3 Cách quản lý data khách hàng (thông tin, dữ liệu) CHUYÊN NGHIỆP

Data khách hàng có vai trò quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào,  nó có tác động đến mọi chiến dịch quảng cáo và Marketing. Vậy, có những cách quản lý data khách hàng nào hiệu quả và được dùng phổ biến nhất hiện nay? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết hơn trong bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé! 

Bài viết cùng chủ đề:

• Quản lý khách hàng bằng google sheet hiệu quả

1. Quản lý data khách hàng là gì?

Data khách hàng được hiểu là toàn bộ dữ liệu bao gồm thông tin của bộ phận kinh doanh hay nhân viên kinh doanh thu thập được trong quá trình khách hàng mua hàng hoá sản phẩm. Đây cũng chính là công cụ phục vụ cho các chiến dịch marketing để nghiên cứu và quản lý thông tin khách hàng hiệu quả.

Quản lý data khách hàng là hoạt động thu thập, phân loại, quản lý, phân tích, đo lường và đánh giá toàn bộ thông tin, dữ liệu của khách hàng trong một doanh nghiệp.

Thực tế, lấy được dữ liệu khách hàng cũng là một chiến lược kinh doanh lâu dài của doanh nghiệp. Data khách hàng sẽ bao gồm: thông tin SĐT, số điện thoại cá nhân, email…Thông qua đây, đội ngũ nhân viên sẽ gửi tới khách hàng những chương trình khuyến mãi với tần suất nhất định. 

Các loại dữ liệu data khách hàng mà doanh nghiệp cần quản lý: 

• Data cứng bao gồm một số thông tin công khai như họ và tên, số điện thoại, địa chỉ, giới tính, độ tuổi hay email cá nhân. 
• Thông tin data mềm như địa chỉ IP, cookies trình duyệt web, ID thiết bị dùng để truy cập mạng. 
• Dữ liệu khách hàng tương tác qua website: số lần truy cập, trang được xem nhiều nhất, sản phẩm đăng nhiều nhất. 
• Dữ liệu tương tác trên mạng xã hội như số lần like, share, bình luận, lượt xem, checkin hay đánh giá…
• Nhóm dữ liệu tương tác với dịch vụ khách hàng qua điện thoại như các sản phẩm được quan tâm nhất, tính năng yêu cầu cao nhất, khả năng tài chính chi trả… 

2. Quản lý thông tin khách hàng bao gồm những hoạt động gì?

Vậy quản lý dữ liệu khách hàng sẽ bao gồm các hoạt động nào? Cùng CoDX tìm hiểu chi tiết trong phần nội dung tiếp theo nhé! 

2.1 Thu thập thông tin khách hàng

Có hai phương thức để bạn thu thập thông tin khách hàng là Offline và Online. Cụ thể:

• Thu thập dữ liệu qua kênh Offline: Trao đổi trực tiếp để tiếp cận với khách hàng tiềm năng. Bên cạnh đó, thiết kế bản khảo sát cho khách hàng sử dụng và có những đánh giá thực tế. Khuyến khích để khách hàng đăng ký thẻ thành viên và tích điểm…
• Thu thập data khách hàng qua kênh online: Sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình để mang đến cho doanh nghiệp dữ liệu khách hàng tiềm năng. Cùng với đó, dùng form đăng ký để lấy được thông tin hiệu quả nhất. 
  

  

2.2 Phân loại data khách hàng

Để quản lý thông tin khách hàng tốt nhất, doanh nghiệp thực hiện phân loại theo các tiêu chí dưới đây:

• Độ tuổi: Đối với khách hàng nhỏ hơn 15 tuổi, thường sẽ không đủ chín chắn và không có thu nhập ổn định để mua hàng. Trong khi đó, từ 15 – 22 được đánh giá là bạn trẻ có thu nhập tầm trung. Độ tuổi 22 – 50 có kinh tế ổn định và có thể mua hàng. Độ tuổi trên 50 là khách hàng khó và kỹ tính nhất.
• Phân loại theo tâm lý: Theo đó, sẽ có nhóm khách hàng luôn chú ý đến hình thức sản phẩm. Cùng với đó, cũng có nhóm quan tâm đến các chương trình khuyến mãi, thái độ phục vụ hay thích trải nghiệm sản phẩm mới…
• Phân loại khách hàng theo thu nhập: Bao gồm nhóm khách hàng có mức tiêu dùng bình dân, mức tiêu dùng thấp và người tiêu dùng cao cấp. Căn cứ vào đó, bạn giới thiệu và cung cấp các dịch vụ tương ứng. 

