Trong bối cảnh doanh nghiệp đang ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu để ra quyết định, báo cáo nhân sự trở thành công cụ không thể thiếu để đánh giá tình hình lao động, năng suất, chi phí và rủi ro nội bộ. Đây không chỉ là những bảng số liệu hành chính mà là “nền tảng thông tin” giúp lãnh đạo nhìn rõ sức khỏe nguồn nhân lực để đưa ra quyết định kịp thời.
Đa số doanh nghiệp hiện nay đang gặp cùng một vấn đề: dữ liệu nhân sự phân tán, báo cáo không thống nhất hoặc mất quá nhiều thời gian để tổng hợp mà vẫn dễ sai sót. Bài viết này CoDX sẽ giúp doanh nghiệp hiểu đúng bản chất báo cáo nhân sự, lý do cần chuẩn hóa quy trình và cách để báo cáo thực sự trở thành công cụ quản trị hiệu quả.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Cùng chủ đề:
- Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp
- Tải miễn phí mẫu báo cáo thử việc file word chuyên nghiệp
1. Tổng quan về báo cáo nhân sự trong công ty
1.1 Báo cáo nhân sự là gì?
Báo cáo nhân sự là tài liệu tổng hợp phân tích dữ liệu liên quan đến người lao động trong doanh nghiệp, bao gồm số lượng nhân sự, biến động tăng giảm, thời gian làm việc, chi phí lương, tình trạng tuyển dụng, nghỉ phép và nhiều thông tin quan trọng khác.
Khác với các bảng thống kê đơn lẻ, báo cáo nhân sự được xây dựng theo cấu trúc rõ ràng nhằm phản ánh tình hình nhân sự theo tháng, quý hoặc năm. Các doanh nghiệp thường lưu trữ dưới dạng Excel hoặc phần mềm HRM, gọi chung là file báo cáo nhân sự hàng tháng.
Báo cáo được lập không phải để “đủ hồ sơ” mà để hỗ trợ doanh nghiệp quản trị con người một cách chủ động. Một báo cáo nhân sự chuẩn có thể giúp:
- Theo dõi chính xác biến động nhân sự theo từng phòng ban, từng thời điểm.
- Đánh giá xu hướng nghỉ việc, tuyển dụng, thiếu hụt nhân sự để dự báo kịp thời.
- Giảm sai lệch dữ liệu giữa chấm công – lương – phúc lợi.
- Giúp lãnh đạo nắm nhanh bức tranh tổng thể thông qua những số liệu đã chuẩn hóa.
1.2. Tại sao nhận sự cần làm báo cáo bài bản?
Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu
Một báo cáo bài bản giúp lãnh đạo không cần đọc hàng chục bảng thống kê rời rạc. Nhờ dữ liệu tập trung, ban lãnh đạo có thể trả lời nhanh những câu hỏi quan trọng như:
- Phòng ban nào đang thiếu nhân sự?
- Mức độ gắn kết của nhân viên ra sao?
- Chi phí lương đang tăng hay giảm?
Việc ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp doanh nghiệp tránh cảm tính và tăng tốc độ phản ứng trước thay đổi.
Nâng cao hiệu quả quản lý lao động
Báo cáo nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các chỉ số như giờ làm, tăng ca, năng suất, tỷ lệ vắng mặt. Khi nắm rõ các chỉ số này, bộ phận nhân sự có thể phát hiện bất thường, tối ưu nhân lực, phân bổ nhân sự hợp lý hơn.
Ví dụ: Nếu báo cáo cho thấy tỷ lệ nghỉ việc tăng bất thường trong một quý, đó là tín hiệu cảnh báo cần phân tích nguyên nhân sớm.
Tối ưu chi phí nhân sự
Chi phí nhân sự chiếm khoảng 35–55% tổng chi phí vận hành của doanh nghiệp (nguồn: SHRM.org).
Một báo cáo chi tiết giúp doanh nghiệp:
- Kiểm soát chi phí lương, thưởng, phúc lợi.
- Xác định khoản chi nào đang bất hợp lý.
- Dự báo ngân sách nhân sự cho các kỳ tiếp theo.
Chi phí được tối ưu không phải bằng cách cắt giảm mà bằng cách phân bổ đúng.
Giảm rủi ro pháp lý
Báo cáo nhân sự bài bản giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định lao động như thời gian làm việc, giờ tăng ca, nghỉ phép, chế độ bảo hiểm. Dữ liệu đầy đủ giúp doanh nghiệp tránh tranh chấp và đảm bảo minh bạch trong quá trình làm việc với cơ quan quản lý.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên
Khi dữ liệu nhân sự được theo dõi rõ ràng, doanh nghiệp có thể phát hiện điểm nghẽn trong hành trình nhân viên: đào tạo, lộ trình thăng tiến, mức độ hài lòng, khối lượng công việc.
Báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá nhân sự, mà còn giúp nhân sự cảm thấy được quan tâm, từ đó tăng gắn kết, giảm tỷ lệ nghỉ việc.
2. 5 Mẫu file báo cáo nhân sự dashboard trực quan về tình hình biến động nhân sự công ty
Các doanh nghiệp hiện nay không chỉ cần những bảng thống kê rời rạc, mà cần một hệ thống báo cáo nhân sự đa dạng để theo dõi toàn diện vòng đời nhân sự từ tuyển dụng – vận hành – phát triển – duy trì. Mỗi loại báo cáo phản ánh một góc nhìn khác nhau, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác nhanh chóng hơn.
Dưới đây là những dạng báo cáo quan trọng nhất mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần xây dựng.
2.1 Mẫu báo cáo tình hình biến động nhân sự
Mẫu báo cáo biến động nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tăng, giảm của đội ngũ nhân viên trong thời gian cụ thể.
Báo cáo biến động nhân sự là tài liệu tổng hợp toàn bộ thay đổi về nhân lực trong một kỳ báo cáo: tuyển mới, nghỉ việc, điều chuyển, tăng/giảm biên chế, thăng chức hoặc tạm ngưng hợp đồng. Đây là loại mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty được sử dụng phổ biến nhất để quản trị lực lượng lao động theo thời gian.
Nội dung cần có trong báo cáo biến động nhân sự
- Tổng số lao động đầu kỳ – cuối kỳ: Giúp lãnh đạo nhìn được sự thay đổi thực tế về quy mô.
- Chi tiết số người vào – số người nghỉ: Phân loại theo phòng ban, vị trí, nhóm chức năng.
- Tỷ lệ nghỉ việc (Turnover rate): Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá mức độ ổn định của lực lượng lao động.
- Nguyên nhân nghỉ việc: Bao gồm: cá nhân, môi trường làm việc, thu nhập, quản lý trực tiếp, điều kiện vận hành…
- Chi phí thay thế (nếu có): Gồm chi phí tuyển dụng – đào tạo – thời gian trống vị trí.
Có 3 loại báo cáo nhân sự biến động phổ biến là:
- Biến động nhân sự theo thời gian: Thống kê khoảng thời gian mà tình hình biến động nhân sự cao trào nhất. Điển hình là tình trạng xin nghỉ việc, nhảy việc vào các dịp sau lễ hoặc Tết.
- Biến động nhân sự theo thâm niên: Thống kế số lượng biến động nhân sự rơi vào nhóm người thâm niên nào. Nếu sự giảm sút nhân sự xảy ra ở những người làm việc thâm niên cao thì lãnh đạo cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và biện pháp giữ chân ngay lập tức. Thông thường, doanh nghiệp chia thâm niên nhân viên thành 7 nhóm như sau:
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 tháng.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 tháng.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 6 tháng.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 năm.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 2 năm.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc dưới 3 năm.
- Nhóm nhân viên có thâm niên làm việc trên 3 năm.
- Biến động nhân sự theo vị trí công việc: dựa trên kết quả báo cáo, các trưởng bộ phận sẽ xem xét mức độ thiếu hụt nhân viên ở một vị trí nào đó. Từ đó cân nhắc tuyển dụng nhân sự hoặc phân bổ sao cho tránh lãng phí nguồn tài nguyên của doanh nghiệp.
2.2 Mẫu báo cáo hiệu quả tuyển dụng
Báo cáo tuyển dụng là tài liệu giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hoạt động tuyển dụng theo từng giai đoạn: từ tiếp nhận nhu cầu, tìm kiếm ứng viên, sàng lọc, phỏng vấn đến số lượng ứng viên đáp ứng được yêu cầu, số người nhận việc, chi phí tuyển dụng,…. Báo cáo này thường nằm trong bộ mẫu báo cáo nhân sự tiêu chuẩn dùng để đo lường chất lượng đầu vào nhân lực.
Nội dung chi tiết của báo cáo tuyển dụng
- Tổng nhu cầu tuyển dụng theo phòng ban – vị trí: Doanh nghiệp cần biết mỗi tháng phải tuyển bao nhiêu người, ở vị trí nào, cấp bậc nào.
- Số lượng hồ sơ nhận được – Hồ sơ đạt yêu cầu: Giúp đánh giá độ phù hợp giữa mô tả công việc, thực tế thị trường lao động.
- Số ứng viên qua từng vòng: Gồm: sàng lọc CV – phỏng vấn – kiểm tra nghiệp vụ – thương lượng lương – nhận việc.
- Tỷ lệ tuyển thành công theo vị trí và theo nguồn kênh: Giúp biết kênh nào hiệu quả, kênh nào tốn chi phí nhưng không có chất lượng.
- Thời gian tuyển dụng (Time-to-Fill & Time-to-Hire): Chỉ số quan trọng để đánh giá năng lực của bộ phận tuyển dụng.
- Chi phí tuyển dụng (Cost per Hire): Bao gồm chi phí đăng tin, chi phí công cụ, chi phí thời gian của nhà tuyển dụng…
Thông qua báo cáo tuyển dụng, nhà quản lý nắm được kết quả đã đạt hay chưa, đưa ra những biện pháp khắc phục hạn chế còn tồn tại và nâng cao hiệu quả tuyển dụng.
2.3 Mẫu báo cáo tình hình chấp hành nội quy về công, ca làm
Báo cáo chấm công – giờ làm cho biết thời gian làm việc thực tế của nhân viên, bao gồm giờ công chuẩn, làm thêm, vắng mặt, nghỉ phép, đi muộn về sớm. Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để tính lương chính xác, kiểm soát chi phí.
Mẫu báo cáo về tình hình chấp hành nội quy về công, ca làm việc tổng hợp được số ngày công, tần suất đi sớm về muộn của nhân viên. Căn cứ vào đó, doanh nghiệp có thể quản lý được thời gian làm việc, đánh giá mức độ chấp hành nội quy, tính kỷ luật và ý thức của mỗi nhân viên.
Báo cáo này thường bao gồm:
- Tổng giờ công tiêu chuẩn và giờ công thực tế
- Số giờ tăng ca, tăng ca theo ngày thường – cuối tuần – lễ
- Thống kê sai lệch chấm công
- Tình trạng tuân thủ nội quy (đi muộn – về sớm)
- Phân tích theo phòng ban, ca làm việc, nhóm vị trí
2.4 Mẫu file báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm
6 Tháng đầu năm và cuối năm là khoảng thời gian ban lãnh đạo thường xuyên yêu cầu các phòng ban tổng hợp và báo cáo tổng kết tình hình nhân sự.
File báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm, cuối năm cũng chính là căn cứ để ban lãnh đạo đánh giá khen thưởng cuối năm hoặc xem xét tăng lương phù hợp đối mỗi cá nhân.
Một mẫu báo cáo chuẩn sẽ giúp nhân sự tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo trình bày đầy đủ các chỉ số nhân sự cần thiết.
2.5 Mẫu báo cáo tình hình quỹ lương nhân sự
Đây là báo cáo tổng hợp toàn bộ chi phí trả cho người lao động trong kỳ, bao gồm: quỹ lương, phụ cấp, thưởng, phúc lợi, bảo hiểm, thuế TNCN, các khoản chi liên quan khác. Đây là báo cáo nhân sự thường xuyên được lãnh đạo yêu cầu để phục vụ ra quyết định.
