Cách thức xuất hoá đơn bán hàng như thế nào để hạn chế sai sót, đúng luật pháp quy định là điều mà các kế toán viên trong công ty quan tâm. Hoá đơn phải đảm bảo các thông tính chính xác về thông tin thu ngân, ngày tháng năm, người mua hàng, thuế suất,… Hãy cùng CoDX tìm hiểu quy trình xuất hoá đơn chỉ với 6 bước nhanh chóng và chuẩn xác nhất nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Quy trình xuất hóa đơn là gì?
Quy trình xuất hoá đơn bán hàng (trong tiếng Anh: Issue an invoice process) là các bước điền thông tin của khách hàng, sản phẩm, dịch vụ cung cấp đến người tiêu dùng cùng với khoản tiền và số thuế trong hóa đơn. Ngày nay, bên cạnh việc xuất hoá đơn bằng hình thức viết tay truyền thống thì hầu hết các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ số để thực hiện quá trình này dễ dàng hơn. Bằng việc này, các sai sót sẽ được giảm thiểu một cách đáng kể.
|
TẢI BỘ EBOOK VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP TỪ CODX
|
2. Thực hiện quy trình xuất hóa đơn chỉ với 6 bước đơn giản
Quá trình xuất hoá đơn hàng hoá tại các công ty sẽ được tiến hành với 6 bước đơn giản như sau:
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin xuất hoá đơn từ khách hàng;
- Bước 2: Kiểm tra thông tin kỹ lưỡng;
- Bước 3: Thiết lập hoá đơn;
- Bước 4: Phát hành hoá đơn;
- Bước 5: Gửi hoá đơn cho khách hàng;
- Bước 6: Lưu trữ hoá đơn trên phần mềm của công ty.
2.1. Bước 1: Tiếp nhận thông tin xuất hóa đơn của khách hàng
Bước đầu tiên trong quy trình xuất hoá đơn bán hàng, người bán hàng sẽ tiếp nhận thông tin xuất từ khách hàng qua các kênh như email, số điện thoại, website,… hoặc tài khoản trực tuyến (nếu có).
Nhân viên tổng hợp các thông tin cần thiết để xuất hoá đơn về họ tên, địa chỉ khách hàng, thông tin liên lạc, số hoá đơn (nếu có), mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị hàng hoá và thông tin thuế (nếu có quy định). Đồng thời, xác minh các thông tin được cung cấp phải thật sự chính xác và đủ điều kiện xuất nhằm tránh sai sót và vi phạm thuế.
2.2. Bước 2: Kiểm tra thông tin theo quy trình xuất hóa đơn
Người bán hàng tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin như sau:
- Thông tin của khách hàng: Họ tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, số hoá đơn (nếu có),…
- Thông tin về thuế trên hoá đơn: Các thông tin có đang tuân theo quy định về thuế và luật pháp liên quan hay không? Tính chính xác của những khoản thuế giá trị gia tăng (nếu áp dụng)? Hoá đơn có đủ yêu cầu về thuế hay không?
- Các thông tin bổ sung: Số lô hàng, ngày sản xuất,…
Sau khi kiểm tra thông tin, nhân viên liên hệ với khách hàng để xác nhận lại thông tin trên hóa đơn. Trường hợp xuất hiện những yếu tố không phù hợp và không minh bạch sẽ thương lượng lại với khách hàng để thống nhất.
2.3. Bước 3: Lập hóa đơn theo quy trình xuất hóa đơn
Người bán hàng dùng một biểu mẫu hoá đơn có sẵn gồm đầy đủ các yếu tố quan trọng như tên, thông tin công ty, thông tin liên lạc, số hoá đơn, ngày lập hoá đơn, thông tin sản phẩm và dịch vụ,… Song song đó, khách hàng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan về hoá đơn như tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, số hoá đơn (nếu có), mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, giá trị hàng hoá, thông tin thuế để nhân viên điều vào mẫu hoá đơn.
2.4. Bước 4: Phát hành hóa đơn theo quy trình xuất
Khi nhân viên đã lập hoá đơn theo quy trình xuất hoá đơn bán hàng sẽ xác định định dạng của hoá đơn như hoá đơn điện tử và hoá đơn giấy. Tiến hành những cài đặt trong hệ thống để tạo hoá đơn theo định dạng đã chọn. Đừng quên lưu trữ những thông tin liên quan trên phần mềm quản lý tài chính của công ty để phục vụ cho mục đích ghi chép và báo cáo về sau.
