6 Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu, online chuyên nghiệp

Một kế hoạch truyền thông sự kiện được xây dựng bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hình ảnh của sự kiện, tăng cường sự nhận diện thương hiệu, từ đó gia tăng lượng khách hàng tiềm năng cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang xây dựng kế hoạch truyền thông, tham khảo ngay 6 mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện, thương hiệu chuyên nghiệp của CoDX trong bài viết sau. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Kế hoạch truyền thông là gì?

Kế hoạch truyền thông là một tài liệu chiến lược giúp định hướng các hoạt động truyền thông nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Mẫu kế hoạch truyền thông là bản hướng dẫn chi tiết cho các hoạt động tiếp thị, truyền thông, bao gồm việc xác định đối tượng mục tiêu, thông điệp chính, các kênh truyền thông và phương pháp đo lường hiệu quả. 

Kế hoạch truyền thông giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động truyền thông được thực hiện một cách nhất quán, tạo ra sự liên kết giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và hướng đến mục tiêu chung.

2. 8 Bước xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quá

Dưới đây là quy trình lập kế hoạch truyền thông chuẩn chi tiết cho doanh nghiệp:

1. Xác định mục tiêu truyền thông
2. Đối tượng truyền thông
3. Xây dựng chiến lược truyền thông
4. Xác định thông điệp truyền tải
5. Lập kế hoạch thực thi
6. Dự phòng rủi ro
7. Dự trù ngân sách
8. Đánh giá hiệu quả kế hoạch truyền thông

2.1 Xác định mục tiêu truyền thông

Mục tiêu của chiến dịch là điểm đến cuối cùng mà bạn muốn đạt được thông qua việc sử dụng các phương tiện truyền thông và thông điệp phù hợp. 

Mục tiêu cụ thể và rõ ràng giúp doanh nghiệp định hướng cho nhóm truyền thông, tập trung nỗ lực những vấn đề quan trọng nhất. Tiêu chuẩn thông dụng để xác định mục tiêu là nguyên tắc SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Time-Bound).

Ví dụ: Mục tiêu của chiến dịch truyền thông của công ty ABC là “Tăng doanh số bán hàng trực tuyến của sản phẩm X lên 50% so với cùng kỳ năm trước đến hết quý 4 năm nay.”

• S: Tăng 50% doanh số bán hàng trực tuyến của sản phẩm X
• M: Doanh số bán hàng trực tuyến
• A: Mục tiêu này khả thi vì nó dựa trên việc phát triển chiến lược bán hàng trực tuyến hiệu quả và tận dụng các kênh truyền thông kỹ thuật số.
• R: Mục tiêu này hỗ trợ mục tiêu chung của công ty về tăng trưởng doanh số và thúc đẩy sự phát triển của sản phẩm X trên thị trường.
• T: Đến hết quý 4 năm nay

Mục tiêu này xác định một kết quả cụ thể (tăng 50% doanh số bán hàng trực tuyến) và thời gian để đạt được mục tiêu (đến hết quý 4 năm nay). Nó giúp doanh nghiệp định hướng cho chiến dịch truyền thông bằng cách xác định những hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu ban đầu.

2.2 Đối tượng truyền thông

Đối tượng truyền thông hay target audience là nhóm người mà chiến dịch truyền thông hoặc thông điệp được thiết kế để tiếp cận.

Đối tượng có thể là một nhóm người có chung những đặc điểm như: độ tuổi, giới tính, sở thích, tính cách, nhu cầu, vị trí,…

Những cách xác định đối tượng mục tiêu phổ biến gồm có:

• Nghiên cứu thị trường: Thu thập và phân tích thông tin về đặc điểm dân số, hành vi tiêu dùng, các yếu tố thị trường thông qua các phương pháp như phỏng vấn, khảo sát, phân tích dữ liệu,…
• Phân đoạn thị trường: Chia thị trường thành các nhóm nhỏ hơn dựa trên các đặc điểm chung như độ tuổi, giới tính, sở thích, thu nhập hoặc vị trí địa lý,…
• Xây dựng personas: Tạo hồ sơ khách hàng ảo đại diện cho các đối tượng mục tiêu khác nhau. Mỗi persona mô tả chi tiết về đặc điểm, nhu cầu, mục tiêu, sở thích và thái độ của một nhóm người cụ thể. 
• Sử dụng dữ liệu có sẵn: Sử dụng các nguồn dữ liệu có sẵn như thông tin khách hàng hiện có, hồ sơ mua hàng, dữ liệu truyền thông xã hội hoặc dữ liệu hành vi trực tuyến để phân tích và xác định đối tượng mục tiêu. 

