Quy trình Onboarding là những trải nghiệm đầu tiên của một nhân viên tại một doanh nghiệp, khoảng thời gian này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định ở lại hay rời đi của họ. Vậy onboarding là gì và cách xây dựng quy trình bài bản ra sao? Cùng CoDX tìm hiểu ngay qua bài viết sau đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Onboarding là gì?
Onboarding là chương trình đào tạo hội nhập cho nhân viên mới được doanh nghiệp xây dựng quy trình bài bản với 4 giai đoạn Pre-Onboarding, Orientation, Role Specific Training, Ongoing Support.
Một quy trình onboarding thành công sẽ giúp nhân sự mới sẽ hiểu rõ văn hóa, nhiệm vụ, chính sách, quy trình làm việc và các thông tin liên quan đến công ty một cách nhanh nhất.
Theo Bamboohr, thời gian chương trình hội nhập có thể kéo dài từ vài tuần đến 1 năm, tuy nhiên tốt nhất nên là từ 3 tháng trở lên. Vì khi đó, nhân viên mới có đủ tự tin và năng lực để hòa nhập với môi trường làm việc mới.
2. Lợi ích khi xây dựng quy trình Onboarding chuyên nghiệp là gì?
Khi doanh nghiệp xây dựng onboarding bài bản và chuyên nghiệp thì quy trình này sẽ đem đến 4 lợi ích như:
- Gia tăng trải nghiệm để giữ chân nhân viên
- Tiết kiệm chi phí đào tạo
- Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Tăng hiệu suất làm việc
2.1 Gia tăng trải nghiệm để giữ chân nhân viên
Một chương trình onboarding tốt sẽ gửi những thông tin tích cực của công ty đến nhân viên mới và lan rộng đến cộng đồng. Một khi nhận được nhiều đánh giá tốt từ nhân viên, công ty sẽ dễ dàng nâng cao giá trị, uy tín thương hiệu của mình trên thị trường tuyển dụng.
2.2 Tiết kiệm chi phí đào tạo
Một kế hoạch Onboarding với định hướng đúng đắn sẽ giúp nhân viên làm quen với công việc nhanh hơn với thường lệ (tiêu chuẩn là 2-3 tháng). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu và tối ưu chi phí cho việc đào tạo.
Bên cạnh đó, quy trình Onboard chuyên nghiệp sẽ tạo được hiệu quả và đội ngũ nhân sự chất lượng. Từ đó doanh nghiệp có thể hạn chế được chi phí đào tạo lại cho nhân viên.
2.3 Góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Chương trình Onboarding là cơ hội để doanh nghiệp truyền đạt những giá trị cốt lõi đến nhân viên mới. Đồng thời giúp họ hiểu rõ hơn về văn hóa doanh nghiệp về môi trường làm việc, cách thức giao tiếp, phương thức làm việc nhóm,…
Thông qua Onboarding, doanh nghiệp có thể tạo môi trường tương tác, giao tiếp lành mạnh giữa nhân viên mới và các thành viên khác trong tổ chức. Từ đó góp phần xây dựng văn hóa làm việc hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau.
2.4 Tăng hiệu suất làm việc
Nghiên cứu của Glassdoor đã chỉ ra rằng các tổ chức có quy trình Onboarding chuyên nghiệp có thể cải thiện năng suất làm việc của nhân viên hơn 70%.
Thông qua quá trình Onboard, doanh nghiệp sẽ đào tạo cho nhân viên về nhiệm vụ, kỹ năng và các công cụ cần thiết để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất. Khi nhân viên được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đầy đủ và nắm được quy trình làm việc thì đảm bảo rằng họ có đủ kiến thức cùng kỹ năng để đáp ứng nhu cầu công việc. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc đáng kể.
>>>Xem thêm: Vòng đời nhân viên: 7 Giai đoạn và 4 yếu tố tác động đến nhân sự
3. 4 Bước Xây dựng quy trình Onboarding nhân viên mới chuyên nghiệp
Mẫu quy trình Onboarding nhân viên mới chuẩn gồm 4 bước sau đây:
- Bước 1: Pre-Onboarding – Trước khi thực hiện Onboard
- Bước 2: Orientation – Ngày nhận việc đầu tiên
- Bước 3: Role Specific Training
- Bước 4: Ongoing Support
Bước 1: Pre-Onboarding – Trước khi thực hiện Onboard
Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình hội nhập, chúng bắt đầu ngay khi có ứng viên nhận offer làm việc của doanh nghiệp. Đây là thời điểm quan trọng để doanh nghiệp gây ấn tượng với ứng viên, vì chỉ cần một khúc mắc nhỏ cũng có thể khiến ứng viên thay đổi quyết định.
Để đảm bảo chuẩn bị đẩy đủ cơ sở vật chất tốt nhất chào đón nhân sự mới, Pre-Onboarding được chia làm 2 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: 1 Tuần trước khi nhân viên nhận việc
- Chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết: đồng phục, máy tính cá nhân, email nội bộ,…
- Chuẩn bị giấy tờ, hợp đồng liên quan: thông tin hồ sơ nhân sự, hợp đồng thử việc, nội quy làm việc,…
Giai đoạn 2: 1 Ngày trước khi nhân viên nhận việc
- Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu về nội quy, lịch trình Onboarding cụ thể để nhân viên hiểu rõ công việc cần làm.
- Chuẩn bị những cử chỉ, lời nói để gây ấn tượng tốt với nhân viên mới.
- Thiệp hoặc email chào mừng nhân viên mới.
- Doanh nghiệp cũng có thể xem xét tặng một món quà nhỏ cho nhân viên.
Bước 2: Orientation – Ngày nhận việc đầu tiên
Giai đoạn thứ 2 trong quy trình Onboarding là chào đón nhân viên mới vào ngày đầu nhận việc. Trong giai đoạn này, sự hiểu biết của nhân viên về đồng nghiệp hay quy trình làm việc dường như là “con số 0”. Vì vậy, cung cấp định hướng vào ngày Orientation Day là vô cùng cần thiết để nhân viên nhanh chóng thích nghi với môi trường mới.
Việc giới thiệu nhân viên mới sẽ giúp họ dễ dàng kết nối với cấp trên, đồng nghiệp. Nên phân chia nhiệm vụ để chào đón nhân viên trong ngày đầu tiên làm việc như sau:
- Phòng nhân sự: Giới thiệu nhân viên mới đến các phòng ban, giới thiệu lịch sử hình thành, phát triển, sơ đồ tổ chức, nội quy công ty,…Bên cạnh đó, HR cần thu thập đầy đủ những giấy tờ, hồ sơ cá nhân của nhân viên theo quy định của công ty.
- Bộ phận đào tạo: Thiết kế khung chương trình đào tạo hội nhập và thông báo đến những thành viên có nhiệm vụ. Đồng thời, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm tổ chức chương trình và kiểm tra sau đào tạo.
- Quản lý trực tiếp: Giới thiệu nhân viên đến các thành viên trong team. Chia sẻ quy trình, phong cách làm việc và cách phối hợp với các thành viên khác để hoàn thành tốt công việc.
- Đồng nghiệp: Giúp cộng sự mới giải đáp các thắc mắc về công việc hoặc liên quan đến doanh nghiệp.
Quy trình Orientation nên thực hiện trong vài ngày hoặc một tuần để tránh gây quá tải thông tin mang đến những trải nghiệm hội nhập hiệu quả cho nhân viên mới.
Bước 3: Role Specific Training
Đào tạo công việc cho nhân viên mới là bước quan trọng trong quy trình Onboarding. Nhân viên mới cần có người hướng dẫn thời gian đầu để họ tập quen với công việc, biết được mình sẽ làm gì từ đó hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Một số nội dung đào tạo được thực hiện trong quá trình hội nhập nhân sự như:
- Kiến thực về sản phẩm/dịch vụ: cung cấp những kiến thức về tính năng, lợi ích, đối tượng mục tiêu,…về sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
- Kiến thức về quy trình vận hành: nhân viên cần nắm rõ quy trình vận hành của doanh nghiệp như quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình sản xuất,…
- Kiến thức về công cụ/phần mềm hỗ trợ công việc: training nhân viên thao tác sử dụng và cách tối ưu hiệu quả sử dụng vào từng vị trí.
- Kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: rèn luyện các buổi đào tạo nâng cao kỹ năng mềm cho nhân viên như giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề,…
Bước 4: Ongoing Support
Bước vào giai đoạn này, nhân viên chuẩn bị chuyển đổi từ vai trò nhân viên thử việc sang nhân viên chính thức. Thông thường, giai đoạn này sẽ kéo dài từ 2 tháng cho đến 6 tháng, tùy thuộc vào yêu cầu của doanh nghiệp.
Trong giai đoạn Ongoing Support cần thực hiện các hoạt động sau:
- Cung cấp cơ hội học tập và phát triển: đây là giai đoạn quan trọng để nhân viên phát triển kỹ năng và kiến thức cho công việc. Doanh nghiệp có thể tạo cơ hội để nhân viên tham gia các khóa đào tạo, hội thảo, dự án,…
- Hỗ trợ khó khăn trong công việc: Ở giai đoạn này, nhân viên mới vẫn còn gặp những khúc mắc, vấn đề khó khăn trong công việc. Các nhà quản lý có vai trò hỗ trợ nhân viên kịp thời để có thể giải quyết kịp thời và hoàn thành tốt công việc.
- Đánh giá hiệu suất công việc: việc làm này cần được thực hiện để xác định điểm mạnh, hạn chế của nhân viên mới, từ đó đưa ra những kế hoạch phát triển phù hợp.
4. Thực hiện quy trình Onboarding như thế nào hiệu quả?
Onboarding là một quá trình dài, không phải diễn ra ngày một ngày hai. Không chỉ đơn giản là hoạt động giới thiệu nhân viên mới cho nhân viên cũ hay giới thiệu về công ty, mà Onboarding mang những trọng trách quan trọng hơn thế nữa.
Để qua trình Onboarding hiệu quả, giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập thì doanh nghiệp nên:
- Xác định mục tiêu của quy trình onboarding
- Nên chuẩn bị trước nội dung
- Chào đón nhân sự mới bằng nhiều hình thức
- Tổ chức chương trình đào tạo bài bản
4.1 Xác định mục tiêu của quy trình Onboarding
Để xây dựng chiến lược Onboarding hiệu quả, cấp quản lý và bộ phận HR cần xác định được giá trị mục tiêu của hành động này trước tiên. Bằng cách trả lời những câu hỏi dưới đây, doanh nghiệp có thể phần nào biết được mục tiêu cụ thể của chiến lược Onboarding:
- Đâu là thông tin nhân viên mới cần biết khi gia nhập vào doanh nghiệp? Chế độ phúc lợi, quy định của công ty ra sao?
- Doanh nghiệp muốn xây dựng ấn tượng gì với nhân viên mới trong ngày đầu nhận việc?
- Bạn có thể cung cấp những gì để nhân viên cảm thấy được chào đón và trân trọng từ những ngày làm việc đầu tiên? (bàn làm việc, thiết bị văn phòng, tiện nghi đặc quyền,…)
- Bạn có thể phân bổ người cố vấn thích hợp để tăng trải nghiệm nhân viên tại doanh nghiệp hay không?
4.2 Nên chuẩn bị trước nội dung
Để quy trình onboarding hiệu quả và mang lại thành công, bộ phận nhân sự phụ trách cần chuẩn bị kỹ lưỡng nội dung hội nhập. Vậy những nội dung cần chuẩn bị cho những buổi Onboarding là gì? Chúng bao gồm:
- Nội dung giới thiệu công ty: Tên gọi, lĩnh vực kinh doanh và quy mô hoạt động, sứ mệnh, mục đích, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, mục tiêu và vai trò của từng bộ phận,…
- Nội dung về văn hóa doanh nghiệp: cơ bản sẽ có 4 nội dung chính như nêu rõ giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, tầm nhìn chiến lược, triết lý kinh doanh và sứ mệnh của doanh nghiệp.
- Nội dung về chính sách, quy trình làm việc: gồm trách nhiệm/nghĩa vụ, cơ chế thưởng/phạt, các quy trình và thủ tục làm việc.
4.3 Chào đón nhân sự mới bằng nhiều hình thức
Thay vì những lời giới thiệu trịnh trọng như cách Onboarding truyền thống, bạn có thể biến nó thành cuộc trò chuyện thân mật hoặc mời nhân viên mới tham gia bữa tiệc nhỏ cùng nhau.
Bên cạnh đó, phòng HR nên có chương trình đón chào nhân viên mới trên bảng tin nội bộ, email,…để nhân viên cũ dù vắng mặt vẫn có thể biết về đồng nghiệp mới.
4.4 Tổ chức chương trình đào tạo bài bản
Đào tạo bài bản sẽ giúp nhân viên nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới hơn. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp lớn thường có 1 đội ngũ onboarding cho nhân viên theo cách chuyên nghiệp nhất.
5. Tham khảo tài liệu mẫu quy trình Onboarding chuyên nghiệp, bài bản
Với mong muốn hỗ trợ doanh nghiệp hội nhập nhân viên mới thành công, giảm thiểu tỷ lệ nhân viên nghỉ việc khi chỉ mới làm việc được 1-2 tháng đầu, CoDX đã biên soạn Ebook “Mẫu quy trình Onboarding cho nhân viên mới” đầy đủ, chi tiết nhất dành tặng MIỄN PHÍ cho bạn.
6. CoDX EXP – Hệ thống hỗ trợ thực hiện onboarding hiệu quả trong thời đại số
Với mục tiêu giúp các nhân viên mới hội nhập thành công tại tổ chức, CoDX đã xây dựng giải pháp quản trị nhân sự số CoDX EXP. Hệ thống cung cấp giải pháp hoàn hảo cho quy trình Onboarding của nhân viên mới.
Không chỉ là một nơi để chia sẻ thông tin, hệ thống Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp của CoDX còn cung cấp một không gian làm việc số, tương tác và gắn kết giữa các nhân viên. Nhân viên mới có thể dễ dàng kết nối và giao tiếp với các đồng nghiệp, cũng như được hỗ trợ và chia sẻ kinh nghiệm từ những người có kinh nghiệm hơn. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy thoải mái trong quá trình làm việc và nhanh chóng hội nhập vào văn hóa doanh nghiệp.
Đối với doanh nghiệp, việc truyền thông chính sách – chế độ nội bộ đến nhân viên mới dễ dàng hơn. Giúp nhân viên nắm bắt được các thông tin quan trọng về quy định và quy trình trong công ty. Đồng thời, kênh tin tức – sự kiện sẽ giúp họ bắt kịp các thông tin mới nhất về doanh nghiệp, hiểu rõ hơn về văn hóa và giá trị của công ty.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRẢI NGHIỆM NHÂN VIÊN CODX-EXP
CoDX - EXP tập trung khai thác những tính năng giúp nâng cao trải nghiệm nhân viên, khiến mọi khoảnh khắc tại doanh nghiệp đều trở nên ý nghĩa, đẩy mạnh động lực làm việc. Với các công cụ tích hợp tính năng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu thực của từng đối tượng như:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX - EXP cực “hời”:
- 90 ngày trải nghiệm hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên CoDX - EXP miễn phí.
- Sử dụng miễn phí lên đến 180 ngày hệ thống không gian làm việc số với hơn 10 công cụ số khuyến khích nhân viên làm việc, giao tiếp và kết nối.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Ngoài ra, việc nâng cao trải nghiệm số trong hành trình làm việc cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp cho nhân viên mới cảm thấy hài lòng và có động lực trong công việc. Tất cả những giải pháp này sẽ giúp cho quá trình Onboarding trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đồng thời đem lại những trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên mới của doanh nghiệp.
Khi hiểu được Onboarding là gì và xây dựng quy trình Onboarding cho nhân viên nhân mới chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể nâng cao trải nghiệm nhân viên và giảm tỉ lệ nhân sự nghỉ việc khi vừa mới thử việc. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhật những kiến thức quản trị nhân sự mới nhất nhé!
