Sử dụng cách Scan trên máy photo để số hóa tài liệu là công cụ được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Nhờ những chức năng ưu việt của máy photocopy, có thể dễ dàng sao lưu, bảo quản và chia sẻ văn bản, tài liệu.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin chuyển đổi số của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Cách scan file word trên máy tính window, MacOS
- 4 Cách quét tài liệu trên iphone từng bước
- Cách scan tài liệu bằng điện thoại nhanh nhất
Theo dõi bài viết từ CoDX để biết chi tiết các thao tác cách scan tài liệu từ máy photocopy vào máy tính của từng hãng ricoh, toshiba, canon,…
1. Cách Scan trên máy photo cơ bản chi tiết nhất
Tùy thuộc vào loại thiết bị mà sẽ có cách scan trên máy photocopy khác nhau.
Dưới đây sẽ là hướng dẫn scan trên máy photo tổng quan mà bạn có thể thực hiện với bất kỳ máy photocopy nào:
Bước 1: Khởi động máy và mở nắp máy photo
Đầu tiên, bạn cần đảm bảo rằng máy photo đã được bật và ở trạng thái hoạt động. Tiếp theo đó, mở nắp máy quét để có thể tiến hành scan.
Bước 2: Nạp bản gốc cần scan vào máy photocopy
- Nếu bản gốc có 1 trang thì bạn có thể đặt trực tiếp lên mặt kính.
- Còn nếu bản gốc có nhiều trang, bạn cần đặt tài liệu lên khay DF để máy có thể dễ dàng scan lần lượt.
Bước 3: Click để Scan tài liệu
Nhấn nút scan trên bàn phím cứng hoặc màn hình cảm ứng (tùy thuộc vào loại máy sử dụng) > Bản scan sẽ được hiển thị trên màn hình cảm ứng.
Bước 4: Đặt tên cho file scan
Tiếp theo, bạn cần thực hiện các thao tác sau trên màn hình cảm ứng để đặt tên cho file scan: Chọn File > Click vào ô File Name để tiến hành đặt tên. Sau khi hoàn tất việc đặt tên, nhấp vào ô File Format để thiết lập định dạng lưu trữ (JPG, PDF,…) > chọn OK để kết thúc việc đặt tên và định dạng.
Bước 5: Cài đặt các tùy chọn khác
Để cài đặt thêm các tùy chọn cho file trước khi tiến hành scan, chọn ô Scan Setting > màn hình sẽ xuất hiện các lựa chọn sau:
- Original Type: Chọn loại định dạng.
- Resolution: Chọn độ phân giải của file cần Scan.
- Scan Size: Chọn kích thước khổ giấy của bản gốc file cần Scan, ví dụ: giấy A4, A5.
- Color Mode: chọn chế độ quét trắng đen hoặc màu.
- Single: Chọn chế độ quét 1 mặt hoặc 2 mặt.
Sau khi đã hoàn tất cài đặt các tùy chọn > nhấn OK > nhấn phím Start trên máy hoặc màn hình để máy photocopy bắt đầu scan.
Bước 6: Kết thúc quá trình Scan và lưu file
Sau khi máy photocopy hoàn thành quá trình scan, bạn cần kiểm tra tài liệu và lưu file nếu không có sai sót nào.
2. Cách Scan trên máy photocopy theo từng hãng phổ biến
Mỗi thương hiệu sẽ có những thiết lập và cách scan trên máy photo khác nhau.
Chính vì vậy, CoDX đã tổng hợp cách scan tài liệu trên máy photo đến từ 3 hãng phổ biến nhất hiện nay đó là ricoh, toshiba và canon.
2.1 Cách lấy file scan trên máy ricoh
Sau đây là lấy file scan từ máy photo ricoh chi tiết và đơn giản nhất mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện:
Bước 1: Đặt bản gốc tài liệu cần scan trực tiếp trên mặt kính hoặc khay DF > nhấn chọn phím Scanner trên màn hình cảm ứng.
- Nếu bạn cần quét tài liệu đơn lẻ như hóa đơn hoặc trang giấy mỏng thì chỉ cần đặt tài liệu trực tiếp lên mặt kính quét.
- Nếu tài liệu có nhiều trang, bạn nên sử dụng khay DF và điều chỉnh hướng ngay ngắn cho chúng.
Bước 2: Để cài đặt lệnh chỉ scan bản gốc vừa đặt trên khay hoặc mặt kính, bấm chọn Store File > chọn Store Only.
Bước 3: Để thuận tiện hơn trong việc lưu trữ và tìm kiếm sau khi scan thì bạn nên đặt lại tên file. Bạn chỉ cần nhấn Edit > nhập tên cần đổi > chọn OK để máy photo ricoh xác nhận nút lệnh.
Bước 4: Tùy chỉnh cài đặt quét theo nhu cầu sử dụng với nút lệnh Scan Setting. Các tùy chọn bao gồm:
- Full Color / Text Photo: quét màu.
- Black & White text: quét đen trắng (chế độ mặc định).
- Original Feed Type và 1 Sided Original: quét một mặt.
- Original Feed Type và 2 Sided Original: quét cả hai mặt.
Để sắp xếp các file scan thì chọn Send File Type/Name > chọn Single Page (tạo 1 file cho mỗi trang tài liệu) hoặc Multi Page (tạo 1 file cho nhiều trang) > nhấn OK để lưu và xác nhận câu lệnh.
Bước 5: Sau khi bạn hoàn tất cài đặt, nhấn Start để bắt đầu quá trình quét và máy photo sẽ trả lại file scan như yêu cầu của bạn.
2.2 Cách lấy file scan từ máy photo toshiba
Cũng như các bước lấy file scan từ máy photo ricoh, cách scan trên máy photo toshiba được thực hiện tương tự:
Bước 1: Đặt file tài liệu cần scan trên mặt kính hoặc khay DF (tùy thuộc vào số trang của bản gốc). Sau khi bạn đã đặt tài liệu, truy cập chế độ quét bằng cách chọn Scanner trên màn hình điều khiển của máy photocopy Toshiba.
Bước 2: Chọn Store File > chọn Store Only để chỉ quét và lưu bản gốc tài liệu mà bạn vừa đặt trên mặt kính hoặc trong khay DF.
Bước 3: Đặt tên và tùy chỉnh cài đặt quét
- Để dễ dàng tìm tài liệu sau này, bạn cần đặt tên cho file quét. Chọn File > chọn ô File Name để đặt lại tên file phù hợp.
- Tiếp đến, chọn File Format để thiết lập định dạng tài liệu quét bạn muốn lưu (thường là JPG hoặc PDF) > nhấn OK để lưu cài đặt.
Bước 4: Tùy chỉnh chế độ scan
Chọn Scan Setting để thay đổi cài đặt quét theo nhu cầu, mong muốn của bạn. Cụ thể như sau:
- Tablet: quét cả hai mặt của tài liệu.
- Single:quét chỉ một mặt.
- Text / Photo: quét toàn bộ thông tin (chữ và ảnh).
- Text: quét chỉ phần chữ.
- Color Mode: chọn chế độ quét trắng đen hoặc màu.
- Resolution: điều chỉnh độ phân giải.
- Auto: lựa chọn kích thước giấy, chẳng hạn A4 hoặc A5.
Sau khi bạn đã thiết lập các tùy chọn, nhấn Enter để xác nhận và lưu cài đặt.
Bước 5: Cuối cùng, khi đã hoàn tất các cài đặt, nhấn Start để bắt đầu quá trình quét tài liệu.
Sau khi máy photocopy quét xong, bạn bấm nút JOB FINISH để kết thúc quá trình lấy file scan từ máy photo toshiba và lưu file.
2.3 Cách scan trên máy photo Canon
Canon hiện đang là một trong những thương hiệu sản xuất máy photocopy tốt nhất thị trường hiện nay. Sau đây là hướng dẫn các bước scan trên máy photo canon:
Bước 1: Đặt tài liệu vào máy: bạn có thể đặt tài liệu gốc vào khay ADF hoặc mặt gương Flatbed.
Bước 2: Nhấn nút Home trên màn hình hiển thị > chọn Scan. Ngay sau đó, màn hình đăng nhập sẽ xuất hiện và bạn cần nhập user name kèm password ( thường thì user và password mặc định của máy photo Canon là 7654321)
Bước 3: Tiếp theo bạn cần lựa chọn nơi lưu file Scan, gồm có các lựa chọn sau
- Computer: lưu file ngay trên máy tính đã được kết nối với máy photo qua cổng USB.
- Email: lưu ở hộp thư điện tử.
- File: tạo thư mục tại máy photo.
Bước 4: Lựa chọn chế độ scan phù hợp với mục đích sử dụng
- Color scan: chọn đế độ scan màu.
- Black & White scan: lựa chọn chế độ scan trắng đen.
- Custom: Tùy chỉnh theo mong muốn của bạn.
Bước 5: Nhấn Scan trên máy in hoặc máy tính để tiến hành quét. Nếu muốn hủy lệnh, bạn chỉ cần nhấn Cancel > chọn Yes.
|
Xem thêm các cách scan khác:
|
3. Lưu trữ và quản lý đồng bộ tài liệu với CoDX Document
Phần mềm CoDX Document là công cụ giúp tổ chức lưu trữ và quản lý đồng bộ tài liệu một cách tiện lợi, nhanh chóng và chính xác nhất.
Được thiết kế với mục địch đích tối ưu hóa quá trình quản lý tài liệu, nâng cao khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin cho người dùng, CoDX Document đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc kỹ thuật số thông minh và tiết kiệm thời gian cho cá nhân và tổ chức.
Các tính năng nổi bật:
- Tạo nguồn dữ liệu – tài nguyên số toàn vẹn.
- Truy cập và chia sẻ tài liệu dễ dàng mọi lúc – mọi nơi.
- Bảo mật an toàn thông tin tuyệt đối.
- Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng và chính xác trong mọi định dạng và nội dung.
PHẦN MỀM LƯU TRỮ VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU HỢP NHẤT CODX DOCUMENT
CoDX - Document là giải pháp quản lý tài liệu linh hoạt giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn trong quá trình số hóa, lưu trữ, tìm kiếm và đồng bộ hệ thống quản lý tài liệu trong doanh nghiệp với 3 nhóm chức năng chính:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Trên đây là tổng hợp các cách scan trên máy photo từ tổng quan cho đến chi tiết từng loại thiết bị. Mong rằng với những thông tin trên có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình và rút ngắn thời gian scan, quét tài liệu khi làm việc. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhật những tin tức hay ho, mới nhất nhé!
![Quy trình lưu trữ hồ sơ tài liệu CHUẨN 2023 [Quản lý hồ sơ theo ISO 9001]](https://businesswiki.codx.vn/wp-content/uploads/2023/07/quy-trinh-luu-tru-ho-so-tai-lieu-640x400.png)