2.3 Xây dựng chiến lược truyền thông

Sau khi xác được mục tiêu muốn hướng đến cũng như tiếp cận đến tệp đối tượng nào, thì tiếp theo là lên kế hoạch thực hiện cụ thể.

Trong chiến lược này, mỗi hoạt động được phân chia và thể hiện đầy đủ theo từng hạng mục như: 

• Phương tiện truyền thông.
• Nội dung truyền thông.
• Đối tượng tham gia.
• Quá trình tiếp cận.
• Thời gian triển khai. 

Việc chi tiết hóa các hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiệnmẫu kế hoạch truyền thông dễ dàng hơn.

2.4 Xác định thông điệp truyền tải

Thông điệp chính là phương tiện lưu giữ ký ức của người dùng lâu dài nhất về chiến dịch của bạn. Do đó, khi khởi tạo bất kỳ thông điệp nào thì hãy cân nhắc kỹ càng về mặt nội dung, tâm trạng, ngôn ngữ và thiết kế hình ảnh.

Những lưu ý để xác định thông điệp truyền thông mang lại hiệu quả tốt cho chiến dịch:

• Đặt ra mục đích rõ ràng mà thông điệp cần đạt được, như tăng cường nhận thức thương hiệu, thúc đẩy hành động mua hàng, hoặc xây dựng lòng trung thành khách hàng.
• Thông điệp phải phản ánh giá trị cốt lõi, đặc trưng của sản phẩm, dịch vụ.
• Thông điệp cần được biên soạn một cách đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu để đảm bảo độ hiệu quả trong việc truyền tải, thu hút sự chú ý từ đối tượng mục tiêu.
• Có thể điều chỉnh phù hợp với từng kênh truyền thông, từ các mạng xã hội đến quảng cáo truyền hình hoặc các sự kiện trực tiếp.

2.5 Lập kế hoạch thực thi

Chiến lược thực thi là cách tiếp cận cụ thể mà các doanh nghiệp áp dụng để thực hiện chiến lược và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quá trình này bao gồm những bước quan trọng sau:

• Phân tích tình hình hiện tại: Đánh giá chi tiết và xác định rõ tình hình thực tế để có thể đề ra chiến lược thích hợp.
• Xác định mục tiêu cụ thể: Xây dựng những mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được để làm nền tảng cho chiến lược thực thi.
• Lựa chọn phương pháp thực hiện: Đề xuất những biện pháp cụ thể và lựa chọn các hoạt động, tài nguyên, công cụ phù hợp để đảm bảo đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Lên lịch và phân công nhiệm vụ: Xác định thời gian, lịch trình chi tiết, phân công nhiệm vụ cho từng công việc, đảm bảo tính toàn vẹn và hiệu quả trong quá trình thực thi.
• Thực hiện và giám sát tiến độ: Triển khai các hoạt động theo kế hoạch, đồng thời theo dõi và đánh giá sự tiến triển, hiệu quả của chiến lược thực thi.

Nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung vào chiến thuật thực thi trong giai đoạn trước và trong kế hoạch truyền thông. Điều này làm hạn chế trong việc phát huy và kiểm soát của hoạt động truyền thông sau sự kiện. Vì vậy, việc xây dựng chiến lược tổng thể và hài hòa là vô cùng quan trọng để đảm bảo các hoạt động truyền thông mang lại hiệu quả cao nhất.

Đặc biệt, việc phân bổ thời gian triển khai, thời gian thực hiện chi tiết, người đảm nhiệm và deadline,… là những yếu tố không thể thiếu trong chiến lược thực thi. Vì 1 chiến dịch thành công phải nói “không” với tình trạng chồng chéo công việc, thiếu sót hoặc chậm trễ trong quá trình thực hiện.

2.6 Dự phòng rủi ro

Vì tất cả chỉ là kế hoạch trên giấy nên không ai có thể đảm bảo rằng hoạt động truyền thông sẽ thành công 100%. Do đó, ngoài bảng mẫu kế hoạch truyền thông chính, doanh nghiệp nên backup ít nhất 1-2 phương án dự phòng để đối phó với rủi ro.

