Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và thể thức văn bản

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Vì có vai trò quan trọng nên Chính phủ ban hành các Nghị định về công tác văn thư nhằm hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng CoDX tìm hiểu về những điểm mới cần lưu ý trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nhé!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Tin chuyển đổi số của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Cùng chủ đề:

Quy định về nghị định 23/2015 về chứng thực bản sao của Chính phủ

Bảng thời hạn bảo quản tài liệu theo nghị định số 30/2020

Luật văn thư lưu trữ mới nhất liên quan đến Nghị định số 30

1. Tổng quan về Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 05/3/2020 là Nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư. Nghị định 30/NĐ-CP thay thế cho Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP; sửa đổi và bổ sung cho Nghị định 110/204/NĐ-CP.

Nghị định 30 được ban hành nhằm khắc phục những hạn chế, bất cập của những nội dung liên quan đến công tác văn thư đã được quy định nhưng chưa phù hợp với thực tiễn. Bên cạnh đó, Nghị 30/2020 cũng bổ sung những quy định về công tác văn thư chưa được điều chỉnh bởi các quy phạm pháp luật.

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP gồm có 7 chương với 38 điều. Ngoài chương 1 quy định chung và chương 7 điều khoản thi hành, Nghị định 30 quy định về các vấn đề như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; quản lý nhà nước về công tác văn thư.

2. Những điểm mới cần biết trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

Dưới đây là một số điểm mới đáng chú ý của Nghị định 30 mà bạn nên biết:

2.1 Các loại văn bản hành chính theo nghị định 30

Nghị định 30 quy định văn bản hành chính sẽ gồm có 29 loại sau:

Nghị quyết (cá biệt)
Quyết định (cá biệt)
Chỉ thị
Quy chế
Quy định
Thông cáo
Thông báo
Hướng dẫn
Chương trình
Kế hoạch
Phương án
Đề án
Dự án
Báo cáo
Biên bản
Tờ trình
Hợp đồng
Công văn
Công điện
Bản ghi nhớ
Bản thỏa thuận
Giấy uỷ quyền
Giấy mời
Giấy giới thiệu
Giấy nghỉ phép
Phiếu gửi
Phiếu chuyển
Phiếu báo
Thư công

Bởi văn bản hành chính là những loại văn bản được hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành và giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức. Vậy nên, so với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đã thêm 1 loại văn bản là Phiếu báo vào danh sách các loại văn bản hành chính và loại bỏ khỏi danh sách 4 loại văn bản sau:

Bản cam kết
Giấy chứng nhận
Giấy đi đường
Giấy biên nhận hồ sơ

2.2 Các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Theo Nghị định 30 về công tác văn thư, các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày như sau:

Bắt buộc dùng phông chữ Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
Chỉ sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm) cho tất cả các loại văn bản hành chính. Trình bày văn bản theo chiều dài của giấy. Có thể trình bày theo chiều rộng nếu văn bản đó có các bảng, biểu nhưng không làm thành phụ lục riêng.
Thay đổi cách đánh số trang văn bản, từ trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy thành đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản. Số trang văn bản được đánh từ số 1 bằng chữ số Ả-rập với cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất.
Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (nếu có).
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang của văn bản. Đối với tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng và đậm. Đối với trích yếu nội dung văn bản, đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm với cỡ chữ từ 13 – 14. Ngoài ra, bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang nét liền có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ.
Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 – 14.
Quy định về chữ ký số là một điểm mới rất đáng chú ý nữa tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, hình ảnh và vị trí chữ ký số của người hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chính là hình ảnh chữ ký của người hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở trên văn bản giấy. Chữ ký số của người có thẩm quyền có màu xanh, còn chữ ký số của cơ qua, tổ chức có thẩm quyền là màu đỏ. Định dạng của chữ ký số là Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.
Bổ sung quy định về Phụ lục kèm theo, phải có chỉ dẫn về Phụ lục. Nếu có từ hai Phụ lục trở lên, các Phụ lục đó phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
Nghị định 30 quy định 3 loại văn bản là Công văn, Tờ trình và Báo cáo phải có nơi nhận ở phần thứ nhất.

2.3 Quy định về trách nhiệm liên quan đến văn bản được soạn thảo và ký, ban hành văn bản

Đối với trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi, chức trách nhiệm vụ được giao”.

Đối với trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký ban hành, Nghị định 30 quy định trách nhiệm trên là của “Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản”.

Đối với thẩm quyền ký thừa lệnh, Nghị định 30 quy định “Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay”.

Về phần trách nhiệm đối với văn bản hành chính đã được ký ban hành, Nghị định 30 quy định: “Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành”.

Về phần bút để ký văn bản giấy, Nghị định 30 quy định: “Dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”.

2.4 Quy định về giá trị pháp lý đối với văn bản điện tử

Tại Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu rõ rằng: “Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy”.

2.5 Quy định về chữ viết hoa

Giống như Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Nghị định 30 cũng quy định có 5 nhóm trường hợp phải viết hoa. Tuy nhiên, trong từng nhóm, Nghị định 30 đã bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa như:

Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt phải viết hoa (gồm Nhân dân, Nhà nước)
Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể, viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều (không viết hoa điểm, khoản so với quy định của Thông tư số 01/2011/TT-BNV).

Nghị định 30 bổ sung thêm một số trường hợp phải viết hoa so với Thông tư số 01 về thể thức văn bản

2.6 Quy định về việc đính chính và thu hồi văn bản

Về việc đính chính văn bản, Khoản 3, Điều 18, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản”.

Về việc thu hồi văn bản, Nghị định 30 cũng đã bổ sung quy định mới đó là: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi thì bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Còn đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được thông báo thu hồi thì bên nhận phải hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên hệ thống, đồng thời bên nhận cũng phải thông báo qua hệ thống để bên gửi được biết.

2.7 Quy định về công tác quản lý văn bản đến

Trong công tác quản lý văn bản đến, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP bổ sung thêm Phiếu giải quyết văn bản đến. Khi thông tin về việc chỉ đạo giải quyết văn bản đến không thể hiện hết trên dấu “ĐẾN” thì có thể ghi lại trong Phiếu giải quyết văn bản đến.

Những quy định mới trong Nghị định 30 đã giúp công tác quản lý văn bản đến trở nên thuận tiện hơn. Bên cạnh đó, hiện nay có rất nhiều cơ quan, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đến. Phần mềm đã giúp việc lưu trữ và tìm kiếm văn bản trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

>>> 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐI ĐẾN TỐI ƯU – CHUYÊN NGHIỆP <<<

Trong số các phần mềm quản lý văn bản đến hiện nay, phần mềm của CoDX được nhiều khách hàng tin chọn khi sở hữu nhiều ưu điểm. Phần mềm quản lý văn bản đến của CoDX sẽ hỗ trợ các đơn vị, tổ chức quản lý văn bản một cách hiệu quả nhất. Khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản của CoDX, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được khá nhiều thời gian, công sức và các khoản chi phí vận hành (nhân sự, in ấn, quản lý,…). Với phần mềm, tài liệu sẽ được quản lý tập trung, phân quyền rõ ràng và bảo mật tuyệt đối. Bên cạnh đó, việc tìm kiếm, truy xuất tài liệu cũng sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn.