Phân quyền tài liệu là yêu cầu đầu tiên và bắt buộc phải thực hiện khi chia sẻ tài liệu. Nhưng làm sao kiểm soát việc này để tài nguyên trong doanh nghiệp vừa được chia sẻ đúng, vừa được bảo vệ thì lại là vấn đề đau đầu. Trong bài viết này, CoDX hướng dẫn bạn cách phân quyền và kiểm soát quyền ra sao nhé.
1. Phân quyền tài liệu là gì?
Phân quyền tài liệu là cách phân bổ quyền hạn cho một/nhiều thành viên khác được làm gì và không được làm gì đối với 1 tài liệu.
Cụ thể, bao gồm các nhóm quyền:
- Quyền xem/đọc tài liệu: Cho có thể xem, không thể thực hiện thao tác khác;
- Quyền nhận xét/góp ý: Có thể xem và để lại nhận xét, không thể chỉnh sửa;
- Quyền chỉnh sửa: Có quyền chỉnh sửa nội dung trong tài liệu, xóa bỏ tài liệu;
- Quyền phân quyền: Quyền này mặc định dành cho người tạo tài liệu. Người được trao quyền này tương đương với chủ sở hữu tài liệu.
- Quyền sao chép, tải, chia sẻ tài liệu: Được trao đi kèm với các quyền khác. Thông thường khi đã phân quyền xem thì sẽ cho phép mở quyền này.
Phân quyền có thể bảo vệ được tài liệu, nâng cao tính bảo mật và hạn chế việc tài liệu bị “vô tình” xóa mất. Điều này rất quan trọng trong quá trình doanh nghiệp tạo kho tài nguyên dữ liệu chung.
2. Phân quyền tài liệu thực hiện như thế nào?
Tại doanh nghiệp, mỗi phòng ban/bộ phận sẽ có đặc thù công việc khác nhau, do đó nhu cầu sử dụng tài liệu cũng khác nhau.
Kiểm soát phân quyền tài liệu giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin nhưng nhân viên vẫn có những tài liệu vừa đủ để làm việc. Xác lập những quyền hạn, trách nhiệm của từng đầu việc quan trọng.
2.1 Phân quyền tài liệu bằng ổ cứng máy tính
Nếu quản lý tài liệu bằng ổ cứng máy tính, thì nhân viên IT sẽ là người tạo ra những ổ đĩa chung và thường chia theo phòng ban. Sau đó phân quyền xem/sao chép/thêm mới cho các nhân viên trong phòng ban.
Trường hợp cá nhân muốn chia sẻ tài liệu riêng trên máy tính của mình thì thực hiện chứng năng Advanced Sharing. Chức năng này cho phép chia sẻ với mọi người/một người cụ thể trong cùng mạng LAN, với những nhóm quyền: Full Control, Change, Read.
2.2 Sử dụng phần mềm để phân quyền tài liệu
Nếu quản lý kho tài liệu bằng phần mềm thì có 2 cách kiểm soát phân quyền tài liệu như sau:
- Phân quyền theo người dùng: Dành cho cá nhân sử dụng. Người tạo tài liệu có thể lựa chọn chính xác những ai có thể xem, xóa, chỉnh sửa,…
- Phân quyền theo vai trò: Dành cho nhóm người/phòng ban. Quản trị viên hệ thống sẽ tạo các nhóm vai trò và cấp các quyền tương ứng theo nhóm. Và khi thay đổi quyền, nó sẽ tự động tác động đến mọi thành viên có cùng vai trò đó.
VD: Thiết lập quyền cho nhân viên chỉ được quyền cập nhật hồ sơ tài liệu, những không có quyền xóa dữ liệu.
Tài liệu được lưu trữ khoa học theo từng chủ đề thì khi phân quyền người sử dụng cũng được nhóm theo chủ đề tương ứng. Ở những doanh nghiệp lớn nên có danh mục quyền – đối tượng được phân quyền với từng dữ liệu chung và được lập trình sẵn sàng trong phần mềm.
3. Hướng dẫn phân quyền trên CoDX Document
Quản lý tài liệu và chia sẻ tài nguyên dùng chung là yêu cầu bắt buộc cho bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện chuyển đổi số. Nắm vững yêu cầu đó, nên CoDX dành nhiều tâm huyết dựng Kho tài liệu trên Cloud cho các doanh nghiệp. Cung cấp một hệ thống riêng tư an toàn để tạo, sao lưu và truy cập tất cả các tài liệu từ mọi thiết bị. Đủ tính năng giúp bạn “số hóa” quyền hạn và mang chúng vào thực tế doanh nghiệp.
Các dữ liệu đưa lên Kho tài liệu CoDX được phân loại theo 2 hệ thống:
- Hệ thống các thư mục dùng chung: quy chế, chính sách, chế đô, quy trình, biểu mẫu,…
- Hệ thống thư mục tài liệu cho mỗi bộ phận quản trị tuỳ theo tính chất tài liệu
Khi tổ chức hệ thống thư mục từ User quản trị hệ thống hoặc User được phân quyền quản trị một thư mục đó thì user có thể:
- Thêm mới, chỉnh sửa, xóa, di chuyển, sao chép, đánh dấu yêu thích một thư mục
- Tạo hệ thống thư mục con không giới hạn và phân quyền quản trị cho từng User thư mục con
- Quản lý xét duyệt đối với những tài liệu được tải lên trong thư mục
- Kiểm soát nhập thông tin bản quyền với những tài liệu được tải lên trong thư mục
- Ghi nhận thông tin lưu trữ vật lý bên ngoài (tầng/dãy/kệ/ngăn)
- Chia sẻ thư mục đến 1 cá nhân/bộ phận hoặc nhiều cá nhân/bộ phận thông qua gửi mail
Và chỉ có user được cấp quyền mới có thể xem hay thực hiện các thao tác tương ứng quyền trên tài liệu. Có 2 cách để phân quyền tài liệu trên Kho tài liệu CoDX:
3.1 Yêu cầu quyền
Bằng cách gửi mail yêu cầu đến người sở hữu. Có 2 quyền ưu cầu là chỉ xem hoặc chỉnh sửa.
3.2 Chia sẻ phân quyền tài liệu qua mail
Thêm mail người nhận trong cùng hệ thống.
Bật/tắt tính năng cho phép chia sẻ lại cho người khác hoặc cho phép download hoặc in tài liệu và giới hạn thời hạn chia sẻ (nếu muốn). Nhấn gửi để chia sẻ.
Thay vì phải làm thủ công, phải gửi tài liệu cho từng nhân viên trong nhóm của mình gây mất thời gian và làm giảm hiệu quả công việc, giờ đây doanh nghiệp có những lựa chọn tốt hơn về một hệ thống có thể dễ dàng phân quyền tài liệu. Chúc bạn sẽ tìm được hệ thống phù hợp.