Bằng cách chuẩn bị đầy đủ, dự phòng rủi ro tốt, doanh nghiệp sẽ luôn có tâm thế chủ động khi đối mặt với vấn đề phát sinh và kiểm soát được chiến lược của mình.

2.7 Dự trù ngân sách

Lập ngân sách dự trù là quá trình ước tính các khoản chi tiêu cần thiết để triển khai kế hoạch truyền thông. Hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền, đầu tư hợp lý những hạng mục trong kế hoạch và xóa bỏ các tình trạng: lãng phí dòng tiền, vượt quá ngân sách cho phép, không có khả năng chi tả hoặc tỉ lệ mạo hiểm quá lớn.

Tùy thuộc vào mục đích và phạm vi của chiến dịch truyền thông sẽ có các khoản dự trù chi phí khác nhau. Dưới đây là một số loại chi phí thường gặp trong hoạt động truyền thông:

• Chi phí quảng cáo
• Chi phí tổ chức sự kiện và triển lãm
• Chi phí cho công cụ và phần mềm
• Chi phí sản xuất nội dung
• Chi phí quan hệ công chúng
• Chi phí tiếp thị trực tuyến
• Chi phí phát sinh dự phòng

2.8 Đánh giá hiệu quả kế hoạch truyền thông

Để đảm bảo tính toàn diện và đúng đắn của quá trình này, doanh nghiệp nên đánh giá hiệu quả của chiến lược truyền thông dựa trên các tiêu chí đo lường như sau:

• Mục tiêu và kết quả: Xác định, đánh giá các kết quả đã đạt được so với các mục tiêu đã đề ra ban đầu hay chưa.
• Nhận thức và hiểu biết: Đo lường mức độ nhận thức và sự hiểu biết của khách hàng về thương hiệu hoặc sản phẩm sau khi triển khai kế hoạch.
• Phản hồi từ khách hàng: Đánh giá các phản hồi tích cực/tiêu cực từ khách hàng sau khi triển khai chiến dịch.
• Phạm vi tiếp cận: Mức độ tiếp cận và tầm ảnh hưởng đến khách hàng mục tiêu của chiến dịch.
• Phân phối thông điệp: Hiệu quả việc phân phối và lan truyền thông điệp truyền thông có đi đúng hướng như kế hoạch đã được thiết kế không?
• Sự đột phá và sáng tạo: Đánh giá mức độ sáng tạo và khả năng tạo nên sự khác biệt, mới lạ trong chiến dịch truyền thông so với các đối thủ cạnh tranh.

3. 6 Mẫu kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp

Tham khảo ngay 6 Mẫu kế hoạch truyền thông đầy đủ:

1. Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện
2. File kế hoạch truyền thông thương hiệu
3. Kế hoạch truyền thông sản phẩm mới
4. Mẫu truyền thông nội bộ
5. Mẫu truyền thông IMC – tổng hợp
6. File kế hoạch truyền thông online

3.1 Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện

Truyền thông sự kiện là một phần quan trọng trong việc quảng bá, tổ chức các sự kiện. Một kế hoạch truyền thông sự kiện được thực hiện tốt sẽ giúp nâng cao hình ảnh của sự kiện, tăng cường sự nhận diện thương hiệu và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện sẽ có nội dung cơ bản sau đây:

• Thông tin chung về sự kiện: Thông tin tổng quan về sự kiện bao gồm việc xác định mục tiêu cụ thể, thông điệp.
• Phân tích đối tượng tiếp cận: Bao gồm khách hàng hiện tại và tiềm năng, đối tác kinh doanh, giới truyền thông,… Xác định đúng đối tượng giúp chọn kênh truyền thông phù hợp.
• Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu có thể là tăng nhận diện thương hiệu, giới thiệu sản phẩm mới, xây dựng mối quan hệ hoặc gây quỹ.
• Chiến lược thực hiện: Chọn phương pháp truyền thông phù hợp để tiếp cận đối tượng mục tiêu. Ví dụ Báo chí, truyền hình đối với sự kiện lớn; Mạng xã hội: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn; Website, blog: Đăng chi tiết về sự kiện.
• Timeline và checklist cụ thể: Xác định khoảng thời gian cho từng giai đoạn trong chiến dịch truyền thông, bao gồm giai đoạn trước, trong và sau sự kiện. 
• Nguồn lực, chi phí: Đánh giá khối lượng công việc, quy mô sự kiện để đưa ra nguồn lực phân bổ, đề xuất chi phí.
• Đo lường: Sử dụng công cụ đo lường và khảo sát sau sự kiện để đánh giá hiệu quả.

3.2 File kế hoạch truyền thông thương hiệu

Truyền thông thương hiệu giúp xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu trong tâm trí khách hàng, tăng cường sự nhận diện, lòng trung thành của khách hàng.

Các yếu tố chính trong file kế hoạch truyền thông thương hiệu

• Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức.
• Định vị thương hiệu: Xác định vị trí của thương hiệu trên thị trường và trong tâm trí khách hàng.
• Thông điệp truyền thông chính: Xác định thông điệp cốt lõi muốn truyền tải.
• Chiến lược kênh truyền thông: Chọn các kênh truyền thông phù hợp (TV, radio, mạng xã hội, vv.).
• Đo lường: Sử dụng các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu quả truyền thông.

3.3 Kế hoạch truyền thông sản phẩm mới

Kế hoạch truyền thông sản phẩm mới là chuỗi những hoạt động của doanh nghiệp giúp sản phẩm mới nhanh chóng tiếp cận thị trường và khách hàng tiềm năng, tạo được sự chú ý ban đầu.

Các bước lập kế hoạch truyền thông sản phẩm mới:

• Nghiên cứu thị trường và đối tượng khách hàng: Hiểu rõ thị trường mục tiêu và khách hàng tiềm năng.
• Xác định USP (Unique Selling Proposition) của sản phẩm: Tìm ra điểm độc đáo của sản phẩm.
• Chiến lược giá: Xác định giá bán,kênh phân phối phù hợp.
• Lên kế hoạch nội dung truyền thông: Xây dựng nội dung truyền thông hấp dẫn và phù hợp.
• Theo dõi: Thực hiện kế hoạch và theo dõi hiệu quả để điều chỉnh kịp thời.

3.4 Mẫu truyền thông nội bộ

Mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp giúp cải thiện sự gắn kết giữa các nhân viên, tạo môi trường làm việc tích cực.

Các bước lập kế hoạch truyền thông nội bộ

• Xác định mục tiêu và đối tượng truyền thông nội bộ: Xác định rõ mục tiêu và đối tượng cần truyền thông.
• Lựa chọn phương tiện truyền thông: Chọn các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả (email, bảng tin, họp mặt, vv.).
• Lập kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết và phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Nguồn lực nhân sự: Xác định các yếu tố cần thiết cho một chiến dịch truyền thông nội bộ bao gồm nhân lực, chi phí, công cụ,…
• Theo dõi kết quả: Thực hiện kế hoạch và theo dõi kết quả để điều chỉnh nếu cần thiết.

3.5 Mẫu truyền thông IMC – tổng hợp

Mẫu kế hoạch truyền thông IMC (Integrated Marketing Communications) là sự kết hợp của các kênh truyền thông để truyền tải thông điệp đồng nhất, tăng cường hiệu quả truyền thông cho doanh nghiệp.

Các bước lập kế hoạch truyền thông IMC:

• Phân tích thị trường: Hiểu rõ thị trường và khách hàng mục tiêu.
• Xác định mục tiêu truyền thông: Xác định rõ ràng mục tiêu truyền thông.
• Lựa chọn các kênh truyền thông: Kết hợp các kênh truyền thông để tối ưu hóa hiệu quả.
• Phát triển thông điệp đồng nhất Tạo thông điệp truyền thông nhất quán trên các kênh.
• Đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa: Theo dõi, đánh giá hiệu quả để điều chỉnh.

3.6 File kế hoạch truyền thông online

Truyền thông online giúp tiếp cận nhanh chóng, rộng rãi đến khách hàng mục tiêu, tiết kiệm chi phí, thời gian.

Các bước lập kế hoạch truyền thông online:

• Nghiên cứu, phân tích thị trường online: Hiểu rõ thị trường và khách hàng trực tuyến cũng như hành vi mua sắm, mua hàng online.
• Xác định mục tiêu truyền thông: Xác định rõ ràng mục tiêu truyền thông trực tuyến, tăng lượt tương tác, traffic, lượt tiếp cận,…
• Lựa chọn kênh truyền thông: Chọn các kênh và công cụ truyền thông trực tuyến phù hợp như mạng xã hội, email,…
• Lên kế hoạch nội dung, lịch trình đăng tải
• Đo lường, tối ưu hóa chiến dịch: Sử dụng các công cụ đo lường để theo dõi và tối ưu hóa chiến dịch truyền thông.

4. Ví dụ về kế hoạch truyền thông thành công của tập đoàn lớn

4.1 Ví dụ kế hoạch truyền thông của Vinamilk

Chiến dịch truyền thông của Vinamilk kỷ niệm 40 năm thành lập đã thu hút hút hơn một triệu lượt xem trên các Fanpage lớn và KOLs, cùng với ít nhất hơn 100.000 lượt likes&shares, hơn 200 tin bài được xuất bản trên khoảng 50 đầu báo và kênh truyền hình.

Để đạt được kết quả đáng ngưỡng mộ này thì không thể thiếu một bản kế hoạch chi tiết, tham khảo ngay:

4.2 Ví dụ kế hoạch truyền thông của Viettel Money 

Chiến dịch truyền thông “Tết đầy up” của Viettel Money là một trong những Ví dụ về kế hoạch truyền thông nổi bật đầu năm 2024. 

Xác định mục tiêu truyền thông: 

• Phát triển hệ sinh thái tài chính số toàn dân, nâng cao uy tín và tiện lợi của Viettel Money.
• Chia sẻ niềm vui Tết, lan tỏa thông điệp tích cực đến cộng đồng.
• Khẳng định vị thế Viettel Money trong việc thúc đẩy chuyển đổi số tại Việt Nam.

Xác định đối tượng truyền thông: Toàn bộ người dân Việt Nam, từ thành thị đến nông thôn, mọi độ tuổi.

Chiến lược truyền thông:

• Tận dụng dịp Tết Nguyên Đán, khi nhu cầu thanh toán không dùng tiền mặt tăng cao.
• Triển khai các hoạt động CSR để tăng tính nhân văn, gắn kết cộng đồng.
• Sử dụng nội dung sáng tạo như MV, TVC,  trò chơi trên ứng dụng để thu hút người dùng trẻ.

Thông điệp truyền thông: “Tết Đầy Up” – mang lại một mùa Tết đầy đủ, ấm cúng và hiện đại, sử dụng công nghệ tài chính số để nâng cấp phong tục truyền thống.

Chiến thuật thực thi:

• Chương trình CSR “Chuyến xe chuyển động số”  gây quỹ hỗ trợ trẻ em vùng cao.
• Phát hành MV và TVC để lan tỏa thông điệp, tăng cường nhận diện thương hiệu.
• Tổ chức trò chơi trên ứng dụng với các phần thưởng giá trị để thúc đẩy tương tác và trải nghiệm người dùng.

Chiến dịch “Tết Đầy Up” đã đạt được sự thành công trong việc tăng cường nhận diện thương hiệu, gắn kết cộng đồng, và thúc đẩy chuyển đổi số. Kết quả nổi bật với gần 800 triệu lượt tiếp cận trên đa nền tảng và sự tăng trưởng đáng kể trong số lượng người tham gia. Chiến dịch này đã minh chứng cho sức mạnh của việc kết hợp các hoạt động xã hội với chiến lược truyền thông đa kênh để đạt được mục tiêu thương hiệu.

5. Ứng dụng CoDX Task quản lý kế hoạch truyền thông hiệu quả

Ứng dụng CoDX Task là một công cụ quản lý công việc giúp quản lý kế hoạch truyền thông hiệu quả. Với nhiều tính năng chuyên nghiệp, ứng dụng giúp người dùng quản lý toàn bộ công việc trong một chiến dịch truyền thông:

• Cho phép lập kế hoạch công việc với các mốc thời gian cụ thể. Phần mềm nhắc việc cảnh báo deadline giúp tránh bỏ sót các mốc thời gian quan trọng.
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng cá nhân hoặc phòng ban.
• Cung cấp các biểu đồ và báo cáo chi tiết, giúp quản lý dễ dàng nắm bắt tiến độ và hiệu quả công việc.
• Dễ dàng tạo nhóm dự án mới, giao việc nhanh chóng và hiệu quả, giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn.

Trên đây là tổng hợp 6 mẫu kế hoạch truyền thông chuyên nghiệp hiện nay, hy vọng sẽ hữu ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình xây dựng các chiến lược truyền thông hiệu quả. 

>>> Giải pháp quản lý cho doanh nghiệp:

• Xem phần mềm quản lý công việc nhóm tại đây
• Phần mềm báo cáo công việc hàng ngày trực quan