Văn phòng ảo là gì? 8 Lợi ích của văn phòng trực tuyến

Chi phí vận hành văn phòng có thể là một gánh nặng cho các doanh nghiệp nhỏ. Chính vì thế, văn phòng ảo được thiết kế và ra đời đã thay đổi cách làm việc truyền thống của chúng ta. Môi trường làm việc linh hoạt, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất mà không cần đầu tư quá nhiều là những ưu điểm tuyệt vời khi nói về mô hình văn phòng này. Vậy văn phòng ảo là gì? Lợi ích và cách thức đăng ký như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu với CoDX trong bài viết sau!

1. Văn phòng ảo là gì? 

Mô hình văn phòng ảo là một dịch vụ cho thuê địa chỉ kinh doanh và các dịch vụ văn phòng khác như nhận thư, trả lời điện thoại, quản lý hộp thư điện tử,… cho các doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng văn phòng truyền thống. 

Địa chỉ cung cấp là các tòa nhà văn phòng được công nhận hợp pháp, đảm bảo các điều kiện pháp lý cho bên thuê. Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ cần đặt biển hiệu và logo của công ty mình tại đó. 

Văn phòng ảo là lựa chọn lý tưởng cho mọi tổ chức hoặc cá nhân muốn tận dụng các lợi ích về linh hoạt, tiết kiệm và hiệu suất. Văn phòng ảo phù hợp cho rất nhiều đối tượng sử dụng như:

• Doanh nghiệp nhỏ.
• Doanh nghiệp đang startup.
• Công ty đa quốc gia.
• Công ty lớn,…

2. Lợi ích của văn phòng ảo là gì?

Dịch vụ văn phòng ảo là giải pháp hiệu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay phát triển. Dưới đây là một số lợi ích của văn phòng ảo:

• Tiết kiệm chi phí.

• Dễ dàng thiết lập.

• Hỗ trợ làm việc từ xa.

• Tăng năng suất lao động.

• Không gây căng thẳng.

• Hỗ trợ phát triển kinh doanh.

• Hỗ trợ mở rộng kinh doanh.

• Dịch vụ linh hoạt.

2.1. Tiết kiệm chi phí

Áp dụng mô hình văn phòng ảo là cách tốt để giảm chi phí hoạt động của công ty. Lợi ích của văn phòng ảo là giúp các chủ doanh nghiệp tiết kiệm các khoản tiền hằng tháng như thuê văn phòng, nội thất, và các khoản chi phí điện nước. Số tiền này có thể được sử dụng hiệu quả hơn cho việc mở rộng kinh doanh và các chiến dịch tăng cường doanh số bán hàng. 

2.2. Mô hình văn phòng ảo dễ dàng thiết lập

Quy trình triển khai mô hình văn phòng trực tuyến đơn giản chỉ qua 4 bước:

• Bước 1: Lựa chọn vị trí và gói dịch vụ từ nhà cung cấp uy tín.

• Bước 2: Thực hiện thanh toán.

• Bước 3: Hoàn thiện các hồ sơ cần thiết theo yêu cầu.

• Bước 4: Bắt đầu sử dụng văn phòng ảo.

Đây là quy trình được thực hiện trực tuyến 100% nên rất thuận tiện, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.

2.3. Hỗ trợ làm việc từ xa 

Lợi ích tuyệt vời nhất của dịch vụ văn phòng ảo là gì? Đó là tạo điều kiện để nhân viên làm việc từ xa, giúp tiết kiệm chi phí  và thời gian di chuyển. Ngoài ra, việc sử dụng văn phòng ảo còn đóng góp vào môi trường, giảm ô nhiễm, loại bỏ lãng phí nhiên liệu và chất thải, cũng như tiết kiệm điện và nước so với làm việc trong không gian văn phòng truyền thống.

2.4. Tăng năng suất khi sử dụng văn phòng ảo 

Mô hình văn phòng ảo có tác động tích cực đối với doanh nghiệp, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Nhờ không gian cộng tác số giúp làm việc thoải mái, họ có thể giảm thiểu sự bị xao lãng và tập trung hơn vào công việc. 

2.5. Không gian làm việc ảo không gây căng thẳng

Trong môi trường công sở, không tránh khỏi những tình huống gây xích mích với đồng nghiệp. Thế nhưng, với lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo, bạn có thể giảm bớt căng thẳng khi đối mặt với những vấn đề như vậy. 

