5 Hệ thống chấm công hiệu quả phổ biến nhất [ưu & nhược điểm]

Hệ thống chấm công là công cụ thông minh hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình tổng hợp dữ liệu. Xem ngay đánh giá 5 hệ thống chấm công phổ biến nhất.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin tức doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Hệ thống chấm công là gì?

Hệ thống chấm công là công cụ được sử dụng để theo dõi và ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Hệ thống tự động ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc của nhân viên, bao gồm cả thời gian nghỉ và làm thêm giờ.

Hệ thống giúp nhân viên C&B thực hiện các thao tác trùng lặp, hạn chế tối đa sai sót và gia tăng độ chính xác trong quá trình chấm công.

Hệ thống chấm công có thể tương thích với các thiết bị sau:

Máy chấm công: Thiết bị có nhiệm vụ ghi nhận chính các thời gian chấm công của toàn bộ nhân viên trong tổ chức. Các máy chấm công phổ biến, được đánh giá tốt nhất hiện nay là Kobio, Ronald Jack, GIGATA, Wise Eye,….
Phần mềm chấm công: Kết nối trực tiếp với máy chấm công, lưu trữ và xử lý dữ liệu chấm công.
Phụ kiện hỗ trợ.

2. 5 Hệ thống chấm công phổ biến nhất hiện nay

2.1 Chấm công thủ công

Người quản lý ghi chép và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên trực tiếp trên nền tảng Excel. Theo đó, dữ liệu chấm công hàng ngày sẽ được tổng hợp và lưu lại dưới dạng bảng biểu Excel để dễ kiểm soát, theo dõi.

Thông thường, hình thức chấm công qua Excel được chia thành 3 loại chính: chấm công theo ngày, theo giờ và theo ca.

hệ thống chấm công — Bảng chấm công trên nền tảng Excel

Ưu điểm:

Chấm công trên Excel hoàn toàn miễn phí, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí mua thiết bị và phần mềm.
Giao diện đơn giản, dễ sử dụng. Doanh nghiệp có thể tải những biểu mẫu chấm công có sẵn để dùng ngay.
Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, dưới 30 nhân sự.

Nhược điểm:

Dữ liệu phân tán nhiều file, quản lý cùng lúc nhiều sheet gây khó khăn cho phòng HR trong việc quản lý tình hình đi sớm về muộn tại doanh nghiệp.
Mức độ bảo mật dữ liệu trên Excel khá kém. Bởi vì mọi người đều được cấp quyền truy cập vào file chấm công, dẫn đến chỉ cần một cá nhân thao tác nhầm thì sẽ làm hỏng dữ liệu.
Đòi hỏi người dùng phải thành thạo tin học văn phòng và các các hàm Excel để tổng hợp công cuối tháng.
Không phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự từ 30 người trở lên, vì quản lý lượng lớn dữ liệu trên Excel rất tốn thời gian và dễ sai sót.

2.2 Hệ thống chấm công bằng vân tay

Chấm công bằng vân tay là phương pháp sử dụng công nghệ sinh trắc học để ghi nhận thời gian vào và ra của nhân viên thông qua quét vân tay.

Khi nhân viên đặt ngón tay lên máy chấm công, thiết bị sẽ xác thực danh tính bằng cách so sánh vân tay của họ với dữ liệu đã được lưu trữ trước đó. Sau khi xác thực, hệ thống chấm công sẽ ghi lại thời gian vào và ra của nhân viên một cách tự động.

hệ thống chấm công bằng vân tay — Xác thực danh tính nhân viên chính xác thông qua cách chấm công bằng vân tay

Ưu điểm:

Giảm thiểu khả năng gian lận như nhờ người khác chấm công hộ vì vân tay của mỗi người là duy nhất, xác thực chính xác danh tính của nhân viên.
Dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý nhân sự và tính lương.
Dữ liệu vân tay dễ dàng cập nhật khi có nhân sự mới.
Giá thành rẻ hơn so với máy chấm công theo khuôn mặt và mống mắt.
Quá trình chấm công diễn ra nhanh chóng, chỉ cần vài giây để xác thực và ghi nhận.

Nhược điểm:

Chất lượng thiết bị và cảm biến vân tay có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của hệ thống.
Cần bảo dưỡng và kiểm tra thiết bị định kỳ để đảm bảo hoạt động ổn định.
Nhiều người sử dụng cùng một thiết bị có thể gây ra lo ngại về vệ sinh, đặc biệt trong thời kỳ dịch bệnh.
Dễ bị ảnh hưởng bởi tác động bên ngoài. Nếu vân tay bị mờ do thời tiết, hóa chất, thân nhiệt thì không thể thực hiện chấm công.
Yêu cầu nhân viên phải có mặt tại công ty vào đầu buổi và cuối buổi. Những nhân viên phải đi công tác hay gặp khách hàng ngoài văn phòng thì hình thức chấm công này không phù hợp.
Mỗi lần chỉ tiếp nhận chấm công cho một người duy nhất. Những doanh nghiệp có quy mô nhân sự đông thì phải xếp hàng rất lâu để được chấm công.

2.3 Hệ thống chấm công nhận diện khuôn mặt

Hình thức chấm công nhận diện khuôn mặt hoạt động bằng cách sử dụng camera và phần mềm phân tích hình ảnh để nhận dạng khuôn mặt của nhân viên, sau đó so sánh với dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ trước đó để xác thực danh tính.

Ưu điểm:

Nhân viên không thể gian lận bằng cách nhờ người khác chấm công hộ.
Loại bỏ các hạn chế còn tồn tại của các hình thức chấm công khác như: Quên mang thẻ, dấu vân tay bị mờ, thẻ bị hỏng,…
Chỉ cần tốn 2-3s để chấm công và hệ thống cho phép chấm công nhiều khuôn mặt trong cùng 1 khung hình.
Tiết kiệm được các chi phí vận hành như chi phí in ấn, làm thẻ, khử trùng máy chấm công,…

Nhược điểm:

Thiết bị và phần mềm nhận diện khuôn mặt thường có chi phí cao hơn so với các phương pháp khác.
Hiệu quả nhận diện có thể bị ảnh hưởng bởi điều kiện ánh sáng kém, góc quay không phù hợp hoặc khi nhân viên thay đổi ngoại hình (như đeo kính, thay đổi kiểu tóc, để râu).

2.4 Chấm công bằng thẻ từ

Chấm công bằng thẻ từ là phương pháp kết hợp máy chấm công với thẻ từ (thẻ có gắn dải từ hoặc chip RFID) để ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên. Nhân viên chỉ cần quẹt thẻ, hệ thống sẽ xác thực danh tính của họ và ghi lại thời gian vào/ra một cách tự động.

hình thức chấm công bằng thẻ từ — Nhân viên chỉ cần tốn 1-2s để quẹt thẻ chấm công

Ưu điểm:

Chấm công nhanh chóng, chỉ tốn 1-2s, phù hợp với cả doanh nghiệp quy lớn và nhỏ.
Thẻ từ có chất liệu từ nhựa nên dễ bảo quản, tỷ lệ hư hỏng thấp hơn rất nhiều so với thẻ giấy.
Chi phí đầu tư ban đầu và bảo trì thấp hơn so với các hệ thống chấm công sinh trắc học (như vân tay, khuôn mặt).
Có khả năng lưu trữ thông tin kể cả khi mất điện.

Nhược điểm:

Phát sinh thêm chi phí làm thẻ cho nhân viên khi có biến động nhân sự.
Nhân sự phải luôn mang thẻ bên người. Nếu thẻ bị mất, quên hay gãy thì nhân sự không thể thực hiện chấm công.
Dữ liệu chấm công thiếu minh bạch vì nhân viên có thể người khác quẹt thẻ từ hộ.
Gây mất thời gian và trải nghiệm nhân viên vì máy chấm công chỉ quét mỗi lần một nhân viên.

2.5 Chấm công bằng định vị GPS

Chấm công bằng GPS sử dụng chức năng định vị trên thiết bị thông minh để ghi lại vị trí hiện tại và thời gian chấm công của nhân viên, sau đó gửi dữ liệu về hệ thống để lưu trữ, xử lý.

Ưu điểm:

Nhân viên có thể chấm công từ bất kỳ đâu có tín hiệu GPS, phù hợp với các công việc đòi hỏi di chuyển nhiều hoặc làm việc từ xa.
Quản lý có thể theo dõi vị trí và hành trình của nhân viên trong suốt thời gian làm việc, đảm bảo họ đang làm việc tại đúng địa điểm yêu cầu.

Nhược điểm:

Theo dõi vị trí liên tục có thể gây lo ngại về quyền riêng tư của nhân viên.
Yêu cầu nhân viên có điện thoại thông minh và kết nối internet ổn định.
Không phù hợp với đội ngũ nhân viên cấp phổ thông hoặc lao động cao tuổi.

4. Quản lý chấm công tính lương thông minh với Lạc Việt SureHCS

Hệ thống chấm công Lạc Việt SureHCS được thiết kế linh hoạt, tương thích với hầu hết các loại máy chấm công phổ biến như vân tay, thẻ từ, nhận diện khuôn mặt,…

Với các tính năng hiện đại và linh hoạt, LV SureHCS không chỉ đáp ứng nhu cầu chấm công mà còn giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, minh bạch.

Đặc điểm nổi bật:

Điều chỉnh giờ làm việc theo quy định riêng của doanh nghiệp.
Tính toán thời gian làm việc chính xác đến từng giờ/phút.
Linh động xét duyệt các trường hợp đi trễ, về sớm hoặc quên quét thẻ.
Kiểm soát số liệu chính xác, loại bỏ các trường hợp chồng chéo.

CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS

LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực.

Tính năng nổi bật:

Candidate Pool AI + AI Resume: tự động bóc tách CV mọi định dạng, tìm kiếm ứng viên phù hợp tức thì, tăng 70% chất lượng đầu vào, giảm thời gian tuyển dụng đáng kể
Phần mềm chấm công – tính lương – C&B tự động: tích hợp phúc lợi, tăng ca, bảo hiểm, xuất báo cáo, phiếu lương chính xác cho doanh nghiệp quy mô lên đến 10.000 nhân viên
Trải nghiệm nhân sự – ví thưởng – bảng xếp hạng hành vi – khảo sát định kỳ: quản lý nội bộ, vinh danh, gắn kết nhân viên theo thời gian thực.
Đánh giá và phát triển năng lực: KPI/OKR linh hoạt, phản hồi 360°, đề xuất lộ trình đào tạo cá nhân hóa theo kết quả đánh giá
Đào tạo nội bộ & LMS tích hợp AI: học mọi lúc, mọi nơi, quản lý nội dung đa phương thức với cá nhân hóa từ AI
Dashboard BI + AI Advisor: báo cáo thời gian thực, gợi ý lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu nhân lực.

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS

Coca-Cola Việt Nam: Triển khai hệ thống LV SureHCS để số hóa toàn diện công tác quản trị nhân sự giúp tập đoàn chuẩn hóa dữ liệu, tối ưu vận hành HR theo mô hình quốc tế.
Công ty Dệt May Thành Công (TCM): Áp dụng LV SureHCS để quản lý nhân sự, lương, phúc lợi, chấm công và hồ sơ năng lực cho gần 5.000 nhân viên trên 5 lĩnh vực hoạt động – từ dệt may, thời trang đến bất động sản.
Tổng Công ty Cảng Hàng Không Việt Nam (ACV): Tin tưởng lựa chọn LV SureHCS để vận hành hệ thống nhân sự quy mô lớn với hơn 10.000 nhân viên, 24 đơn vị trực thuộc, giải quyết triệt để bài toán nghiệp vụ phức tạp của mô hình công ty Nhà nước.

ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS TÍCH HỢP AI MỚI NHẤT

Đăng ký PM nhân sự

If you are human, leave this field blank.

TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ

Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự

LV‑AI.Docs: tự động bóc tách chuyển dữ liệu từ giấy tờ như CCCD, sổ BHXH, bằng cấp thành hồ sơ kỹ thuật số chuẩn hóa
LV‑AI.Resume: phân tích CV tự động, xây hồ sơ ứng viên, tìm người đúng tiêu chí bằng prompt thông minh, khai thác dữ liệu candidate pool hiệu quả
LV‑AI.Help: chatbot nội bộ hỗ trợ trả lời câu hỏi HR 24/7, truy xuất biểu mẫu quy trình nhanh chóng theo ngữ cảnh người dùng

DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS?

Giải pháp toàn diện từ A‑Z bao quát toàn bộ quy trình HR từ tuyển dụng, hồ sơ, chấm công, lương, phúc lợi, đào tạo, đánh giá, trải nghiệm nhân viên
Tùy chỉnh cao & kết nối linh hoạt phù hợp với mọi quy mô, ngành nghề, dễ kết nối với ERP, tài chính, văn phòng số hóa
Tiết kiệm chi phí & nâng cao hiệu suất giúp giảm 40–60% chi phí vận hành nhân sự, giữ chân nhân tài, cải thiện hiệu quả làm việc

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Hotline: 0901 555 063
Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường Phú Nhuận, TP.HCM

Trên đây là thông tin quan trọng về 5 hệ thống chấm công phổ biến được các doanh nghiệp tin dùng nhiều nhất hiện nay. Để chọn được hệ thống phù hợp, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô nhân sự và đặc thù công việc.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: