Quản lý hiệu suất là gì? 4 Bước quy trình quản trị liên tục [Ví dụ]

Quản lý hiệu suất liên tục, hiệu quả giúp doanh nghiệp khai thác tối đa năng lực nhân sự đồng thời thúc đẩy sự phát triển bền vững của tổ chức. Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu quy trình quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên cùng các công cụ hỗ trợ trong bài viết dưới đây. 

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

Cùng chủ đề:

• Phân biệt hiệu quả và hiệu suất
• Kaizen là gì – 10 Nguyên tắc áp dụng thành công

1. Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất (Performance Management) là hoạt động theo dõi liên tục, quản lý đánh giá hiệu quả công việc và cải thiện hiệu suất cho nhân viên dựa trên các tiêu chí đánh năng lực cụ thể.

Bên cạnh đó, quản trị hiệu suất cũng là cách hiệu quả để định hướng, thúc đẩy khả năng làm việc của nhân sự. Từ việc đem lại lợi ích cho các công việc của từng nhân sự, doanh nghiệp có thể đạt được các mục tiêu kinh doanh một cách dễ dàng hơn.

2. Tầm quan trọng của việc quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên

Theo nghiên cứu của Willis Tower Watson, các công ty sử dụng mô hình quản lý hiệu suất hiệu quả có khả năng vượt trội hơn đối thủ cạnh tranh về mặt tài chính gấp 1,5 lần và năng suất của nhân viên tăng lên gấp 1,25 lần.

Mỗi nhân sự trong doanh nghiệp đều đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành các kế hoạch dự án. Nếu các cá nhân làm việc hiệu quả, đảm bảo tiến độ theo kế hoạch, doanh nghiệp sẽ ngày càng phát triển. Do đó, việc quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. 

Cụ thể, những lợi ích khi doanh nghiệp quản lý được hiệu suất của nhân sự: 

• Đối với từng nhân sự: Nhân sự có thể nắm được điểm mạnh và điểm hạn chế của bản thân trong cách làm việc, nguyên nhân tại sao làm việc không hiệu quả, từ đó có các phương án khắc phục. Khi điều chỉnh được hiệu suất làm việc cá nhân, nhân viên sẽ đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp về công việc. 
• Đối với quản lý, lãnh đạo: Việc quản lý sát sao hiệu suất giúp người quản lý đánh giá khả năng làm việc của từng nhân sự. Qua đó, doanh nghiệp có thể đề ra những thay đổi, điều chỉnh sao cho phù hợp để phát triển thế mạnh và hạn chế các điểm yếu trong quy trình làm việc.

3. Mô hình quản lý hiệu suất liên tục trong doanh nghiệp hiệu quả

Để quản lý hiệu suất hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình theo quy trình gồm 4 bước sau của CoDX: 

• Bước 1: Lập kế hoạch quản lý chi tiết
• Bước 2: Triển khai các công việc trong kế hoạch
• Bước 3: Theo dõi các hoạt động
• Bước 4: Đánh giá và công nhận kết quả

3.1 Lập kế hoạch quản lý hiệu suất chi tiết

Kế hoạch quản trị hiệu suất cần được thiết lập chi tiết cho từng bước: mục tiêu, nội dung và hành động triển khai. Bên cạnh đó, hãy đảm bảo các hoạt động đã đề ra nhận được sự hưởng ứng và tham gia đóng góp của toàn thể nhân sự. 

Trong quá trình lập mục tiêu cho kế hoạch, doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình SMART để mục tiêu được chi tiết nhất, cụ thể: 

• Specific (S): Cụ thể
• Measurable (M): Có thể đo lường được 
• Attainable (A): Khả thi 
• Relevant (R): Liên quan đến thực tế 
• Time bound (T): Thời gian thực hiện và hoàn thành

Một số điều cần lưu ý khi lên kế hoạch cho mô hình quản lý hiệu suất liên tục:

• Sự kết hợp giữa cấp quản lý và nhân viên: Nhà quản lý cần phải thường phải thường xuyên trao đổi, thông báo kế hoạch đến các phòng ban, đảm bảo tất cả nhân sự đều nắm rõ được nhiệm vụ và cách đánh giá hiệu suất. Trong khi đó, nhân viên cũng cần phải tích cực tham gia đóng góp ý kiến và phản hồi để hoàn thiện kế hoạch.
• Linh hoạt tinh chỉnh: Bản kế hoạch phải có tính linh hoạt điều chỉnh để phù hợp với mọi tình huống thực tế.

3.2 Xây dựng một hệ thống đánh giá hiệu suất liên tục

Bước 2, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống đánh giá công bằng, minh bạch, bao gồm những chỉ số đánh giá hiệu suất, tiêu chí đánh giá.

Bạn có thể đánh giá hiệu suất nhân viên dựa trên phương pháp thang điểm với những tiêu chí quan trọng sau:

• Năng suất làm việc của nhân viên.
• Chất lượng công việc.
• Mức độ đóng góp cho công ty.
• Khả năng làm việc đội nhóm.
• Kỹ năng chuyên môn.
• Thái độ làm việc hoặc khả năng tự học hỏi.

Lưu ý, việc xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất cần được thực hiện liên tục, cập nhật mới thường xuyên. Ngoài ra, các tiêu chí đánh giá cần được xây dựng theo sát mục tiêu ban đầu, để đảm bảo rằng nhân viên đang thực hiện công việc đúng phương hướng.

3.3 Quản lý, theo dõi các hoạt động

Cấp quản lý cần theo dõi tiến độ thực hiện các công việc của nhân viên sát sao, chặt chẽ và đưa ra phản hồi đều đặn. 

Bên cạnh việc kiểm tra và giám sát, quản lý các phòng ban có thể giao tiếp trực tiếp với nhân viên thông qua các buổi họp để nhanh chóng nắm bắt các điểm khó khăn trong quy trình làm việc. 

Trong quá trình theo dõi và quản lý hiệu suất làm việc, nhà quản lý cần lưu ý 2 vấn đề sau:

• Giám sát định kỳ theo tháng/quý: Chu kỳ giám sát nhân viên không nên quá dài, vì khi có những vấn đề hoặc sự cố xảy ra sẽ không kịp thời khắc phục.
• Giám sát đồng hành: Việc theo dõi nên được thực hiện dựa trên tinh thần giải quyết vấn đề, tháo gỡ khúc mắc. Không nên quá gắt gao, cứng nhắc vì sẽ gây áp lực vô hình lên đội ngũ nhân viên.

3.4 Đánh giá và công nhận kết quả

Cuối cùng, để quản trị hiệu suất, doanh nghiệp cần đánh giá lại các công việc đã thực hiện. Thông thường, việc đánh giá này sẽ bắt đầu sau các chu kỳ cụ thể như 3 tháng hay 6 tháng,… 

Song song với đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp cũng nên tổ chức các hoạt động công nhận thành tích nhân viên. Đó có thể là những phần thưởng, bằng khen hay tuyên dương công khai để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, gia tăng động lực làm việc.

4. Các phương pháp quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả nhất

5 Phương pháp quản trị hiệu suất liên tục hiệu quả có thể áp dụng:

1. Đánh giá hiệu suất định kỳ nhiều hơn
2. Liên tục đưa ra các phản hồi về kết quả công việc của nhân sự
3. Xây dựng lộ trình nghề nghiệp và thăng tiến
4. Ứng dụng công nghệ để theo dõi quản lý hiệu suất trực quan
5. Khen thưởng đúng lúc và kịp thời

4.1 Đánh giá hiệu suất nhiều hơn

Việc đánh giá hiệu suất định kỳ 6 tháng hay 1 năm sẽ hạn chế về việc phát hiện kịp thời sự thay đổi hiệu suất của nhân viên.

Do đó, thay vì định kỳ 6 tháng đánh giá thì nhà quản lý nên đánh giá hiệu suất mỗi tháng. Khi nắm rõ hiệu suất của nhân viên, nhà quản lý sẽ kịp thời đưa ra các phương án điều chỉnh khi hiệu suất giảm.

4.2 Liên tục đưa ra các phản hồi về kết quả công việc của nhân sự

Để hiệu suất làm việc của nhân sự được cải thiện nhanh nhất, quản lý cấp trung nên liên tục đưa ra các phản hồi về kết quả công việc cho nhân viên cấp dưới.

Một số các phản hồi cần đưa ra trong quy trình quản lý hiệu suất liên tục của nhân viên như:

• Khả năng hoàn thành công việc theo đúng tiến độ
• Tính hiệu quả của công việc sau khi hoàn thành như thế nào?
• Sự cải thiện về hiệu suất của nhân viên như thế nào?
• Cập nhật các kiến thức chuyên môn mới để nhân viên kịp thời ứng dụng trong công việc để gia tăng hiệu quả.

4.3 Xây dựng lộ trình nghề nghiệp và thăng tiến

Một trong những phương pháp quản trị hiệu suất nhân sự hiệu quả nhất chính là cho họ thấy được lộ trình thăng tiến và phát triển nghề nghiệp khi làm tại doanh nghiệp. Đây chính là động lực cốt lõi của hầu hết đa số nhân sự. 

Hãy cho họ  một “mục tiêu lớn”, họ sẽ luôn nhiệt huyết và liên tục tạo ra hiệu suất để tiến đến mục tiêu lớn mà doanh nghiệp đã đề ra.

4.4 Ứng dụng công nghệ để theo dõi quản lý hiệu suất trực quan

Ứng dụng các công cụ như quản lý công việc, đánh giá hiệu suất sẽ giúp lãnh đạo nắm rõ theo cách trực quan nhất từng hiệu suất công việc của nhân viên.

Một số phần mềm bạn có thể tìm hiểu để quản trị hiệu suất làm việc của nhân viên như:

• Phần mềm quản lý công việc
• Phần mềm quản trị mục tiêu OKR
• Phần mềm đánh giá hiệu suất
• Phần mềm văn phòng số để quản trị toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp

4.5 Khen thưởng đúng lúc và kịp thời

Tuyên dương, công nhận nỗ lực và khen thưởng là các hình thức giúp gia tăng động lực hướng đến quản trị hiệu suất toàn diện hiệu quả mà các doanh nghiệp hiện nay nên áp dụng.

Đừng nghĩ quá phức tạp về chi phí khen thưởng cho nhân viên, hiện nay, nhiều nền tảng ví thưởng nhân viên được ra đời sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được chi phí khen thưởng mà vẫn làm nhân viên cảm thấy lòng.

Có thể tìm hiểu thêm về ví thưởng CoDX và hệ thống gia tăng trải nghiệm nhân viên tại đây.

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRẢI NGHIỆM NHÂN VIÊN CODX-EXP

CoDX - EXP tập trung khai thác những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, khiến mọi khoảnh khắc tại doanh nghiệp đều trở nên ý nghĩa, đẩy mạnh động lực làm việc. Với các công cụ tích hợp tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thực của từng đối tượng như: 

• Phần mềm thông điệp tuyên dương CoDX - Thank you card cho phép gửi 6 loại thông điệp: Tuyên dương, cảm ơn, thiệp mừng, nhắn gửi, góp ý, đề xuất tạo sự gắn kết tập thể trong môi trường tổ chức mọi lúc - mọi nơi - mọi cấp bậc.
• Ví thưởng nhân viên giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình phúc lợi linh hoạt, cân bằng lương vật chất và lương cảm xúc, khen thưởng bằng sự thấu hiểu. Thông qua việc trao - tặng điểm thưởng, tích lũy và đổi quà để tăng mức độ hài lòng và trải nghiệm nhân viên.
• Bảng xếp hạng thành tích vinh danh nhân viên có hành vi phát triển theo khung năng lực lõi từ thông điệp realtime.
• Phần mềm khảo sát nhân viên, lắng nghe nhân viên trong suốt vòng đời của họ tại doanh nghiệp, từ đó cải thiện liên tục mọi trải nghiệm và gia tăng sự gắn kết.

Xem chi tiết tính năng hệ thống CoDX - EXP

Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX - EXP cực “hời”:

• 90 ngày trải nghiệm hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên CoDX - EXP miễn phí.
• Sử dụng miễn phí lên đến 180 ngày hệ thống không gian làm việc số với hơn 10 công cụ số khuyến khích nhân viên làm việc, giao tiếp và kết nối.
• Không cần tích hợp thanh toán.
• Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.

Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

5. Ví dụ về quản lý hiệu suất thành công tại các tập đoàn Việt Nam

5.1 Mô hình quản trị hiệu suất của Vinamilk

Vinamilk là tập đoàn sữa hàng đầu Việt Nam. Nhờ sở hữu một thống quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên hiệu quả, công ty đạt được mục tiêu và phát triển bền vững như hiện tại.

Cụ thể, Vinamilk xây dựng hệ thống quản trị hiệu suất liên tục dựa trên các nguyên tắc sau:

• Mục tiêu được đặt ra cho cả cá nhân và tập thể đều phải dựa trên nguyên tắc SMART (cụ thể, có thể đo lường, đạt được, có liên quan và có thời hạn).
• Vinamilk áp dụng hệ thống thẻ điểm cân bằng để theo dõi hiệu suất, kết hợp giữa các chỉ số tài chính và phi tài chính. 
• Vinamilk thực hiện đánh giá hiệu suất của nhân viên định kỳ, thường là hàng quý và hàng năm.
• Khuyến khích văn hóa phản hồi liên tục, nhân viên nhận được phản hồi thường xuyên từ cấp trên và đồng nghiệp về hiệu suất làm việc.
• Đánh giá hiệu suất công bằng, minh bạch. Kết quả đánh giá là cơ sở đưa các quyết định liên quan đến lương thưởng, thăng tiến, đào tạo,…

5.2 Mô hình quản lý hiệu suất của tập đoàn FPT

FPT là một tập đoàn công nghệ lớn của Việt Nam, nổi tiếng trong lĩnh vực công nghệ thông tin và viễn thông. Tiên phong trong việc triển khai hệ thống quản trị hiệu suất chuyên nghiệp đã giúp FPT phát triển mạnh mẽ trong nhiều năm qua. 

Mô hình quản trị hiệu suất của FPT được xây dựng dựa trên các nguyên tắc sau:

• Thực hiện đánh giá toàn diện 360 độ từ nhiều phía (cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân) để có cái nhìn khách quan nhất về hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân.
• Thường xuyên tổ chức các buổi họp để trao đổi, thảo luận và đánh giá hiệu suất công việc. Nhân viên được khuyến khích chia sẻ ý kiến, khó khăn và đề xuất giải pháp cho công việc.
• FPT xây dựng hệ thống khen thưởng và đãi ngộ hấp dẫn để khuyến khích nhân viên đạt được mục tiêu, đồng thời phát triển bản thân.

6. Áp dụng công cụ quản trị hiệu suất liên tục hiệu quả nhất

Song song với việc xây dựng kế hoạch quản lý, đánh giá hiệu suất nhân viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn áp dụng những công cụ, phần mềm hiện đại. CoDX OKRs và CoDX Digitalization là hai công cụ tối ưu cho doanh nghiệp muốn xem xét, cải thiện hiệu suất nội bộ. 

Cụ thể, một số tính năng của CoDX OKRs như sau: 

• Thiết lập mục tiêu chuẩn theo các quy chuẩn, mô hình như theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (Balanced Scorecard)….
• Phân rã mục tiêu chi tiết cho từng phòng ban, cá nhân trong doanh nghiệp 
• Thiết lập các chu kỳ để check-in mục tiêu và cập nhật các bằng chứng liên quan 
• Theo dõi tiến độ công việc và thực hiện mục tiêu trực quan 
• Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs) với tính năng họp định kỳ đánh giá tiến độ và tích hợp hệ thống ghi nhận thành tích, tuyên dương,…

Phần mềm CoDX OKR giúp xác định và lập chiến lược cho các mục tiêu, loại bỏ sự phỏng đoán, quản lý yếu kém và các quy trình truyền thống chỉ tồn tại trên giấy bằng những thiết lập số đo lường cụ thể. Đo lường thành công bằng các kết quả then chốt và Kết nối thành tích cá nhân với thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật của CoDX OKR:

• Thiết lập mục tiêu toàn diện theo nhiều mô hình: Xây dựng và quản lý cây mục tiêu theo sơ đồ tổ chức, mô hình BSC (balance score card) và 2 mô hình top-down & bottom-up
• Phân rã mục tiêu chi tiết: Chia nhỏ mục tiêu và kết quả cần đạt đến từng bộ phận, cá nhân; Nhân viên linh hoạt trong việc tự xây dựng mục tiêu cá nhân, cho phép liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu chung của nhóm, phòng ban, doanh nghiệp.
• “Check-in” mục tiêu: cho phép thiết lập chu kỳ check-in và cảnh báo khi check-in trễ hạn, tự động cập nhật dữ liệu và xét duyệt kết quả check-in
• Theo dõi tiến độ trực quan: Theo dõi dưới dạng Dashboard, đánh dấu tiến độ theo màu sắc, xem báo cáo đa dạng hình thức.
• Quản lý hiệu suất liên tục (CFRs): Tích hợp hệ thống tuyên dương - ví thưởng để: trao đổi - ghi nhận - phản hồi

Thông tin tổng quan về phần mềm CoDX OKR:

🔰 Tên phần mềm	CoDX OKR
🔰 Website	https://www.codx.vn/quan-ly-muc-tieu-okrs/
🔰 Bảng giá	Từ 499.000 VND/tháng
🔰 Miễn phí dùng thử	30 ngày dùng thử miễn phí
🔰 Liên hệ	0968 612 350
🔰 Khuyến mãi	Mạng xã hội nội bộ; Hồ sơ nhân viên; Cấu hình sơ đồ tổ chức

CoDX OKR hiện đang mở cho khách hàng sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Sau thời gian dùng thử, khách hàng chỉ phải trả 1 khoản phí nhỏ (chỉ từ 499k/tháng) để sử dụng. Tặng kèm thêm 3 phần mềm miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 - Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức - Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Các tính năng của CoDX Digitalization trong việc quản trị hiệu suất: 

• Chuẩn hóa và số hóa các quy trình nội bộ
• Thiết lập các quy trình xét duyệt nhanh chóng
• Ggiao việc nhanh chóng, quản lý công việc tường minh,…
• Báo cáo thống kê đa chiều, trực quan cho lãnh đạo, quản lý

Trên đây là những thông tin quan trọng cho doanh nghiệp về quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên. CoDX hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp đã nắm được thêm về tầm quan trọng và quy trình để quản trị hiệu suất hiệu quả. Ngoài các bài viết về quản trị điều hành, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các bài viết về quản trị nhân sự và chuyển đổi số khác của CoDX.