Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là một yếu tố bắt buộc của bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Từ việc quản lý, giao nhiệm vụ cho nhân viên đến thuyết phục các nhà đầu tư, đối tác đều cần có kỹ năng giao tiếp. Không chỉ đơn giản là trao đổi và nêu ý kiến, kỹ năng giao tiếp còn thể hiện qua cách truyền đạt suy nghĩ và cảm hứng cho nhân viên. Dưới đây là 8 kỹ năng sẽ giúp người lãnh đạo thành thạo hơn trong giao tiếp.
1. Giao tiếp như thế nào là hiệu quả?
Đầu tiên, chúng ta cần làm rõ kỹ năng giao tiếp là gì?
Giao tiếp là khả năng sử dụng các phương tiện ngôn ngữ để diễn đạt suy nghĩ, tâm tư, quan điểm,…Các phương tiện ngôn ngữ có thể là nói, viết hoặc ngôn ngữ cơ thể. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là khả năng truyền tải thông điệp rõ ràng, giúp người nghe cảm thấy thuyết phục.
Khi nói đến giao tiếp trong doanh nghiệp, các chủ đề giao tiếp của người lãnh đạo sẽ thường liên quan đến văn hóa và giá trị cốt lõi của công ty. Mục tiêu lớn nhất trong giao tiếp của nhà lãnh đọa là nuôi dưỡng lòng tin của nhân viên và khách hàng, đối tác.
2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp đối với người lãnh đạo
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả khi người lãnh đạo có thể áp dụng các kỹ năng đó trong các mối quan hệ cấp độ tổ chức khác nhau: Trong giao tiếp cộng đồng, đội nhóm và phạm vi toàn cầu. Trước hết, để thực hiện những điều đó, lãnh đạo cần giao tiếp tốt với nhân viên của chính mình.
Đối với nhà lãnh đạo, giao tiếp phù hợp tại nơi làm việc sẽ giúp họ dễ dàng nắm bắt được công việc cũng như tâm lý nhân viên. Cụ thể:
- Nâng cao hiệu quả năng suất và động lực làm việc cho nhân viên.
- Xây dựng lòng tin và giữ chân nhân viên.
- Cổ động và thúc đẩy nhân viên tham gia vào công việc, các hoạt động của công ty.
- Thay đổi tổ chức dễ dàng.
- Tạo động lực để nhân viên chia sẻ kiến thức, tâm tư.
- Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
3. TOP 8 kỹ năng giao tiếp hiệu quả với một nhà lãnh đạo
Biết cách lắng nghe và sử dụng ngôn ngữ cơ thể phù hợp chính là kỹ năng giao tiếp hiệu quả mà một nhà lãnh đạo cần có. Bên cạnh đó, để giao tiếp tốt người lãnh đạo cần trang bị thêm một số kỹ năng sau:
3.1 Biết cách lắng nghe
Khả năng lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng nhất để giao tiếp hiệu quả và lãnh đạo tốt. Khi nhà lãnh đạo tích cực lắng nghe sẽ khiến nhân viên, đối tác cảm thấy được tôn trọng, công nhận và thấu hiểu. Để dẫn dắt doanh nghiệp hiệu quả, trước tiên người lãnh đạo cần học cách lắng nghe và thấu hiểu những yêu cầu của nhân viên, khách hàng.
3.2 Sự đồng cảm
Đồng cảm là khả năng đặt bản thân vào vị trí, hoàn cảnh của người khác để thấu hiểu cảm xúc và suy nghĩ của họ. Một nhà lãnh đạo tốt cần có khả năng nhận ra và thấu hiểu nhu cầu của nhân viên cũng như tâm tư ncủa họ. Sự đồng cảm là một kỹ năng giao tiếp hiệu quả vì nó có thể cải thiện mối quan hệ công sở và mang lại kết quả làm việc đáng mong đợi.
3.3 Biết cách kiềm chế cảm xúc
Thông thường những lúc tâm lý không ổn định, nóng giận chúng ta thường quyết định dựa trên cảm xúc của bản thân. Điều này mang lại hậu quả khôn lường, khiến nhân viên hay đối tác có nhìn nhận không thiện cảm về người lãnh đạo.
Do đó, kiểm soát cảm xúc là một kỹ năng vô cùng quan trọng trong giao tiếp. Là một nhà lãnh đạo, nếu bạn không kiềm chế được cảm xúc sẽ không thể truyền đạt yêu cầu và kinh nghiệm với cấp dưới. Hãy đảm bảo bạn có khả năng kiểm soát cảm xúc trong mọi tình huống có thể quan sát và làm chủ mọi cuộc trò chuyện.
3.4 Kết hợp sử dụng ngôn ngữ cơ thể phong thái
Giao tiếp sẽ mang lại hiệu ứng tốt hơn nếu người lãnh đạo có thể kết hợp giữa ngôn từ và ngôn ngữ cơ thể. Chủ động giao tiếp bằng ánh mắt và mỉm cười ấm áp, tự tin sẽ tạo cảm giác gần gũi cho nhân viên. Ngôn ngữ cơ thể tích cực có thể củng cố lập luận, làm rõ suy nghĩ và giúp bạn tự tin hơn khi giao tiếp.
3.5 Rành mạch, rõ ràng
Là một người lãnh đạo thực thụ, nhiệm vụ của bạn là truyền đạt đến cấp dưới nhiệm vụ, công việc một cách chi tiết nhất. Hãy đơn giản hóa việc lập kế hoạch và thiết lập mục tiêu để nhân viên dễ nắm bắt vấn đề hơn. Vì khi hiểu rõ vấn đề, nhân viên sẽ tích cực tham gia thảo luận.
3.6 Tính minh bạch và nhất quán
Một trong điều xây dựng kỹ năng giao tiếp hiệu quả đó là tính minh bạch và nhất quán. Thông qua cách giao tiếp cởi mở về mục tiêu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp các nhà lãnh đạo có thể xây dựng lòng tin và thúc đẩy nhân viên có thể tự do chia sẻ ý tưởng.
Hành động thừa nhận khi mắc sai lầm và chịu trách nhiệm với hậu quả cũng là một cách tạo môi trường làm việc an toàn. Môi trường làm việc rõ ràng, công bằng như vậy sẽ giúp giải quyết vấn đề và tạo động lực làm việc cho nhân viên.
3.7 Sẵn sàng tiếp nhận và phản hồi ý kiến nhân viên
Những ý kiến đóng góp từ nhân viên không chỉ giúp bạn phát triển dưới tư cách là một nhà lãnh đạo mà còn xây dựng mối quan hệ thân thiết. Bạn không chỉ đơn giản chấp nhận và phản hồi (360 degree feedback)mà còn cho nhân viên thấy được sự thay đổi tích cực. Nếu bạn liên lục nhận ý kiến nhưng không có bất kỳ hành động nào sẽ khiến nhân viên mất niềm tin vào khả năng thực thi cấp trên. Vì vậy, nếu không có đủ thời gian để phản hồi mọi ý kiến ngay lập tức thì ít nhất hãy cho họ biết bạn đã tiếp nhận thông tin.
3.8 Kỹ năng giao tiếp hiệu quả thể hiện qua cách thuyết trình
Để trở thành một nhà lãnh đạo xuất sắc thì không thể thiếu kỹ năng thuyết trình. Để diễn thuyết hiệu quả, nhà lãnh đạo cần chú ý đến giọng nói, cách diễn đạt, chuyển động tay và giao tiếp ánh mắt một cách tự tin. Trong quá trình thuyết trình, người lãnh đạo có thể lồng ghép kể chuyện (Storytelling) để thiết lập kết nối và truyền cảm hứng đến nhân viên.
4. Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả với nhân viên và đối tác
Để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, nhà lãnh đạo cần biết cách lắng nghe, cụ thể hóa, phán đoán và tạo môi trường giao tiếp nội bộ thoải mái. Tìm hiểu thêm những biện pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp sau đây:
4.1 Sự chân thành là quan trọng nhất
Khi giao tiếp với một sự chân thành nhất định sẽ mang lại sự tin tưởng cho người nghe, điều này đặc biệt đúng trong trường hợp của một nhà lãnh đạo. Khi nhân viên, đối tác, cổ đông cảm thấy một nhà lãnh đạo đáng để họ tin tưởng. Sự chân thành cần được nhà lãnh đạo thể hiện thông qua những hành động, suy nghĩ và từng quyết định.
4.2 Thể hiện thái độ thân thiết
Trong một tình huống giao tiếp nếu cuộc trò chuyện cà cá nhân và hấp dẫn sẽ càng thu hút người nghe. Việc phát triển mối quan hệ thân thiết với nhân viên và đối tác sẽ mang lại cho người lãnh đạo hiệu quả trong công việc đáng kể. Thân thiện chính là chìa khóa để mọi người có thể dễ dàng chia sẻ, bày tỏ cảm xúc.
4.3 Cụ thể hóa
Đơn giản và ngắn gọn trong giao tiếp sẽ luôn hiệu quả hơn những thứ phức tạp, khó hiểu. Trình bày một cách ngắn gọn, súc tích không chỉ tiết kiệm được thời gian quý báu mà còn giúp nhà lãnh đạo dễ dàng truyền đạt yêu cầu đến nhân viên.
4.4 Biết cách lắng nghe
Để cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả thì nhà lãnh đạo cần học cách lắng nghe. Truyền tải thông điệp của bạn là quan trọng, nhưng để cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả trước hết nhà lãnh cần học cách lắng nghe. Vì khi được lắng nghe, nhân viên cảm nhận được sự tôn trọng, giá trị của bản thân từ đó tự tin bày tỏ quan điểm hơn.
4.5 Giữ thái độ cởi mở
Sự cứng nhắc, khép kín là một trong những hạn chế lớn nhất khi giao tiếp. Khi trong công việc có những mâu thuẫn, ý kiến trái ngược người lãnh đạo cần cởi mở trao đổi, bày tỏ quan điểm của mình về mọi việc. Hành động này sẽ giúp khả năng giao tiếp được nâng lên một cấp độ hoàn toàn mới.
4.6 Rèn luyện khả năng phán đoán
Một nhà lãnh đạo thông minh cần phải có khả năng nhìn nhận, phán đoán sự việc và hiểu những gì không nên can thiệp. Người lãnh đạo cần xem xét tình huống, hoàn cảnh, ngữ cảnh để xem xét để biết những gì nên nói và không nên nói. Đó là một trong những kỹ năng giao tiếp hiệu quả, hữu ích để có thể phản ứng với bất kỳ tình huống bất ngờ xảy ra.
4.7 Tạo môi trường giao tiếp thoải mái, trẻ trung
Xây dựng môi trường giao tiếp thành công là khi có sự tham gia của tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Với lực lượng nhân sự chủ yếu là những người trẻ tuổi, năng động doanh nghiệp cần tạo một môi trường giao tiếp hiện đại, tiện lợi và thoải mái. Mạng xã hội nội bộ chính là phương án thích hợp nhất.
5. Workplace CoDX – Nền tảng giao tiếp nội bộ doanh nghiệp hiện đại
Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp – không gian kết nối tổ chức, nơi nhân sự trong doanh nghiệp có thể kết nối và chia sẻ và cũng là phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quá. Thông qua Workplace CoDX, người lãnh đạo có thể giao tiếp cũng như lắng nghe ý kiến nhân viên dễ dàng hơn. Với giao diện gần gũi, hiện đại, CoDX Workplace sẽ là không gian kết nối nhà lãnh đạo với nhân viên, xóa đi khoảng cách giữa 2 cấp bậc.
CoDX trao cho doanh nghiệp cộng đồng mạng xã hội nội bộ miễn phí với những tính năng nổi trội sau đây:
Đối với nhà quản lý, lãnh đạo:
- Thiết lập Cơ cấu tổ chức để truyền thông Quy mô tổ chức đến nhân viên.
- Thiết lập thông tin cơ bản để tạo Danh bạ nhân viên.
- Quản lý truyền thông nội bộ chuyên nghiệp, hiệu quả
- Tạo những bài viết chia sẻ dạng tương tác
Đối với nhân viên:
- Chia sẻ cảm xúc, bài viết, khoảnh khắc, tài liệu,… trong phạm vi mạng xã hội nội bộ với nhiều chế độ (cá nhân, tùy chọn người xem, toàn bộ công ty).
- Ghi nhận lịch làm việc cá nhân.
- Tương tác với toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp bằng các hành động: Like, rating, bình luận.
- Tra cứu nhanh chóng thông tin toàn tổ chức.
- Xây dựng, quản lý trang hồ sơ cá nhân.
Là một nhà lãnh đạo, bạn phải có khả năng truyền đạt ý tưởng và tầm nhìn của mình đến nhân viên. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả cần có sự rõ ràng, rành mạch và thấu hiểu. Hi vọng qua bài viết của CoDX, các nhà lãnh đạo có thể xây dựng và cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