2.6. Văn phòng ảo hỗ trợ kinh doanh phát triển 

Có thể nói, văn phòng ảo là một thành quả hoàn hảo của sự áp dụng công nghệ tiên tiến. Vậy cách để khai thác phát triển kinh doanh trong văn phòng ảo là gì? Đó là:

• Văn phòng ảo thường cung cấp dịch vụ tiếp khách, quản lý cuộc họp, tiếp nhận cuộc gọi, và quản lý thư từ, giúp doanh nghiệp của bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và gây ấn tượng tích cực với đối tác và khách hàng.
• Với việc có một địa chỉ giao dịch chuyên nghiệp và các dịch vụ văn phòng ảo hỗ trợ, bạn có thể tập trung vào phát triển sản phẩm/dịch vụ, chiến lược kinh doanh, và các hoạt động tạo giá trị cho khách hàng, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

2.7. Văn phòng trực tuyến mang lại hiệu quả về chi phí để mở rộng kinh doanh

Một lợi ích của văn phòng ảo là tạo điều kiện cho sự mở rộng hoạt động kinh doanh mà không cần phải chuyển đến một không gian làm việc lớn hơn. Điều này làm giảm bớt chi phí liên quan đến việc thuê diện tích sàn cho văn phòng thông thường và không cần phải chịu thêm chi phí di dời.

2.8. Văn phòng ảo linh hoạt nên mang lại nhiều sự lựa chọn dịch vụ

Các gói dịch vụ văn phòng ảo thường bao gồm nhiều tính năng đặc quyền để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn phát triển với 3 loại dịch vụ:

• Dịch vụ địa chỉ doanh nghiệp: Cung cấp các dịch vụ như giao nhận thư/bưu phẩm, chuyển tiếp thư, quản lý chuyển phát nhanh,…
• Dịch vụ phòng họp: Cho phép bạn sử dụng các phòng trang bị đầy đủ các thiết bị như máy in, máy photocopy, máy scan, vật tư văn phòng, dịch vụ chuyển phát nhanh, Internet,…
• Dịch vụ thông tin liên lạc: Giúp nâng cao hiệu quả tương tác với khách hàng qua các chức năng tự động hóa trả lời cuộc gọi trực tiếp, gọi đi, thư thoại,…

3. Cách đăng ký sử dụng mô hình văn phòng ảo hiện nay

Với sự phát triển của kinh doanh trực tuyến và mô hình làm việc từ xa, văn phòng ảo đang trở thành lựa chọn hấp dẫn cho nhiều doanh nghiệp. Để bắt đầu, bạn chỉ cần tuân theo các bước cơ bản dưới đây: 

• Đăng ký thông tin tại chính quyền thành phố. 

• Đảm bảo về pháp lý. 

• Thiết lập địa chỉ cấp phép.

3.1. Bước 1: Liên hệ với chính quyền thành phố để đăng ký

Bước đầu tiên, hãy liên hệ với chính quyền thành phố để đăng ký vận hành mô hình văn phòng ảo. Quy trình này là cách thể hiện cam kết và làm hoạt động của bạn trở nên hợp pháp.

3.2. Bước 2: Đảm bảo mặt pháp lý cho văn phòng ảo 

Văn phòng ảo cần tuân thủ pháp luật như doanh nghiệp thông thường, bao gồm: Thuế, giấy phép kinh doanh và các vấn đề pháp lý khác.

3.3. Bước 3: Thiết lập địa chỉ cấp phép cho doanh nghiệp sử dụng dịch vụ văn phòng ảo 

Sử dụng địa chỉ nhà của bạn để đăng ký địa chỉ kinh doanh và cung cấp thông tin về văn phòng ảo hoặc địa điểm trực tuyến mà doanh nghiệp hoạt động.

4. So sánh văn phòng ảo với văn phòng truyền thống 

Văn phòng ảo và văn phòng truyền thống có những điểm khác biệt quan trọng trong nhiều khía cạnh:

5. Tính pháp lý của văn phòng trực tuyến 

Mô hình văn phòng ảo không có quy định ở trong văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế.

Trong Luật Doanh nghiệp 2014 (Khoản 7, Điều 4), định nghĩa về “doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh.”

Theo đó, Luật Doanh nghiệp năm 2014 (Điều 43), cũng đưa ra những quy định về trụ sở giao dịch, cụ thể: Luật Doanh nghiệp 2014

“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.

Hiện tại, pháp luật không có quy định cụ thể về việc cấm doanh nghiệp sử dụng “văn phòng ảo” làm trụ sở hoạt động, và cũng không có quy định nào điều chỉnh hoặc xử lý vấn đề này. Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp cũng không hạn chế số lượng doanh nghiệp được đặt tại một địa điểm, và cơ quan đăng ký kinh doanh không thể kiểm soát được việc doanh nghiệp có thực sự hoạt động tại địa chỉ mà họ đã đăng ký hay không.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc không có quy định cấm trong Luật Doanh nghiệp, nhưng một doanh nghiệp hoạt động phải tuân theo nhiều quy định pháp luật khác nhau, bao gồm thuế, thương mại, ngân hàng, và nhiều lĩnh vực khác.

Trên đây là tất cả các thông tin về dịch vụ Văn phòng ảo là gì mà CoDX muốn cung cấp đến các bạn đọc. Với văn phòng ảo, bạn có thể kết nối, làm việc và phát triển mà không cần phải bị ràng buộc về không gian và thời gian. Khi bạn hiểu rõ về văn phòng ảo, nó sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong sự phát triển của mỗi tổ chức và cá nhân trong tương lai.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh