Deep work là gì? Lợi ích, cách áp dụng hiệu quả trong công việc

Nhiều đánh giá cho rằng làm việc sâu (Deep Work) sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc và tối ưu thời gian, đặc biệt trong môi trường “nhiễu động”, thiếu tập trung như hiện nay. Vậy Deep Work là gì? lợi ích và cách áp dụng như thế nào? Theo dõi bài viết sau của CoDX để hiểu rõ hơn. 

1. Tìm hiểu Deep Work là gì?

Deep Work là một phương pháp làm việc tập trung cao độ, không bị gián đoạn, nhằm tối ưu hóa năng suất và chất lượng công việc. Phương pháp này xướng bởi Cal Newport trong cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World.

Deep Work khuyến khích tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trong khoảng thời gian dài, loại bỏ mọi yếu tố gây phân tâm. Newport cho rằng khả năng làm việc sâu, tập trung là kỹ năng quan trọng nhất để đạt được thành công trong môi trường hiện đại đầy rẫy sự xao nhãng.

Khái niệm Deep Work xuất phát từ nhu cầu đối phó với những yếu tố gây mất tập trung dẫn đến quá tải trong công việc, cuộc sống hiện đại. Trong thời số, chúng ta phải đối mặt với vô vàn thông báo từ mạng xã hội, email, và các ứng dụng khác, khiến khả năng tập trung bị suy giảm nghiêm trọng. 

Cal Newport, một giáo sư khoa học máy tính tại Đại học Georgetown, đã quan sát thấy rằng những người thành công thường có khả năng làm việc sâu, tách biệt khỏi các phiền nhiễu. Ông đã đưa ra lý thuyết và phương pháp thực hành Deep Work nhằm giúp mọi người cải thiện năng suất và đạt được các mục tiêu lớn hơn trong công việc.

2. Lợi ích khi áp dụng Deep work trong công việc

2.1 Tăng năng suất

Một trong những lợi ích rõ ràng nhất của Deep Work là tăng năng suất. Khi làm việc trong trạng thái tập trung cao độ, bạn có thể hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn. Điều này là do Deep Work loại bỏ các yếu tố gây phân tâm, giúp bạn tập trung toàn bộ năng lượng vào một nhiệm vụ duy nhất.

Deep Work không chỉ giúp bạn hoàn thành nhiều việc hơn mà còn nâng cao chất lượng công việc. Khi tập trung cao độ, bạn có thể suy nghĩ sâu sắc hơn, đưa ra các giải pháp sáng tạo, giải quyết những vấn đề phức tạp. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực yêu cầu tư duy sáng tạo và phân tích, như nghiên cứu, viết lách, lập trình, thiết kế.

2.2 Giảm căng thẳng

Khi bạn thường xuyên làm việc trong trạng thái phân tâm, não bộ phải chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ khác nhau, dẫn đến mệt mỏi và căng thẳng. Do vậy phương pháp làm việc Deep Work sẽ giúp giảm căng thẳng bằng cách cho phép bạn tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Phương pháp này giúp bạn cảm thấy kiểm soát được công việc của mình, giảm bớt áp lực và lo lắng.

2.3 Phát triển kỹ năng

Thực hành Deep Work thường xuyên giúp bạn phát triển kỹ năng chuyên môn và nâng cao năng lực tư duy. Khi bạn dành thời gian tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể, bạn không chỉ hoàn thành công việc mà còn cải thiện kỹ năng của mình. 

3. Cách áp dụng Deepwork hiệu quả trong quản lý công việc

4 Bước áp dụng Deepwork hiệu quả trong công việc:

• Bước 1: Xác định thời gian Deep Work
• Bước 2: Tạo không gian làm việc yên tĩnh
• Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết
• Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Bước 1: Xác định thời gian Deep Work

Một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất trong phương pháp làm việc Deep Work là xác định các khoảng thời gian cụ thể. Việc xác định thời gian Deep Work cụ thể giúp bạn tạo ra một lịch trình rõ ràng và không bị gián đoạn bởi các công việc khác. Hãy chọn những khung giờ mà bạn cảm thấy tỉnh táo và tập trung nhất, thường là buổi sáng sớm hoặc sau giờ nghỉ trưa. Tuân thủ nghiêm ngặt các khung giờ này để hình thành thói quen làm việc sâu.

Bước 2: Tạo không gian làm việc yên tĩnh

Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến khả năng tập trung của bạn. Hãy chọn một nơi làm việc yên tĩnh, ít bị xao nhãng, có thể là một phòng riêng hoặc một góc yên tĩnh trong văn phòng. Sử dụng tai nghe chống ồn để ngăn chặn tiếng ồn xung quanh, giúp bạn duy trì sự tập trung cao độ.

Bước 3: Lập kế hoạch chi tiết

Trước khi bắt đầu mỗi phiên Deep Work, hãy lập kế hoạch chi tiết cho những nhiệm vụ bạn sẽ thực hiện. Xác định rõ ràng mục tiêu và các bước cần thiết để hoàn thành công việc. Việc này giúp bạn có một lộ trình cụ thể, tránh được tình trạng lãng phí thời gian vào các hoạt động không cần thiết.

Các yếu tố gây phân tâm, như thông báo điện thoại, email, và các ứng dụng mạng xã hội, là nguyên nhân chính dẫn đến việc mất tập trung. Do vậy bạn cần tắt tất cả các thông báo không cần thiết, đặt điện thoại ở chế độ im lặng hoặc tắt nguồn trong suốt thời gian làm việc sâu.

Bên đó, áp dụng các công cụ quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc để giúp duy trì sự tập trung cao nhất. Một số ứng dụng quản lý công việc, phương pháp Pomodoro,… sẽ giúp bạn phấn bổ thời gian hợp lý và tránh tình trạng kiệt sức.

Bước 4: Theo dõi và đánh giá

Cuối cùng, hãy thường xuyên theo dõi và đánh giá quá trình áp dụng Deep Work của mình. Sau mỗi phiên Deep Work bạn có thể ghi lại những gì đã đạt được, những khó khăn gặp phải và cách bạn đã vượt qua chúng. Việc này giúp bạn nhận ra những điểm mạnh, điểm yếu, từ đó cải thiện phương pháp làm việc của mình.

4. Những quan điểm sai lầm về Deep Work cần loại bỏ

Mặc dù Deep Work đã được chứng minh là một phương pháp hiệu quả trong việc tăng cường năng suất và chất lượng công việc, nhưng vẫn có một số quan điểm sai lầm cần được loại bỏ để áp dụng phương pháp này một cách hiệu quả.

• Deep Work không cần thiết trong ngành sáng tạo: Một quan điểm sai lầm phổ biến là Deep Work không phù hợp với các ngành đòi hỏi sự sáng tạo, như viết lách, thiết kế, hoặc nghệ thuật. Thực tế, Deep Work đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực này. Khả năng tập trung cao độ giúp bạn đào sâu vào tư duy sáng tạo, phát triển ý tưởng mới và giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Chỉ cần làm việc chăm chỉ, không cần tập trung: Một số người cho rằng chỉ cần làm việc chăm chỉ và dành nhiều thời gian làm việc là đủ để đạt được kết quả tốt. Tuy nhiên, làm việc chăm chỉ mà không có sự tập trung cao độ có thể dẫn đến sự giảm hiệu suất. Thay vì làm việc chăm chỉ không có mục tiêu rõ ràng, Deep Work khuyến khích làm việc thông minh và hiệu quả.
• Deep Work chỉ dành cho những người làm việc tự do: Một quan điểm sai lầm khác là Deep Work chỉ phù hợp với những người làm việc tự do hoặc những người có quyền tự chủ cao trong công việc. Thực tế, bất kỳ ai, dù làm việc trong môi trường văn phòng hay tự do, đều có thể áp dụng Deep Work để cải thiện năng suất.
• Deep Work không phù hợp với công việc nhóm: Một số người cho rằng Deep Work không thể áp dụng trong các công việc đòi hỏi sự hợp tác nhóm. Tuy nhiên, Deep Work và làm việc nhóm không loại trừ lẫn nhau. Có thể kết hợp Deep Work với các cuộc họp và làm việc nhóm bằng cách dành các khung giờ nhất định cho công việc cá nhân sâu và các khung giờ khác cho việc tương tác nhóm. Sự phân chia này giúp bạn tận dụng tối đa thời gian cho cả công việc cá nhân lẫn công việc nhóm.
• Deep Work làm giảm sự linh hoạt trong công việc: Quan điểm Deep Work làm giảm sự linh hoạt với các tình huống bất ngờ. Đây là một quan điểm sai lầm, thực tế, Deep Work không yêu cầu bạn phải hoàn toàn loại bỏ các công việc khẩn cấp hay tương tác xã hội. Thay vào đó, nó khuyến khích bạn sắp xếp thời gian một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Bạn có thể linh hoạt điều chỉnh lịch trình Deep Work để phù hợp với nhu cầu công việc hàng ngày.

5. Công cụ hỗ trợ Deep Work đạt hiệu suất tối nhất

Phần mềm quản lý công việc CoDX Task là một công cụ giúp tối ưu hóa phương pháp làm việc  Deep Work. 

• CoDX Task cho phép lên kế hoạch công việc chi tiết, từ việc thiết lập mục tiêu đến phân bổ thời gian cho mỗi nhiệm vụ. 
• Để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ deadline nào, CoDX Task hỗ trợ thiết lập cảnh báo cho từng nhiệm vụ hoặc dự án.
• Tính năng thiết lập chế độ ưu tiên của CoDX Task giúp xác định và quản lý mức độ quan trọng của từng nhiệm vụ. 
• CoDX Task cung cấp các báo cáo và đánh giá công việc trực quan, sinh động giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc. 

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

Với những tính năng nổi bật trên, CoDX Task không chỉ là một ứng dụng làm việc nhóm thông minh mà còn là một trợ lý đắc lực giúp bạn thực hành Deep Work Hiệu quả nhất, từ đó nâng cao năng suất trong công việc.

Hy vọng qua bài viết trên bạn đã hiểu rõ Deep Work là gì và những cách tiếp cận phương pháp này hiệu quả. Có thể thấy, để áp dụng phương pháp làm việc Deep Work thành công ngoài áp dụng công cụ, phương pháp hiệu quả thì sự kiên trì, thói quen duy trì trạng thái làm việc sâu là yếu tố quan trọng. Do vậy, cần kết hợp các yếu tố bổ trợ như công cụ quản lý công việc, phương pháp phân bổ thời gian, sự kiên trì của bản thân để loại bỏ xao nhãng, tập trung sâu vào công việc để mang đến kết quả làm việc tốt nhất.