2.5. Bước 5: Gửi hóa đơn cho khách hàng theo quy trình xuất hóa đơn
Sau khi người bán hàng phát hành hoá đơn theo quy trình thì có thể gửi đi cho khách hàng theo định dạng đã thống nhất. Ví dụ như qua fax, email, bưu điện hay dịch vụ gửi hoá đơn điện tử. Một số thông tin và ưu điểm về định dạng gửi hoá đơn doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng:
- Dạng tệp đính kèm trong email: Đa số các khách hàng đều ưa chuộng nhận hóa đơn qua email bởi hình thức nào giúp tiết kiệm thời gian và giảm tiêu đề bưu điện;
- Dạng fax: Nhân viên có thể in hoá đơn và gửi qua máy fax nếu khách hàng yêu cầu hoặc đây là hình thức phổ biến trong lĩnh vực mà công ty kinh doanh;
- Gửi hoá đơn điện tử (e-invoicing): Hoá đơn sẽ được gửi trực tiếp tới email hoặc hệ thống tài khoản của khách hàng nhằm bảo đảm tính bảo mật, theo dõi được tình trạng thanh toán;
- In hoá đơn, gửi bằng hình thức bưu điện truyền thống: Nếu nhận được sự yêu cầu từ khách hàng hoặc khu vực của doanh nghiệp không có đầy đủ các hình thức phổ biến;
- Dạng phần mềm thanh toán trực tuyến trong quy trình xuất hoá đơn: Nhân viên có thể gửi hoá đơn cho khách hàng và để khách hàng thực hiện thanh toán trực tuyến;
- Dạng ứng dụng di động quản lý tài chính: Nhân viên có thể gửi hoá đơn trực tiếp từ ứng dụng tới khách hàng;
Đừng quên thông báo cho khách hàng qua email hoặc gọi điện thoại về việc hóa đơn đã được gửi đi, xác nhận rằng khách hàng đã nhận được hoá đơn. Đồng thời, theo dõi hành trình thanh toán của khách hàng để bảo đảm doanh nghiệp nhận được thanh toán một cách đầy đủ và chính xác.
2.6. Bước 6: Lưu trữ hóa đơn trên hệ thống doanh nghiệp
Sau khi gửi hoá đơn đến khách hàng, nhân viên cần bảo quản bản gốc và các tài liệu liên quan vào phần mềm quản lý để lưu trữ hoá đơn một cách an toàn và dễ dàng tìm kiếm cho sau này. Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều lưu trữ hoá đơn dưới hình thức điện tử bằng việc thiết lập các bản sao điện tử (PDF, văn bản, hình ảnh). Một số công ty áp dụng các dịch vụ lưu trữ điện tử hay trực tuyến để tạo bản sao lưu trữ của hoá đơn. Việc này sẽ bảo đảm an toàn và nhân viên dễ dàng tìm kiếm thông tin hoá đơn bất cứ lúc nào.
3. Tối ưu hóa quy trình xuất các loại hóa đơn với CoDX Process
Giờ đây, các công ty không phải quá lo lắng quy trình xuất hoá đơn bán hàng hình thức thủ công nữa. Bởi công ty đã có thể tối ưu hoá quy trình này đơn giản với phần mềm CoDX Process với nhiều tính năng tiện ích như:
PHẦN MỀM QUẢN LÝ QUY TRÌNH ĐỘNG CODX PROCESS Phần mềm quản lý quy trình của CoDX là giải pháp quản lý bộ quy trình nghiệp vụ cho doanh nghiệp 4.0. Phần mềm này hỗ trợ số hóa tất cả quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp và quản lý và lưu trữ tập trung tại một nơi duy nhất, truy xuất nhanh chóng, áp dụng đồng nhất. Phần mềm quản lý quy trình CoDX Process giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề:
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý quy trình động CoDX Process cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Bài viết trên đây là tất cả những thông tin về quy trình xuất hoá đơn bán hàng phổ biến hiện nay. Hy vọng chia sẻ sẽ giúp ích cho các công ty trong quá trình kinh doanh và lập báo cáo tài chính. Hãy theo dõi website của CoDX để cập nhật về nhiều mẫu quy trình nhanh nhất nhé!
