Cập nhật chữ ký số hải quan là thao tác quan trọng để doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số cho các giao dịch hải quan điện tử. Cách thức đăng ký chữ ký số với hải quan chi tiết và cụ thể sẽ rất hữu ích cho các công ty hiện nay. Hãy cùng Dịch vụ chuyển đổi số CoDX tìm hiểu ngay các bước đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử dưới bài viết này!
1. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số với hải quan chi tiết
1.1. Lưu ý gì trước khi đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử
Để đăng ký và sử dụng chữ ký số doanh nghiệp trên website của Tổng cục Hải quan, trước hết người dùng cần cài đặt và lưu ý các vấn đề sau:
- Cài đặt và kích hoạt USB token. Đảm bảo số sê-ri chứng thư số (CTS) trong USB token ký số (CKS) khớp với số sê-ri CTS được cập nhật trên website HMRC và hệ thống VNACCS.
- Máy tính được cài đặt Java và phần mềm quản lý CKS Token Manager, hỗ trợ cập nhật. Nếu máy tính cài đặt nhiều loại Java, người dùng cần gỡ cài đặt và cài đặt Java Hải quan
- Chữ ký số USB Token đã được đưa vào máy tính thông qua cổng USB.
- Máy tính sử dụng trình duyệt Internet Explorer để hạn chế lỗi.
Sau khi hoàn tất các thiết lập và yêu cầu của người dùng, các bước chi tiết để cập nhật chữ ký số hải quan sẽ được giới thiệu trong phần tiếp theo.
1.2. Cách đăng ký chữ ký số với hải quan
Bước 1:
- Truy cập Tổng cục Hải quan tại địa chỉ: www.customs.gov.vn
- Chọn tab “Dịch vụ công”, nhấp vào “Đăng ký Doanh nghiệp bằng Chữ ký số”.
Bước 2:
- Nhập thông tin vào màn hình đăng ký doanh nghiệp bằng chữ ký số
- Mã số doanh nghiệp: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp
- Số CMT: Nhập số CMND/CCCD/Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật thể hiện trên Giấy ĐKKD của doanh nghiệp (tìm CMT tại tracuunnt.gdt.gov.vn)
- Click ‘Xem thông tin’
Bước 3:
- Trên giao diện thông tin chứng thư số, nhấn vào để xem thông tin chứng thư số.
- Nhập thông tin: Ngày hiệu lực đăng ký: Nhập ngày hiện tại hoặc để ngày mặc định được hệ thống hiển thị.
- Nhập thông tin: Ngày hết hạn đăng ký: Nhập ngày hết hạn giống chữ ký số
- Nhấp vào ‘Thông tin đăng ký’
Bước 4:
- Lúc đó xuất hiện cửa sổ yêu cầu nhập mã PIN USB Token. Nhập mã PIN và nhấn OK để hoàn tất.
- Sau đó, khi có thông báo cập nhật thành công, tiếp tục đồng ý (nhấn OK) để hoàn thành đăng ký chữ ký số với hải quan.
Xem ngay: Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan Thuế nhanh nhất [MỚI 2023]
2. Cách đăng ký chữ ký số khai hải quan điện tử VNACCS cho DN
2.1. Khái niệm của VNACCS
Hệ thống VNACCS/VCIS là hệ thống thông quan tự động, cơ chế một cửa quốc gia, bao gồm 2 phân hệ:
- Hệ thống thông quan tự động (gọi tắt là hệ thống VNACCS)
- Hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin nghiệp vụ (gọi tắt là hệ thống VCIS).
Hệ thống VNACCS được sử dụng để thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu với các dịch vụ chính như sau:
- Khai báo điện tử (e-Declaration)
- Bảng kê khai điện tử (e-Manifest)
- Hóa đơn điện tử (e-Invoice)
- Thanh toán điện tử (e-Payment)
- C/O điện tử (eC/O)
- chủ đề (tùy chọn)
- Quản lý hồ sơ rủi ro/Tiêu chuẩn rủi ro
- Quản trị kinh doanh xuất nhập khẩu
- Thông quan và giải phóng hàng hóa
- Giám sát và Kiểm soát.
2.2. Cách đăng ký chữ ký số với hải quan VNACCS cho doanh nghiệp
Bước 1:
Truy cập trang Tổng cục Hải quan www.customs.gov.vn
Chọn mục Dịch vụ công, nhấn Đăng ký để sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp.
Bước 2: Tiếp tục nhấn Đăng ký/Cập nhật để quản lý tài khoản.
Bước 3:
Tại màn hình Đăng ký/Cập nhật tài khoản quản trị, nhập thông tin doanh nghiệp, bao gồm:
- Mục Thông tin tài khoản: Nhập Mã số thuế, Email, Đặt mật khẩu
- Mục thông tin chữ ký số: Bấm biểu tượng tam giác chọn chữ ký số để lấy thông tin chữ ký số (MST chứa trong chữ ký số phải trùng với MST đã nhập ở trên).
Nhấp vào ‘Đăng ký mới’
Bước 4:
Sau khi đăng ký thành công tài khoản quản lý, hệ thống hiển thị giao diện thông tin đăng nhập.
Chọn chữ ký số thích hợp. Nhập mã số thuế, mật khẩu và nhấn Đăng nhập.
Bước 5:
Sau khi đăng nhập tài khoản quản trị thành công. Quay lại giao diện chính, chọn Đăng ký rồi chọn OE1001 Đăng ký người dùng mới.
Bước 6:
Tại tab Thông tin cơ bản của màn hình Đăng ký người dùng, nhập thông tin người đại diện, địa chỉ (không dấu), nhập mã số thuế và chọn trường hành động.
Số mã người dùng: mỗi doanh nghiệp là một mã người dùng nên người dùng cần nhập dãy số 1 rồi nhấn phím cách để hiển thị form nhập tiếp theo:
- Số lượng User ID: Phụ thuộc vào số lượng chữ ký số mà doanh nghiệp muốn đăng ký để khai báo với VNACCS. Nhập đúng số lượng chữ ký số muốn đăng ký
- Phần mềm đầu cuối: Sử dụng phần mềm đầu cuối miễn phí do hải quan cấp để nhập số máy tính. Đối với chữ ký điện tử, hãy nhập 1.
- Hệ thống – Hệ thống VNACCS-EDI: Nhập số lượng máy tính sử dụng phần mềm đầu cuối do bên thứ ba cung cấp. Đối với chữ ký điện tử, hãy nhập 1.
Nhấn Ghi để hoàn tất.
Sau đó, chuyển sang tab ‘Thông tin người khai hải quan’
- Thông tin người khai: nhập Họ và tên (viết không dấu), Số CMND, Email, Ngày hiệu lực là ngày đăng ký, và Expiration date là ngày hết hạn chữ ký số.
- Chọn chữ ký số: Click vào biểu tượng tam giác để chọn thông tin chữ ký số
Nhấn Add (Thêm) để thêm người dùng (cho phép thêm chữ ký số).
Bước 7:
Để tìm thông tin hải quan, bạn vào phần Tìm và chọn OE4001. Tìm thông tin đăng ký chữ ký số với hải quan.
Màn hình tra cứu thông tin đăng ký hiện ra. Chọn hộp kiểm Đăng ký mới và chỉnh sửa sau khi phê duyệt.
Nhấp vào Tìm kiếm.
Kết thúc tìm kiếm và nhấn gửi.
Hiển thị bảng tra cứu thông tin. Chọn Chữ ký số và nhập mật khẩu USB. Sau đó nhấn gửi.
Sau khi nộp, hệ thống sẽ thông báo “Tờ khai đã được gửi đến cơ quan Hải quan” nghĩa là đã đăng ký chữ ký số với hải quan thành công. Đợi 3-5 phút để hệ thống tự duyệt.
Bước 8:
Sau khi được hải quan duyệt, người dùng cần lấy thông tin đăng ký tài khoản VNACCS để khai báo hải quan.
Vào Tra cứu, chọn OE4002 Tra cứu kết quả đăng ký khi được Hải quan duyệt.
Trong tab Thông tin đại lý hải quan, người dùng lưu thông tin trong ID người dùng.
Trong tab Computers, lưu thông tin Terminal ID và Terminal Access Key.
Bước 9:
Thay đổi mật khẩu cho ID người dùng
Vào phần Đăng ký, chọn OE1006. Mật khẩu mới của người dùng (ID người dùng).
Nhập ID người dùng. Sau đó nhấp vào Cấp mật khẩu mới. Sau đó, hệ thống sẽ thông báo cập nhật mật khẩu thành công.
Lưu ý: Một ngày sau khi đổi mật khẩu, bạn có thể sử dụng tài khoản để đăng nhập lại vào hệ thống.
3. Một số câu hỏi thường gặp về việc đăng ký chữ ký số hải quan
3.1. Nhận biết đăng ký chữ ký số với hải quan đã được chấp nhận bằng cách nào?
Doanh nghiệp muốn kiểm tra chữ ký số của mình đã được chấp nhận chưa thì truy cập vào trang web https://www.customs.gov.vn/SitePages/DangKyDoanhNghiepSuDungChuKySo.aspx và thực hiện theo hướng dẫn trên để đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký.
- Nếu ở phần “Thông tin chứng thư số” phía dưới màn hình hiển thị biểu mẫu có nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn thành việc đăng ký chữ ký số.
- Nếu không xuất hiện biểu mẫu, doanh nghiệp tiến hành đăng ký lại chữ ký số.
3.2. Dùng chữ ký số kê khai, nộp thuế để kê khai hải quan điện tử có được không?
Câu trả lời là hoàn toàn có thể. Việc đăng ký sử dụng chữ ký số khai thuế qua mạng được thực hiện với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cũng được quyền sử dụng chữ ký số này để làm thủ tục hải quan điện tử nhưng phải đăng ký chữ ký số với hải quan cơ quan ban ngành.
4. Chữ ký số hải quan do đơn vị nào cung cấp thì sẽ được chấp nhận?
Để được cơ quan Hải quan chấp nhận, doanh nghiệp cần sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép và chứng nhận đạt tiêu chuẩn của cơ quan Hải quan như VNPT, VIETTEL, MISA…
Việc đăng ký sử dụng chữ ký số thôi là chưa đủ, để doanh nghiệp có thể vận hành tốt và nhanh chóng nhất thì không thể thiếu quy trình ký số. CoDX tự hào là nơi có nhiều năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hải quan, hóa đơn điện tử, khai thuế,…giúp cho các doanh nghiệp giải quyết được bài toán khó về việc tối giản thao tác trình ký, tiết kiệm chi phí
CoDX – eSign là Đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ trình ký số online cho doanh nghiệp với thủ tục cực kỳ đơn giản nhanh gọn với đầy đủ chức năng như:
- Đăng ký tài khoản (Hỗ trợ người dùng đăng ký chữ ký số với các bên cung cấp uy tín như VNPT, VIETTEL…)
- Tích hợp chữ ký số
- Tạo văn bản chữ ký số
- Trình ký điện tử
- Liên kết toàn diện
- Ban hành và lưu trữ
Bài viết trên đây từ CoDX đã tổng hợp tất cả các bước giúp doanh nghiệp đăng ký chữ ký số với hải quan. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích được cho các thương nhân trong quá trình cập nhật chữ ký số cũng như vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất nhé!
