Doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì cần hệ thống quản lý và kiểm soát nguồn lực chuyên nghiệp, nhất quán. Trong đó, hệ thống Hris chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý thông tin nhân sự tối ưu và hiệu quả nhất. Tìm hiểu cụ thể Hris là gì và cách chọn phần mềm phù hợp cho từng doanh nghiệp qua bài viết của CoDX.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Hris là gì?
Hris (Human Resource Information System) là hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực dùng để thu thập và lưu trữ mọi thông tin liên quan đến nhân sự trong tổ chức.
Dữ liệu tập trung trên hệ thống Hris bao gồm hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, chính sách về lương bổng, phúc lợi, quy định khen thưởng và kỷ luật, cũng như các thông tin về quá trình công tác của nhân viên. Những dữ liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp, phân tích và theo dõi định kỳ, tạo nên cơ sở vững chắc để đề xuất các chiến lược liên quan đến nguồn nhân lực của tổ chức.
Một hệ thống Hris toàn diện sẽ trang bị đầy đủ các tính năng như quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý thời gian làm việc, quản lý tiền lương, quản lý chấm công và các tính năng khác giúp tổ chức quản lý hiệu quả nhân sự của doanh nghiệp.
2. Vai trò của hệ thống Hris trong doanh nghiệp là gì?
Chỉ khi quản lý tốt đội ngũ nhân sự, doanh nghiệp mới có thể phát triển và nâng cao giá trị trên thị trường kinh doanh. Với tính toàn diện và tự động hóa, hệ thống Hris hoàn toàn có thể tăng cường hiệu quả trong quản lý thông tin nhân viên, tạo ra cơ sở dữ liệu chính xác.
Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhân sự tập trung
Thay vì sử dụng nhiều hệ thống khác nhau hoặc lưu trữ thông tin trên giấy tờ, Hris cho phép tổ chức quản lý và lưu trữ hồ sơ nhân sự trên một nền tảng tập trung. Nhờ đó, mọi công tác quản lý sẽ đơn giản hơn, hạn chế tình trạng sai sót trong quá trình điều chỉnh thông tin.
Thu thập thông tin nhân sự
Hris giúp tổ chức thu thập thông tin chi tiết về nhân viên từ nhiều nguồn khác nhau. Thông tin này có thể bao gồm thông tin cá nhân, quá trình công tác, kỹ năng và bằng cấp.
Bên cạnh đó, việc truy cập các tệp thông tin sẽ được đồng bộ theo tiêu đề hoặc keyword để thuận tiện cho việc tra cứu, tìm kiếm dữ liệu về sau.
Lập báo cáo tự động từ nguồn dữ liệu sẵn có
Hris có thể tự động tổng hợp các báo cáo nhân sự về tiền lương, thời gian làm việc, tuyển dụng,…dựa trên các dữ liệu có sẵn. Qua đó hỗ trợ nhà lãnh đạo đánh giá, phân tích và xây dựng chiến lược hiệu quả hơn trong công tác quản trị nhân sự.
3. Chức năng của hệ thống thông tin nguồn nhân lực
Thông thường, HR cần phải nắm rõ tất cả những tài liệu, thông tin về nhân viên trong tổ chức, bao gồm: thông tin nhân viên, quá trình làm việc, thành tích, năng lực, kinh nghiệm và chế độ lương thưởng. Nếu quản lý thủ công thì rất dễ xảy ra tình trạng quá tải, thất lạc, khó sắp xếp tìm kiếm và nguy cơ rò rỉ thông tin rất cao.
Hris chính là công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức quản lý và tối ưu hóa nguồn dữ liệu nhân sự. Dưới đây là những chức năng tiêu biểu của hệ Hris:
- Tổ chức lưu trữ và quản lý hồ sơ khoa học, bảo mật trên một hệ thống tập trung.
- Quản lý phân cấp theo thứ bậc trong tổ chức.
- Quản lý trọn vòng đời nhân viên từ giai đoạn tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng chính thức cho đến nghỉ việc.
- Ghi nhận và quản lý thời gian làm việc của nhân viên, từ việc đăng ký ca làm việc đến kiểm tra chấm công.
- Tính toán tiền lương, trợ cấp, phúc lợi, bảo hiểm và các khoản thanh toán khác.
- Quản lý quy trình tuyển dụng từ việc đăng tuyển, phỏng vấn đến việc chọn lựa ứng viên phù hợp.
- Quản lý, đo lường hiệu suất công việc và mức độ hài lòng của nhân viên.
- Dễ dàng tra cứu quy trình làm việc, từ đó đánh giá năng lực nhân viên để đưa ra xếp loại, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm hay luân chuyển một cách hợp lý.
- Cung cấp báo cáo và phân tích nhân sự tổng quan.
4. Cách chọn phần mềm Hris phù hợp cho doanh nghiệp
Xem ngay 7 bước chọn phần mềm Hris chi tiết phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp:
- Bước 1: Tìm hiểu về hệ thống Hris
- Bước 2: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
- Bước 3: Xem xét ngân sách đầu tư
- Bước 4: Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín
- Bước 5: Xác định lại nhu cầu và phạm vi triển khai
- Bước 6: Trao đổi với đơn vị cung cấp phần mềm
- Bước 7: Ra quyết định mua và sử dụng phần mềm
Bước 1: Tìm hiểu về hệ thống Hris
Trước khi bắt đầu, hãy tìm hiểu về các tính năng và ưu điểm của các hệ thống HRIS. Điều này giúp bạn xây dựng được yêu cầu chi tiết, sát với doanh nghiệp và khả năng triển khai của phần mềm.
Đặc biệt, hãy tìm hiểu các tiêu chí lựa chọn hệ thống thông tin quản trị nguồn lực như:
- Mức độ mở rộng và phát triển của hệ thống
- Mức độ phù hợp với các tác vụ của đội ngũ HR
- Khả năng tích hợp với các phần mềm quản trị khác
Những thông tin này bạn có thể tìm kiếm hoàn toàn trên internet, website của nhà cung cấp hoặc nhờ gọi đến bộ phận tư vấn phần mềm.
Bước 2: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng nhu cầu thực tế, tính năng của hệ thống, mức độ phù hợp với mục tiêu ngắn hạn, dài hạn.
Khi xác định nhu cầu, bạn có thể liệt kê đầy đủ những chức năng, thông tin cần quản lý, báo cáo cần truy xuất, quy trình nào cần tích hợp với hệ thống khác. Để vạch ra nhu cầu toàn diện nhất, bạn nên trao đổi, tham vấn và lấy ý kiến của lãnh đạo, các trưởng bộ phận trong tổ chức.
Bước 3: Xem xét ngân sách đầu tư
Xác định ngân sách cho việc mua và triển khai phần mềm Hris giúp hạn chế phạm vi tìm kiếm, chọn lựa các phần mềm phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.
Bạn có thể chọn mua phần mềm trọn gói, chia nhỏ ra từng giai đoạn triển khai theo tháng/năm hoặc giải pháp cho thuê theo user để phù hợp với dòng tiền doanh nghiệp.
Bước 4: Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín
Hãy chọn ra từ 2 đến 5 nhà cung cấp để cân nhắc và so sánh tính năng, giá thành, độ uy tín.
Hiện nay trên thị trường có khá nhiều đơn vị cung cấp phần mềm Hris, tuy nhiên hãy cân nhắc đến mức độ uy tín và dịch vụ của họ. Bạn có thể yêu cầu demo hoặc dùng thử phần mềm để trực tiếp trải nghiệm tính nắng và đưa ra những đánh giá khách quan nhất.
Bước 5: Xác định lại nhu cầu và phạm vi triển khai
Tại bước này, bạn cần đặt ra những mục tiêu cụ thể hơn, chẳng hạn như:
- Thời gian bắt đầu triển khai là khi nào?
- Thử nghiệm trong bao lâu?
- Làm thế nào để nhân viên hiểu cách vận hành của phần mềm?
- Sau bao lâu thì đưa ra kết quả đánh giá?
- Kết quả như thế nào thì đạt kỳ vọng và như thế nào thì chưa hiệu quả?
- Cần điều chỉnh hay phát triển thêm tính năng nào không?
Với cách xác định chi tiết về nhu cầu và phạm vi triển khai sẽ giúp doanh nghiệp thu hẹp danh sách phần mềm và tối ưu hóa quy trình lựa chọn.
Bước 6: Trao đổi với đơn vị cung cấp phần mềm
Tiếp theo, doanh nghiệp cần tiếp tục thương lượng với các nhà cung cấp lọt vào danh sách chọn lọc sau cùng. Dựa trên các tiêu chí đã tổng hợp, bạn sẽ đàm phán để giúp doanh nghiệp đạt những mục tiêu về nhu cầu sử dụng, phạm vi áp dụng, chi phí, lộ trình và các dịch vụ hỗ trợ khác.
Nếu là doanh nghiệp có quy mô lớn, bạn nên xem xét chiến lược phát triển và dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp để đảm bảo rằng phần mềm có thể phục vụ tốt cho chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
Bước 7: Ra quyết định mua và sử dụng phần mềm
Cuối cùng, doanh nghiệp cần đưa ra phương án quyết định, sau đó phối hợp với đơn vị cung cấp để triển khai sử dụng cho nội bộ nhân sự.
Tuy nhiên, thời gian đầu triển khai sẽ gây bỡ ngỡ và xáo trộn trong công việc, do đó nhà lãnh đạo cần chọn thời điểm triển khai phù hợp, không nên quá gấp gáp. Trong quá trình áp dụng, hãy giữ liên hệ với nhà cung cấp để nhận được sự hỗ trợ khi cần thiết.
5. Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự chuyên nghiệp với SureHCS
SureHCS là một hệ thống tích hợp với nhiều tính năng thông minh, giúp doanh nghiệp giải quyết hiệu quả các vấn đề về quản lý nhân sự, từ tuyển dụng, chấm công, tính lương đến đánh giá năng lực.
SureHCS không chỉ đơn giản là một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mà còn là một giải pháp toàn diện, giúp quy trình quản trị nhân lực trở nên mạch lạc và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Tính năng nổi bật:
- Lưu trữ đầy đủ thông tin nhân viên, cải thiện trải nghiệm nhân sự.
- Lưu trữ đầy đủ hơn 40 loại thông tin nhân viên, từ thông tin cá nhân đến chi tiết về công việc và tiền lương.
- Không chỉ giúp doanh nghiệp xác định nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ quản lý và đánh giá ứng viên một cách chuyên nghiệp.
- Tổ chức thực thi chính sách phúc lợi và khen thưởng đúng hạn chính xác, giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực.
- Đồng bộ dữ liệu từ máy chấm công, tổng hợp công lương một cách dễ dàng, chính xác và giảm thiểu sai sót so với quy trình làm thủ công.
PHẦN MỀM QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC SUREHCS
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực Lạc Việt SUREHCS là mô hình quản trị hiện đại dựa trên công nghệ tiên tiến nhất hiện nay, hơn 1000 khách hàng doanh nghiệp tin dùng. Được kết nối tất cả trong một hệ thống duy nhất, phần mềm cho phép doanh nghiệp, đặc biệt là phòng HR có thể giải kiểm soát và phát triển nguồn nhân lực một cách hiệu quả nhất. Tính năng nổi bật:
Đăng ký dùng thử phần mềm quản lý nhân sự SureHCS để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Trên đây là tất cả thông tin cho câu hỏi Hris là gì và những tính năng của một hệ thống toàn diện. Hi vọng với hướng dẫn chọn hệ thống Hris mà CoDX cung cấp có thể giúp doanh nghiệp tìm được phần mềm phù hợp với nhu cầu và ngân sách.
