Cách tạo mã nhân viên trong Excel đơn giản [Hướng dẫn chi tiết]

Mã nhân viên là công cụ để doanh nghiệp nhận diện và giám sát nhân sự một cách thông minh, dễ dàng. Xem ngay quy tắc và cách tạo mã nhân viên trong Excel vô cùng nhanh chóng với những thao tác đơn giản mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Mã nhân viên là gì? Quy tắc đặt tên ra sao?

Để dễ dàng hơn trong việc nhận diện và giám sát, doanh nghiệp đều tạo cho mỗi nhân viên một mã số độc lập và duy nhất. Cùng CoDX tìm hiểu những thông tin cơ bản về khái niệm này nhé!

1.1 Mã nhân viên là gì?

Mã nhân viên là chuỗi ký tự hoặc số gồm tên tên nhân viên, phòng ban làm việc được sử dụng để định danh một cá nhân trong một tổ chức.

Mã nhân viên của mỗi cá nhân sẽ khác nhau và có thể tự đặt theo quy tắc riêng mà không cần tuân theo bất kỳ quy định nào.

1.2 Quy tắc đặt tên

Cách tạo mã nhân viên trong excel cần phải tuân theo quy tắc sau:

Mã nhân viên = Mã công ty + Mã bộ phận + Số thứ tự nhân viên

Khi đặt mã định danh nhân viên cần lưu ý một số vấn đề sau:

Mã nhân viên: thường chỉ sử dụng đối với nhân viên chính thức và nhân viên thử việc. Đối với cộng tác viên hoặc nhân viên thời vụ thì doanh nghiệp sẽ quản lý theo một mã số riêng.
Số lượng nhân viên: thông thường mã số sẽ bắt đầu từ số 00001, số thứ tự tăng dần theo thời gian nhân viên mới nhận việc tại công ty.

Trong trường hợp có sự thuyên chuyển tập đoàn hoặc bộ phận, mã nhân viên sẽ được cập nhật lại tương ứng với công ty hoặc bộ phận mới mà họ chuyển đến.

2. 3 Cách lập mã nhân viên thường dùng trong doanh nghiệp

Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều có cách thức tạo mã nhân viên khác nhau. Tuy nhiên, sau đây là 2 cách tạo mã nhân viên phổ biến nhất hiện nay:

Cách 1: Mã công ty + Mã phòng ban + Số thứ tự của nhân viên trong phòng ban.
Cách 2: Mã công ty + Mã phòng ban của nhân viên + Số lượng nhân viên vào công ty.
Cách 3: Mã công ty + Mã phòng ban + 3 chữ cái đầu của nhân viên.

3. Cách tạo mã nhân viên trong Excel đơn giản [Ví dụ chi tiết]

Trước khi tạo mã nhân viên trong Excel thì bạn cần mở sẵn tính năng Enable Macro.

Bước 1: Nhấn chuột vào Tab File (nằm ở phía trái góc trên cùng của cửa sổ excel).
Bước 2: Nhấn vào nút Excel Options.
Bước 3: Sau đó nhấp chuột vào Trust Center ở phần góc trái của menu.
Bước 4: Chọn Trust Center Settings ở khung cửa sổ góc phải.
Bước 5: Khi cửa sổ màn hình mở Tab mới, click chuột vào Macro Settings.
Bước 6: Tiếp tục bấm chọn Enable all macros > nhấn OK.
Bước 7: Cuối cùng nhấn OK một lần nữa để hoàn thành thao tác tạo mã nhân viên trong Excel.

Sau đây chúng ta sẽ tiến hành thực hiện cách tạo mã nhân viên trong Excel chi tiết.

Mã nhân viên được tạo bằng cách lấy Chữ cái đầu dòng của họ + tên lót + tên

Ví dụ:

Trần Văn Tý > tvt001

Trần văn tèo > tvt002

…………………………..

Phạm Thị Phượng > Ptp001

Phạm Thị Phương > Ptp002

Phạm Thanh Phong > Ptp003

Hàm sử dụng để tạo mã nhân viên

Hàm sử dụng cho ô: =MaNV(B2)
Hàm sử dụng cho cả cột: =MaNV(B2:B10000,False)
Hàm sử dụng nếu viết Hoa: =MaNV(B2:B10000,TRUE)

Một số trường hợp mở rộng khác

Mã nhân viên phân cách bằng dấu gạch: =MaNV(B2:B10000,False,”-“)
Mã nhân viên trùng tên bắt đầu từ số 0 hoặc … : =MaNV(B2:B10000,False,”-“,1)
Mã nhân viên định dạng nhiều số 0: =MaNV(B2:B10000,False,”-“,1, “0000”)

4. Các loại mã nhân viên phổ biến hiện nay

Mã nhân viên tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như:

4.1 Mã nhân viên kết hợp số và chữ

Với cách đặt mã nhân viên viên kết hợp con số và chữ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt giữa nhân viên ở mỗi phòng ban. Mỗi cá nhân sở hữu 1 mã riêng biệt, không trùng với bất kỳ nhân viên nào.

Ở hình thức này, mã sẽ bao gồm chữ cái đại diện cho phòng ban nhân viên đang làm việc cùng với số thứ tự của nhân viên trong công ty.

4.2 Mã nhân viên dạng mã vạch

Mã vạch được biểu thị dưới dạng sọc trắng đen và được xếp song song với nhau. Mỗi mã vạch sẽ được hiển thị kèm theo một con số tương ứng để hỗ trợ máy đọc dữ liệu làm việc dễ dàng hơn.

Khi tiến hành kiểm tra thẻ nhân viên, máy chấm công hoặc máy scan sẽ tiến hành quét mã vạch để nhận diện nhân viên và liên kết dữ liệu trực tiếp đến phần mềm chấm công.

Các doanh nghiệp lớn hiện nay ưu tiên sử dụng mã vạch hơn thay vì mã dạng số và chữ. Bởi vì mỗi nhân viên chỉ được cấp 1 mã vạch duy nhất, giảm thiểu tình trạng gian lận xuống mức thấp nhất.

4.3 Mã nhân viên dạng QR

Không chỉ được ưa chuộng trong mục đích thanh toán, mã QR còn được sử dụng để tạo mã nhân viên trong doanh nghiệp.

Thông thường, mã số nhân viên sẽ được mã hóa dưới dạng QR với thiết kế với phức tạp và khó hình dung theo cấu trúc hình vuông. Vì thế khi quét mã qua máy scan được liên kết với phần mềm, dữ liệu sẽ được hiển thị trực tiếp dưới dạng số trong file Excel, điều này giúp HR dễ dàng hơn trong việc quản lý nhân sự.

cách tạo mã nhân viên — Mã nhân viên dưới dạng QR Code

5. Quản lý thông tin nhân sự chuyên nghiệp với SureHCS

SureHCS là một hệ thống quản trị nhân sự toàn diện, có khả năng lưu trữ đầy đủ hệ thống dữ liệu với hơn 40 loại thông tin nhân viên trong hồ sơ. Phần mềm còn cho phép tìm kiếm nhanh – truy xuất 100% thông tin
nhân viên.

SureHCS không chỉ là một hệ thống thông tin quản lý nhân sự mà còn là một giải pháp toàn diện, giúp quy trình quản trị nhân lực trở nên mạch lạc và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Tính năng nổi bật:

Quản lý hơn 40 loại thông tin từ cá nhân đến công việc và lương.
Xác định nhu cầu đào tạo và đánh giá ứng viên chuyên nghiệp.
Thực thi chính sách phúc lợi và khen thưởng đúng hạn, tạo môi trường làm việc tích cực.
Đồng bộ dữ liệu và công lương, tổng hợp lương chính xác, giảm sai sót.

CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS

LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.

Tính năng nổi bật:

Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS

Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS TÍCH HỢP AI MỚI NHẤT

Đăng ký PM nhân sự

If you are human, leave this field blank.

TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ

Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự

LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?

Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 0901 555 063
Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM

Cách tạo mã nhân viên trong excel sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết với những hướng thực hiện trên. Bằng cách thiết lập mã nhân viên chuẩn, doanh nghiệp sẽ thực hiện tốt công tác quản lý và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: