Đồng bộ dữ liệu là gì? Cách đồng bộ dữ liệu cho doanh nghiệp

Đồng bộ dữ liệu giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khoảng lớn ngân sách trong việc đầu tư vào các thiết bị lưu trữ tài liệu vật lý. Nhờ vào phương pháp này, người dùng có thể vận hành và trao đổi thông tin nội bộ một cách thuận tiện, trơn tru hơn.

Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

Vậy đồng bộ dữ liệu là gì? Doanh nghiệp cần làm gì để thực hiện được? Theo dõi bài viết của CoDX để tìm ngay câu trả lời nhé!

1. Khái niệm đồng bộ dữ liệu là gì?

Động bộ dữ liệu là quá trình hợp nhất các dữ liệu trên ứng dụng và các phần mềm khác nhau để đảm bảo tính nhất quán trên hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp. Nhờ vào quá trình đồng hóa, dữ liệu trên các thiết bị sẽ luôn ở trạng thái an toàn và có thể truy xuất nhanh chóng, tiện lợi.

Nói một cách dễ hiểu, đồng bộ hóa là một phương pháp để người dùng có thể lưu trữ và sử dụng dữ liệu mọi lúc mọi nơi chỉ cần có kết nối internet. Nhờ đó, người dùng không cần phụ thuộc quá nhiều vào các cơ sở thiết bị vật lý như trước đây.

2. Tại sao cần đồng bộ trên một nền tảng duy nhất?

Việc đồng bộ hóa dữ liệu có thể giúp cá nhân, doanh nghiệp tiết kiệm được tối đa nguồn chi phí trong việc đầu tư vào máy móc vật lý để triển khai lưu trữ. Ngoài ra, cách thức này còn mang lại những lợi ích sau:

Đối với cá nhân

Đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối, hạn chế trường hợp bị mất dữ liệu với các nhà cung cấp nền tảng.
Dễ dàng truy cập vào dữ liệu vào mọi lúc, mọi nơi.
Hạn chế tình trạng mất dữ liệu khi thiết bị của bạn bị hỏng hay gặp bất kỳ sự cố nào.

Đối với doanh nghiệp

Tất cả các phòng ban trong công ty đều có thể truy cập được nguồn dữ liệu thô.
Hạn chế việc xảy ra xung đột và trùng lặp giữa các phần mềm, ứng dụng khác nhau.
Nâng cao chất lượng của các nguồn dữ liệu.
Hỗ trợ các nhóm, bộ phận, phòng ban trong công ty các vấn đề công tác, giao tiếp và công việc.
Tập trung dữ liệu trên một nền tảng, hỗ trợ việc báo cáo chính xác nhất.

3. Doanh nghiệp cần làm gì để đồng bộ hóa dữ liệu?

Có thể nhận thấy được, đồng bộ dữ liệu hiện đang là nhiệm vụ tất yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Để quy trình đồng bộ mang lại hiệu quả tốt nhất, doanh nghiệp cần thực hiện: số hóa dữ liệu và quản lý, lưu trữ chúng trên phần mềm.

3.1 Thực hiện số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng: giấy, âm thanh, hình ảnh,… thành dữ liệu số để có thể xử lý và lưu trữ trên máy tính hoặc thiết bị điện tử.

Doanh nghiệp cần làm gì để đồng bộ hóa dữ liệu — Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng vật lý sang dữ liệu số

Quá trình thực hiện số hóa này thường bao gồm 5 bước sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị các tài liệu để thực hiện quy trình số hóa
Bước 2: Thực hiện việc Scan/Quét để số hóa dữ liệu
Bước 3: Tiến hành nhập dữ liệu để số hóa tài liệu
Bước 4: Thực hiện kiểm tra lại thông tin sau khi nhập liệu
Bước 5: Hoàn thiện cơ sở hệ thống dữ liệu sau số hóa

>>> Xem chi tiết tại bài viết: Số hóa dữ liệu là gì? Quy trình số hóa chuẩn cho doanh nghiệp

3.2 Lưu trữ và quản lý trên phần mềm

Với sự phát triển của thời đại chuyển đổi số, các doanh nghiệp đã dần làm quen với việc sử dụng các hệ thống phần mềm để quản lý và lưu trữ dữ liệu thay vì phương pháp thủ công bất tiện trước đây. Một số phần mềm quản lý được sử dụng phổ biến hiện nay có thể kể đến như: quản lý tài liệu, văn bản, hồ sơ, quản lý khách hàng.

Ví dụ: Thay vì áp dụng phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu theo cách truyền thống là chép thủ công và bảo quản chúng trong không gian thường,…dẫn đến việc tốn nhiều chi phí vận hành và tình trạng thất lạc. Thì doanh nghiệp có thể sử dụng Phần mềm quản lý tài liệu CoDX để lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, đồng bộ quản lý tài liệu trong doanh nghiệp.

4. Top 3 phần mềm đồng bộ dữ liệu tốt nhất cho doanh nghiệp

Hiện nay, việc đồng bộ hóa đã trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn với những công cụ hỗ trợ hiện đại. Dưới đây là 3 phần mềm đồng bộ dữ liệu tốt nhất mà doanh nghiệp nên tham khảo sử dụng:

4.1 Google Drive

Google Drive là dịch vụ lưu trữ của ông lớn Google, do đó ứng dụng này nhận được sự tin tưởng tuyệt đối của các doanh nghiệp. Phần mềm này cho phép người dùng truy cập thông tin trên mọi thiết bị mọi lúc mọi nơi, chỉ cần có kết nối internet.

Đồng bộ hóa dữ liệu doanh nghiệp — Google Drive có khả năng mở rộng không gian lưu trữ lên đến 15GB

Không chỉ vậy, Google Driver còn có khả năng mở rộng không gian lưu trữ lên đến 15GB, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian trong nhiệm vụ đồng bộ và quản lý dữ liệu từ xa.

4.2 Phần mềm chuyển đổi số CoDX

Phần mềm chuyển đổi số CoDX là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu trên 1 nền tảng duy nhất chỉ bằng 1 CHẠM. Nhờ vào hệ thống quản lý toàn diện với các phân hệ: Quản lý tài liệu, Quản lý công văn, Quản lý quy trình,…doanh nghiệp có thể dễ dàng đồng bộ và quản lý dữ liệu nội bộ mọi lúc mọi nơi.

Không dừng lại ở đó, phần mềm chuyển đổi số CoDX còn có khả năng tối ưu hóa vận hành và tự động hóa quy trình mọi công tác quản lý dữ liệu với hệ thống quản lý quy trình động tích hợp ký số. Các chức năng được tích hợp có chọn lọc trong hệ thống chuyển đổi số CoDX, phần mềm có thể đáp ứng nhu cầu đồng bộ dữ liệu vào quy trình vận hành doanh nghiệp một cách trơn tru nhất.

Từ đó giúp nâng cao năng suất nhân sự, tiết kiệm chi phí lưu trữ, kiến tạo văn hóa làm việc số và gia tăng hiệu quả cho doanh nghiệp.

4.3 OneDrive

OneDrive hoạt động như một nền tảng lưu trữ và cung cấp miễn phí cho bất cứ ai sở hữu tài khoản Microsoft. Ứng dụng này có một ưu điểm vô cùng nổi trội đó là cho phép đồng bộ trực tiếp giữa các PC với nhau với độ trễ cực thấp. Hơn thế nữa, mỗi tài khoản đều sở hữu 5GB lưu lượng có sẵn, người dùng có thể thoải mái lưu trữ tất cả thông tin trong máy tính.

Hy vọng qua bài viết này bạn có thể biết được đồng bộ dữ liệu là gì và cách thực hiện hiệu quả. Doanh nghiệp nên nhanh chóng tiếp cận và ứng dụng động bộ hóa dữ liệu để nhất quán trong việc quản lý trên toàn hệ thống của công ty. Theo dõi trang tin quản trị doanh nghiệp CoDX để xem thêm những thông tin chuyển đổi số mới nhất nhé!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: