Trên thực tế, có những dự án triển khai thành công trong khi nhiều dự án khác gặp khó khăn và thất bại? Theo nghiên cứu của Ganttic, 70% doanh nghiệp thừa nhận họ bị thất bại ít nhất 1 dự án trong năm qua. Câu trả lời nằm ở kỹ năng quản lý dự án. Một tập hợp các kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát… chiếm phần lớn quyết định đến sự thành công của dự án.
Trong bài viết này, CoDX sẽ chia sẻ đến bạn đọc những kỹ năng cần có của người quản lý dự án cũng như cách để nâng cao kỹ năng này.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. Kỹ năng quản lý dự án là gì?
Kỹ năng quản lý dự án là tập hợp các kỹ năng cần thiết để lập kế hoạch, tổ chức, theo dõi và kiểm soát dự án một cách hiệu quả từ giai đoạn bắt đầu đến khi hoàn thành. Người quản lý dự án phải có khả năng điều phối các nguồn lực, giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng tiến độ, trong ngân sách đã định và đạt được các mục tiêu đề ra.
2. 7 Kỹ năng quản lý dự án hiệu quả
7 Kỹ năng cần có để quản lý dự án hiệu quả:
2.1 Kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo là một trong những yếu tố quan trọng nhất để quản lý dự án hiệu quả. Một người quản lý dự án giỏi không chỉ cần biết cách điều phối công việc mà còn phải có khả năng lãnh đạo đội nhóm, truyền cảm hứng và thúc đẩy các thành viên đạt được mục tiêu chung.
Người quản lý dự án cần biết cách tạo động lực cho đội nhóm bằng cách thiết lập một tầm nhìn rõ ràng. Ngoài ra, kỹ năng lãnh đạo bao gồm khả năng nhận diện và giải quyết xung đột một cách hiệu quả. Người lãnh đạo cần phải có khả năng đánh giá tình hình, xem xét các lựa chọn và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
2.2 Kỹ năng lập kế hoạch chi tiết
Lập kế hoạch chi tiết là bước đảm bảo sự thành công của dự án. Khi lập kế hoạch triển khai dự án cần đưa ra rõ mục tiêu, phạm vi, thời gian, ngân sách và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.
Mục tiêu cần phải cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan và có thời hạn (SMART). Xác định phạm vi của dự án để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu và mong đợi của khách hàng hoặc các bên liên quan được ghi nhận và đồng ý.
Quản lý dự án sử dụng các công cụ như phù hợp để lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của dự án. Điều này giúp xác định rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, cũng như các mốc thời gian quan trọng.
2.3 Kỹ năng quản lý thời gian
Kỹ năng quản lý thời gian của người đứng đầu dự án quyết định đến tiến độ hoàn thành nhiệm vụ của các thành viên trong đội nhóm. Kỹ năng này bao gồm việc ưu tiên công việc, lập lịch trình và theo dõi tiến độ thường xuyên. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp tăng năng suất làm việc mà còn giảm căng thẳng và áp lực công việc.
Người quản lý dự án có thể sử dụng các phương pháp như ma trận Eisenhower, phương pháp ABC,… để sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc, từ đó quản lý tốt thời gian cho từng nhiệm vụ. Bên cạnh đó, áp dụng các công cụ theo dõi, quản lý dự án để theo sát tiến độ, đảm bảo công việc đi đúng timeline đã đề ra ở phần lập kế hoạch.
2.4 Kỹ năng quản trị rủi ro
Kỹ năng quản trị rủi ro sẽ giúp quản lý nhận diện, đánh giá và xử lý các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án. Việc dự đoán và chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ sẽ giúp giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo dự án tiến triển thuận lợi.
Để đưa ra một kế hoạch quản trị rủi ro hoàn thiện, project manager cần nhận diện, phân loại được những rủi ro có thể xảy ra. Từ đó đánh giá mức độ ảnh hưởng và khả năng xảy ra của mỗi rủi ro. Sau đó lập kế hoạch ứng phó, dự phòng để không bị động khi có những sự cố bất ngờ xảy ra.
2.5 Kỹ năng quản lý tài chính
Kỹ năng quản lý tài chính là khả năng kiểm soát và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính trong dự án. Kỹ năng này bao gồm việc lập ngân sách, theo dõi chi phí và điều chỉnh các nguồn lực tài chính khi cần thiết.
Người quản lý cần xác định và ước tính tất cả các chi phí liên quan đến dự án, bao gồm chi phí nhân sự, vật liệu, thiết bị, và chi phí phát sinh. Lập ngân sách chi tiết và phân bổ nguồn lực tài chính cho từng hạng mục công việc. Đảm bảo rằng ngân sách phù hợp với mục tiêu và phạm vi dự án.
2.6 Kỹ năng thích ứng linh hoạt
Kỹ năng thích ứng linh hoạt trong quản lý dự án là khả năng điều chỉnh và thay đổi kế hoạch dự án khi gặp phải những tình huống bất ngờ hoặc biến động. Điều này giúp đảm bảo dự án tiếp tục tiến hành một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đề ra.
Người quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến độ và tình hình dự án để phát hiện sớm các vấn đề. Khi kế hoạch thay đổi cần nhanh chóng đưa ra các giải pháp pháp khắc phục kịp thời. Luôn duy trì tư duy mở, sẵn sàng tiếp nhận và thử nghiệm các giải pháp mới. Khuyến khích sáng tạo và đổi mới trong nhóm dự án để tìm ra các phương án tối ưu.
2.7 Sử dụng công cụ và phần mềm quản lý dự án
Sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án hiện đại giúp bạn theo dõi tiến độ, phân chia công việc và quản lý tài nguyên hiệu quả. Các công cụ này cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ như lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, và báo cáo kết quả.
Do vậy người quản lý dự án cũng cần trang bị các kỹ năng sử dụng công cụ, phần mềm công nghệ để nâng cao kỹ năng quản lý dự án. Các công cụ này không chỉ giúp cải thiện năng suất mà còn tăng cường sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm dự án
- Tạo và phân công nhiệm vụ dễ dàng, theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng hạn.
- Tăng cường sự kết nối giữa các thành viên trong nhóm thông qua các kênh giao tiếp và chia sẻ tài liệu trực tuyến.
- Sử dụng biểu đồ và báo cáo để giám sát tiến độ dự án và đánh giá hiệu suất làm việc của từng thành viên.
- Giúp xác định và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tránh lãng phí và tối ưu hóa sử dụng tài nguyên.
3. Cách để nâng cao kỹ năng quản lý dự án
Nâng cao kỹ năng quản lý dự án là một quá trình liên tục, đòi hỏi sự học hỏi, thực hành và cải tiến không ngừng. Người quản lý có thể tham gia các khóa học chuyên sâu về quản lý dự án, từ cơ bản đến nâng cao. Các khóa học này cung cấp kiến thức về quy trình, phương pháp và công cụ quản lý dự án.
Tham gia vào các dự án thực tế để rèn luyện kỹ năng. Mỗi dự án đều mang lại những bài học quý giá và kinh nghiệm thực tiễn. Tìm kiếm và lắng nghe phản hồi từ đồng nghiệp, cấp trên,… ghi nhận những phản hồi để tìm ra những điểm mạnh và điểm cần cải thiện.
Liên tục thử nghiệm và áp dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án mới để nâng cao hiệu quả công việc. Công nghệ hiện đại giúp quản lý dự án trở nên dễ dàng và chính xác hơn. Người quản lý cũng cần đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều biết cách sử dụng các công cụ và phần mềm quản lý dự án.
Cải thiện kỹ năng giao tiếp để truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả. Phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề để có thể đưa ra các giải pháp nhanh chóng và hiệu quả khi gặp khó khăn trong dự án. Rèn luyện kỹ năng lãnh đạo để dẫn dắt nhóm làm việc hiệu quả và tạo động lực cho các thành viên.
Nâng cao kỹ năng quản lý dự án không chỉ giúp bạn trở thành một nhà quản lý giỏi hơn mà còn góp phần vào sự thành công của các dự án và sự phát triển bền vững của tổ chức.
4. CoDX Task – Quản lý công việc dự án hiệu quả
Một công cụ quản lý dự án hiệu quả sẽ là trợ thủ đắc lực cho người quản lý nâng cao khả năng quản lý dự án. CoDX Task là phần mềm quản lý công việc dự án giúp lên kế hoạch công việc dự án thông minh, phân chia nhiệm vụ, kiểm soát tiến độ, theo dõi, đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả. Từ đó, giúp người quản lý nâng cao các chuyên môn, kỹ năng quản lý dự án hiệu quả.
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
- Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án
- Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
- Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
- Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ
- Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Task cực “hời”:
- 180 ngày trải nghiệm hệ thống mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp miễn phí.
- 30 ngày miễn phí dùng thử các phân hệ của CoDX: CoDX – Task (Quản lý công việc), CoDX – Document (Quản lý tài liệu), CoDX – Dispatch (Quản lý công văn), CoDX – eSign (Trình ký số), CoDX – Administrative (Dịch vụ hành chính).
- 5GB dung lượng lưu trữ trong suốt quá trình dùng thử.
- Được tặng kèm thêm 2 Phân hệ Hồ sơ nhân viên và Cấu hình sơ đồ tổ chức miễn phí.
- Không cần tích hợp thanh toán.
- Mỗi doanh nghiệp luôn có một không gian làm việc số riêng.
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Kỹ năng quản lý dự án không chỉ là một yếu tố quyết định sự thành công của dự án mà còn là chìa khóa mở ra những cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp. Việc thành thạo các kỹ năng sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được kết quả như mong đợi.