Nội dung chính của báo cáo
- Tổng quỹ lương theo tháng/quý/năm
- Cơ cấu chi phí (lương cơ bản – phụ cấp – phúc lợi – bảo hiểm – thuế)
- Chi phí bình quân đầu người
- Tỷ trọng chi phí nhân sự trong tổng chi phí vận hành
- So sánh chi phí giữa các phòng ban, các nhóm vị trí
- Xu hướng biến động chi phí theo thời gian
Dựa trên số liệu trong báo cáo, nhà quản lý sẽ đưa ra chế độ lương thưởng phù hợp với mỗi phòng ban và cá nhân. Chế độ này cần xứng đáng với năng lực của nhân viên và đảm bảo tính công bằng. Mẫu báo cáo lương chính xác, đưa ra chế độ đãi ngộ tốt chính là biện pháp giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên giỏi và tạo động lực làm việc hiệu quả.
2.6 Báo cáo đào tạo
Báo cáo đào tạo thể hiện toàn bộ hoạt động đào tạo nội bộ, đào tạo bên ngoài, kỹ năng, chuyên môn, e-learning và chi phí đào tạo trong từng kỳ. Đây là loại báo cáo quan trọng trong file báo cáo nhân sự hàng tháng để đánh giá mức độ phát triển năng lực nhân viên.
Nội dung chi tiết của báo cáo đào tạo
- Danh sách khóa học đã triển khai Bao gồm mục tiêu khóa học, hình thức (offline, online, e-learning).
- Số lượng học viên tham gia – tỷ lệ hoàn thành Tỷ lệ này phản ánh mức độ sử dụng ngân sách đào tạo.
- Đánh giá mức độ hài lòng sau khóa học Thu thập phản hồi của nhân viên ngay sau buổi học.
- Kết quả đánh giá kiến thức sau đào tạo Có thể đo bằng bài kiểm tra hoặc đánh giá tại nơi làm việc.
- Chi phí đào tạo chi tiết Bao gồm giảng viên, tài liệu, địa điểm, công cụ, phần mềm.
- Mức độ cải thiện hiệu suất sau đào tạo Đây là phần quan trọng nhất nhưng nhiều doanh nghiệp bỏ quên.
2.7 Báo cáo đánh giá hiệu suất
Báo cáo đánh giá hiệu suất tổng hợp mức độ hoàn thành mục tiêu KPIs/OKRs của cá nhân và phòng ban, là thường xuyên được gắn vào mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty mỗi quý hoặc mỗi năm.
Nội dung chi tiết của báo cáo hiệu suất
- Mức độ hoàn thành mục tiêu theo tháng/quý/năm
- Tỷ lệ nhân viên đạt – vượt – không đạt mục tiêu
- Phân tích theo phòng ban, vị trí, cấp bậc
- Mối liên hệ giữa hiệu suất, kết quả kinh doanh
- Đề xuất thưởng – tăng lương – đào tạo – điều chuyển
- Danh sách nhân sự có tiềm năng (High Potential)
2.8 Báo cáo phúc lợi – khen thưởng
Báo cáo phúc lợi – khen thưởng là nhóm báo cáo tổng hợp toàn bộ chế độ đãi ngộ mà doanh nghiệp đã triển khai cho nhân viên trong từng giai đoạn. Đây là một phần không thể thiếu trong mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty, giúp lãnh đạo đánh giá mức độ đầu tư vào con người.
Nội dung chi tiết của báo cáo
- Tổng hợp các khoản phúc lợi theo tháng/quý/năm: Bảo hiểm sức khỏe, Quà sinh nhật, lễ Tết; Hỗ trợ ăn trưa, gửi xe, điện thoại; Các chương trình phúc lợi linh hoạt (Flex Benefits)
- Tổng quỹ thưởng đã chi: Thưởng tháng, quý, năm; Thưởng năng suất; Thưởng sáng kiến – cải tiến
- Tỷ lệ sử dụng phúc lợi: Bao nhiêu nhân viên sử dụng phúc lợi? Nhóm nào dùng nhiều, nhóm nào dùng ít?
- So sánh phúc lợi theo phòng ban/chức danh Giúp phát hiện sự chênh lệch dẫn đến cảm giác thiếu công bằng.
- Mức độ hài lòng của nhân viên về phúc lợi Thu thập từ khảo sát nội bộ hoặc đánh giá qua hệ thống HRM.
3.9 Báo cáo tỷ lệ nghỉ việc và phân tích nguyên nhân
Đây là một trong các báo cáo nhân sự quan trọng nhất, giúp doanh nghiệp hiểu vì sao nhân viên rời đi, dự báo rủi ro trong tương lai. Báo cáo này thường nằm trong nhóm báo cáo biến động nhân sự bắt buộc phải có mỗi tháng.
Nội dung chi tiết của báo cáo
- Tổng số nhân viên nghỉ việc theo kỳ
- Tỷ lệ nghỉ việc: Công thức: (Số nghỉ việc trong kỳ / Số nhân viên bình quân) × 100%
- Phân loại nguyên nhân nghỉ việc: Tự nguyện; Bị chấm dứt; Hết hạn hợp đồng
- Phân tích nghỉ việc theo nhóm: Theo phòng ban – Theo độ tuổi – Theo thâm niên – Theo vị trí
- Chi phí thay thế nhân sự Bao gồm tuyển dụng – đào tạo – thời gian hòa nhập.
- Dự báo xu hướng nghỉ việc trong 3–6 tháng tới
2.10 Báo cáo dự báo nhân sự
Đây là báo cáo hiện đại, thường được tự động hóa trong các hệ thống HRM. Báo cáo này sử dụng dữ liệu lịch sử và mô hình thống kê để dự đoán nhu cầu nhân lực trong tương lai.
Nội dung chi tiết của báo cáo
- Dự báo nhu cầu nhân lực theo kế hoạch kinh doanh: Mở thêm chi nhánh, tăng sản xuất theo mùa, triển khai dự án mới
- Dự báo tỷ lệ nghỉ việc Dựa trên dữ liệu 6–24 tháng gần nhất.
- Dự đoán năng lực hiện có vs năng lực cần bổ sung Phân tích khoảng cách kỹ năng (skill gap).
- Kịch bản nhân sự (Best – Normal – Worst case): Nếu tăng doanh số 20% cần bao nhiêu nhân viên? Nếu tỷ lệ nghỉ việc tăng lên 18% thì sao?
- Kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, điều chuyển nhân sự kèm timeline Đây là phần quan trọng nhất của báo cáo.
| TẢI MẪU BÁO CÁO NHÂN SỰ CHO DOANH NGHIỆP TẠI ĐÂY |
3. Mẫu File dashboard nhân sự hàng tháng cần có những nội dung gì?
3.1 Đánh giá tổng quan tình hình nhân sự
Nội dung tổng quan của file báo cáo nhân sự hàng tháng, 6 tháng đầu năm và cuối năm gồm có 3 nội dung sau:
- Thống kê số lượng nhân sự: số lượng nhân viên chính thức, thử việc, partime, nghỉ việc trong thời gian qua.
Tổng số nhân viên = NV chính thức + NV thử việc + NV bán thời gian + NV đã nghỉ
- Thống kê tỷ lệ nhân sự nghỉ việc: kết quả có tỷ lệ cao chứng tỏ rằng thời gian qua doanh nghiệp tốn nhiều chi phí vào tuyển dụng.
Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc = số lượng nhân viên rời đi/số lương nhân viên trung bình trong năm hiện tại.
- Thống kê số lượng nhân sự theo công việc: ban lãnh đạo hiểu sâu hơn về chất lượng nhân sự, vị trí còn thiếu từ đó có kế hoạch tuyển dụng hoạch điều chỉnh phù hợp.
3.2 Tình hình đào tạo nhân sự
Trong báo cáo nhân sự, 2 vấn đề về tình hình đào tạo cần làm rõ với ban lãnh đạo là:
- Chi phí đào tạo nhân sự: gồm phí thuê cơ sở vật chất, người hướng dẫn, kỹ thuật, giáo trình, phương tiện, thiết bị,…
- Kết quả của quá trình đào tạo, sự thay đổi của nhân sự sau khi chương trình đào tạo kết thúc.
3.3 Hiệu quả tuyển dụng cho các phòng ban
Báo cáo tuyển dụng nhân sự cần đảm bảo 2 nội dung quan trọng sau:
- Thống kê tổng số lượng hồ sơ ứng viên (CV) thu thập được: chỉ số này cho thấy được chiến lược tuyển dụng mà doanh nghiệp đang thực hiện có thu hút ứng viên hay không. Từ số lượng CV thống kê được, bộ phận HR sẽ tìm ra nguyên nhân của vấn đề thừa hoặc thiếu CV.
- Thống kê tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu/số CV hợp lệ: nhà tuyển dụng có thể đánh giá hiệu quả của nguồn ứng viên, qua đó dễ dàng điều chỉnh hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp.
Mẫu báo báo cáo nhân sự trong tuyển dụng thường được trình bày dưới dạng số liệu trực quan thông qua biểu đồ cột, hình tròn, đường để giúp HR theo dõi dễ dàng hơn.
3.4 Thu nhập của nhân sự
Báo cáo cần phản ánh được sự tăng trưởng thu nhập theo thời gian của nhân viên. Công việc thu thập số liệu thu nhập nhân sự cần kết hợp với bộ phận kế toán để có kết quả chính xác và phân tích được tỷ lệ phần trăm chênh lệch mức lương nhân viên nhận được so với mặt bằng chung.
Bản báo cáo cần có những nội dung sau:
- Mức lương cơ bản
- Mức lương tăng ca
- Thưởng
- Các khoản khấu trừ trong bảng lương
4. Cách xây dựng hệ thống báo cáo tình hình nhân sự của công ty hiệu quả
Để báo cáo nhân sự thật sự có giá trị, doanh nghiệp không chỉ dừng ở việc “tập hợp số liệu” mà cần xây dựng một hệ thống báo cáo mang tính chiến lược, phục vụ cho cả vận hành hằng ngày lẫn hoạch định dài hạn. Dưới đây là các bước quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập một nền tảng báo cáo bền vững, chính xác dễ sử dụng.
Bước 1: Xác định mục tiêu báo cáo
Trước khi xây dựng bất kỳ mẫu báo cáo nhân sự nào, doanh nghiệp cần làm rõ câu hỏi: “Báo cáo này dùng để trả lời điều gì?”. Mỗi bộ phận, mỗi thời điểm sẽ có mục tiêu báo cáo khác nhau.
Ví dụ:
- Nếu mục tiêu là kiểm soát biến động lao động, doanh nghiệp cần tập trung vào báo cáo biến động nhân sự, bao gồm số người vào – ra – điều chuyển.
- Nếu mục tiêu là kiểm soát chi phí, báo cáo nên tập trung vào quỹ lương, phụ cấp và chi phí phúc lợi.
Bước 2: Lựa chọn nguồn dữ liệu chuẩn (chấm công, lương, hồ sơ, tuyển dụng…)
Một file báo cáo nhân sự hàng tháng chỉ chính xác khi dữ liệu đầu vào được thu thập từ nguồn thống nhất và chính thức. Doanh nghiệp cần xác định đâu là dữ liệu gốc, ai là người chịu trách nhiệm.
Nguồn dữ liệu phổ biến:
- Dữ liệu chấm công: phục vụ tính lương, phân tích thời gian làm việc.
- Dữ liệu lương – phúc lợi: phục vụ lập báo cáo chi phí nhân sự.
- Dữ liệu hồ sơ nhân sự: phục vụ báo cáo tình trạng nhân sự.
- Dữ liệu tuyển dụng: phục vụ báo cáo nguồn ứng viên, tiến độ tuyển dụng.
Ví dụ minh họa: Doanh nghiệp sản xuất thường cần đối chiếu dữ liệu chấm công từ máy quét vân tay với dữ liệu ca kíp trước khi đưa vào báo cáo để tránh sai lệch.
Bước 3: Kiểm soát tính chính xác và mức độ cập nhật của dữ liệu
Dữ liệu không chính xác sẽ làm báo cáo sai lệch kéo theo quyết định sai lầm.
Để đảm bảo độ tin cậy, doanh nghiệp nên:
- Thiết lập quy trình rà soát số liệu theo tuần hoặc theo kỳ.
- Phân quyền rõ ràng người nhập liệu – người kiểm tra – người phê duyệt.
- Chuẩn hóa định dạng dữ liệu (ví dụ: cách ghi tình trạng làm việc, ký hiệu nghỉ phép…).
Bước 4: Kỹ thuật trình bày báo cáo dễ hiểu cho ban lãnh đạo
Ngoài độ chính xác, báo cáo cần được trình bày theo cách dễ đọc, dễ nắm ý, đặc biệt với các mẫu báo cáo tình hình nhân sự của công ty dành cho lãnh đạo cấp cao.
Một báo cáo hiệu quả cần:
- Có biểu đồ trực quan (trend tăng giảm nhân sự, tỷ lệ nghỉ việc…).
- Có phần nhận xét ngắn gọn giải thích nguyên nhân và xu hướng.
- Nêu rõ điểm nổi bật (highlights) để lãnh đạo nhận biết vấn đề ngay lập tức.
- Đặt kết luận hành động (actionable insights) ở cuối báo cáo.
Ví dụ: Thay vì trình bày bảng 20 dòng về nghỉ việc theo tháng, hãy đưa biểu đồ đường thể hiện xu hướng tăng – giảm. Lãnh đạo chỉ cần nhìn 3 giây là hiểu.
Bước 5: KPI nhân sự quan trọng cần có trong báo cáo
KPI giúp đánh giá hiệu quả nhân sự một cách định lượng. Một hệ thống báo cáo nhân sự bài bản nên bao gồm:
- Tỷ lệ biến động nhân sự (Monthly Turnover Rate).
- Thời gian hoàn thành tuyển dụng (Time to Fill).
- Tỷ lệ thử việc đạt yêu cầu.
- Tỷ lệ nghỉ việc trong 90 ngày đầu.
- Chi phí nhân sự trên doanh thu (HR Cost Ratio).
5. Khó khăn doanh nghiệp thường gặp khi lập báo cáo nhân sự
Mặc dù báo cáo nhân sự đóng vai trò quan trọng, phần lớn doanh nghiệp vẫn gặp nhiều trở ngại trong quá trình tổng hợp phân tích dữ liệu. Những khó khăn này không chỉ làm mất thời gian mà còn khiến lãnh đạo thiếu cơ sở để ra quyết định đúng lúc.
5.1 Dữ liệu phân tán: Excel rời, file chấm công, dữ liệu tuyển dụng… không đồng nhất
Đây là vấn đề phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp lưu dữ liệu ở nhiều nơi: file Excel, email, hệ thống chấm công, phần mềm tính lương, bảng theo dõi thủ công…
Việc mỗi bộ phận quản lý một kiểu khiến file báo cáo nhân sự hàng tháng luôn trong tình trạng thiếu – sai – trùng dữ liệu.
Ví dụ:
Phòng HCNS ghi nhận nhân viên nghỉ việc ngày 28, nhưng phòng kế toán tính lương lại ghi ngày 30. Sai lệch chỉ 2 ngày nhưng có thể ảnh hưởng đến lương, phép năm, báo cáo cuối kỳ.
5.2 Mất nhiều thời gian tổng hợp và kiểm tra sai số
Khảo sát của Deloitte 2023 cho thấy nhân sự dành trung bình 25–40% thời gian hằng tháng chỉ để tổng hợp báo cáo thủ công
Nguyên nhân:
- Dữ liệu thay đổi liên tục nhưng cập nhật chậm.
- Quá nhiều file rời không đồng bộ.
- Kiểm tra chéo thủ công mất nhiều giờ.
Điều này khiến doanh nghiệp khó có được báo cáo đúng hạn để ra quyết định.
5.3 Báo cáo không thống nhất giữa các bộ phận
Khi không có mẫu báo cáo nhân sự chuẩn, mỗi phòng ban sẽ trình bày theo cách riêng.
Hệ quả:
- Lãnh đạo khó so sánh tình hình giữa các bộ phận.
- Các chỉ số bị hiểu sai do cách diễn giải khác nhau.
- Mất thời gian hiệu chỉnh lại định dạng.
Ví dụ: Phòng Kinh doanh ghi “NV nghỉ không phép”, phòng Sản xuất ghi “ABS”, phòng Hành chính ghi “NKO”. Điều này gây nhầm lẫn khi tổng hợp vào báo cáo biến động nhân sự toàn công ty.
5.4 Không dự báo được nguy cơ nghỉ việc, thiếu hụt nhân sự
Khi báo cáo chỉ mang tính tổng hợp mà không phân tích xu hướng, doanh nghiệp dễ rơi vào thế bị động.
Các rủi ro thường gặp:
- Tăng đột biến nghỉ việc nhưng không được cảnh báo sớm.
