Định biên nhân sự là gì? File mẫu và cách tính, xây dựng chuẩn

Định biên nhân sự tốt sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi, lập kế hoạch nhân sự và hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Bên cạnh đó, nhờ vào định biên, doanh nghiệp có thể nhìn nhận lại tình hình nguồn lực hiện tại và có kế hoạch tuyển dụng hoặc cắt giảm kịp thời.

Xem ngay quy trình và cách tính định biên chuyên nghiệp cho mọi doanh nghiệp qua bài viết của CoDX.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Định biên nhân sự là gì?

Định biên nhân sự là quá trình xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả dựa trên phẩm chất cá nhân, kỹ năng, tri thức.

Định biên bao gồm phân tích công việc, đánh giá khối lượng công việc, xác định yêu cầu về số lượng và chất lượng nhân viên cần thiết. Mục tiêu chính là tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực con người, đảm bảo mọi công việc đều có người phụ trách phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa nhân sự.

2. Cách tính định biên nhân sự

2.1 3 Nguyên tắc tính định biên

Nguyên tắc 1: Tỷ lệ tương quan

Nguyên tắc	Ví dụ
Tỷ lệ tăng/giảm của năm trước tương ứng với tương tăng/giảm của mức doanh thu.	Doanh thu năm 2023 tăng 30% => định biên tăng 20%
Tương quan giữa nhóm vị trí trực tiếp với nhóm gián tiếp Công ty có hệ thống dữ liệu lưu trữ trong nhiều năm	Trực tiếp – gián tiếp là 65% – 35% Quản lý – nhân viên là 15% – 85%
Mối quan hệ tương quan giữa nhân sách chi tiêu của các nhóm: quản lý và nhân viên, gián tiếp và trực tiếp	Chi phí/doanh thu= 70% Quỹ lương quản lý – quỹ lương nhân viên = 15% – 70%

Nguyên tắc 2: Định mức lao động

Nguyên tắc	Ví dụ
Theo khối lượng công việc. Áp dụng cho lĩnh vực sản xuất hoặc dịch vụ, mức độ tăng/giảm theo mức độ khả năng nhân viên	50 sản phẩm/ca/người. 200 sản phẩm/ca/dây chuyền Phục vụ 40 khách hàng/ngày
Theo hệ chỉ tiêu hiệu suất Áp dụng cho lĩnh vực kinh doanh	Gồm có các chỉ tiêu kinh doanh và số lượng khách hàng.
Theo đối tượng phục vụ Áp dụng cho khối gián tiếp	2 nhân sự phục vụ 50 nhân sự trong công ty

Nguyên tắc 3: Tuần suất và thời lượng

Nguyên tắc	Ví dụ
Căn cứ trên chức vụ, số lượng và thời gian thực hiện công việc Áp dụng cho khối gián tiếp	Đăng tối thiểu 10 bài viết/ngày trên website. Lập báo cáo doanh số hàng ngày/tuần/tháng.

2.2 Cách tính định viên chi tiết [Ví dụ thực tiễn]

Giả sử một nhà hàng mở cửa 12 giờ mỗi ngày, từ 9 giờ sáng – 9 giờ tối và cần 2 nhân viên phục vụ làm việc trong suốt thời gian này.

Nhà hàng hoạt động 7 ngày mỗi tuần, bao gồm cả ngày thường, chủ nhật và các ngày lễ.

Theo Luật Lao động, 1 nhân viên được nghỉ tổng cộng 88 ngày mỗi năm, bao gồm ít nhất 52 ngày chủ nhật, 12 ngày phép và 24 ngày nghỉ bù cho 8 ngày lễ. Do đó, số ngày làm việc thực tế trong một năm của mỗi nhân viên là: 365 – 88 = 277 ngày.

Để đảm bảo luôn có đủ 2 nhân viên phục vụ làm việc mỗi ngày, nhà hàng cần tuyển 365 ngày, khi đó sẽ được: 365/77=1,32 (Hệ số bù trừ nhân sự chuẩn).

Công thức tính định biên nhân sự:

Số nhân sự cần tuyển = N x C x 1,32

Trong đó:

N: Số lượng nhân viên cần trong 1 ca làm việc
C: Số ca làm việc của cửa hàng
1,32: Hệ số bù trừ nhân sự

Vậy số nhân viên cần tuyển để đảm bảo đủ 2 nhân viên phục vụ trong mỗi ca làm việc là:

Số nhân sự cần tuyển = 2 * 1 *1,32 = 2,64

Nhà hàng cần làm tròn lên để đảm bảo đủ nhân viên, do đó cần tuyển ít nhất 3 nhân viên phục vụ.

3. Quy trình xây dựng định biên nhân sự cho mọi doanh nghiệp

Sau đây là 5 bước xây dựng quy trình định biên chuyên nghiệp, chuẩn nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn lực

Để tính được chính xác mức định biên nhân sự, doanh nghiệp cần phân tích và dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai, chẳng hạn như:

Số lượng nhân sự cần thiết cho từng vị trí, bộ phận và phòng ban.
Kỹ năng, phẩm chất cần thiết cho nhân sự ở vị trí đó.
Cơ cấu nhân sự cho từng phòng ban.

Doanh nghiệp có thể tổng hợp và liệt kê những yếu tố sau để có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình hiện tại:

Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp: Các hoạt động chính, dự án và mục tiêu doanh thu mà doanh nghiệp muốn đạt được trong thời gian tới.
Chiến lược phát triển của doanh nghiệp: Bao gồm các định hướng dài hạn như mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Mục tiêu của từng vị trí, bộ phận, phòng ban: mục tiêu riêng, góp phần vào mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp.
Thực trạng nguồn lực hiện tại của doanh nghiệp: Đánh giá số lượng nhân viên hiện có, kỹ năng, kinh nghiệm và hiệu suất làm việc để xác định những khoảng trống cần lấp đầy và những kỹ năng cần bổ sung.

Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn lực

Phân tích thực trạng nguồn lực hiện có của doanh nghiệp bao gồm việc đánh giá số lượng, chất lượng và cơ cấu của đội ngũ nhân viên hiện tại. Điều này giúp xác định điểm mạnh, điểm yếu và khoảng trống trong cơ cấu nhân sự.

Tại bước này, doanh nghiệp cần xem xét 2 yếu tố là hệ thống và quy trình:

Yếu tố hệ thống:

Số lượng, cơ cấu, trình độ, kinh nghiệm và thái độ làm việc của nhân sự.
Các hoạt động, trách nhiệm, quyền hạn và cách thức các bộ phận liên kết với nhau.
Chính sách quản lý nhân sự, bao gồm quy trình tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng và kỷ luật,…

Yếu tố quy trình:

Mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc.
Văn hóa doanh nghiệp, môi trường làm việc của doanh nghiệp.
Mức độ rõ ràng của các mục tiêu trong doanh nghiệp
Thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải
Đâu là điểm hấp dẫn, thu hút và tạo động lực cho nhân sự.

Bước 3: Quyết định tăng hoặc cắt giảm nhân sự

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và dự báo nhu cầu, doanh nghiệp quyết định xem có cần tăng cường hoặc cắt giảm nhân sự ở những vị trí cụ thể nào.

Tăng cường nguồn nhân lực khi:

Nhu cầu về nguồn lực của doanh nghiệp tăng cao.
Nguồn nhân lực hiện tại không đủ kỹ năng, kinh nghiệm hoặc số lượng để đáp ứng các yêu cầu mới của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động

Cắt giảm nguồn nhân lực khi:

Doanh nghiệp giảm quy mô hoạt động, hoặc có sự suy giảm trong nhu cầu của thị trường.
Số lượng nhân viên vượt quá nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Tình kinh doanh khó khăn hoặc cần cắt giảm chi phí.

Do quyết định này có ảnh hưởng sâu sắc đến doanh nghiệp, nên người thực hiện cần thận trọng và sáng suốt để tránh mất đi những nhân sự giỏi.

cách xây dựng định biên nhân sự — Ra quyết định cần tăng cường hoặc cắt giảm nhân sự ở những vị trí cụ thể

Bước 4: Lên kế hoạch thực hiện

Một kế hoạch cẩn thận và chi tiết là nền tảng quan trọng giúp quá trình định biên nhân sự diễn ra hiệu quả và thành công. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức mà còn tối ưu hóa nguồn nhân lực.

Mặc dù mỗi doanh nghiệp có thể có lộ trình riêng, nhưng kế hoạch định biên thường bao gồm các yếu tố cụ thể sau:

Lên kế hoạch và lịch trình tuyển dụng nhân sự chi tiết.
Đề xuất kế hoạch thăng tiến và điều chuyển nhân viên nội bộ.
Kế hoạch tái cơ cấu tổ chức và phân bổ lại số lượng nhân viên cho các bộ phận
Cắt giảm nhân viên không đáp ứng yêu cầu về năng lực hoặc không tạo ra giá trị cho công ty.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả kế hoạch

Bước đánh giá cuối cùng giúp doanh nghiệp nhận biết những sai sót trong mục tiêu và kế hoạch thực tế, qua đó rút ra bài học kinh nghiệm cho những lần định biện sau.

Để thực hiện báo cáo chuẩn xác và toàn diện nhất, doanh nghiệp cần:

Thu thập và tổng hợp thông tin về kết quả thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đề ra trong quá trình định biên nhân sự.
So sánh kết quả thực tế với những mục tiêu và kế hoạch đã đề ra ban đầu.
Đề xuất các giải pháp cụ thể và kế hoạch hành động để cải thiện hiệu quả định biên.

đánh giá định biên — Đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu so với kế hoạch đề ra

4. File mẫu kế hoạch định biên nhân sự chuẩn

Một file định biên nhân sự đầy đủ cần có các thông tin quan trọng sau:

Thông tin cơ bản về doanh nghiệp

Chức danh/Vị trí cần tuyển/cắt giảm

Số lượng nhân sự cần tuyển/cắt giảm

Lý do tuyển dụng/cắt giảm

Tham ngay mẫu định biên nhân sự chuẩn, đầy đủ nhất dưới đây:

ĐIỀN THÔNG TIN ĐỂ TẢI MẪU ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

ĐIỀN THÔNG TIN ĐỂ TẢI MẪU ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

Họ và tên:

Email nhận tài liệu:

Số điện thoại:

Chức vụ:

Tên doanh nghiệp/MST:

Anh/Chị có muốn nhận tư vấn giải pháp QUẢN LÝ NHÂN SỰ cho tổ chức của mình không?

Tôi muốn nhận tư vấn

Tôi chưa có nhu cầu

If you are human, leave this field blank.

5. Tối ưu quy trình quản lý định biên với SureHCS

SureHCS là hệ thống quản trị nhân sự toàn diện, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, định biên, chấm công, tính lương đến đánh giá năng lực.

SureHCS sở hữu tính năng quản lý định biên chuyên sâu giúp doanh nghiệp hoạch định và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực hiệu qmạch lạc, hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tính năng nổi bật:

Hoạch định nguồn lực chuyên nghiệp chi tiết, chuyên nghiệp.
Hệ thống quản lý, lưu trữ hơn 40 loại thông tin nhân viên, từ thông tin cá nhân đến chi tiết về công việc và tiền lương, giúp cải thiện trải nghiệm nhân sự.
Xác định nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ quản lý và đánh giá ứng viên một cách chuyên nghiệp.
Quản lý chính sách phúc lợi và khen thưởng đúng hạn chính xác, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực.
Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công, tổng hợp công lương một cách dễ dàng, chính xác và giảm thiểu sai sót so với quy trình làm thủ công.

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC SUREHCS

Phần mềm quản trị nguồn nhân lực Lạc Việt SUREHCS là mô hình quản trị hiện đại dựa trên công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, hơn 1000 khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Được kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất, phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất.

Tính năng nổi bật:

Hệ thống quản lý tuyển dụng toàn diện: Đăng tin miễn phí, tìm kiếm ứng viên không giới hạn và kết nối đa nền tảng; Cổng thông tin ứng viên hiện đại.
Chuẩn hóa quy trình hội nhập: Truyền tải, cung cấp thông tin nội bộ đầy đủ; Theo dõi mức độ hòa nhập, phát triển và hiệu suất của nhân viên.
Xây dựng chương trình phúc lợi trọn vẹn: Quản lý cơ cấu và tìm kiếm truy xuất nhanh hồ sơ nhân sự; Linh hoạt trong Chấm công - Lương – Thưởng – Bảo hiểm - Thuế TNCN; Hệ thống báo cáo công việc đa dạng, chính xác.
Đánh giá nhân viên và hoạch định nhân tài: Đo lường năng suất chính xác; Thiết lập khung năng lực cốt lõi từ đó xây dựng yêu cầu đào tạo phát triển.
Quản lý đào tạo và phát triển: Cho phép xây dựng lộ trình phát triển cá nhân; chương trình học và thi trực tuyến; Quản lý, theo dõi và đánh giá kết quả sau đào tạo.
Quản lý Offboarding chuyên nghiệp: Quy trình bàn giao nhanh chóng; Dữ liệu và hồ sơ nhân viên được lưu trữ toàn diện; Khảo sát mức độ hài lòng xuyên suốt vòng đời nhân viên;

Xem chi tiết tính năng Quản trị nguồn lực SureHCS

Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhân sự SureHCS để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 0901 555 063
Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM

Một quy trình định biên nhân sự tốt sẽ giúp nhà quản trị xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân. Áp dụng đúng quy trình và nguyên tắc, công thức tính toán khoa học, doanh nghiệp có lên kế hoạch định biên nhân sự hiệu quả.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: