Hầu hết hiện nay văn phòng phẩm và những vật dụng phổ biến, phục vụ cho những hoạt động văn phòng như sổ, giấy, bút, thước, kéo, kẹp, ghim băng, file lưu hồ sơ,… Các doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình mua sắm văn phòng phẩm bài bản để sử dụng hiệu quả, tiết kiệm ngân sách nhất. Bài viết sau đây CoDX sẽ chia sẻ đến bạn đọc một số thông tin về quy trình này.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Quy trình mua sắm văn phòng phẩm là gì?
Quy trình mua sắm văn phòng phẩm (trong tiếng Anh: Stationery purchasing process) là các bước đề nghị cấp văn phòng phẩm theo hàng tháng của các bộ phận trong doanh nghiệp cho phòng Hành chính nhằm phục vụ cho công việc được giao dựa vào cơ sở đúng mục đích sử dụng, tránh việc mua nhầm những vật phẩm không dùng đến.
|
TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP TỪ CODX
|
2. Xây dựng quy trình mua sắm văn phòng phẩm chỉ với 6 bước cơ bản
Có rất nhiều phương pháp để xây dựng quy trình mua văn phòng phẩm hiệu quả. Tuy nhiên, tuỳ vào mô hình kinh doanh và phạm vi nhân sự của mỗi công ty mà sẽ có cho mình một quy trình chuẩn chỉnh. Dưới đây là quy trình sắm văn phòng phẩm chỉ với 6 bước cơ bản:
- Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua văn phòng phẩm;
- Bước 2: Kiểm tra đề xuất;
- Bước 3: Tổng hợp danh sách mua văn phòng phẩm;
- Bước 4: Mua hàng và nhận hàng;
- Bước 5: Cấp phát văn phòng phẩm và lưu kho;
- Bước 6: Lưu trữ hồ sơ sau khi mua văn phòng phẩm.
2.1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu mua văn phòng phẩm
Đầu tiên, đại diện các phòng ban muốn mua văn phòng phẩm sẽ liên hệ với bộ phận hành chính hoặc bộ phận mua sắm của công ty bằng email, gọi điện thoại, phần mềm nội bộ,… để thông báo nhu cầu mua văn phòng phẩm.
2.2. Bước 2: Kiểm tra đề xuất theo quy trình mua sắm văn phòng phẩm
Bộ phận hành chính sẽ tiến hành kiểm tra đề xuất mua sắm từ đại diện yêu cầu về danh sách sản phẩm, số lượng, mục đích sử dụng, mức độ ưu tiên,… Phải đảm bảo rằng việc mua văn phòng phẩm là cần thiết và hợp lý cho mục đích công việc. Hãy cân nhắc nếu có phương pháp nào khác để tối ưu ngân sách và việc sử dụng tài sản văn phòng có sẵn.
Bên cạnh đó, xác định nguồn tài chính cho việc mua sắm văn phòng phẩm như nguồn tiền, nguồn kinh phí,… nhằm đảm bảo công ty có đủ tài chính để đáp ứng cho đề xuất mua sắm này.
2.3. Bước 3: Tập hợp danh sách mua sắm văn phòng phẩm
Căn cứ vào đề xuất từ đại diện yêu cầu, phòng hành chính sẽ tạo một danh sách mua văn phòng phẩm bao gồm tất cả những mặt hàng cần mua và thông tin cụ thể về từng sản phẩm (mã sản phẩm, mô tả, số lượng, đơn vị tính). Sau đó, sắp xếp danh sách mua văn phòng phẩm theo một cách có logic, chẳng hạn như: phân theo loại sản phẩm, tần suất sử dụng, tính ưu tiên,… giúp dễ dàng theo dõi và tìm kiếm các sản phẩm khi cần.
Sau khi nhận được danh sách mua văn phòng phẩm, phòng hành chính điều chỉnh số lượng mua theo nhu cầu thực tế và nguồn tài chính của doanh nghiệp nhằm đảm bảo số lượng được xác định cân đối, hạn chế lãng phí hoặc hao hụt.
2.4. Bước 4: Mua hàng và nhận hàng theo quy trình mua sắm văn phòng phẩm
Đơn đặt hàng và danh sách mua văn phòng phẩm đã được phê duyệt, phòng hành chính sẽ đặt hàng với đơn vị cung cấp đã được chọn. Lúc này, đơn vị cung cấp sẽ xác nhận đơn đặt hàng, chuẩn bị, đóng gói sản phẩm theo thông tin ghi trên đơn đặt hàng và vận chuyển tới doanh nghiệp.
Phòng nhân sự sẽ thực hiện kiểm tra văn phòng phẩm có đúng với số lượng, chất lượng, mẫu mã như thông tin trên đơn đặt hàng hay không
– Người nhận hàng tại tổ chức (thường là bộ phận quản lý văn phòng hoặc người được ủy quyền) kiểm tra hàng hóa khi nhận. Họ kiểm tra xem hàng hóa có đúng số lượng và chất lượng như đã đặt hàng hay không. Nếu đúng thì đại diện nhận hàng sẽ ký nhận vào phiếu giao hàng và thanh toán cho đơn vị cung cấp theo những điều khoản đã thống nhất. Trường hợp nếu sản phẩm bị lỗi, hỏng hóc, không đúng với yêu cầu đặt hàng thì chuyển lại cho đơn vị cung cấp để đổi hoặc trả lại hàng hoá.
2.5. Bước 5: Cấp phát văn phòng phẩm và lưu kho
Khi hàng hoá đã nhận đầy đủ theo quy trình mua sắm văn phòng phẩm, phòng nhân sự sẽ tiến hành cấp phát văn phòng phẩm cho nhân viên dựa trên danh sách trước đó. Nhân viên kiểm tra lại mặt hàng nhằm xác nhận văn phòng phẩm đúng với yêu cầu hay chưa. Những mặt hàng còn lại sau khi cấp phát sẽ được lưu trữ trong kho công ty, Đồng thời, kiểm tra số lượng tồn kho, theo dõi việc cấp phát và nhận hàng mới thường xuyên, giữ cho kho luôn có đủ văn phòng phẩm để đáp ứng nhu cầu công việc.
2.6. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ sau quy trình mua sắm văn phòng phẩm
Cuối cùng, phòng nhân sự xác định một hệ thống tổ chức hồ sơ cho các tài liệu sau mua sắm văn phòng phẩm bao gồm việc sử dụng thư mục vật lý, tệp tin điện tử,… Song song đó, thường xuyên báo cáo về tình trạng tồn kho và quá trình cấp phát văn phòng phẩm. Những hồ sơ cấp phát và biên nhận hàng hóa phải được lưu trữ trên phần mềm công ty một cách kỹ lưỡng và cẩn thận để thuận tiện hơn trong việc kiểm tra sau này.
3. Chuẩn hóa quy trình mua văn phòng phẩm hiệu quả với CoDX Process
Việc ứng dụng phần mềm quản lý quy trình công việc CoDX Process giúp rút ngắn vòng đời mua văn phòng phẩm, quá trình phê duyệt, tránh sai sót và hạn chế thủ tục giấy tờ. Phần mềm cho phép công ty quản lý nghiệp vụ mua văn phòng phẩm một cách xuyên suốt từ khi bắt đầu yêu cầu mua cho tới khi nhận được hàng và thanh toán. Với những ưu điểm nổi bật như sau:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình mua sắm văn phòng phẩm chuẩn chỉnh với 6 bước được tổng hợp bởi CoDX. Hy vọng rằng những kiến thức hữu ích này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý văn phòng làm việc một cách hiệu quả nhất.
