Nhiều doanh nghiệp vẫn bỏ qua khâu truyền thông nội bộ hoặc triển khai kế hoạch truyền thông một cách cảm tính, không có lộ trình cụ thể. Tuy nhiên, kế hoạch truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc liên kết các thành viên trong tổ chức. Để đạt hiệu quả cao trong việc triển khai chiến lược truyền thông, trong bài viết này Chuyển đổi số CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về lợi ích, quy trình xây dựng và những thông tin thú vị xoay quanh chủ đề này ngay sau đây.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. 7 Bước xây dựng bản kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết
Sau đây là 7 bước để thực hiện để xây dựng bản kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả, phù hợp với mục tiêu chung doanh nghiệp:
- Bước 1: Chính sách xây dựng kế hoạch
- Bước 2: Thực trạng hiện tại của doanh nghiệp
- Bước 3: Xác định đối tượng mà bản kế hoạch hướng tới
- Bước 4: Xác định chiến lược xây dựng kế hoạch
- Bước 5: Mục tiêu và thông điệp của kế hoạch
- Bước 6: Kế hoạch thực hiện
- Bước 7: Đánh giá hiệu quả mẫu kế hoạch
Bước 1: Chính sách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Để đạt hiệu quả trong kế hoạch truyền thông nội bộ doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc chính sau đây:
- Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết như nội dung, kế hoạch, mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp đến nhân viên.
- Cung cấp thông tin quan trọng về các hoạt động, sự kiện và thành tích nổi bật của doanh nghiệp.
- Khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến phản hồi để cùng xây dựng tổ chức vững mạnh hơn.
- Có biện pháp xử lý tích cực, khéo léo đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hoặc tiêu cực.
- Truyền thông trung thực, hai chiều thường xuyên giữa cán bộ quản lý và nhân viên trong doanh nghiệp.
- Các vấn đề, nội dung công việc quan trọng của công ty phải được truyền thông nhanh chóng kịp thời đến tất cả nhân viên.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp khuyến khích tư duy sáng tạo.
- Nên có các chính sách khen thưởng, kiểm điểm đối với nhân viên từ các cấp quản lý.
Bước 2: Thực trạng hiện tại của doanh nghiệp
Để giải quyết một vấn đề, bạn cần hiểu rõ tình trạng cốt lõi của vấn đề đó. Vì vậy, một bản đánh giá thực trạng chi tiết là cơ sở quan trọng để xây dựng mục tiêu, chiến lược tiếp theo. Ngay cả khi doanh nghiệp của bạn chưa triển khai bất kỳ hoạt động truyền thông nội bộ nào, bạn cũng cần đánh giá các vấn đề bất cập mà điều đó đang gây ra trong doanh nghiệp.
Để hoàn thiện bước đầu trong xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ, cần xem xét các tiêu chí sau một cách toàn diện:
- Đánh giá tình hình toàn diện của doanh nghiệp (kinh doanh, nhân sự, dự báo thay đổi, phòng ban,…)
- Đánh giá các hoạt động truyền thông nội bộ đã được triển khai bởi doanh nghiệp.
- Đánh giá hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ đang được triển khai trong doanh nghiệp.
Bước 3: Xác định đối tượng mà bản kế hoạch truyền thông nội bộ hướng tới
Trước khi lên kế hoạch, việc quan tâm đến đối tượng nhận thông tin và nội dung cần truyền tải là rất quan trọng. Điều này đặc biệt cần thiết khi có những thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp, như sự thay đổi nhân sự chẳng hạn ..v.v
Và sau đây là một số thắc mắc giúp bạn xác định được đối tượng truyền thông nội bộ:
- Những đối tượng nào trong doanh nghiệp cần biết thông tin? Nội dung thông tin là gì?
- Những đối tượng nào có mối quan hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Liệu một người có thể kết nối hiệu quả toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp hay không?
Bước 4: Xác định chiến lược xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ
Chiến lược là tập hợp các phương pháp, cách tiếp cận mà bạn sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu cuối cùng trong kế hoạch. Thỉnh thoảng, có sự nhầm lẫn giữa chiến lược và kế hoạch hành động, tuy nhiên chiến lược sẽ giúp hạn chế tình trạng thiếu sót.
Việc xây dựng chiến lược tầm nhìn hiệu quả là điểm rất quan trọng trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ. Bạn cần làm rõ các khía cạnh sau:
- Hình thức công nhận nhân viên
- Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên
- Lộ trình thăng tiến
- Sự minh bạch trong việc chia sẻ thông tin giữa Ban lãnh đạo và nhân viên
- Hệ thống mạng nội bộ doanh nghiệp
Bước 5: Mục tiêu và thông điệp của kế hoạch truyền thông nội bộ
Để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, bạn cần tuân thủ nguyên tắc SMART:
- Mục tiêu cụ thể (Specific)
- Mục tiêu đo lường được (Measurable)
- Mục tiêu có thể đạt được (Attainable)
- Mục tiêu có liên quan (Relevant)
- Mục tiêu có thời hạn cụ thể (Time-bound).
Chìa khóa cho bước này là câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Mục tiêu chính của doanh nghiệp là gì (đặc biệt là các mục tiêu liên quan đến nhân sự)?
- Để đạt được mục tiêu này, nhân viên cần hiểu gì? Nhân viên tin tưởng gì? Nhân viên cần thực hiện những hành động gì?
- Thông điệp của truyền thông nội bộ là kết quả của thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải và nhu cầu thông tin của nhân viên.
Bước 6: Kế hoạch thực hiện
Để đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ của doanh nghiệp, việc đo lường là rất quan trọng. Điều này giúp cho doanh nghiệp biết được mức độ đạt được các mục tiêu và có thể điều chỉnh kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp. Để đánh giá hiệu quả, bạn có thể sử dụng các tiêu chí sau:
- Tương tác và phản ánh của nhân viên đối với thông tin.
- Thay đổi trong suy nghĩ, hành vi, hành động của nhân viên sau khi tiếp nhận thông tin.
- Các chỉ số cơ bản về giữ chân nhân viên mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc và các chỉ số khác.
Bước 7: Đánh giá hiệu quả mẫu kế hoạch truyền thông nội bộ
Việc xây dựng chiến lược giúp giảm thiểu những rủi ro không cần thiết, thường dựa trên tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp. Bảng kế hoạch chiến lược tập trung vào những vấn đề chính sau:
- Xây dựng lộ trình đào tạo thăng tiến rõ ràng cho nhân viên.
- Thiết lập chế độ lương thưởng cụ thể và minh bạch.
- Quản lý phương tiện truyền thông nội bộ của doanh nghiệp.
>> Xem ngay:
- Soạn thảo văn bản kế hoạch CHUẨN – CHUYÊN NGHIỆP
- Top 8 phần mềm app truyền thông nội bộ miễn phí tốt nhất 2023
2. Mẫu bản kế hoạch truyền thông nội bộ [TẢI MIỄN PHÍ]
Bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu sẽ giúp các doanh nghiệp có thể xây dựng một lộ trình truyền thông nội bộ hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng bản mẫu xây dựng kế hoạch truyền thông này để tham khảo, hoặc tùy chỉnh phù hợp hơn cho đơn vị của mình. Các phần trong bảng kế hoạch công việc excel hoặc word này có thể bao gồm các yếu tố như: mục tiêu, đối tượng, phương thức truyền thông, ngân sách, lộ trình triển khai. Nó sẽ giúp cho doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch, triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ một cách hợp lý và hiệu quả.
Mẫu 1: Bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu tổng quan
Bản plan truyền thông nội bộ mẫu tổng quan cho phép doanh nghiệp hoặc phòng ban có nhiệm vụ lên kế hoạch, phương án thực hiện cũng như đo lường một cách chi tiết và hiệu quả theo quy trình đã vạch sẵn. Mẫu xây dựng kế hoạch truyền thông được trình bày một cách khoa học, chuyên nghiệp với những ô cho từng bước quy trình. Nhờ vậy mà người dùng có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra tiến độ kế hoạch.
