Phần mềm quản lý KPI là giải pháp tốt nhất để doanh nghiệp, tổ chức đo lường quản lý và đánh giá hiệu quả công việc theo mục tiêu đã thiết lập. Nhiều doanh nghiệp hiện nay gặp vấn đề về quản lý và không biết nên chọn phần mềm nào để khắc phục. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý Top 10 phần mềm KPI được người dùng đánh giá cao nhất trên thị trường. Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay nhé!
1. Phần mềm KPI là gì?
Phần mềm KPI là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc thông qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng. Nó có thể sử dụng trên nền tảng web hoặc ứng dụng trực tuyến.
So với các công cụ đánh giá KPI truyền thống như Excel, phiếu đánh giá, biểu mẫu GG, phần mềm đánh giá KPI giúp doanh nghiệp (DN) quản lý KPI nhân viên thuận tiện hơn, độ chính xác cao hơn và sử dụng linh hoạt hơn.
2. Lý do doanh nghiệp cần phải sử dụng phần mềm KPI?
Lý do khiến các doanh nghiệp ngày nay sử dụng phần mềm quản lý kpi ngày càng nhiều bao gồm:
- Phần mềm đánh giá KPI giúp nắm bắt và xác định doanh nghiệp hiện đang hoạt động như thế nào, tăng trưởng hay suy giảm và cấp độ của nó.
- Nhà quản lý và từng nhân viên có cái nhìn bao quát về bức tranh toàn cảnh của doanh nghiệp để từ đó có những tác động, điều chỉnh phù hợp nhằm nâng cao hoặc tạo điều kiện thuận lợi cho hiệu quả công việc.
- Hầu hết các phần mềm quản lý KPI đều có chức năng trực quan hóa dữ liệu, trình bày các phép tính, kết quả thực hiện, so sánh, tăng trưởng… thông qua các biểu đồ, dashboard giúp người quản lý dễ dàng theo dõi, phát hiện những điểm bất thường và ra quyết định gần như tức thì.
- Với hệ thống quản lý KPI sẵn có, các doanh nghiệp và tổ chức sẽ tiết kiệm được rất nhiều nhân sự. Thậm chí là tiết kiệm chi phí nhập dữ liệu của từng phòng ban và hàng trăm công thức phức tạp để tính toán KPI mới và tạo báo cáo cuối cùng.
- Người quản lý có thể xem báo cáo gần như ngay lập tức khi cần, thay vì phải chờ đợi hàng ngày hoặc hàng tuần.
3. Phần mềm kpi có những tính năng nổi bật gì?
Phần mềm đánh giá KPI có nhiều tính năng tuyệt vời giúp việc quản lý mục tiêu kinh doanh trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý KPI:
- Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá và hệ thống chỉ tiêu cho từng vị trí, bộ phận: Phần mềm đánh giá KPI hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập tiêu chuẩn trên phần mềm hoặc nhập bộ tiêu chuẩn từ bên ngoài theo mẫu có sẵn.
- Đặt KPI cụ thể cho từng vị trí, chức danh: Dễ dàng thiết lập mức chi tiêu cho từng đối tượng, thiết lập công thức tính KPI bao gồm trọng số, tỷ lệ hoàn thành… để kết quả đánh giá được cập nhật tự động.
- Theo dõi tiến độ đảm bảo mức độ hoàn thành của từng bộ phận, cá nhân và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức: Biểu đồ sẽ giúp người dùng theo dõi mức độ hoàn thành của từng cá nhân, bộ phận và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu, từ đó có những hướng điều chỉnh, thay đổi nhằm đảm bảo hiệu quả công việc tối ưu.
- Đánh giá kết quả thực hiện so với mục tiêu: Dựa trên dữ liệu được cập nhật hàng ngày, phần mềm đánh giá KPI giúp đưa ra kết quả cuối cùng để doanh nghiệp áp dụng tính lương, xem xét năng lực nhân viên hay thiết lập quy trình, đào tạo.
4. Tiêu chí đánh giá một phần mềm KPI hiệu quả
Hệ thống chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp thường được xây dựng theo nguyên tắc SMART, bao gồm:
- Specific – Tính cụ thể
- Measurable – Tính đo đường
- Achievable – Tính khả thi
- Relevant – Tính thực tế
- Timebound – Thời hạn cụ thể
Từ đó, đặc điểm của một phần mềm KPI tốt cần có:
- Đơn giản: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng sẽ tiết kiệm thời gian làm quen, tối ưu hóa thao tác, ít tốn thời gian đào tạo khi tuyển dụng nhân viên mới.
- Đo lường được: Phần mềm đánh giá KPI cần có các chỉ số đánh giá, báo cáo tổng quan, bảng tổng hợp, so sánh các chỉ số quan trọng của doanh nghiệp. Như vậy, nhà quản lý mới có cơ sở để hiểu và đưa ra quyết định nhân sự hay quyết định kinh doanh.
- Tính phù hợp: Chính sách KPI của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Phần mềm đánh giá KPI tốt nhất hoặc là công cụ chuyên dụng cho một lĩnh vực hoạt động nhất định. Hoặc là sự linh hoạt cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và kết hợp các chỉ số chính của mình.
- Tính liên quan: Dữ liệu đầu ra của tính toán KPI có liên quan chặt chẽ với các nền tảng quản lý doanh nghiệp khác như Quản lý bán hàng – doanh thu đầu ra, Quản lý công việc để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. …Vì vậy, phần mềm KPI cần có tính mở để kết nối với các phần mềm khác nhằm đưa ra kết quả đánh giá KPI toàn diện và chính xác nhất.
- Tính kịp thời: Sử dụng các phương pháp truyền thống thường phải thao tác thủ công và mất nhiều thời gian. Điều này gây bất tiện cho việc quản lý và điều hành các mục tiêu kinh doanh. Do đó, phần mềm cần báo cáo số liệu theo thời gian thực và phân tích số nhanh để phục vụ cho các cuộc họp và ra quyết định trong thời gian ngắn.
5. Top các phần mềm đánh giá KPI hàng đầu tại Việt Nam
Dưới đây là top 10 phần mềm kpi có lượt đánh giá chất lượng cao nhất và được nhiều doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam tin dùng. Cùng CoDX tham khảo ngay nhé!
5.1. Phần mềm CoDX – Task
Là giải pháp trên nền tảng điện toán đám mây, phần mềm đánh giá KPI CoDX – Task được phát triển dựa trên kinh nghiệm hơn nhiều năm xây dựng phần mềm quản lý.
Nó thể xử lý các dữ liệu KPI phức tạp nhất cho doanh nghiệp. Đây là phần mềm đánh giá KPI đầy đủ nhất tại thị trường Việt Nam.
Ứng dụng này có những tính năng nổi bật như sau:
- Xây dựng quy trình đánh giá phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn
- Phần mềm có thể thiết lập quy trình đánh giá KPI linh hoạt theo nhu cầu doanh nghiệp: nhân viên tự đánh giá, quản lý đánh giá, đánh giá đa cấp.
- Tạo kiểm toán hàng quý, hàng tháng hoặc hàng năm
- Quản lý chỉ tiêu KPI cho từng vị trí
- Cho phép thiết lập mục tiêu cho từng người, bộ phận, phòng ban. Nhân viên cũng có thể đặt mục tiêu của riêng mình và gửi chúng để quản lý phê duyệt trực tiếp trên cổng thông tin của họ.
- Hệ thống thiết lập tiêu chuẩn đánh giá và phê duyệt đa cấp linh hoạt và dễ sử dụng
- Tùy chỉnh và linh hoạt cho mọi doanh nghiệp
- Phần mềm CoDX – Task giúp nhiều doanh nghiệp dễ dàng thiết lập các công thức đánh giá nhân viên theo yêu cầu, với các thông số đa dạng: chữ, thang, phần trăm…
Ưu điểm của phần mềm CoDX – Task:
- Phần mềm tùy biến cao, linh hoạt cho nhiều doanh nghiệp
- Mở hệ thống, kết nối với các phần mềm khác
- Đánh giá đa cấp
- Nhiều tiêu chí đánh giá
- Phần mềm thân thiện với người dùng, dễ sử dụng
5.2. Phần mềm kpi SimpleKPI
Simple KPI là một phần mềm dễ sử dụng, dựa trên đám mây được thiết kế để cải thiện hiệu suất của các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và ngành.
Hệ thống bao gồm tất cả các công cụ mà doanh nghiệp cần để quản lý và trực quan hóa KPI của mình bằng nhiều công cụ: Bảng điều khiển KPI, Báo cáo chi tiết, Phân tích dữ liệu, Tích hợp dữ liệu, v.v.
Tính năng nổi bật:
- Tạo công thức để thực hiện tính toán tự động dựa trên KPI kinh doanh
- Có bộ thư viện KPI để doanh nghiệp tự chọn hoặc tạo
- Một hệ thống báo cáo đa chiều mạnh mẽ bao gồm tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp xung quanh KPI.
- Theo dõi KPI của bộ phận
5.3. Phần mềm KPI Fire
KPI Fire được lập hóa đơn như một giải pháp được thiết kế để giúp các công ty quản lý các dự án, kế hoạch chiến lược và cải tiến của họ.
Phần mềm bao gồm các công cụ kết hợp thành một hệ thống thực thi chiến lược: Công cụ hoạch định chiến lược, quản lý ý tưởng và dự án, bảng điều khiển quản lý KPI.
Các tính năng chính của phần mềm:
- Có được khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với các mục tiêu và dự án, đồng thời quy trách nhiệm cho các nhà lãnh đạo.
- Hỗ trợ các phương pháp lập kế hoạch chiến lược như: Hoshin Kanri và Thẻ điểm cân bằng.
- Tất cả nhân viên đều có một chiến lược phù hợp với mục tiêu của công ty.
- Tăng sự gắn kết của nhân viên khi họ có thể đóng góp ý kiến cho các dự án
5.4. Digii KPI
Phần mềm kpi Digii giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống KPI đánh giá hiệu quả công việc theo phương pháp Thẻ điểm cân bằng BSC.
Tùy theo bộ phận hay loại hình công việc mà công ty có thể linh hoạt áp dụng OKR, KPI, quản lý task hay dự án (Manage Project).
Phần mềm có thiết kế đẹp, thân thiện với người dùng, chức năng phong phú và khả năng tùy biến cao. Các tính năng nổi bật của phần mềm Digii KPI bao gồm:
- Hỗ trợ theo dõi các chỉ tiêu, chỉ tiêu khác nhau theo hình thức quản lý của doanh nghiệp.
- Hệ thống báo cáo, thanh trạng thái trực quan, cập nhật theo thời gian thực về kết quả và tiến độ hoàn thành mục tiêu.
- Tính hợp tác cao.
5.5. Domo
Domo là phần mềm quản lý KPI rất nổi tiếng ở nước ngoài. Phần mềm này có giao diện trực quan và dữ liệu được trình bày dưới dạng các biểu đồ khác nhau.
Domo có khả năng cung cấp dữ liệu KPI và phân tích thành biểu đồ, hình ảnh (theo hệ thống BI) trong thời gian rất ngắn (theo hệ thống BI).
Các tính năng nổi bật của phần mềm kpi Domo bao gồm:
- Giao diện trực quan, dễ dàng lọc và tìm kiếm dữ liệu KPI.
- Tổng hợp và kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn.
- Có thể sử dụng các ứng dụng di động khác.
- Khả năng kết nối với Google Sheets, Google Drive.
5.6. ACheckin
Phần mềm quản lý KPI của ACheckin là phần mềm động, KPI sẽ được theo dõi dưới dạng thẻ và phân bổ cho từng bộ phận, nhân viên.
Khả năng tùy biến cao, tạo KPI đa cấp đa liên kết, kết hợp trao đổi nội bộ, quản lý KPI dễ hiện thực hóa.
Lợi thế của phần mềm kpi này bao gồm:
- Giá cả hợp lý phù hợp với doanh nghiệp có ngân sách thấp.
- Khả năng tùy biến đa dạng, ngoài quản lý KPI, bộ phần mềm Acheckin có thể dùng để quản lý các công việc lặt vặt và các loại quy trình
- Phần mềm tiếng Việt, đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, thân thiện
5.7. Phần mềm quản lý KPI Scoro
Phần mềm Scoro KPI là một giải pháp tích hợp độc đáo cho phép người quản lý giám sát và theo dõi KPI của dự án, công việc và tài chính theo thời gian thực.
Các tính năng nổi bật của phần mềm Scoro bao gồm:
- Bạn có thể tích hợp Scoro với phần mềm hiện có của mình để theo dõi và giám sát tất cả dữ liệu trong một hệ thống.
- Phần mềm giúp theo dõi tất cả các khía cạnh của hiệu suất: dự án, ngân sách, bán hàng, dự báo, v.v.
- Bảng điều khiển có thể tùy chỉnh cao để theo dõi mọi KPI.
- Hạn chế quyền truy cập vào thông tin cụ thể.
5.8. Phần mềm KPI HrOnline
Phần mềm HROnline KPI được phát triển trên nền tảng điện toán đám mây và phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chức năng đánh giá KPI của HrOnline là một trong những tính năng đặc trưng của hệ thống quản lý doanh nghiệp.
HROnline giúp người quản lý cũng như nhân viên dễ dàng đặt mục tiêu và đo lường hiệu suất.
Tính năng nổi bật:
- Cài đặt KPI: bao gồm KPI đơn và KPI đa
- Tạo phiếu đánh giá cho từng bộ phận, vị trí
- Đánh giá kết thúc và tổng kết bảng KPI
5.9. Phần mềm đánh giá KPI Tanca
Tanca là phần mềm cho thuê được phát triển bởi Công ty TNHH Ứng Dụng Di Động Xanh, cung cấp các giải pháp hiệu quả trong quản lý nhân sự và quản lý KPI.
Đây cũng là phần mềm đánh giá KPI phổ biến tại Việt Nam, được hơn 300 công ty sử dụng.
Tính năng nổi bật:
- Tạo tiêu chí và mẫu để đánh giá KPI cá nhân/phòng ban
- Đánh giá KPI và liên kết điểm KPI với hệ thống tính lương
5.10. Phần mềm KPI Base Goal
Base Goal là một tính năng trong mô-đun Base HRM+Corporate Governance, là một hệ thống đánh giá hỗ trợ việc thực hiện của các cá nhân và bộ phận hướng tới cùng một định hướng và các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Tính năng nổi bật:
- Hỗ trợ vẽ sơ đồ cây mục tiêu hoàn chỉnh trong doanh nghiệp
- Dễ dàng liên kết cài đặt KPI với phần mềm quản lý công việc, quản lý quy trình, quản lý khách hàng (CRM).
- Tự động cập nhật KPI phần trăm hoàn thành.
- Hệ thống báo cáo tự động
6. Ứng dụng phần mềm KPI vào DN giúp đạt hiệu quả tối đa
Để tối ưu hóa quản trị hiệu suất, bạn cần nắm rõ quy trình thiết lập và sử dụng công cụ đo lường KPI để áp dụng vào doanh nghiệp:
- Thiết lập danh sách tiêu chí đánh giá KPI: Mỗi vị trí sẽ có những tiêu chí riêng để đánh giá hiệu quả công việc. Bạn cần lựa chọn các tiêu chí phù hợp nhất từ thư viện mẫu để xây dựng bảng KPI cho công việc.
- Xây dựng bảng KPI mẫu: Đây là bảng đánh giá được người quản lý trực tiếp sử dụng để đánh giá nhân viên. Phiếu đánh giá được cập nhật tự động vào phần mềm và hồ sơ nhân viên, rút ngắn thao tác truyền dữ liệu.
- Quản lý biểu mẫu đánh giá: Sau khi chấm điểm KPI cho nhân viên và chốt kết quả, dữ liệu KPI sẽ tự động liên kết với bảng lương của nhân viên.
- Đặt kỳ đánh giá: mỗi công ty có cách đánh giá khác nhau, được lặp lại định kỳ, bạn có thể tạo mới, theo dõi tình trạng từng kỳ đánh giá, nắm được tiến độ thực hiện.
7. Lưu ý gì khi sử dụng phần mềm quản lý KPI?
Doanh nghiệp nên lưu ý những điều sau khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý kpi:
- Ưu tiên phần mềm đánh giá KPI loại SaaS: Doanh nghiệp của bạn luôn hướng đến việc mở rộng, do đó, phần mềm ở dạng SaaS (Dịch vụ đăng ký) được ưu tiên hơn vì nó có thể tùy chỉnh. Nó có thể mở rộng và cho phép doanh nghiệp của bạn thiết lập cách quản lý nguồn nhân lực độc đáo của riêng mình.
- Chọn phần mềm KPI có bảo mật tốt: Nhiều dữ liệu nội bộ công ty nằm trên đó. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng phần mềm quản lý KPI đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn. Ban đầu, bạn có thể đánh giá các tính năng bảo mật bằng cách đăng ký và dùng thử.
- Chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình: Không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ IT để xử lý các sự cố phần mềm khi chúng phát sinh. Lúc này, hãy chọn nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí cho khách hàng của mình. Tùy thuộc vào cấp độ, phần lớn phần mềm SaaS ngày nay luôn bao gồm mục hỗ trợ khách hàng.
- Đừng nghĩ phần mềm KPI chỉ là phần mềm quản lý chức năng: Phần mềm đánh giá KPI không phải là phần mềm quản lý các mảng chức năng của công việc như marketing, bán hàng hay sản xuất. Nó chỉ là công cụ thu thập thông tin từ các phần mềm hoặc hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh, từ đó tính toán và hiển thị kết quả KPI theo định dạng quy định hoặc dưới dạng báo cáo tóm tắt (dashboard).
Trên đây là những phần mềm đánh giá KPI tốt nhất hiện nay, được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tùy vào quy mô, lĩnh vực hoạt động, mục đích sử dụng mà bạn có thể áp dụng phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Hy vọng bài viết trên trang tin quản trị CoDX này cung cấp những thông tin hữu ích để người dùng tìm được phần mềm kpi tốt nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đánh giá kpi chuyên dụng, hãy liên hệ với CoDX qua số hotline 0968 61 23 50 để được tư vấn tận tình nhé!
Bài viết liên quan: