làm đủ ca sáng và chiều từ thứ Hai đến thứ Sáu, có thể thêm sáng thứ Bảy mỗi tuần. Công ty có thể áp dụng chế độ làm việc khác tùy theo tính chất và đặc thù của từng bộ phận, theo lịch hành chính hoặc theo ca làm việc quy định cho từng nhân viên.
  • Thời gian làm việc theo luật pháp: Trong hợp đồng lao động sẽ luôn có những điều khoản thỏa thuận về quy định thời gian làm việc. Thông thường, thời gian làm việc hành chính không quá 8 giờ mỗi ngày và 48 giờ mỗi tuần đối với công việc bình thường.
  • Thời gian làm việc đặc biệt: Người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cùng với Bộ Y tế ban hành sẽ không làm việc hành chính quá 6 giờ/1 ngày.
  • Thời gian làm việc Quốc tế: Các công ty đa quốc gia có giờ làm việc tiêu chuẩn khoảng 40 đến 44 giờ một tuần. Nếu làm thêm giờ, người sử dụng lao động phải trả tiền làm thêm giờ cho người lao động theo quy định của pháp luật.
  • Số giờ làm việc tối đa: Nhân viên không bắt buộc phải làm nhiều hơn so với quy định về số giờ làm việc tối đa trong Bộ Luật Lao Động.

1.3 Quy định về chấm công theo giờ giấc ra/vào công ty 

Công ty có quyền tự sắp xếp cũng như phân bổ thời gian làm việc cho nhân viên một cách hợp lý và linh hoạt, tùy vào tính chất cũng như yêu cầu công việc. Dưới đây là một số mô hình phổ biến về giờ giấc ra/vào công ty:

  • Mô hình 1: Giờ giấc từ 8:00 sáng đến 5:00 chiều, nghỉ trưa 1 tiếng.
  • Mô hình 2: Giờ giấc từ 8:00 sáng đến 5:30 chiều, nghỉ trưa 1,5 tiếng.
  • Mô hình linh hoạt: Thời gian ra/vào không quan trọng cụ thể, miễn làm đủ 8 tiếng trong ngày.

Lưu ý rằng, các mô hình này chỉ là một số ví dụ, và nhiều công ty có thể áp dụng các mốc thời gian khác nhau trong quy định chấm công tùy theo yêu cầu công việc hay chính sách của họ. Mục tiêu chung là đảm bảo nhân viên hoàn thành công việc theo tiêu chuẩn đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho họ cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân.

1.4 Quy định về chấm công theo số ngày nghỉ phép, lễ tết 

Theo quy định của Bộ Lao động, người lao động có các loại nghỉ phép sau đây:

  • 12 ngày nghỉ phép/năm: đối với người lao động trong điều kiện bình thường.
  • 14 ngày nghỉ phép/năm: đối với người chưa thành niên, người tàn tật, người làm việc nặng nhọc, môi trường độc hại, độc hại.
  • 16 ngày nghỉ phép/năm: đối với người làm công việc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm.

Đối với người lao động làm việc chưa đủ lâu để hưởng đầy đủ số ngày nghỉ phép, công thức tính số ngày nghỉ phép hàng năm sẽ là:

Ngày nghỉ phép hàng năm = [Số ngày nghỉ hằng năm + Số ngày nghỉ tăng theo thâm niên (nếu có) x tháng làm việc thực tế trong năm]

quy định chấm công
Công thức tính số ngày nghỉ phép hàng năm

Ngoài ra, theo Điều 114 của Luật số 45/2019/QH14, sau mỗi 5 năm làm việc tại một đơn vị/tổ chức, người lao động được nghỉ thêm 1 ngày.

Khi nhân viên có nhu cầu nghỉ phép, họ cần gửi đơn xin phép cho quản lý hoặc phòng nhân sự để được xét duyệt. Thời gian báo trước khi nghỉ phép phụ thuộc vào số ngày nghỉ cụ thể và theo quy chế chấm công như sau:

  • 0.5 đến 1 ngày: Xin phép trước 24h00 ngày hôm trước.
  • 1.5 đến 2.5 ngày: Xin phép trước 2 ngày.
  • 3 đến 5 ngày: Xin phép trước 1 tuần.
  • Trên 5.5 ngày: Xin phép 2 tuần trước khi nghỉ.

