Tùy thuộc vào tính chất công việc, ngành nghề hoạt động mà nhiều doanh nghiệp lựa chọn chia thời gian làm việc của nhân viên thành các ca khác nhau. Trong đó, cách chia 3 ca làm việc trong một ngày được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay nhờ vào tính linh hoạt và dễ quản lý.
Xem ngay cách chia ca làm việc cùng mẫu bảng Excel chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên hợp lý nhất
Thông thường, một ca làm việc kéo dài 8 tiếng và trong một ngày 24 tiếng sẽ có tổng cộng 3 ca làm việc. Thời gian của mỗi ca phụ thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và nhà tuyển dụng, đảm bảo điều kiện không được vượt quá quy định thời gian làm việc theo Luật Lao động.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp áp dụng phương pháp chia 3 ca làm việc cho nhân viên, mỗi ca kéo dài 8 tiếng và luân phiên giữa 4 kíp hoặc 4 nhóm nhân viên.
Cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên phổ biến nhất là:
- Ca 1: Bắt đầu từ 6 giờ sáng và kết thúc vào 14 giờ chiều.
- Ca 2: Bắt đầu từ 14 giờ chiều và kết thúc vào 22 giờ đêm.
- Ca 3: Bắt đầu từ 22 giờ chiều và kết thúc vào 6 giờ sáng hôm sau.
Thông thường, 4 kíp sẽ thay phiên nhau làm việc trong 3 ca để đảm bảo rằng từng kíp sẽ có đủ thời gian nghỉ ngơi là 24 tiếng sau khi làm việc liên tục trong ca 8 tiếng. Cách phân chia này giúp duy trì sức khỏe và sự tỉnh táo cho nhân viên, đảm bảo hiệu suất làm việc cao.
2. Các cách chia ca làm việc phổ biến khác
Tham khảo ngay 4 cách chia ca làm việc phổ biến khác, có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như sản xuất, kinh doanh nhà hàng, khách sạn,…
- Cách chia ca gãy
- Cách chia 3 ca làm việc và 4 kíp
- Cách chia 3 ca làm việc và 5 kíp
- Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp
2.1 Cách chia ca gãy
Ngoài việc chia ca liên tục, một số doanh nghiệp thuộc lĩnh vực Nhà hàng – Khách sạn thường có thể áp dụng cách chia ca gãy.
Với cách chia ca này, nhân viên không cần phải làm việc liên tục trong 8 giờ. Thay vào đó, thời gian làm việc sẽ được chia thành 2 khung giờ các xa nhau trong ngày.
Ví dụ, một ca gãy có thể diễn ra từ 10h – 14h và 18h – 22h hoặc từ 8h – 12h bà 17h – 21h mỗi ngày, phụ thuộc vào các áp dụng của doanh nghiệp.
2.2 Cách chia 3 ca làm việc và 4 kíp
Cách chia 3 ca làm việc và 4 kíp thường được sử dụng trong các doanh nghiệp sản xuất đồ da, may mặc hay lắp ráp linh kiện điện tử. Cụ thể, mỗi ca làm việc sẽ được phân công tương ứng với từng kíp hay từng nhóm nhân viên:
Ví dụ:
- Ngày thứ nhất: Ca 1 – Kíp 1, Ca 1 – Kíp 2, Ca 1 – Kíp 3.
- Ngày tiếp theo: Ca 1 – Kíp 4, sau khi hết kíp thì quay lại Ca 2 – Kíp 1, Ca 1 – Kíp 2.
2.3 Cách chia 3 ca làm việc và 5 kíp
Đối với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên nhiều nhưng khối lượng công việc ít hơn thì có thể chọn cách chia 3 ca và 5 kíp.
Cách chia này tương tự như với cách chia 3 ca – 4 kíp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần bổ sung ca làm việc cho 5 kíp khác nhau.
Ví dụ:
- Ngày 1: Kíp A: Ca 1, Kíp B: Ca 2, Kíp C: Ca 3, Kíp D: Nghỉ, Kíp E: Nghỉ
- Ngày 2: Kíp A: Ca 2, Kíp B: Ca 3, Kíp C: Nghỉ, Kíp D: Nghỉ, Kíp E: Ca 1
- Ngày 3: Kíp A: Ca 3, Kíp B: Nghỉ, Kíp C: Nghỉ, Kíp D: Ca 1, Kíp E: Ca 2
- Ngày 4: Kíp A: Nghỉ, Kíp B: Nghỉ, Kíp C: Ca 1, Kíp D: Ca 2, Kíp E: Ca 3
- Ngày 5: Kíp A: Nghỉ, Kíp B: Ca 1, Kíp C: Ca 2, Kíp D: Ca 3, Kíp E: Nghỉ
2.4 Cách chia 2 ca làm việc và 3 kíp
Cách chia 2 ca và 3 kíp thường được những doanh nghiệp có số lượng nhân viên hạn chế sử dụng. Đối với hình thức này, 2 ca làm việc trong ngày sẽ được phân chia như sau:
- Ca ngày: Thời gian làm việc bắt đầu từ 6h sáng đến 18h tối.
- Ca đêm: Thời gian làm việc bắt đầu từ 18h đến 6h sáng hôm sau.
3. Mẫu bảng chia 3 ca làm việc trong Excel
Quản lý lịch làm việc của nhân viên thông minh giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục và tối ưu hóa năng suất lao động. Dưới đây là bảng mẫu cách tạo và sử dụng mẫu bảng chia 3 ca làm việc trong Excel, giúp bạn dễ dàng quản lý, theo dõi lịch làm việc của nhân viên.
4. Chia ca làm việc cho nhân viên cần lưu ý điều gì?
4.1 Đảm bảo khối lượng công việc trong 1 ca
Cách chia 3 ca làm việc còn được phân bổ dựa trên tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Ví dụ, khi doanh nghiệp nhận được nhiều đơn đặt hàng và cần hoàn thành gấp trong thời gian ngắn thì cấp quản lý thường sẽ điều phối nhiều nhân viên đến trong 1 ca hơn.
Mục tiêu của việc làm này đảm bảo công việc tại từng thời điểm trong mỗi ca làm việc đều được đáp ứng.
4.2 Tuân thủ luật Lao động
Quy định về thời gian làm việc
- Giới hạn thời gian làm việc: Tuân thủ quy định về số giờ làm việc tối đa trong một ngày và một tuần.
- Thời gian nghỉ ngơi: Đảm bảo nhân viên có đủ thời gian nghỉ ngơi giữa các ca làm việc. Theo Luật Lao động, thời gian nghỉ giữa các ca làm việc ít nhất là 12 giờ.
Quy định làm thêm giờ
- Hạn chế làm thêm giờ: Giới hạn số giờ làm thêm để tránh tình trạng làm việc quá sức.
- Mức chi trả lương làm thêm giờ: Đảm bảo trả lương đúng mức cho thời gian làm thêm giờ theo quy định của pháp luật.
4.3 Xem xét nguyện vọng của nhân viên
Trong những trường hợp đặc biệt như nhân viên có con nhỏ hoặc đau ốm đột xuất, việc chia ca làm đáp ứng với nguyện vọng của họ là điều hợp lý.
Cấp quản lý cần quan sát tình hình cá nhân của từng nhân viên và sắp xếp ca làm dựa trên điều kiện thực tế, đồng thời đảm bảo không có bất kỳ sự thiên vị hay ưu ái nào.
4.4 Chú ý đến sức khỏe nhân viên
Doanh nghiệp nên hạn chế số ca đêm liên tiếp của nhân viên để tránh ảnh hưởng đến sức khỏe. Ngoài ra, hãy thiết lập lịch luân phiên ca làm việc để nhân viên không phải làm một loại ca liên tục trong thời gian dài.
5. Quản lý ca làm việc của nhân viên chuyên nghiệp với phần mềm chấm công SureHCS
Đối với các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn, việc sử dụng Excel để chia ca làm việc không chỉ tốn thời gian mà còn khó theo dõi.
Thay vào đó, áp dụng phần mềm công nghệ để chia ca làm việc đã trở thành một giải pháp tối ưu nhất, giúp HR giải phóng khỏi công việc thủ công và quản lý ca làm việc chính xác cho toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
SureHCS là hệ thống thu thập thời gian làm việc của nhân viên từ thông tin quét thẻ, được thiết kế linh hoạt để tương thích với mọi loại máy chấm công, bao gồm cả máy vân tay, thẻ từ và nhiều loại khác.
Thông qua dữ liệu từ máy chấm công và quy trình xử lý dữ liệu thô từ các máy chấm công, hệ thống chấm công miễn phí dùng thử CoDX có khả năng tự động tính toán và xuất ra các báo cáo phù hợp phục vụ cho công tác tính lương.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ nhân viên chấm công theo ca, quản lý dễ dàng và chính xác thông qua web app hay mobile app.
- Theo dõi chi tiết tất cả hoạt động ra vào của nhân sự một cách chi tiết thông qua phần mềm.
- Điều chỉnh và phân bổ giờ làm việc theo quy định riêng của doanh nghiệp.
- Xét duyệt và quản lý linh hoạt các trường hợp đi trễ, về sớm hoặc quên quét thẻ.
- Hạn chế sai sót tối đa trong việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÚC LỢI SUREHCS FOR C&B
Lạc Việt SureHCS for C&B là giải pháp giúp doanh nghiệp thực thi chính sách phúc lợi chính xác và đúng hạn, đem lại sự hài lòng giữa nhân viên và doanh nghiệp. Phần mềm giúp bộ phận C&B tiết được phần lớn thời gian trong so với công tác chấm công, tính lương thủ công. Bên cạnh đó, SureHCS for C&B còn được trang bị thêm tính năng quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân viên tổng thể, đánh giá được hiệu suất lao động và có những quyết định phù hợp nhất. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử SureHCS for C&B để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Việc áp dụng cách chia 3 ca làm việc cho nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc hiệu quả mà còn đảm bảo sự công bằng trong việc phân công nhiệm vụ. Tham khảo ngay mẫu bảng chia ca làm việc trong Excel CoDX cung cấp để quản lý thời gian làm việc của nhân viên dễ dàng hơn nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
