Kanban là gì? Ứng dụng phương pháp Kanban hiệu quả

Cùng với công nghệ thông tin hiện đại, ứng dụng mô hình Kanban là phương pháp hỗ trợ hiệu quả giúp nhà quản lý dễ dàng kiểm soát thông tin, số lượng công việc để tối đa hóa hiệu suất làm việc. Vậy phương pháp Kanban là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết dưới đây!

Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Mô hình Kanban là gì?

Kanban là thuật ngữ được phát triển từ một kỹ sư người Nhật tên tên là Taiichi Ohno ở những năm 1940 ứng dụng vào quy trình làm việc tại nhà máy sản xuất.

Phương pháp Kanban theo tiếng Nhật có nghĩa là thẻ thị giác dùng để vận hành hệ thống JIT (Just-in-time). Có nghĩa là trực quan hóa các công việc trên bảng với mục đích tăng cường tính rõ ràng, chi tiết các đầu việc một cách khoa học nhất. 

Về bản chất, mỗi Kanban được gắn vào hộp linh kiện khi chuyển qua từng công đoạn lắp ráp. Người lao động ở công đoạn nhận linh kiện từ công đoạn trước phải để lại một Kanban đánh dấu việc chuyển giao số lượng linh kiện. Linh kiện qua hết các công đoạn trong dây chuyền lắp ráp, Kanban đã được điền đầy đủ các thông tin theo yêu cầu và gửi ngược lại vừa để lưu công việc đã hoàn tất, vừa để yêu cầu cung ứng linh kiện tiếp theo.

Ngày nay, phương pháp Kanban không chỉ được ứng dụng trong sản xuất mà còn được vận dụng vào các phần mềm sắp xếp công việc. 

Một mô hình Kanban sẽ bao gồm 3 cột quy trình công việc chính: Việc cần làm, đang triển khai, đã hoàn thành. Ngoài ra còn thêm một số cột khác tùy vào từng dự án cụ thể.

Nội dung của mỗi thẻ công việc sẽ bao gồm các yếu tố như:

• Mô tả ngắn gọn đầy đủ về task công việc cần làm
• Họ tên, chức danh của người thực hiện công việc
• Thời gian ước tính hoàn thành khối lượng đầu việc
• Điều kiện để chuyển sang quy trình tiếp theo trong mô hình Kanban.

Kanban áp dụng trong các phần mềm công việc sẽ có thêm các dữ liệu khác như các liên kết đến tài liệu, công văn chi tiết để tiến hành thực hiện công việc.

Để xây dựng phương pháp Kanban chuẩn trong sản xuất, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Thông tin chi tiết luôn được chuyển từ quy trình này sang quy trình tiếp theo.
• Công việc không bắt đầu khi không nhận được kanban.
• Mỗi thẻ Kanban phải chứa các nội dung: chi tiết sản phẩm, địa điểm sản xuất, địa điểm vận chuyển, số lượng.
• Tại mỗi quy trình sẽ có số lượng kanban quy định, không hơn không kém.

2. Phương pháp Kanban giúp quản lý công việc hiệu quả như thế nào?

Phương pháp Kanban sẽ mang lại những lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp, tổ chức như:

• Xây dựng kế hoạch linh hoạt
• Rút ngắn thời gian chu kỳ làm việc
• Hạn chế sự tắc nghẽn
• Trực quan hóa quy trình làm việc
• Quản lý quy trình làm việc

2.1 Xây dựng kế hoạch linh hoạt

Đối với công việc đã phân chia theo cột trong Kanban, mỗi nhóm chỉ thu thập các trang và chỉ thực hiện một hạng mục công việc được phân công. Sau khi hoàn thành, nhiệm vụ tiếp theo được gán cho cột Công việc đang tiến hành. 

Điều này có nghĩa là nhà quản lý có thể đẩy các công việc tồn đọng mà không ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Miễn là người vận hành giữ các mục công việc quan trọng trong công việc.

2.2 Rút ngắn thời gian chu kỳ làm việc

Thời gian chu kỳ công việc là thời gian cần thiết để một công việc hoàn thành quy trình làm việc của nhóm. Được trang bị các nguyên tắc tối ưu hóa thời gian của mỗi chu kỳ, các nhà quản lý có thể dự đoán sự phân công lao động tiếp theo. 

Hơn nữa, các tính năng của Kanban không phát triển riêng lẻ và có thể tạo ra tắc nghẽn trong quá trình hoạt động nếu không được triển khai đúng cách. 

Các nhóm làm việc theo Kanban phải có trách nhiệm hỗ trợ lẫn nhau và trao đổi kỹ năng, đảm bảo sự bình đẳng giữa mọi người và tính đồng nhất trong công việc.

2.3 Hạn chế sự tắc nghẽn

Trong khi áp dụng phương pháp Kanban có thể dễ dàng đa nhiệm, nó có thể dẫn đến năng suất thấp. Đây là lý do tại sao Kanban có nguyên tắc công việc đang tiến hành (WIP).

Giới hạn số lượng công việc có thể cải thiện hiệu suất, tăng sự rõ ràng của các vấn đề và rào cản, đồng thời thúc đẩy cải tiến liên tục. Công việc này giúp nhóm dễ dàng phát hiện ra các vấn đề hơn và giảm chi phí cũng như nỗ lực cần thiết để thực hiện các thay đổi. 

Ngoài ra, nó cung cấp một “lực kéo” ổn định cho công việc thông qua sự phát triển, vì các tác vụ mới chỉ có thể được thực hiện khi các tác vụ hiện tại đã hoàn thành.

2.4 Trực quan hóa quy trình làm việc

Các dự án sử dụng nhiều tri thức, hay như tên gọi, sử dụng trí óc, là vô lượng và vô hình. Do đó, việc tìm ra cách trực quan hóa quy trình làm việc của bạn là rất quan trọng để tổ chức, tối ưu hóa và theo dõi công việc của bạn.

Số liệu trực quan là giá trị cốt lõi, tập trung vào việc cải thiện hiệu quả và hiệu suất sau mỗi lần lặp lại. Sử dụng phương pháp Kanban, công việc được theo dõi dưới dạng biểu đồ để đảm bảo hiệu quả làm việc của nhóm không ngừng được nâng cao. Do đó, việc phát hiện và loại bỏ tắc nghẽn sẽ diễn ra nhanh chóng.

2.5 Quản lý quy trình làm việc

Bằng cách theo dõi quy trình làm việc trong hệ thống, các vấn đề có thể được xác định và thay đổi các tùy chọn được đánh giá về mặt hiệu quả. Chính sách quy trình rõ ràng, minh bạch. 

Điều quan trọng là phải giải thích rõ ràng quy trình làm việc để nhóm có thể giao tiếp và thảo luận về các cải tiến một cách cởi mở và khách quan, thay vì chủ quan và cảm tính.

3. Mô hình Kanban ứng dụng vào quản lý công việc như thế nào hiệu quả?

Không chỉ trong hoạt động sản xuất, Kanban còn có tính ứng dụng rất cao trong quản lý công việc hàng ngày. Kanban bằng ghi chú dán hoặc sử dụng ứng dụng Kanban có thể giúp bạn tối đa hóa năng suất và tránh trùng lặp công việc.

Các bước đơn giản để tạo bảng Kanban là gì? Chỉ với 4 bước sau bạn có thể dễ dàng áp dụng kanban vào quản lý công việc như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị một tấm bảng gỗ có thể đựng nam châm và dán lên đó những tờ giấy ghi chú có màu sắc khác nhau.
• Bước 2: Cột đầu tiên trong bảng Kanban là cột “Việc cần làm”. Bạn phân loại các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp bằng các màu giấy khác nhau và dán chúng vào cột đầu tiên.
• Bước 3: Cột thứ hai là cột “Công việc đang thực hiện”. Đây là một cột hiển thị những gì bạn cần làm ngay bây giờ.
• Bước 4: Cột thứ ba là “Danh sách đã hoàn thành”. Bạn có thể di chuyển từng nhiệm vụ đã hoàn thành trong cột thứ hai sang cột thứ ba và lặp lại các bước từ 2 đến 4.

Ngoài ra, ngày nay có rất nhiều ứng dụng trực tuyến để ứng dụng phương pháp Kanban mà bạn có thể lựa chọn như CoDX – Task, Trello, …

4. Những lưu ý khi áp dụng phương pháp kanban

4.1 Một số lưu ý quan trọng cần biết

• Packet Color (Màu sắc thẻ kanban): Chọn một màu khác để yêu cầu phân chia loại công việc và ưu tiên từng nhiệm vụ.
• Giới hạn: Đặt giới hạn 2-3 nhiệm vụ đang diễn ra trong cột thứ 2. Điều này giảm thiểu sự phân tâm và căng thẳng trong quá trình làm việc.
• Đặt thời hạn: Đặt một giới hạn thời gian để ghi chú và hoàn thành công việc sẽ là một cách hiệu quả để tăng năng suất và kỷ luật.
• Phân công: Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và để họ tự ghi chú khi họ hoàn thành nhiệm vụ được giao.
• “Hoàn thành”: Điền vào cột thứ ba (danh sách đã hoàn thành) vào cuối mỗi tuần, để mọi người cùng xem kết quả công việc trong tuần và động viên ý chí làm việc trong tuần tiếp theo.

4.2 Thời điểm nào nên sử dụng thẻ Kanban?

Kanban có thể rất hiệu quả nếu được áp dụng trong:

• Trong quá trình phát triển phần mềm, nâng cao hiệu quả cộng tác nhóm.
• Bắt đầu công việc ngay khi bạn có thời gian rảnh.
• Khi bạn muốn tạo ra tác phẩm của riêng mình bất cứ lúc nào.
• Đó là khi bạn muốn thay đổi các ưu tiên một cách nhanh chóng.
• Khi bạn muốn hình dung công việc của mình và muốn hình dung tiến độ thực hiện các nhiệm vụ công việc của mình.

5. Phân biệt Kanban và Scrum

Kanban và Scrum là hai phương pháp trong Agile. Nhiều người đấu tranh với việc không thể phân biệt chúng. Vì vậy, CoDX sẽ chỉ ra 3 điểm khác biệt lớn nhất của Scrum và kanban là gì thông qua bảng sau: 

Phân biệt	Kanban	Scrum
Sự khác biệt trong Lập kế hoạch và Lặp lại	Kanban không có khung thời gian và không có quy trình lặp đi lặp lại. Trong quá trình hoàn thiện một sản phẩm sẽ luôn có những cải tiến.  Giới hạn công việc để mang lại hiệu quả tốt nhất Hạn chế các điểm và điều kiện, triển khai công việc đều đặn	Là một phương pháp nhấn mạnh vào việc lập lịch trình.  Nhóm này sẽ cung cấp một danh sách các nhiệm vụ cần được ưu tiên trước để cung cấp tính năng hoàn chỉnh cho khách hàng.  Mỗi Sprint đều có một thành phẩm sẵn sàng giao cho khách hàng.
Sự khác biệt giữa vai trò và trách nhiệm	Không có vai trò nào về một người chịu trách nhiệm quản lý và giám sát dự án.  Tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia vào dự án và họ có thể đảm nhận nhiều khía cạnh khác nhau.	Ít nhất ba người tham gia được phép xử lý công việc: Development Team, PO và Scrum Master.  Họ sẽ bị ràng buộc bởi trách nhiệm tương ứng của mình và phải làm việc cùng nhau để đạt được sản phẩm cuối cùng
Không giống như bảng quản trị	Mỗi cột nhiệm vụ sẽ được gắn nhãn trạng thái tương ứng.  Nó sẽ giới hạn công việc để đảm bảo khả năng hoàn thành từng nhiệm vụ.  Đồng thời không mất thời gian nên không cần lặp lại.	Mỗi giai đoạn của quy trình làm việc sẽ được đánh dấu.  Tất cả công việc sẽ được chạy nước rút trong một vài tuần, sau đó chuyển sang trạng thái Xong  Sau đó chạy nước rút vẫn ở trạng thái chờ xử lý sẽ được xử lý

6. Lĩnh vực nào ứng dụng phương pháp Kanban nhiều nhất?

Kanban được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Tuy nhiên, lợi ích của nó ngày càng được biết đến. Vì vậy, bạn có thể thấy công cụ này xuất hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy lĩnh vực đang sử dụng phương pháp kanban là gì?

6.1. IT & Software

Kanban đã được sử dụng trong phát triển phần mềm tại Microsoft từ năm 2004. Kể từ đó, nó được sử dụng thường xuyên bởi các nhóm chuyên nghiệp Công nghệ thông tin (IT), DevOps, Ops. 

Bộ phận CNTT của công ty, lập trình viên thường gặp vấn đề trong việc ưu tiên các nhiệm vụ. Điều này là do khối lượng công việc lớn mà họ phải giải quyết. Do đó, việc sử dụng Kanban để trực quan hóa quy trình công việc mang lại nhiều lợi ích cho đội ngũ CNTT. 

Ngoài việc sử dụng các cột để phân biệt các giai đoạn trong quy trình làm việc, các nhóm có thể sử dụng Swimlanes (đường bơi) để tránh xung đột giữa các nhiệm vụ và hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. 

Nhìn chung, Kanban có thể giúp các nhóm CNTT lập kế hoạch tốt hơn, tập trung hơn và làm việc hiệu quả hơn.

6.2. Quản trị dự án 

Trong các mô hình quản lý dự án trước đây, mục tiêu trung tâm là tối đa hóa sản lượng và nỗ lực của từng thành viên trong nhóm. Những kiểu quản lý dự án này dễ dẫn đến tắc nghẽn cổ chai vì có quá nhiều nhiệm vụ bị mắc kẹt “đang dở dang” và không bao giờ hoàn thành. 

Kanban xuất hiện giúp giới hạn công việc đang tiến hành. Điều này có nghĩa là đôi khi các thành viên trong nhóm có khối lượng công việc hiện tại tương đối nhẹ, giúp họ có thời gian rảnh để hỗ trợ các thành viên khác thực hiện các nhiệm vụ. Sau đó đến lượt họ nhờ các thành viên trong nhóm giúp đỡ. 

Cách làm việc này hiệu quả và hợp lý hơn. Đồng thời cũng giúp tăng cường sự gắn kết của các thành viên trong nhóm.

6.3. Tuyển dụng 

Không chỉ dành riêng cho IT, quản lý dự án, Kanban còn thường xuyên được sử dụng trong lĩnh vực tuyển dụng. 

Kanban cho phép bạn theo dõi tiến độ của từng quy trình tuyển dụng. Bạn có thể dễ dàng xác định công việc nào đang mở, ai chịu trách nhiệm cho nhiệm vụ nào, v.v. 

Bảng Kanban cho phép các thành viên trong nhóm dễ dàng theo dõi quy trình làm việc. Nó cũng cho phép bạn dễ dàng đính kèm các tệp và liên kết (chẳng hạn như liên kết CV và LinkedIn).

7. Quản lý công việc bằng Kanban trên CoDX Task

CoDX task là phần mềm quản lý công việc được thiết kế theo giao diện kanban với các nội dung về trạng thái công việc như chưa thực hiện, đang thực hiện, hoàn tất, hoãn lại, bị hủy. Giao diện kéo thả linh hoạt, dễ dàng. Ngoài ra, CoDX Task còn thiết kế bảng theo dõi công việc với nhiều định dạng khác như xem dạng lịch, dạng danh sách.

Trên đây là bài chia sẻ về mô hình phương pháp Kanban là gì. Hy vọng nó sẽ giúp ích cho quá trình vận hành công việc của doanh nghiệp bạn. Kanban đã được chứng minh là hiệu quả trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng năng suất của nhân viên. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi giao việc cho nhân viên hoặc cần hoàn thành nhiệm vụ được giao. Hãy áp dụng ngay kanban để giải quyết vấn đề ngay nhé! Truy cập ngay https://businesswiki.codx.vn để xem thêm những kiến thức quản trị hữu ích khác.