Quản lý khách hàng bằng Excel là một trong những cách phổ biến nhất hiện nay mà nhiều cá nhân hay doanh nghiệp vẫn đang áp dụng. Excel được đánh giá là phần mềm hỗ trợ đắc lực cho người dùng tính toán, nhập dữ liệu một cách chính xác và nhanh chóng. Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết hơn về ưu điểm và hạn chế của phần mềm này qua bài viết dưới đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Bài viết cùng chủ đề:
- Quản lý khách hàng bằng google sheet HIỆU QUẢ nhất
- Cách tìm kiếm data khách hàng MIỄN PHÍ
1. Tại sao nhiều doanh nghiệp quản lý khách hàng bằng Excel?
Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách quản lý khách hàng bằng Excel bởi ứng dụng này sở hữu một số ưu điểm nổi bật.
Điển hình như:
- Miễn phí sử dụng: Đầu tiên, phần mềm excel cho phép bạn tính toán và thực hiện các thao tác lưu trữ hoàn toàn miễn phí. Người dùng chỉ cần tải ứng dụng về máy tính là có thể truy cập và sử dụng bất kỳ lúc nào.
- Giao diện quen thuộc, dễ dùng: File excel quản lý khách hàng đơn giản thân thiện và vô cùng dễ sử dụng. Hầu hết các cá nhân đều có thể thành thạo thao tác khi dùng phần mềm này. Vì vậy, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo.
- Không giới hạn data lưu trữ: Excel có thể chứa một lượng thông tin khách hàng tương đối lớn. Phần mềm không có bất kỳ giới hạn nào về data lưu trữ. Vì thế phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn.
2. Mẫu file quản lý khách hàng Excel đơn giản – Tải Miễn Phí
CoDX đã tổng hợp 4 mẫu file quản lý khách hàng bằng Excel chuyên nghiệp:
- Quản lý theo dõi hoạt động bán hàng
- Quản lý khách hàng tiềm năng
- Mẫu quản lý thông tin khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ
- Mẫu file Excel quản lý thông tin khách hàng
Mẫu 1: Quản lý theo dõi hoạt động bán hàng
Những nội dung quan trọng cần có trong file quản lý theo dõi hoạt động bán hàng
- Cơ hôi bán hàng theo giai đoạn
- Giá trị dự kiến của cơ hội theo giai đoạn
- Số lượng khách hàng
- Doanh số
Mẫu 2: File Excel quản lý khách hàng tiềm năng
File quản lý khách hàng tiềm năng có thể bao gồm các nội dung như:
- Tổng số lượng khách hàng tiềm năng
- Nguồn khách hàng tiềm năng
- Tình trạng theo dõi: Thành công, mở, thất bại
- Số cơ hội
- Tổng doanh thu tiềm năng, doanh thu tiềm năng theo giai đoạn
Mẫu 3: Mẫu file quản lý thông tin khách hàng cho doanh nghiệp nhỏ
Một số nội quan trọng trong file quản lý khách hàng bằng Excel:
- Thông tin chung: Ngày, tên khách hàng, nguồn, tên công ty
- Mục yêu cầu
- Số điện thoại công ty, điện thoại di động
- Email, vị trí chức vụ, lĩnh vực kinh doanh
- Địa chỉ công ty
- Ngày sinh nhật, giới tính
- Người giới thiệu
Mẫu 4: Mẫu file Excel quản lý thông tin khách hàng đơn giản
Nội dung cần có trong file quản lý thông tin khách hàng:
- Tên khách hàng
- Tên công ty
- Chức vụ, vị trí cụ thể của khách hàng
- Số điện thoại, email liên hệ
- Giá trị khách hàng mang lại dự kiến
- Số lần liên hệ
- Kế hoạch hành động
- Tình trạng cơ hội
TẢI MIỄN PHÍ MẤU FILE EXCEL QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TỪ CODX
3. Hướng dẫn cách quản lý khách hàng bằng Excel đơn giản
Cách tạo file quản lý khách hàng bằng Excel vô cùng đơn giản và dễ hiểu. Bạn chỉ cần thực hiện các thao tác theo các bước dưới đây là đã có ngay một file hoàn chỉnh và vô cùng chuyên nghiệp:
Bước 1: Chuẩn bị nội dung thông tin khách hàng cần quản lý
Các thông tin liên quan đến khách hàng cần quản lý bao gồm: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, mã số khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, email, lịch sử giao dịch…Thông tin đầy đủ và chính xác sẽ giúp bạn quản lý dữ liệu một cách dễ dàng hơn.
Bước 2: Mở và tạo bảng tính trên excel
Để tạo bảng tính mới trong file Excel, chọn vào Insert chọn vào Table. Tùy theo lượng thông tin khách hàng mà bạn phân bổ số hàng và số cột một cách thích hợp nhất.
Bước 3: Add nội dung thông tin khách hàng lên bảng tính
Thực hiện thêm các dữ liệu lên bảng tính. Đây là bước quan trọng khi bạn sử dụng file excel để quản lý khách hàng đơn giản và chuyên nghiệp nhất.
Bước 4: Nhập liệu data khách hàng
Sau khi đã tạo bảng tính trên Excel thành công, bạn nhập thông tin khách hàng vào từng cột và hàng tương ứng. Bạn có thể sử dụng cỡ chữ lớn hơn, màu sắc khác nhau trong ô để dễ dàng phân loại và quản lý các dữ liệu.
Bước 5: Sắp xếp dữ liệu
Để dễ đọc, doanh nghiệp cần sắp xếp dữ liệu một cách khoa học và theo một trình tự thống nhất. Khi đó, việc tìm kiếm các thông tin khi cần thiết cũng trở nên dễ dàng hơn.
Bước 6: Lưu file excel quản lý khách hàng đơn giản
Cuối cùng, khi quản lý khách hàng bằng phần mềm Excel, người dùng cần lưu file trước khi thoát. Đây là lưu ý quan trọng để hạn chế tình trạng mất đi những thông tin cơ bản của khách hàng,
4. Quản lý khách hàng bằng Excel và phần mềm CRM có gì khác nhau?
Hiện nay, với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của công nghệ, phần mềm quản lý khách hàng CRM trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin khách hàng. Vậy, phần mềm này có gì khác so với Excel. Cùng nhau so sánh để hiểu rõ hơn nhé!
|
Nội dung so sánh |
Phần mềm Excel |
Phần mềm CRM |
|
Nhập data khách hàng |
Thủ công |
Scan name card, khách hàng điền vào form thông tin. Tất cả sẽ tự động chuyển về CRM. |
|
Tính cập nhật dữ liệu |
Còn nhiều hạn chế |
Dữ liệu luôn được nhập một cách chính xác và thường xuyên. |
|
Lưu trữ thông tin |
Khó để lưu trữ nhiều thông tin. Lượng thông thường phân tán nhiều nơi nên khó kiểm soát. |
Không giới hạn về dữ liệu lưu trữ mỗi ngày. Đồng thời, cho phép lưu trữ tập trung trên một phần mềm. |
|
Lưu trữ các tệp đính kèm |
Cho phép đặt ở định dạng Hyperlink. Tuy nhiên, tên link sẽ bị thay đổi và các dữ liệu đính kèm cũng không hiển thị. |
Lưu trữ tất cả các file, bao gồm hợp đồng, báo giá hay chứng từ mua bán… |
|
Tra cứu thông tin |
Thường sẽ mất nhiều thời gian |
Nhanh chóng dễ dàng chỉ với một vài click chuột. |
|
Sử dụng dữ liệu khách hàng |
Không có các tính năng phân tích, tính toán hay gợi ý thông tin. |
Luôn hiển thị sẵn biểu đồ thống kê, phân tích dễ dàng và định hướng kinh doanh. |
|
Báo cáo |
Cần nhiều bước thực hiện thủ công để hoàn thành báo cáo. |
Các báo cáo được cập nhật tự động và đạt tần suất mong muốn. |
|
Trao đổi thông tin nội bộ |
Còn nhiều hạn chế |
Dễ dàng trao đổi các thông tin theo các khoảng thời gian thực. |
|
Tính an toàn, bảo mật |
Ít an toàn |
Thông tin luôn được bảo mật trên điện toán đám mây hay các máy chủ chuyên dụng. |
Như vậy, có thể thấy, việc quản lý dữ liệu khách hàng bằng Excel còn nhiều hạn chế. Đặc biệt, nếu muốn lưu trữ thông tin, bạn phải thao tác tải file về máy. Trong khi đó, phần mềm CRM sẽ hỗ trợ doanh nghiệp khai thác thông tin khách hàng một cách hiệu quả, an toàn và chuyên nghiệp nhất.
Việc quản lý thông tin khách hàng trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và cập nhật những dữ liệu mới. Đồng thời, dựa vào các biểu đồ phân tích báo cáo để đánh giá và có kế hoạch phát triển bền vững nhất.
5. Có nên sử dụng file excel để quản lý khách hàng?
Thay vì quản lý data khách hàng bằng hình thức thủ công ghi vào sổ sách, việc quản lý khách hàng bằng Excel được đánh giá là mang lại nhiều lợi ích hơn hẳn.
Do đó, rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương thức này:
- Quản lý khách hàng bằng phần mềm Excel dễ dàng tìm kiếm: Bạn không cần phải tốn quá nhiều thời gian để rà soát và kiểm tra lại thông tin khi cần. Người dùng dễ dàng thao tác quản lý dữ liệu dưới dạng bảng tính, thống kê từng mục vào các hàng và cột khác nhau.
- Xóa bỏ “nỗi lo sai số”: Excel cung cấp rất nhiều hàm tính có sẵn chính xác 100%. Vì thế, bạn không cần phải lo lắng về việc tính toán sai. Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn chỉ việc nhập con số và lựa chọn hàm, kết quả sẽ trả về ngay tức khắc.
- File excel quản lý khách hàng đơn giản không mất phí: Bạn có thể sử dụng thoải mái mà không cần chi trả bất kỳ khoản phí nào. Chỉ cần tải ứng dụng về máy tính hay điện thoại là có thể sử dụng dễ dàng. Nhờ đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản phí đáng kể.
6. CoDX CRM – Giải pháp quản lý khách hàng trên 1 nền tảng duy nhất
Bài viết trên đây tổng hợp những ưu điểm khi quản lý khách hàng bằng Excel. Hy vọng rằng, những chia sẻ trên đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn quy trình sử dụng phần mềm này. Hiện nay, CoDX CRM là giải pháp công nghệ hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý data trên một nền tảng duy nhất vô cùng chuyên nghiệp và an toàn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
