Burn up chart là biểu đồ được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án để theo dõi khối lượng, tiến độ công việc. Những yếu tố này giúp nhà quản lý tối ưu được thời gian, nguồn lực, chi phí liên quan để dự án hoàn thành đúng mục tiêu.
Cùng CoDX tìm hiểu về Burn up chart là gì, cấu trúc của một biểu đồ burn up và các lĩnh vực dự án sử dụng phổ biến của biểu đồ này.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Burn up chart là gì?
Burn up chart là một công cụ sử dụng trong quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc trực quản bằng dạng biểu đồ. Biểu đồ này biểu diễn sự gia tăng khối lượng công việc đã hoàn thành theo thời gian, so với tổng khối lượng công việc cần hoàn thành.
Khác với Burn down chart, Burn up chart cho thấy cả hai yếu tố: công việc đã hoàn thành và công việc còn lại, giúp người quản lý dự án góc nhìn toàn diện quan hơn.
Mục đích của Burn up chart trong quản lý dự án
Mục đích chính của Burn up chart là cung cấp chi tiết về tiến độ công việc của dự án giúp đội ngũ dễ dàng theo dõi sự tiến triển của công việc, nhận biết được tiến độ hoàn thành so với kế hoạch ban đầu, phát hiện sớm các vấn đề có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
Burn up đặc biệt phù hợp cho các dự án phức tạp và kéo dài, nơi mà việc quản lý thời gian và tài nguyên cần được thực hiện một cách hiệu quả.
2. Tại sao nên sử dụng Burn up chart để quản lý dự án?
- Cung cấp thông tin rõ ràng về tiến độ dự án: Burn up chart hiển thị trực quan về khối lượng công việc đã hoàn thành và tổng khối lượng công việc, giúp đội ngũ dự án cùng các bên liên quan dễ dàng theo dõi tiến độ.
- Dự đoán để lập kế hoạch tốt hơn: Nhờ vào việc theo dõi tiến độ thực tế so với kế hoạch, Burn up chart cho phép dự đoán sớm về thời điểm hoàn thành dự án, từ đó giúp lập kế hoạch điều chỉnh kịp thời.
- Phát hiện sớm các vấn đề rủi ro: Biểu đồ này giúp phát hiện nhanh chóng các dấu hiệu bất thường trong tiến độ công việc, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục, điều chỉnh kế hoạch trước khi các vấn đề trở nên nghiêm trọng.
- Tăng cường sự minh bạch trong hợp tác: Bằng việc cung cấp thông tin cập nhật chính xác về tiến độ dự án, Burn up chart đảm bảo sự minh bạch trong quản lý dự án, thúc đẩy sự hợp tác giữa các thành viên trong đội ngũ và các bên liên quan.
3. Cấu trúc của Burn up chart
Biểu đồ burn up chart sẽ có những yếu tố sau:
Trục X của Burn up chart biểu diễn thời gian
Thời gian có thể được chia theo các đơn vị khác nhau như ngày, tuần, hoặc tháng, tùy thuộc vào độ dài và quy mô của dự án. Mỗi điểm trên trục X đại diện cho một khoảng thời gian cụ thể trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Trục Y biểu diễn khối lượng công việc cần hoàn thành (hoặc Story Points)
Khối lượng công việc này có thể được đo lường bằng các đơn vị khác nhau như số giờ làm việc, số lượng công việc, hoặc Story Points trong các dự án Agile. Mỗi điểm trên trục Y đại diện cho một mức độ công việc đã hoàn thành hoặc cần hoàn thành, từ đó giúp đánh giá tiến độ thực tế so với kế hoạch ban đầu.
Đường biểu diễn khối lượng công việc hoàn thành
Đây là đường biểu diễn số lượng công việc đã hoàn thành tính đến một thời điểm nhất định. Đường này bắt đầu từ điểm 0 và tăng dần lên theo thời gian, cho thấy sự tiến triển của dự án. Khi đội ngũ hoàn thành nhiều công việc hơn, đường này sẽ dần tiến lên trục Y, thể hiện sự gia tăng trong khối lượng công việc đã hoàn thành.
Đường biểu diễn tổng khối lượng công việc
Đây là đường biểu diễn tổng khối lượng công việc cần hoàn thành để hoàn tất dự án. Đường này thường là một đường thẳng ngang, biểu thị số lượng công việc không thay đổi hoặc có thể thay đổi nếu dự án có sự điều chỉnh về phạm vi công việc. Đường này giúp xác định mục tiêu cuối cùng của dự án và cho phép so sánh với khối lượng công việc đã hoàn thành.
Các thành phần bổ sung
- Các ghi chú và chú thích: Để làm rõ hơn về tiến độ, các sự kiện quan trọng trong dự án, có thể thêm các ghi chú, chú thích trên biểu đồ. Ví dụ, đánh dấu các mốc quan trọng (milestones), các sự kiện đặc biệt, hoặc các thay đổi trong phạm vi công việc.
- Sử dụng màu sắc và định dạng khác nhau cho các đường, các thành phần khác trên biểu đồ có thể giúp tăng tính trực quan, dễ hiểu. Ví dụ, sử dụng màu xanh lá cây cho đường biểu diễn khối lượng công việc hoàn thành và màu đỏ cho đường biểu diễn tổng khối lượng công việc.