Điều này giúp quản lý và phòng nhân sự tổ chức công việc một cách hiệu quả khi nhân viên nghỉ phép, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của công ty.

1.5 Quy định chấm công làm thêm giờ, đăng ký tăng ca 

Khi công việc tăng cao, người lao động có thể đề xuất làm thêm giờ để đảm bảo tiến độ. Tuy nhiên, để tuân thủ quy chế chấm công thì nhân viên và người quản lý cần tuân thủ các điều sau:

  • Đồng ý của người lao động: Người lao động có quyền từ chối làm thêm giờ nếu không muốn hoặc không thể tham gia.
  • Giới hạn số giờ làm thêm giờ: Quy định chấm công làm thêm giờ không vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày.
  • Giới hạn số giờ làm việc trong tuần và tháng: Nếu áp dụng quy định về giờ làm việc bình thường trong tuần, tổng số giờ làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ trong 1 ngày và không quá 40 giờ trong 1 tháng.
  • Giới hạn số giờ làm thêm trong năm: Đảm bảo số giờ làm thêm của người lao động không vượt quá 200 giờ trong 1 năm, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 điều 107 của Bộ Luật Lao Động.

Điều này giúp đảm bảo tính công bằng và bảo vệ quyền lợi của người lao động khi làm thêm giờ, đồng thời hạn chế áp lực và mệt mỏi do làm việc quá mức quy định.

1.6 Quy định chấm công đăng ký đi muộn, về sớm hoặc Work From Home 

Khi bạn gặp một lý do khách quan làm bạn đi trễ hoặc về sớm, bạn cần thông báo và xin phép với quản lý. Nếu tính chất công việc cho phép làm việc tại nhà, bạn có thể gửi đơn xin phép làm việc từ xa.

Ngoài những trường hợp chủ quan, pháp luật cũng có các quy định đặc biệt đối với những tình huống khác. Trong những trường hợp này, người lao động được phép đi muộn, về sớm vẫn nhận lương và không bị ảnh hưởng đến các quyền lợi khác.

Theo quy định tại Điều 137 Bộ luật Lao động 2019, có các trường hợp sau được phép đi muộn có lương:

  • Người lao động đang nuôi con nhỏ dưới 12 tháng được hỗ trợ nghỉ 60 phút trong thời gian làm việc mỗi ngày.
  • Nhân viên trong kỳ kinh được khuyến khích nghỉ giải lao 30 phút trong thời gian làm việc mỗi ngày.

Ngoài các quy định chấm công liên quan đến việc đi muộn, về sớm như đã nêu ở trên, mỗi công ty, doanh nghiệp có thể có các bảng lương, chính sách riêng hay bảng theo dõi ngày nghỉ phép của nhân viên. Trên thực tế, nhiều công ty cho phép nhân viên vẫn nhận đầy đủ lương khi gặp những trường hợp đặc biệt như hỏng xe đột xuất, tắc đường hoặc hẹn gặp khách hàng.

2. Hình thức xử phạt nhân viên vi phạm quy định chấm công 

Tùy vào mức độ vi phạm, công ty có các hình thức xử lý khác nhau, dưới đây là một số mức độ:

  • Nhắc nhở cho vi phạm nhẹ: Nhân viên có thể nhận được một lời nhắc nhở trực tiếp hoặc thông qua văn bản về các vi phạm nhẹ. Tùy theo tình huống, việc viết văn bản cũng có thể làm tăng tính nghiêm túc của cảnh báo. Điều này cũng thể hiện sự không hài lòng của quản lý đối với hành vi của nhân viên.
  • Trừ lương, trừ phép, không ghi nhận công: Trong trường hợp nhân viên đi làm trễ, về sớm hoặc nghỉ mà không xin phép, công ty có thể quyết định trừ lương, trừ số ngày phép hoặc không ghi nhận số giờ công.
  • Đuổi việc nếu vi phạm nặng, lặp đi lặp lại: Nếu nhân viên vi phạm một lỗi nghiêm trọng nhiều lần hoặc vi phạm nhiều lỗi cùng lúc gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến công ty, việc xử lý kỷ luật cao nhất có thể là việc đuổi việc.
quy chế chấm công
Các hình quyết định xử phạt của công ty

Quyết định xử lý kỷ luật sẽ phụ thuộc vào tình huống cụ thể và quy định về chấm công nội bộ của công ty. Mục tiêu hoạt động này là đảm bảo tuân thủ và duy trì kỷ luật trong công việc, từ đó tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.

3. Lưu ý khi xây dựng quy định, quy chế chấm công 

Các quy định chấm công trong mỗi công ty thường khác nhau, phù thuộc vào đặc thù văn hóa và mục tiêu quản lý của từng tổ chức. Tuy nhiên, khi xây dựng quy định về thời gian, cần đảm bảo có đầy đủ các nội dung quan trọng sau:

  • Xác định rõ ràng cách thức chấm công và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên.
  • Xử lý các trường hợp quên chấm công hoặc có lỗi trong việc hẹn giờ.
  • Đặt ra quy định về việc đi sớm hoặc về muộn và xử phạt đối với các vi phạm có liên quan.

Ngoài ra, quy chế chấm công cần tuân thủ các quy định của pháp luật lao động và phải phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

quy định về chấm công
Phù hợp với các quy chuẩn và văn hóa công ty

Trước khi áp dụng, quy định về thời gian phải được sự đồng thuận của cấp quản lý và nhân viên. Vì vậy, đề nghị nhân sự tương tác với cấp quản lý và thực hiện cuộc khảo sát để lắng nghe ý kiến ​​của nhân viên khi xây dựng quy tắc tính thời gian. Điều này giúp tạo sự chấp nhận và đồng thuận, đồng thời tăng cường hiệu quả thực thi quy định cũng như sự hài hòa trong môi trường làm việc.

4. Quản lý quy trình chấm công dễ dàng với CoDX – Checkin 

PHẦN MỀM CHẤM CÔNG NHÂN VIÊN - CODX CHECKIN

Giao diện phần mềm tính lương CoDX Payroll

CoDX Checkin là phần mềm chấm công tự động giúp người dùng quản lý giờ công, ngày công thực tế của nhân viên. Thông qua dữ liệu từ máy chấm công và quy trình xử lý dữ liệu thô từ các máy chấm công, phần mềm có thể tự động tính toán và xuất ra các báo cáo phù hợp phục vụ cho công tác tính lương.

Chức năng chính:

  • Hệ thống chấm công tự động được thiếp lập linh hoạt, tương thích với tất cả các loại máy chấm công hiện nay như: thẻ từ, vân tay,...
  • Tự thiết lập hệ thống ngày nghỉ, ngày lễ để từ đó chấm công cho nhân viên chính xác theo luật định.
  • Cho phép xây dựng hệ thống ca làm việc và thay đổi theo yêu cầu. Ca làm việc có thể kéo dài với thời gian bao lâu tùy ý.
  • Quản lý việc phân ca tự động cho nhân viên hoặc phân ca qua chu kỳ ca: Chu kỳ ca làm việc thuận, Chu kỳ ca làm việc nghịch ... Phân ca làm việc cho nhân viên cố định hoặc thay đổi.
  • Từ thông tin quét thẻ, hệ thống cho phép xử lý các trường hợp bất hợp lệ như quên quét thẻ, quét sai ca làm việc, không phân ca làm việc…, nhân viên có thể tự điều chỉnh bằng cách làm các yêu cầu điều chỉnh online trên cổng thông tin cá nhân và gửi quản lý xét duyệt.

Đăng ký dùng thử CoDX Checkin để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử phần mềm miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đánh giá chi tiết công cụ hỗ trợ quy trình chấm công chuyên nghiệp:

Trên đây là những quy định chấm công mà HR mỗi công ty cần phải nằm lòng. Hy vọng với những kiến thức CoDX đem lại sẽ hữu ích đối với các nhà quản lý nhân sự tài ba. Đừng quên theo dõi trang tin CoDX để cập nhật thêm các thông tin mới nhé!