Quản lý khách hàng bằng Google Sheet đơn giản HIỆU QUẢ

Hiện nay, một số doanh nghiệp lựa chọn việc quản lý khách hàng bằng google sheet. Trên thực tế, cách quản lý như vậy có hiệu quả hay không? Đồng thời, làm thế nào để sử dụng google sheet một cách tốt nhất?

Cùng CoDX tìm hiểu về câu trả lời chi tiết trong những chia sẻ dưới đây nhé! 

Cùng chủ đề:

• 3 Cách quản lý thông tin khách hàng thường dùng nhất trong doanh nghiệp
• Mẫu file quản lý khách hàng bằng excel chuyên nghiệp

1. Google sheet là ứng dụng gì?

Google Sheet được biết đến là một công cụ tạo và chỉnh sửa bảng tính tương tự như Excel. Tuy nhiên, nó sở hữu nhiều tính năng vượt trội hơn. Khi người dùng sử dụng Google Sheet sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như giản hoá các thao tác tính toán bởi luôn có các công thức được tích hợp sẵn.

Hiện nay, bộ ứng dụng tiện ích của google nhận được sự quan tâm lớn của doanh nghiệp. Bao gồm Google Docs, Google Form, Google Slide và bảng tính Google Sheet. Theo đó, tất cả ứng dụng này đều có thể thao tác trực tuyến hay ngoại tuyến một cách dễ dàng. 

Thông qua việc tiến hành cấu trúc thông tin dữ liệu, một số doanh nghiệp tận dụng Google Sheet và biến chúng thành công cụ quản lý dữ liệu khách hàng CRM đơn giản hiệu quả. Việc quản lý khách hàng bằng google sheet hiện nay khá phổ biến. 

Đó được hiểu là hoạt động áp dụng các sheet phục vụ cho việc lưu trữ, thu thập các dữ liệu khách hàng của doanh nghiệp. Nhờ đó, giúp cho doanh nghiệp kinh doanh một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

2. Quản lý khách hàng bằng Google sheet có ưu điểm gì?

Việc sử dụng Google Sheet để quản lý data khách hàng khá phổ biến, bởi ứng dụng này sở hữu nhiều ưu điểm vô cùng nổi bật như sau: 

• Sử dụng trực tuyến mọi lúc: Google Sheet được lưu trữ trực tuyến trên bộ nhớ đám mây của Google và liên kết với tài khoản Gmail. Bạn chỉ cần có một thiết bị thông minh được kết nối với internet là có thể truy cập và chỉnh sửa Google Sheet mọi lúc mọi nơi.
• Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống online: Với việc lưu trữ trên nền tảng online, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được nhiều diện tích lưu trữ hồ sơ nơi làm việc, nâng cao tính bảo mật thông tin và tránh thất lạc dữ liệu. 
• Tiết kiệm tối đa chi phí: Sử dụng Google sheet để quản lý thông tin khách hàng được đánh giá là ít tốn kém nhất. Vì vậy, rất phù hợp với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp startup. 
• Khả năng truy vết lịch sử, chỉnh sửa dễ dàng: So với việc lưu trữ truyền thống, việc quản lý khách hàng bằng google sheet sẽ đơn giản và hiệu quả hơn rất nhiều. Bởi lẽ, công cụ này được tích hợp các hàm tính toán tự động giúp cho quy trình xử lý công việc nhanh chóng và chính xác hơn. 
• Linh hoạt, đa nhiệm: Google sheet cho phép nhiều người dùng truy cập cùng một lúc thông qua việc chia sẻ file. Vì vậy, quá trình cộng tác hay phối hợp làm việc sẽ được nhanh chóng và thuận lợi hơn. 

3. Các bước tạo lập file quản lý khách hàng bằng Google Sheet

CoDX hướng dẫn bạn 3 bước tạo lập file quản lý trên Google Sheet đơn giản nhất:

• Bước 1: Xây dựng thông tin khách hàng cần quản lý
• Bước 2: Xây dựng file dữ liệu
• Bước 3: Liên kết với Google Data Studio để theo dõi quản lý

Bước 1: Xây dựng thông tin khách hàng cần quản lý

Trước tiên, bạn tìm kiếm mục Google Sheet (Google trang tính) tại ứng dụng google drive. Tại đây, bạn tạo lập file mới có đầy đủ thông tin khách hàng cần quản lý như họ và tên, số điện thoại, email, địa chỉ…

Bước 2: Xây dựng file dữ liệu

Tạo sheet lưu trữ dữ liệu khách hàng riêng biệt. Theo đó, cần thêm những dữ liệu mới nếu như có phát sinh. Nhập thông tin của khách hàng một cách chi tiết vào bảng google sheet. Những dữ liệu này có thể thay đổi tùy theo dịch vụ cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. 

Bước 3: Liên kết với Google Data Studio để theo dõi quản lý

Cuối cùng, thực hiện kết nối Google Sheet với Google Data Studio thông qua URL bảng tính. Cần đảm bảo rằng dữ liệu đã đúng định dạng và có thể thao tác hàm bình thường trước khi bắt đầu kết nối. 

4. Cách quản lý khách hàng bằng Google Sheet đơn giản HIỆU QUẢ

Rất nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn phương pháp quản lý khách hàng bằng google sheet. Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý hiệu quả nhất vẫn luôn là câu hỏi mà nhiều người quan tâm. 

4.1 Kết hợp sử dụng với các công cụ khác của Google

Có thể thấy, ngoài Google Sheet, bộ công cụ Google còn có rất nhiều bộ tiện ích khác nhau. Nhờ đó, nâng cao khả năng thu thập, lưu trữ thông tin dữ liệu khách hàng. Các ứng dụng đó bao gồm: 

• Google Form: Đây là ứng dụng khảo sát trực tuyến, giúp cho doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu tệp khách hàng lớn. Bảng khảo sát được đưa ra có thể ở dạng trắc nghiệm một hay nhiều đáp án và điền câu trả lời. 
• Google Data studio: Đây là ứng dụng thống kê, lọc, báo cáo, truy xuất dữ liệu khách hàng dưới dạng dashboard rất được ưa chuộng hiện nay. Thông qua việc liên kết Google Sheet với data studio, các thông tin chi tiết khách hàng như vùng miền hay phân phúc chi tiêu được hiển thị rõ ràng. 

4.2 Sử dụng tính năng tiện ích bổ sung

Những tiện ích bổ sung được cung cấp bởi nhà phát triển khác không phải từ chính tay Google. Nhằm nâng cao chức năng mà ứng dụng Google có thể làm được. Các tiện ích bổ sung này sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động của doanh nghiệp. Điển hình như giới hạn thời gian thực hiện khảo sát, tự động cập nhật số liệu…

4.3 Sử dụng công thức, hàm tính toán trên Google Sheet

Khi doanh nghiệp quản lý khách hàng bằng google sheet, cần đảm bảo nắm bắt cũng như sử dụng thành thạo các hàm, thuật toán liên kết được cài đặt sẵn trong ứng dụng để có thể phát huy hiệu quả của file. Một số hàm thường dùng là: 

• Hàm = Sum: Dùng để tính tổng chi phí, tổng doanh số và doanh thu…
• Hàm = Sumif: Dùng để tính tổng theo từng hạng mục cụ thể và riêng biệt. Ví dụ tính tổng số giao dịch thành công của khách hàng. 
• Hàm = Countif: Dùng để đếm các giá trị trong một cột theo các hạng mục cụ thể. Ví dụ dùng để đếm số lượng giao dịch thành công của khách hàng.

5. Một số nhược điểm khi quản lý khách hàng trên Google sheet cần biết

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội nói trên, Google sheet vẫn có một vài hạn chế. Chẳng hạn như: 

• Không tối ưu thời gian nhập liệu thủ công: Với Google sheet, doanh nghiệp phải dành nhiều thời gian để nhập thông tin khách hàng thủ công. Điều này thường mất thời gian và dẫn đến những nhầm lẫn hay sai sót không đáng có. 
• Khó khăn trong việc quản lý khi số lượng khách hàng tăng lên: Google sheet rất hữu ích đối với những doanh nghiệp có lượng khách hàng vừa và nhỏ. Đối với những công ty có tệp khách hàng lớn, việc quản lý khó dữ liệu sẽ gặp nhiều trở ngại. 
• Tìm kiếm dữ liệu bất tiện: Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, muốn tra cứu doanh số bán hàng bằng google sheet sẽ mất nhiều thời gian. Bởi lẽ, việc truy xuất các dữ liệu thường cồng kềnh và không thuận tiện. 

6. Quản lý khách hàng trên 1 nền tảng duy nhất với CoDX CRM

THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh

Như vậy, có rất nhiều doanh nghiệp áp dụng cách thức quản lý khách hàng bằng google sheet. Đây cũng được xem là giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và theo dõi các dữ liệu một cách dễ dàng hơn. CoDX CRM – phần mềm quản lý khách hàng CRM trên một nền tảng duy nhất và chuyên nghiệp, là giải pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp định hình những thông số quan trọng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.