Hợp đồng là công cụ không thể thiếu thể hiện cam kết giữa cá nhân với doanh ngiệp hoặc doanh nghiệp với nhau. Việc quản lý thông tin hợp đồng một cách hiệu quả sẽ tiết kiệm chi phí bảo quản, lưu trữ, tạo nhiều cơ hội cạnh tranh hơn trên thị trường. Cũng CoDX tìm hiểu qua về các phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí hiện nay trong bài viết dưới đây.
1. Phần mềm quản lý hợp đồng là gì?
Phần mềm quản lý hợp đồng là công cụ hỗ trợ cho nhân viên trong bộ phận nhân sự, kinh doanh hoặc các bộ phận quản lý hồ sơ số hóa các hợp đồng tại doanh nghiệp của mình lên máy tính nhằm tránh mất mát, hư hao và dễ dàng xử lý thông tin liên quan đến hợp đồng.
Với phần mềm theo dõi hợp đồng sẽ mang lại tính bảo mật cao, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý giám sát theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng ra sao.
>> Xem thêm: Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp
2. Lợi ích phần mềm quản lý hợp đồng doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp
- Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng giúp dữ liệu được đồng bộ, hợp đồng được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất
- Toàn bộ quá trình xử lý hợp đồng từ tạo lập, xét duyệt, gia hạn, kiểm toán, thanh lý hợp đồng được diễn ra xuyên suốt, thuận lợi và chính xác.
- Chuẩn hóa quy trình xử lý hợp đồng để công việc diễn ra nhanh chóng, tránh sai sót, chậm tiến độ ảnh hưởng đến công việc chung
- Dễ dàng quản lý theo phân quyền, nhiều tầng, nhiều cấp, tương tác nhanh giữ nhân viên và quản lý về các vấn đề liên quan đến hợp đồng
- Tùy theo quy mô của doanh nghiệp mà có thể tổ chức phê duyệt cho từng loại hợp đồng tối ưu nhất.
Lợi ích cho nhân viên quản lý hợp đồng
- Có hệ thống quản lý tài liệu điện tử này sẽ nhắc nhở giữa các cột mốc thời gian trong hợp đồng như gia hạn, tái ký, ngày hết hiệu lực…. để nhân viên quản lý hợp đồng chủ động hơn trong công việc.
- Tìm kiếm và xử lý hợp đồng một cách chủ động nhanh chóng, kịp thời mà không cần tốn quá nhiều thời gia như cách quản lý truyền thống
Lợi ích cho người tạo và xét duyệt hợp đồng
- Hợp đồng được chuẩn hóa theo mẫu mang đến sự tiện lợi, nhanh chóng
- Có hệ thống email nhắc nhở xác định các nhiệm vụ cần xử lý trong hợp đồng. Từ đó, việc quản lý và thực thi hợp đồng được hiệu quả hơn.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc
3. Các phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí
3.1 Phần mềm quản lý hợp đồng PRO
Với phần mềm quản lý hợp đồng này thì bạn có thể làm việc và nhập các thông tin về hợp đồng qua Microsoft Excel. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép bạn lưu trữ nhiều bàn hợp đồng khác nhau và có thể in ra thành những bản nhỏ dưới mẫu báo cáo để dễ quan sát. Những tính năng chính của phần mềm theo dõi hợp đồng:
- Tích hợp trong Microsoft Excel, tự động nhập, xuất dữ liệu và tính toán trên Excel
- Tạo danh mục hợp đồng (Số hợp đồng, tên khách hàng, nội dung, ngày ký kết, giá trị)
- Hỗ trợ in theo mẫu và phân chia bản in theo từng khách hàng.
3. 2 Phần mềm quản lý hợp đồng Contractbook
Contractbook là phần mềm dùng để quản lý hợp đồng online. Phần mềm quản lý hợp đồng này với các tính năng có bản như: lưu trữ trực tuyến, ký, gửi… vô cùng tiện lợi. Không giống như các phần mềm khác, contractbook cung cấp giao diện cực kỳ đơn giản với các thông tin cơ bản của một hợp đồng mẫu cho cá nhân hoặc tổ chức.
Bạn dễ dàng soạn thảo hợp đồng bằng Contractbook bất kỳ ở đâu miễn là có kết nối internet.
3.3 PandaDoc
Tương tự Contratbook, PandaDoc cũng là phần mềm quản lý/theo dõi hợp đồng online, khong cần cài đặt trên máy tính vẫn có thể sử dụng. Trên PandaDoc bạn có thể tạo các mẫu hợp đồng chuyên nghiệp, chuẩn và đẹp. Ngoài ra, bạn cũng dễ dàng xuất, nhập dữ liệu từ máy tính lên PandaDoc một cách dễ dàng để quản lý dữ liệu.
>> Xem thêm: Ứng Dụng Excel Quản Lý Hồ Sơ Doanh Nghiệp
3.4 Phần mềm theo dõi hợp đồng Accelo
Accelo là phần mềm quản lý hợp đồng trên hệ thống đám mây, dễ dàng truy cập nếu có internet. Ngoài quản lý thông tin hợp đồng thì Accelo còn có thể quản lý dự án, kế hoạch… báo cáo để tiết kiệm thời gian.
3.5 Agiloft Free Edition
Bên cạnh các vấn đề liên quan đến quản lý hợp đồng, Agiloft còn giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát các vấn đề trong doanh nghiệp như dịch vụ khách hàng, quy trình tự phục vụ… Bằng cách cung cấp những tính năng linh hoạt, Agiloft có thể được ứng dụng trong mọi loại hình tổ chức, doanh nghiệp, chính phủ….
Trên đây là các thông tin hữu ích cho quý doanh nghiệp trong việc lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí. Ngoài ra, nếu cần một hệ thống quản lý tổng thể dành cho doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi qua hotline: 0901.555.063 hoặc [email protected].
>>> Xem thêm: Phân quyền tài liệu là gì? Làm sao kiểm soát quyền trước khi chia sẻ