- Thiếu nhân sự cao điểm mùa sản xuất hoặc mùa kinh doanh.
- Tăng chi phí tuyển dụng do phải tuyển gấp.
5.5 Thiếu công cụ theo dõi realtime, gây chậm ra quyết định
Nhiều báo cáo vẫn đang lập trên Excel hoặc phần mềm rời rạc, không thể cập nhật tự động. Điều này khiến lãnh đạo mất từ 7–10 ngày để có một báo cáo tổng hợp hằng tháng.
Hệ quả:
- Quyết định điều chuyển nhân sự chậm so với nhu cầu thực tế.
- Không phát hiện kịp thời lỗi chấm công hoặc sai số trong dữ liệu.
- Hoạch định nguồn lực thiếu căn cứ.
Ví dụ: Một nhà máy có tỷ lệ đi muộn tăng 20% trong 2 tuần gần nhất, nhưng khi lập báo cáo tháng mới nhìn thấy thì đã quá muộn để xử lý.
6. Xây dựng báo cáo, quản lý tình hình nhân sự dễ dàng với phần mềm LV SureHCS HRM
Sử dụng Excel để tạo báo cáo nhân sự có thể gây khó khăn cho bộ phận HR vì dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian trong việc thiết lập. Đặc biệt, với quy mô nhân sự lớn, Excel thường không đủ chuyên nghiệp và không tối ưu. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự, trong đó LV SureHCS HRM được đánh giá cao với nhiều tính năng và hỗ trợ tối đa cho bộ phận HR, đồng thời cung cấp cái nhìn chi tiết nhất về tình hình nhân sự cho Ban lãnh đạo.
Đặc điểm nổi bật:
- Đánh giá hiệu quả tuyển dụng: Khi kết thúc đợt tuyển dụng, phần mềm tự động tạo báo cáo về hiệu quả, chi phí tuyển dụng. Giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về hoạt động tuyển dụng của công ty.
- Theo dõi được tình hình biến động nhân sự theo thời gian tùy chỉnh.
- Xuất báo cáo trực quan về tình hình chấm công, thời gian làm việc hoặc thời gian nhân viên đi sớm về muộn,…
- Tổng hợp chi phí lương, hệ thống báo cáo đa dạng hỗ trợ việc kiểm soát chi phí, thiết lập từng loại quỹ trong Quỹ tiền lương.
CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ TOÀN DIỆN VỚI LẠC VIỆT SUREHCS LV SureHCS là giải pháp quản trị nhân sự toàn diện (HRM) được phát triển bởi Lạc Việt từ năm 1998, hiện đã phục vụ hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế như CMMI Level 3, ISO 9001:2015 và ISO 27001:2013. Nền tảng giúp số hóa tối ưu mọi khía cạnh từ tuyển dụng đến thôi việc, nâng cao trải nghiệm nhân viên và hiệu quả quản trị nguồn lực. Tính năng nổi bật: KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU ĐANG TRIỂN KHAI LV SUREHCS ĐĂNG KÝ NHẬN DEMO phần mềm nhân sự Lạc Việt SureHCS TÍCH HỢP AI MỚI NHẤT TÍCH HỢP AI TĂNG TỐC CHUYỂN ĐỔI SỐ NHÂN SỰ Lạc Việt đã chính thức ra mắt Bộ 3 trợ lý AI nhân sự tích hợp sâu vào LV SureHCS gồm LV-AI.Docs, LV‑AI.Resume và LV‑AI.Help để tự động hóa các tác vụ hành chính, chuẩn hóa dữ liệu nâng cao trải nghiệm nhân sự DOANH NGHIỆP ĐƯỢC GÌ KHI TRIỂN KHAI PHẦN MỀM LẠC VIÊT SUREHCS? THÔNG TIN LIÊN HỆ:
File báo cáo nhân sự hàng tháng, 6 tháng đầu năm và cuối năm là văn bản quan trọng đối với bộ phận HR. Với những mẫu file báo cáo trên mong rằng sẽ giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Đồng thời, lấy kết quả làm cơ sở để hoạch định, cải thiện kế hoạch nhân sự để mang lại lợi ích bền vững cho doanh nghiệp.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
