Backlog là gì? Phân loại, quy trình thiết lập và công cụ quản lý hiệu quả

Backlog là thuật ngữ thường gặp trong các nhóm quản lý dự án phát triển sản phẩm phần mềm. Đây là một phương pháp giúp nhóm quản lý các công việc của một dự án theo đúng tiến độ hiệu quả.

Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu chi tiết backlog là gì, cũng như quy trình thiết lập và công cụ sử dụng hiệu quả trong bài viết này.

Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện

1. Tổng quan về backlog

1.1 Khái niệm Backlog là gì?

Backlog là một list danh sách các công việc hoặc các yêu cầu cần được hoàn thành trong một dự án.

Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực quản lý dự án phát triển phần mềm, đặc biệt trong các phương pháp quản lý dự án Agile như Scrum và Kanban. Backlog đóng vai trò như một công cụ tổ chức và theo dõi các công việc cần thiết để hoàn thành dự án.

Backlog là một phần không thể thiếu trong quy trình quản lý dự án để đảm bảo tất cả các công việc được xác định, ưu tiên và theo dõi một cách có hệ thống. 

1.2 Các thành phần cốt lõi của một Backlog hoàn chỉnh

• Danh sách các yêu cầu: Mô tả ngắn gọn các yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành, Tasks chi tiết phân công cho các thành viên trong nhóm dự án.
• Kỳ hạn hoàn thành (Due Dates): Xác định rõ ràng thời hạn deadline hoàn thành công việc sẽ giúp doanh nghiệp nhìn tổng quan được tiến độ thực hiện công việc.
• Người thực hiện (Assignees): Thông tin về cá nhân hoặc nhóm người được giao trách nhiệm thực hiện từng công việc cụ thể. Xác định người chịu trách nhiệm, giao việc rõ ràng trong dự án.
• Mức độ ưu tiên (Priority Levels): Dựa vào các tiêu chí về giá trị, mức độ ảnh hưởng, sự cần thiết của hạng mục công việc để xác định công việc ưu tiên nhất cần được thực hiện trước.
• Tình trạng công việc (Status): Thể hiện trạng thái tiến độ công việc. Các trạng thái bao gồm “chưa bắt đầu”, “đang tiến hành”, “hoàn thành” hoặc “đã hủy”. 
• Các lỗi (Bugs): Báo cáo thông tin chi tiết về lỗi, cách fix, mức độ ảnh hưởng của lỗi đó đến sản phẩm được phát hiện trong quá trình phát triển, thử nghiệm.
• Mục tiêu (Release Goals): Kế hoạch phát hành sản phẩm, Các cột mốc quan trọng (Milestones).

1.3 Nguyên tắc quản lý Backlog

• Công việc nên được ưu tiên dựa trên giá trị kinh doanh

Những công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến khách hàng, mục tiêu kinh doanh của công ty nên được xếp lên đầu Backlog.

Đội phát triển cần ước lượng thời gian, nhân lực cần thiết để hoàn thành từng công việc, từ đó sắp xếp thứ tự ưu tiên sao cho hợp lý.

• Luôn được cập nhật thường xuyên

Product Backlog cần được xem xét cập nhật liên tục để phản ánh những thay đổi trong yêu cầu của khách hàng, thị trường, hoặc các điều kiện khác.

Sprint Review và Retrospective: Sau mỗi Sprint, đội phát triển nên xem xét lại Backlog để điều chỉnh các ưu tiên dựa trên kết quả của Sprint và phản hồi từ khách hàng.

• Thu thập phản hồi liên tục

Sử dụng các kênh khác nhau để thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan, chẳng hạn như khảo sát, phỏng vấn, phân tích dữ liệu sử dụng.

Đảm bảo rằng các phản hồi này được xem xét, có thể tích hợp vào Backlog, giúp sản phẩm luôn đáp ứng nhu cầu thực tế của người dùng.

Duy trì giao tiếp thường xuyên, minh bạch với các bên liên quan về tình trạng tiến độ của Backlog, giúp họ hiểu rõ quá trình, các quyết định ưu tiên.

2. Các loại Backlog

2.1 Product Backlog

Product Backlog là một danh sách động chứa tất cả các công việc, yêu cầu, tính năng, thông tin cải tiến sản phẩm. Đây là nguồn thông tin để hình thành các công việc được chọn đưa vào các Sprint.

• User Stories: Mô tả ngắn gọn các yêu cầu từ góc nhìn của người dùng, thường được viết dưới dạng “As a [user], I want [goal] so that [reason]”.
• Epics: Các user stories lớn hơn hoặc phức tạp hơn có thể được chia nhỏ ra nhiều user stories.
• Tasks: Các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành để hoàn thiện một user story.
• Bugs: Các lỗi cần được sửa chữa.
• Technical Debt: Các công việc cần thiết để cải thiện hoặc làm sạch mã nguồn.
• Improvements: Các cải tiến hoặc tối ưu hóa sản phẩm.

2.2 Sprint Backlog

Sprint Backlog là một tập hợp con của Product Backlog, bao gồm các công việc sẽ được thực hiện trong một Sprint cụ thể. Đây là danh sách các nhiệm vụ mà đội phát triển cam kết hoàn thành trong khoảng thời gian của Sprint, thường là từ 1 đến 4 tuần.

• Selected User Stories: Các user stories được chọn từ Product Backlog để thực hiện trong Sprint.
• Tasks: Các nhiệm vụ cụ thể cần hoàn thành để thực hiện các user stories đã chọn.
• Sprint Goal: Mục tiêu cụ thể mà đội phát triển muốn đạt được vào cuối Sprint.
• Cách chuyển từ Product Backlog sang Sprint Backlog:
• Sprint Planning Meeting: Quá trình chuyển đổi diễn ra trong cuộc họp lập kế hoạch Sprint. Tại đây, đội phát triển, Product Owner và Scrum Master cùng nhau xem xét Product Backlog để chọn ra các user stories có độ ưu tiên cao và phù hợp với năng lực của đội.
• Task Breakdown: Sau khi chọn xong các user stories, đội phát triển sẽ chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ cụ thể, ước tính thời gian hoàn thành và phân công công việc.

2.3 Release Backlog

Release Backlog là danh sách các công việc, yêu cầu, và tính năng được lên kế hoạch để phát hành trong một phiên bản sản phẩm cụ thể. Giúp theo dõi tiến độ của các tính năng quan trọng cho một đợt phát hành sản phẩm.

• Release Goals: Mục tiêu cụ thể của đợt phát hành.
• User Stories và Epics: Các user stories, epics được chọn từ Product Backlog để hoàn thành trong đợt phát hành.
• Tasks: Các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành các user stories, epics trong đợt phát hành.
• Dependencies: Các phụ thuộc giữa nhiệm vụ và tính năng cần được giải quyết để đảm bảo phát hành thành công.

3. Vai trò của Backlog trong quản lý công việc dự án

3.1 Tổng hợp các công việc cần hoàn thành

• Backlog là nơi tập hợp tất cả các công việc, nhiệm vụ, và yêu cầu liên quan đến dự án. Việc tập hợp này giúp đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót và mọi thứ đều được ghi nhận.
• Cung cấp một cái nhìn tổng thể về tất cả các công việc cần hoàn thành, từ những công việc nhỏ nhất đến những nhiệm vụ phức tạp. Giúp đội ngũ phát triển có thể lập kế hoạch phân chia công việc một cách chi tiết.
• Tất cả các thành viên có thể truy cập Backlog để xem danh sách các công việc, giúp tăng cường sự minh bạch, đảm bảo mọi người đều biết rõ trách nhiệm của mình.

3.2 Công cụ giúp theo dõi tiến độ dự án

• Cho phép theo dõi trạng thái của từng nhiệm vụ, từ khi được thêm vào Backlog đến khi hoàn thành. Các trạng thái thường được sử dụng bao gồm: To Do (Cần làm), In Progress (Đang làm), và Done (Đã hoàn thành).
• Nhiều công cụ quản lý Backlog cung cấp các biểu đồ giúp theo dõi tiến độ dự án trực quan như Burndown Chart trong Scrum hoặc Cumulative Flow Diagram trong Kanban.

3.3 Phân chia mức độ ưu tiên của công việc

• Backlog giúp sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc dựa trên giá trị kinh doanh. Những nhiệm vụ có giá trị cao hoặc quan trọng cho khách hàng sẽ được ưu tiên thực hiện trước.
• Xác định những công việc nào có thể được thực hiện trong khung thời gian, nguồn lực hiện có. Điều này giúp đội ngũ phát triển tối ưu việc sử dụng nguồn lực để đạt hiệu quả cao nhất.
• Thông qua việc phản hồi liên tục, Backlog cho phép đội ngũ điều chỉnh thứ tự ưu tiên của các công việc đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng theo các yêu cầu thay đổi.

4. Quy trình thiết lập backlog trong quản lý dự án

5 Bước trong quy trình thiết lập backlog quản lý dự án:

• Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi
• Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên
• Bước 3: Xác định thời gian hoàn thành
• Bước 4: Đánh giá nguồn lực để phân chia công việc
• Bước 5: Theo dõi cập nhật thường xuyên

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi

• Mục tiêu của dự án hoặc sản phẩm, bao gồm các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp muốn đem lại cho khách hàng. 
• Định rõ phạm vi của dự án bằng cách xác định các tính năng, yêu cầu và nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên

Xác định công việc quan trọng nhất cần được ưu tiên để thực hiện trước. Mức độ ưu tiên có thể dựa trên giá trị kinh doanh, sự phức tạp của công việc, tính khẩn cấp và các yếu tố khác.

Bước 3: Xác định thời gian hoàn thành

Xác định thời gian hoàn thành cho mỗi yêu cầu hoặc tính năng trong Backlog. Giúp tổng quan được thời gian cần thiết để hoàn thành dự án hoặc sản phẩm. Thời gian hoàn thành được ước lượng dựa trên kinh nghiệm trước đó, khả năng của đội ngũ, các yếu tố khác.

Bước 4: Đánh giá nguồn lực để phân chia công việc

Đánh giá nguồn lực có sẵn để thực hiện dự án hoặc sản phẩm. Sau đó, phân chia công việc từ Backlog thành các task công việc cụ thể, gán người thực hiện cho mỗi công việc, phân bổ nguồn lực để đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng tiến độ.

Bước 5: Theo dõi cập nhật thường xuyên

Cuối cùng, quản lý cần theo dõi tiến độ công việc để cập nhật Backlog thường xuyên. Giúp tổ chức kiểm soát tiến độ thực tế của dự án hoặc sản phẩm.

Cập nhật thông tin trong Backlog để phản ánh sự thay đổi, phản hồi từ khách hàng. Cuộc họp định kỳ sau mỗi giai đoạn hoặc Sprint cũng là cách tốt để đánh giá điều chỉnh Backlog.

5. Công cụ để quản lý backlog

Các công cụ giúp quản lý Backlog hiệu quả:

• Sử dụng Bảng tính Excel / Google Sheet
• Áp dụng mô hình MoSCoW
• Áp dụng bảng Kanban
• Sử dụng khung công việc Agile & Scrum
• Sử dụng CoDX Task để quản lý backlog

5.1 Sử dụng Bảng tính Excel / Google Sheet

Một phương pháp đơn giản và linh hoạt là tạo và quản lý backlog thông qua bảng tính Excel hoặc Google Sheet. Với cách này:

• Nhà quản lý có thể tạo danh sách công việc và sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên, ghi chú thời gian dự tính và người thực hiện trong các cột và hàng của bảng tính.
• Các tính năng lọc, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu trong phần mềm này giúp cho việc quản lý và tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng hơn.

5.2 Áp dụng mô hình MoSCoW

Mô hình MoSCoW là một phương pháp đánh giá ưu tiên các yêu cầu và tính năng trong Backlog dựa trên mức độ quan trọng và cấp bách. 

Theo đó:

• Must-have đại diện cho những yêu cầu bắt buộc và không thể thiếu, cần được hoàn thành.
• Should-have là những yêu cầu quan trọng, nhưng không cần thiết phải hoàn thành ngay lập tức.
• Could-have là những yêu cầu có thể thực hiện nếu có thời gian và tài nguyên.
• Won’t-have đại diện cho những yêu cầu không được ưu tiên hoặc bị loại bỏ khỏi phạm vi dự án.

5.3 Áp dụng bảng Kanban

Kanban là một phương pháp quản lý công việc dựa trên hệ thống bảng Kanban. Với cách tiếp cận này:

• Công việc được phân chia thành các cột thể hiện trạng thái của chúng, bao gồm To-do, In Progress, Done…
• Bằng cách sử dụng cơ chế kéo và thả, các công việc có thể di chuyển qua các cột tương ứng khi chúng đang được thực hiện hoặc đã hoàn thành.

5.4 Sử dụng khung công việc Agile & Scrum

Agile và mô hình Scrum là khung công việc linh hoạt được áp dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm và quản lý dự án. Trong phương pháp này:

• Backlog được quản lý thông qua hai loại chính là Product Backlog và Sprint Backlog.
• Product Backlog chứa toàn bộ các yêu cầu và tính năng của sản phẩm cần thực hiện, trong khi Sprint Backlog chứa các công việc cụ thể được lựa chọn để hoàn thành trong một Sprint cụ thể.

5.5 Sử dụng CoDX Task để quản lý backlog

CoDX Task là ứng dụng theo dõi tiến độ công việc dự án với đầy đủ tính năng giúp tạo và quản lý backlog nhanh chóng. Phần mềm tích hợp toàn bộ tính năng cho việc quản lý công việc như lập kế hoạch, tổ chức phân công giao task, cảnh báo hạn công việc, báo cáo tiến độ theo biểu đồ trực quan.

Hy vọng những thông tin được CoDX cung cấp trong bài viết đã giúp bạn nắm rõ về backlog là gì và các để áp dụng hiệu quả cho dự án của đội nhóm. Chúc bạn thành công!.