4. So sánh Burn up chart và Burn down chart
4.1 Điểm giống nhau
Burn up chart và Burn down chart đều là các công cụ trực quan được sử dụng trong quản lý dự án để theo dõi tiến độ công việc.
Cả hai đều có mục đích cung cấp thông tin tổng quan về tiến độ của dự án giúp các đội ngũ, các bên liên quan dễ dàng nhận diện tình trạng hiện tại của công việc.
Cả hai biểu đồ đều sử dụng trục X biểu diễn thời gian; trục Y biểu diễn khối lượng công việc (thường là số lượng công việc hoặc Story Points).
4.2 Điểm khác nhau
Khái niệm và cách thức hiển thị
- Burn up chart: Hiển thị sự gia tăng khối lượng công việc đã hoàn thành theo thời gian. Bao gồm hai đường chính: một đường biểu diễn khối lượng công việc đã hoàn thành, một đường biểu diễn tổng khối lượng công việc cần hoàn thành. Sự khác biệt giữa hai đường này thể hiện công việc còn lại.
- Burn down chart: Hiển thị sự giảm dần của khối lượng công việc còn lại theo thời gian. Chỉ có một đường chính biểu diễn khối lượng công việc còn lại, bắt đầu từ tổng khối lượng công việc, giảm dần xuống 0 khi công việc được hoàn thành.
Cách biểu diễn tiến độ
- Burn up chart: Biểu diễn tiến độ dự án bằng cách biểu diễn khối lượng công việc hoàn thành tăng lên, cùng với đó là tổng khối lượng công việc cần hoàn thành, giúp người xem dễ dàng nhận biết được sự tiến triển thực tế so với kế hoạch ban đầu.
- Burn down chart: Burn down chart cho thấy tiến độ dự án bằng cách biểu diễn khối lượng công việc còn lại giảm xuống, cho phép người xem theo dõi việc giảm dần khối lượng công việc còn lại để hoàn thành dự án.
Khả năng hiển thị thay đổi phạm vi công việc
- Burn up chart: Hiển thị các thay đổi về phạm vi công việc. Khi phạm vi công việc thay đổi (tăng hoặc giảm), đường biểu diễn tổng khối lượng công việc sẽ được điều chỉnh tương ứng, giúp đội ngũ dự án dễ dàng nhận diện và thích ứng với các thay đổi này.
- Burn down chart: Burn down chart có thể hiển thị sự thay đổi phạm vi công việc nhưng không rõ ràng như Burn up chart. Khi phạm vi công việc thay đổi, đường biểu diễn khối lượng công việc còn lại sẽ được điều chỉnh, nhưng điều này có thể gây nhầm lẫn nếu không được thể hiện rõ ràng.
5. Các lĩnh vực dự án áp dụng Burn up chart trong thực tiễn
5.1 Dự án phát triển phần mềm
- Quản lý tiến độ, khối lượng công việc: Theo dõi tiến độ công việc, dễ dàng nhận biết được khối lượng công việc đã hoàn thành và công việc còn lại.
- Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên: Burn up chart cung cấp thông tin rõ ràng về hiệu suất làm việc của đội ngũ phát triển qua các khoảng thời gian khác nhau. Bằng cách xem xét biểu đồ, quản lý dự án có thể đánh giá xem đội ngũ có đang làm việc hiệu quả, đạt được các mục tiêu đề ra hay không.
5.2 Quản lý dự án xây dựng
Trong các dự án xây dựng, Burn up chart có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ của các công đoạn xây dựng, từ việc chuẩn bị mặt bằng, thi công cơ bản đến hoàn thiện công trình. Biểu đồ giúp các nhà quản lý dự án xây dựng nhìn toàn diện về tiến độ thi công, từ đó đưa ra các quyết định kịp thời để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.
5.3 Quản lý sự kiện
Trong quản lý sự kiện, Burn up chart giúp theo dõi tiến độ của các công việc chuẩn bị, từ việc lên kế hoạch, tổ chức các hoạt động cho đến thực hiện sự kiện. Biểu đồ này giúp các nhà tổ chức sự kiện đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng thời gian và không bị lỡ kế hoạch.
5.4 Quản lý sản xuất
Trong quản lý sản xuất, Burn up chart có thể được sử dụng để theo dõi tiến độ sản xuất, từ việc đặt hàng nguyên liệu, sản xuất cho đến giao hàng sản phẩm. Đảm bảo rằng các giai đoạn sản xuất diễn ra thuận lợi, kịp thời, đồng thời giảm thiểu các rủi ro liên quan đến sự chậm trễ trong quy trình sản xuất.
6. Công cụ quản lý tiến độ, công việc dự án hiệu quả
CoDX Task là phần mềm chuyên quản lý công việc đội nhóm, dự án với các tính năng giúp theo dõi tiến độ trực quan, lên kế hoạch theo mục tiêu chung OKRs, hệ thống nhắc việc thông minh cùng nhiều tính năng liên quan khác giúp quản lý tốt các dự án công việc.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Hy vọng những thông tin về burn up chart được CoDX giới thiệu trong bài viết giúp bạn hiểu về biểu đồ quản lý dự án này. Liên hệ ngay CoDX để được tư vấn giải pháp quản lý công việc dự án chuyên nghiệp với mức chi phí tối ưu nhất thị trường.