Xem ngay:
- Giải pháp lập kế hoạch với phần mềm lập kế hoạch kinh doanh – công việc – dự án
- Lập kế hoạch dự án với 3 mẫu chuyên nghiệp – miễn phí từ CoDX
Mẫu 2: Kế hoạch Teambuilding cho nhân viên công ty
Còn đây là bản kế hoạch truyền thông nội bộ mẫu cho chương trình Teambuilding kết hợp du lịch tại bãi biển, resort hoặc bất cứ hoạt động ngoài trời nào. Bản mẫu xây dựng kế hoạch truyền thông cần chi tiết cho từng hoạt động từ khâu chuẩn bị, trò chơi cho đến tổng kết chương trình. Doanh nghiệp có thể tham khảo, tải về và thiết kế một chương trình teambuilding phù hợp với số lượng người tham gia, địa điểm tổ chức và văn hóa của công ty mình.
Mẫu 3: Bản kế hoạch truyền thông nội bộ chương trình Tất niên cuối năm
Cuối năm là thời điểm các doanh nghiệp tổ chức các buổi tiệc, chương trình Tất niên để gắn kết toàn thể nhân viên của mình. Bản plan truyền thông nội bộ mẫu cho chương trình Tất niên với các hoạt động chi tiết ứng với từng mốc thời gian cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi tiệc đáng nhớ nhất.
DOWLOAD MẪU KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ NGAY TẠI ĐÂY
>>> Có thể bạn quan tâm: Văn bản hành chính: Chi tiết quy định và các mẫu văn bản liên quan
3. Kế hoạch truyền thông nội bộ có vai trò gì?
Kế hoạch truyền thông nội bộ là sự sắp xếp của các hoạt động truyền thông nhằm mục đích truyền tải thông tin giữa các thành viên, bộ phận trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp với nhau, nó được tập hợp thành một danh sách có lịch trình và thời hạn cụ thể. Kế hoạch này đóng góp một vai trò quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Cụ thể như:
- Kết nối tập thể gắn kết nhân viên.
Một tập thể gắn bó, đoàn kết là một tập thể mạnh. Truyền thông nội bộ chính là sợi dây vô hình kết nối, gắn bó các thành viên với nhau. Tuy nhiên, để việc thực hiện chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả không phải dễ dàng. Các doanh nghiệp phải đối mặt với các thách thức như truyền tải thông tin 1 chiều từ trên xuống, khó khăn trong việc thu thập phản hồi, ý kiến của nhân viên ở mọi cấp độ và vị trí.
Để đạt được sự liên kết hiệu quả giữa các thành viên, chiến lược truyền thông cần có một kế hoạch thận trọng. Điều này đảm bảo rằng luồng thông tin được chia sẻ một cách dễ dàng thúc đẩy gắn kết giữa các bộ phận với nhau.
- Nâng cao sự hài lòng trong công việc, giữ chân nhân tài
Thực tế đã chứng minh rằng giao tiếp không hiệu quả tại nơi làm việc có thể làm tăng sự thất vọng của nhân viên. Một cuộc khảo sát gần đây với 1.000 nhân viên tại Hoa Kỳ cho thấy chỉ có 15% nhân viên cảm thấy hài lòng với giao tiếp nội bộ đang diễn ra tại nơi làm việc của họ.
Vì vậy, kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm của nhân viên, giảm tỷ lệ nghỉ việc. Khi nhân viên hiểu rõ văn hóa, con người và công việc, họ sẽ chủ động hơn trong cách làm việc và muốn gắn bó lâu dài với tổ chức tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng.
- Cung cấp thông tin đầy đủ, minh bạch, chính xác và các thành viên điền nắm rõ
Dựa trên khảo sát của Harvard Business Review, nghiên cứu cho thấy có đến 35% nhân viên không thể nắm bắt thông tin liên quan đến công việc của mình, và 25% không hiểu rõ về chiến lược hoạt động của tổ chức. Để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức hiểu rõ mục tiêu, việc triển khai một kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả là điều cần thiết.
Khi nhân viên được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và minh bạch, sẽ giúp nhân viên xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc. Đồng thời, việc sử dụng các kênh thông tin công khai sẽ giúp các bộ phận hoạt động hài hòa, phối hợp tốt với nhau tạo ra một môi trường làm việc tốt.
- Nâng cao năng suất thông qua cải thiện truyền thông nội bộ.
Thông tin nội bộ không được nắm bắt đúng sẽ ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của nhân viên. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng mỗi ngày, nhân viên dành khoảng 2,5 giờ để tìm kiếm thông tin cần thiết cho công việc của họ, tương đương với một tuần lãng phí mỗi tháng.
Vì vậy, để cải thiện năng suất của nhân viên, cần tập trung vào chiến lược truyền thông nội bộ. Bằng cách tăng cường giao tiếp giữa các nhân viên, triển khai kế hoạch truyền thông trong doanh nghiệp, thúc đẩy tinh thần làm việc và tăng hiệu suất. Theo khảo sát của McKinsey Global Institute, trong một tổ chức nhân viên được kết nối với nhau có thể tăng năng suất từ 20-25% so với việc không được kết nối chia sẻ.
- Củng cố niềm tin và xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Việc lập plan truyền thông nội bộ một cách hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Trong đó bao gồm việc giúp nhân viên nắm rõ tình hình, định hướng, tầm nhìn và chiến lược của tổ chức. Củng cố niềm tin để nhân viên ý thức rõ hơn về vai trò của mình trong việc đóng góp vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Nó còn giúp tạo ra một văn hóa doanh nghiệp tích cực, tạo nên một môi trường làm việc chuyên nghiệp đoàn kết.
4. Chiến lược truyền thông trong doanh nghiệp KÉM sẽ dẫn đến những hệ lụy gì?
Nếu kế hoạch truyền thông nội bộ không được thực hiện đầy đủ và hiệu quả, sẽ dẫn đến các hệ lụy tiêu cực. Một trong những hệ lụy đó là sự thiếu đồng nhất trong tập thể, gây mâu thuẫn nội bộ, ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Ngoài ra, plan truyền thông nội bộ mẫu không chính xác hoặc bị hạn chế cũng sẽ gây mất lòng tin của nhân viên vào ban lãnh đạo, dẫn đến sự mất mát người tài và khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự mới.
5. Kế hoạch truyền thông nội bộ – 5 Sai lầm cần tránh
Cần lưu ý một vài điều sai lầm cần tránh để có kế hoạch truyền thông hiệu quả
Khi xây dựng kế hoạch truyền thông chi tiết, thường có một số lỗi phổ biến mà người lập kế hoạch dễ mắc phải, bao gồm:
5.1 Lựa chọn phương thức truyền thông không phù hợp
Nên tránh việc dựa vào suy nghĩ mà không có sự định lượng thực tế để đánh giá hiệu quả của kế hoạch truyền thông. Điều này rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch truyền thông nội bộ. Nếu phương thức truyền thông hiện tại không phù hợp với nội bộ, cần xem xét và tìm ra các giải pháp thay thế phù hợp hơn để đạt được hiệu quả tốt nhất.
5.2 Thông điệp truyền tải gây khó hiểu
Để tránh thông điệp khó hiểu, plan truyền thông nội bộ mẫu cần đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng, đơn giản để người nghe có thể hiểu được ý nghĩa của nó. Nếu thông điệp quá phức tạp có quá nhiều thông tin, người nghe sẽ khó hiểu và có thể không thực hiện đúng hướng dẫn. Điều này có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng đối với tổ chức hoặc doanh nghiệp. Do đó, cần chọn các từ ngữ và hình thức truyền tải thông điệp sao cho dễ hiểu và dễ tiếp thu.
5.4 Đo lường kết quả chưa chính xác
Việc đo lường kết quả chưa chính xác có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng cho kế hoạch kinh doanh nội bộ của một tổ chức. Khi việc đo lường thiếu chính xác, tổ chức sẽ không có thông tin đầy đủ để đánh giá hiệu quả. Điều này có thể dẫn đến việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả, lãng phí thời gian tiền bạc và gây thiệt hại cho hoạt động của tổ chức.
Để tránh sai lầm này, cần đảm bảo việc đo lường kết quả được thực hiện một cách chính xác đầy đủ. Tổ chức nên sử dụng các phương pháp đo lường hiệu quả để đánh giá sự thành công của kế hoạch kinh doanh, đồng thời rút ra kinh nghiệm để cải thiện kế hoạch trong tương lai.
5.5 Khâu triển khai chưa gắn kết
Trong quá trình triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ, việc thiếu sự gắn kết giữa các cá nhân và các cấp trong doanh nghiệp có thể làm giảm hiệu quả của kế hoạch. Do đó, để đảm bảo sự thành công trong triển khai kế hoạch truyền thông, cần đưa ra các hoạt động tạo sự gắn kết, đồng cảm.
Điều này có thể được thực hiện thông qua các hoạt động như đào tạo, thảo luận và thực hiện các hoạt động thực tế cùng nhau để tạo ra sự đồng thuận và sự thống nhất trong hoạt động của tổ chức.
5.6 Sử dụng từ ngữ và thái độ không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp
Để giao tiếp hiệu quả, cần chú ý đến cách sử dụng từ ngữ và thái độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Plan truyền thông nội bộ mẫu nên tránh sử dụng từ ngữ không chuẩn mực, thiếu tôn trọng hoặc gây hiểu lầm cho người đối diện. Thái độ giao tiếp cần cầu thị tôn trọng đối tác, không bị chi phối bởi cảm xúc hay suy nghĩ cá nhân. Ngoài ra, cần lắng nghe và thấu hiểu đối phương để có thể truyền đạt thông điệp một cách chính xác hiệu quả.
6. CoDX Workspace – Công cụ thúc đẩy truyền thông nội bộ hiệu quả trong thời đại số
CoDX Workspace là app truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp thúc đẩy truyền thông nội bộ một cách hiệu quả. Nó không chỉ cung cấp một môi trường làm việc trực tuyến và các tài nguyên hỗ trợ cho công việc, mà còn có hệ thống mạng xã hội nội bộ bảo mật để các thành viên có thể trao đổi thông tin và chia sẻ các vấn đề liên quan đến công việc.
PHẦN MỀM MẠNG XÃ HỘI CODX - WORKSPACE
CoDX-Workspace là giải pháp tạo tương tác trong không gian làm việc nhóm – không gian toàn tổ chức. Một môi trường cộng tác sinh động – kết nối & chia sẻ dễ dàng – mọi lúc – mọi nơi. Gia tăng tình đoàn kết, truyền thông các chủ trương chính sách doanh nghiệp một cách nhất quán. Thúc đẩy nhân viên cống hiến, am hiểu văn hóa doanh nghiệp theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống Mạng xã hội nội bộ của CoDX cho phép Doanh nghiệp tạo nên một không gian làm việc kỹ thuật số giúp Doanh nghiệp:
Đăng ký dùng thử CoDX - WorkSpace để được trực tiếp trải nghiệm miễn phí phần mềm 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Nếu ví tổ chức, công ty hay doanh nghiệp là một cơ thể, thì nhân sự là tinh hoa, còn truyền thông nội bộ là linh hồn. Do đó, các nhà quản trị, lãnh đạo cần có những tư duy nhạy bén nắm bắt kịp xu thế, đẩy mạnh tới những lợi ích lâu dài để xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả cho đơn vị của mình. Như vậy mới có thể khẳng định vị thế và phát triển lâu dài trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.