2.3 Lưu trữ quản lý dữ liệu khách hàng

Tài nguyên khách hàng là “tài sản” quý báu đối với mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, quản lý data khách hàng hay lưu trữ thông tin là vô cùng quan trọng. Theo đó, hãy đảm bảo minh bạch và rõ ràng về các chính sách thu thập dữ liệu khách hàng. Chỉ thu thập những nội dung được cho phép. 

Không nên lưu trữ quá nhiều data khách hàng.  Tất cả thông tin mà doanh nghiệp lưu trữ cần phải có mục đích sử dụng nhất định. Các thông tin cần được sắp xếp theo hệ thống để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi cần. 

2.4 Phân tích dữ liệu khách hàng

Khi phân tích dữ liệu người dùng, doanh nghiệp sẽ dễ dàng bao quát được thói quen mua hàng, sở thích và lối sống của người dùng. Từ đó, nghiên cứu hành vi trong tương lai dễ dàng hơn và đưa ra chiến lược marketing phù hợp. 

Phân tích hành vi: Hiểu rõ quá trình đưa ra quyết định của người tiêu dùng. Chẳng hạn như yếu tố nào ảnh hưởng đến quyết định mua hàng, tiến trình đặt mua sản phẩm ra sao, khách hàng mong muốn giá thành như thế nào?

Phân tích tâm lý: Điều này giúp doanh nghiệp xác định được yếu tố ảnh hưởng đến người tiêu dùng và dễ dàng đưa ra quyết định lựa chọn và dùng sản phẩm hiệu quả. 

2.5 Đo lường chỉ số hài lòng khách hàng

Khi khách hàng trải nghiệm sản phẩm tốt sẽ có những đánh giá trên các trang thương mại điện tử. Vì vậy, hãy đo lường mức độ hài lòng để có những định hướng thay đổi hay cải thiện sản phẩm phù hợp và tốt nhất. 

2.6 Bảo mật thông tin khách hàng

Một trong những bước quan trọng khi quản lý data khách hàng là bảo mật dữ liệu. Bao gồm việc xây dựng chính sách bảo mật cao cấp và hiện đại. Đồng thời, bảo mật website để tránh sự tấn công. Cam kết không để data khách hàng rò rỉ ra bên ngoài. 

2.7 Cập nhật mở rộng tệp dữ liệu khách hàng

Mở rộng khách hàng cũng chính là chiếc chìa khóa để doanh nghiệp mở rộng tầm ảnh hưởng của mình. Đồng thời, thúc đẩy việc kinh doanh phát triển một cách bền vững hơn trong thời gian dài. 

3. 3 Cách quản lý data khách hàng hiệu quả thường dùng trong doanh nghiệp

Dưới đây là những cách quản lý data khách hàng hiệu quả và thường được dùng nhất trong các doanh nghiệp hiện nay. 

3.1 Quản lý thông tin khách hàng trên sổ sách

Quản lý dữ liệu khách hàng bằng sổ sách vốn là một cách lưu trữ data truyền thống mà một số doanh nghiệp đã từng sử dụng. Theo đó, đối với những khách hàng mua sản phẩm, nhân viên sẽ xin thông tin và nhập vào sổ. 

Cách thức quản lý này có tính bảo mật cao. Tuy nhiên, nó rất khó để lưu trữ khi đối mặt với nguy cơ mối mọt, khó bảo quản và dữ liệu khách hàng rất khó để cập nhật. Đồng thời, việc liên kết thông tin các phòng ban với nhau cũng gặp khó khăn. 

3.2 Quản lý data dữ liệu khách hàng trên Excel

So với cách quản lý data khách hàng bằng sổ sách, sử dụng excel được đánh giá là hiện đại hơn rất nhiều. Giải pháp quản lý khách hàng bằng Excel này được đánh giá là phổ biến và tiện ích hơn với nhiều ưu điểm sau: 

• Excel là ứng dụng tin học văn phòng phổ biến, hầu hết ai cũng có thể sử dụng. Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo nhân sự khi dùng file lưu trữ thông tin. 
• Excel sở hữu một số hàm tính sẵn có, doanh nghiệp dễ sàng lọc, tìm kiếm cũng như phân loại dữ liệu khách hàng chỉ bằng vài thao thao tác đơn giản. Cùng với đó, việc chỉnh sửa cũng vô cùng dễ dàng. 

Tuy nhiên, dữ liệu trên file Excel dễ bị sao chép, chỉnh sửa hay xóa đi mà không thông qua quyền kiểm soát của người quản lý. Việc tổng hợp file khách hàng sẽ gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian và dễ có sai sót. 

3.3 Sử dụng phần mềm quản lý dữ liệu khách hàng

Sử dụng phần mềm chính là cách quản lý data khách hàng hiệu quả nhất hiện nay. Giải pháp vô cùng chuyên nghiệp, khắc phục mọi hạn chế khi quản lý bằng sổ sách hay bằng excel. Bởi, phần mềm quản lý khách hàng CRM có những ưu điểm sau: 

• Cho phép lưu trữ dữ liệu theo nhiều trường có sẵn và đầy đủ. Bao gồm họ và tên, ngày sinh, số điện thoại…Bạn cũng có thể tạo thêm những trường dữ liệu khác sao cho phù hợp với ngành nghề của doanh nghiệp. 
• Doanh nghiệp quản lý dữ liệu khách hàng dễ dàng thông qua các tính năng lọc nhanh dữ liệu. Data có tính bảo mật cao nhất, dễ dàng quản lý. 
• Phần mềm có tích hợp tính năng xếp và tính điểm cho từng khách hàng. Nhờ vậy, doanh nghiệp xác định được khách hàng tiềm năng và có chương trình chăm sóc phù hợp. 

4. Quản lý thông tin dữ liệu khách hàng cần lưu ý điều gì?

Thông tin, dữ liệu khách hàng là tài sản quý giá đối với mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, khi quản lý data cần phải lưu ý một số nội dung sau: 

• Đảm bảo sự bảo mật tuyệt đối: Một trong những nhiệm vụ hàng đầu để doanh nghiệp phát triển là coi trọng bảo mật thông tin khách hàng. Bao gồm họ và tên, số điện thoại, nơi ở hay lịch sử giao dịch…
• Chỉ nên thu thập thông tin dữ liệu cần thiết: Chỉ thu thập các thông tin quan trọng và được phép. Tránh việc thu thập quá nhiều dữ liệu không cần thiết. 
• Sao lưu, backup dữ liệu khách hàng thường xuyên: Đánh mất dữ liệu là sự cố ảnh hưởng nghiệm trọng ảnh hưởng đến sự uy tín của doanh nghiệp. Vậy nên, cần phải sao lưu thông tin thường xuyên. 
• Sử dụng phần mềm CRM để quản lý data khách hàng chuyên nghiệp: Điều này giúp dữ liệu được lưu trữ đồng nhất, mang lại hiệu quả và tránh được nhiều sai sót. 
• Đào tạo nhân sự về quản lý khách hàng: Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên quản lý dữ liệu khách hàng để tăng tính hiệu quả. 
• Chú trọng phân quyền cho hệ thống data: Để tăng hiệu quả và quản lý thông tin khách hàng dễ dàng, nên phân quyền truy cập cho nhân viên. 

5. Thực trạng quản lý data khách hàng trong doanh nghiệp Việt hiện nay

• Thông tin dữ liệu phân tán khó quản lý: Doanh nghiệp thường quản lý dữ liệu trên file Excel, Word…Điều này gây khó khăn khi số lượng thành viên lớn hơn rất nhiều so với ban đầu. 
• Nguy cơ mất dữ liệu khách hàng lớn: Nếu quản lý thông tin trên ổ cứng, thư mục…dữ liệu rất dễ bị đánh cắp hay xóa mất. 
• Không nắm bắt được nguồn thông tin dữ liệu khách hàng tiềm năng: Thực tế có hơn 50% doanh nghiệp không biết khách hàng của mình đến từ đâu. Điều này khiến doanh nghiệp mất một khoản tiền lớn mà đo lường không hiệu quả. 
• Tỷ lệ chuyển đổi, tạo khách hàng mới thấp: Khi không sử dụng phần mềm quản lý data khách hàng, doanh nghiệp sẽ khó xây dựng được chính sách theo đuổi khách hàng phù hợp. 
• Hoạt động kinh doanh, sale không hiệu quả: Sẽ thật khó để kinh doanh tốt khi bạn không thể theo dõi và kiểm soát cũng như điều chỉnh những vấn đề phát sinh xảy đến. 
• Giảm tỷ lệ hài lòng khách hàng: Thông tin dữ liệu khách hàng gây khó khăn cho nhân viên vì chưa nắm được chính xác sở thích hay nhu cầu của họ. 
• Hạn chế việc quản lý, sử dụng thông tin khách hàng từ xa: Hiện nay, nhiều nhà quản lý và nhân viên gặp khó khăn trong việc truy cập dữ liệu hay giải quyết công việc khi đi công tác ở nơi khác. 

Bài viết trên đây cung cấp ba cách quản lý data khách hàng hiệu quả nhất. Hiện nay, CoDX CRM giúp doanh nghiệp quản lý thông tin người dùng trên một nền tảng duy nhất dễ dàng với chi phí phải chăng. 

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh