Cách tạo File Excel quản lý phép năm chi tiết, đơn giản [Tải mẫu miễn phí]

File excel quản lý phép năm được xem là giải pháp dễ tùy chỉnh và tiện lợi giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian và công sức làm việc. Nó hỗ trợ bộ phận nhân sự theo dõi một cách sát sao và chính xác thời gian làm việc của nhân viên. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết về cách tạo file excel quản lý ngày phép năm chi tiết và đơn giản nhất trong bài viết dưới đây nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề: Mẫu đơn xin nghỉ phép năm chuyên nghiệp

1. Cách tạo file Excel quản lý phép năm chi tiết, đơn giản

Theo đó, mỗi file excel quản lý phép năm sẽ có những thông tin cơ bản như: Thông tin về nhân viên, mã chấm công, vị trí, thời gian nghỉ, lý do nghỉ…Tùy theo số lượng nhân sự hay tính chất công việc mà cấp quản lý sẽ có phương án tùy chỉnh tạo file theo mong muốn.

Dưới đây là cách tạo file excel để quản lý phép năm nhân viên đơn giản chỉ với 3 bước, phù hợp với nhiều doanh nghiệp khác nhau.

Bước 1: Tính số phép năm và tháng làm việc của nhân viên

Ở bước này, bạn bắt đầu tiến hành tạo bảng excel quản lý phép năm nhân viên và điền các thông tin cơ bản như: STT, họ và tên, thời gian vào làm việc, tổng số ngày phép năm và thời điểm bắt đầu theo dõi ngày phép. Để mẫu excel dễ nhìn nhất, bạn nên căn chỉnh chiều rộng và chiều cao, định dạng theo phông chữ, kích thước, màu sắc phù hợp.

file excel quản lý phép năm — Mẫu theo dõi ngày phép năm nhân viên cơ bản

Để tính số tháng làm việc, bạn điền công thức: If(OR(D4>$C$2,D4=””),””,IF((DAY($C$2)-DAY(D4))>=15,1,0)+(YEAR($C$2)*12+MONTH($C$2))-(YEAR(D4)*12+MONTH(D4))).
Để tính số phép năm, bạn áp dụng công thức tính:

=LOOKUP(E4,Quy_tac_tinh!$A$3:$A$13,Quy_tac_tinh!$C$3:$C$13).

Bước 2: Dựa vào bảng chấm công để theo dõi số ngày nghỉ phép

Ở bước này trong File excel quản lý phép năm, bạn cần thiết lập quy ước về cách tính, như sau:

Nhân viên làm đủ ngày (X).
Làm nửa ngày công hay làm nghỉ không có phép (X-0)
Làm nửa ngày và nghỉ có phép theo quy định của Luật Lao động (X-P), trừ 0,5 ngày phép.
Nghỉ phép cả ngày trong mức được hưởng (P).

Bước 3: Thực hiện tính số phép còn lại của nhân viên trong năm

Cuối cùng, bạn tạo thêm 12 cột tương ứng với dữ liệu chấm công trong năm và liên kết chúng với tổng số ngày nghỉ phép tương ứng mỗi tháng. Lúc này, bạn có thể sử dụng hàm VLOOKUP hoặc INDEX + MATCH để có thể tham chiếu kết quả tổng số nghỉ phép.

Quản lý phép năm chuyên nghiệp, thông minh với PHẦN MỀM CHẤM CÔNG

2. 3 Mẫu file Excel quản lý phép năm chi tiết, chính xác nhất

Dưới đây là 3 mẫu file excel quản lý phép năm chính xác và chi tiết, bạn có thể tải mẫu và tùy chỉnh theo danh sách nhân sự, chính sách nghỉ phép của doanh nghiệp để sử dụng nhanh chóng nhất.

Mẫu file excel quản lý phép năm 1

Mẫu file excel quản lý phép năm 1 hỗ trợ cho tất cả doanh nghiệp, công ty triển khai việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng hơn. Với mẫu này, việc quản lý phép năm sẽ đầy đủ và chính xác. Khi nhìn vào bảng tổng hợp này, bộ phận nhân sự dễ dàng nhận ra số ngày nghỉ phép năm mà nhân viên đã sử dụng và số ngày còn lại.

mẫu file quản lý phép năm — Mẫu file quản lý phép năm nhân viên bằng excel cơ bản

Mẫu file excel quản lý phép năm 2

Với mẫu file excel quản lý phép năm 2, bộ phận nhân sự có thể theo dõi chi tiết thời gian làm việc các ngày trong tuần, trong tháng một của nhân viên. Cùng với đó là tổng số ngày nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ do tai nạn… Đồng thời, nhanh chóng xác định số ngày nghỉ phép còn lại của người lao động trong năm.

Mẫu file excel quản lý phép năm 3

Đối với file excel dùng để quản lý phép năm 3, bộ phận nhân sự sẽ dễ dàng theo dõi số ngày nghỉ phép trong năm của người lao động, các hàm công thức tính cụ thể. Thông qua đây, cũng đảm bảo rằng người lao động không sử dụng quá số ngày phép đã được cấp trong năm.

Mẫu file quản lý phép năm nhân viên bằng excel chuẩn

TẢI MẪU FILE EXCEL QUẢN LÝ PHÉP NĂM MIỄN PHÍ

3. Những nội dung cần có trong file excel quản lý ngày nghỉ phép năm

Trong bảng file excel quản lý phép năm sẽ bao gồm một số thông tin của nhân viên như mã nhân viên, email làm việc, lý do nghỉ…Cụ thể những nội dung cần có để theo dõi ngày nghỉ phép nhân viên như sau:

Nội dung	Ý nghĩa
Mã số nhân viên (Mã chấm công)	Đối với mỗi nhân viên sẽ có một ký hiệu riêng và không trùng với nhau.
Thông tin cá nhân của nhân viên (Họ và tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ hiện tại, các loại giấy tờ liên quan).	Đây là những thông tin cơ bản của nhân viên khi làm việc tại bất kỳ doanh nghiệp, công ty nào. Thông tin này sẽ được doanh nghiệp bảo mật theo đúng pháp luật và được thể hiện rõ trong hợp đồng làm việc.
Email nội bộ	Là phương tiện dùng để trao đổi thông tin nội bộ của doanh nghiệp và được định dạng theo từng quy chuẩn của mỗi doanh nghiệp.
Bộ phận	Làm việc thuộc phòng ban hoặc khu vực nào.
Chức vụ	Vị trí chức danh công việc mà người lao động đang đảm nhiệm.
Thời gian vào làm việc	Thời điểm mà người lao động bắt đầu được nhận vào làm.
Loại hình công việc	Thời vụ, bán thời gian hoặc toàn thời gian.
Thông tin về tiền lương và phụ cấp	Thông tin về số tài khoản ngân hàng hay ví điện tử nhận lương của người lao động.
Lý do nghỉ phép	Mục đích nghỉ phép của người lao động giúp người sử dụng lao động cân nhắc xem nó đã hợp lý hay chưa.
Cơ sở làm việc	Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều chi nhánh thì thông tin này giúp xác định nhân viên một cách nhanh chóng.

4. Giải pháp quản lý phép năm chuyên nghiệp, tự động LV SureHCS

Trên thực tế cho thấy, việc sử dụng excel để tính toán ngày phép năm cho nhân viên sẽ có những sai sót nhất định. Vì vậy, sử dụng các phần mềm hỗ trợ đang là giải pháp hiệu quả được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Trong đó, phần mềm quản lý phép năm chuyên nghiệp, tự động SureHCS trở thành người bạn đồng hành của nhiều tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.

Phần mềm chấm công trên điện thoại SureHCS hiện đại, giúp doanh nghiệp cũng như bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian thực hiện các phép tính hay kiểm soát nhân viên. Thông qua phần mềm, người lao động cũng có thể chủ động theo dõi ngày phép năm của bản thân. Đồng thời, dễ dàng kiểm tra quỹ phép hiện tại của mình (Chẳng hạn như ngày phép thực tế, tổng số ngày phép năm, ngày phép tồn…).

SureHCS được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi có đầy đủ tính năng chấm công, cụ thể như sau:

Thiết lập một cách nhanh chóng quy định nghỉ phép năm riêng cho từng bộ phận, từng phòng ban.
Dễ dàng tạo các đơn nghỉ phép cho người lao động trên phần mềm như: Tạo đơn – Gửi – Duyệt đơn và trao đổi online.
Tự động cộng trừ ngày phép năm, cộng ngày phép lũy kế….
Tất cả dữ liệu được cập nhật một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ trên phần mềm.

CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS

LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.

Tính năng nổi bật:

Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS

Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS TÍCH HỢP AI MỚI NHẤT

Đăng ký PM nhân sự

If you are human, leave this field blank.

TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ

Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự

LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?

Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 0901 555 063
Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM

Bài viết trên đây tổng hợp những mẫu file excel quản lý phép năm chi tiết và đơn giản nhất. Hy vọng rằng những mẫu mà CoDX giúp bạn sử dụng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian tìm kiếm. Hiện nay, phần mềm quản lý phép năm tự động CoDX Checkin được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. Đây chính là giải pháp tối ưu, hỗ trợ bộ phận nhân sự trong hoạt động quản lý nhân viên. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần thêm thông tin về phần mềm này nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: