Sau một thời gian làm việc, vì nhiều lí do khiến nhân viên và doanh nghiệp kết thúc quá trình hợp tác. Tuy nhiên sẽ có những quy định, quy trình liên quan đến quy trình này mà cá nhân nhân viên và doanh nghiệp cần nắm rõ để tránh những rắc rối phát sinh không đáng có. Bài viết dưới đây Codx sẽ giới thiệu cho các bạn quy trình nghỉ việc của nhân viên chuẩn nhất để công việc này giải quyết dễ dàng và hiệu quả nhất.
BƯỚC 1: GỬI ĐƠN XIN THÔI VIỆC
Trường hợp 1: Nhân viên chấm dứt HĐLĐ với Doanh nghiệp
– Nhân viên viết Đơn xin nghỉ việc
– Nhân viên gửi đơn đến trưởng phòng hoặc trưởng bộ phận xem xét và phê duyệt.
Trường hợp 2: Hết hạn HĐ và công ty không tái ký HĐLĐ với Nhân viên
Sau khi xác nhận đánh giá từ trưởng phòng, trưởng bộ phận phụ trách về việc không tái ký HĐLĐ với nhân viên, bộ nhận nhân sự, tiền lương sẽ tiến hành gửi thư thông báo chấm dứt hợp đồng lao động theo mẫu và thời gian báo trước theo quy định.
Trường hợp 3: Công ty thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ
Khi doanh nghiệp muốn chấm dứt HDLD với nhân viên, nhân sự và bộ phận phụ trách sẽ trực tiếp thỏa thuận với nhân viên đó. Bộ phận tiền lương sẽ tiến hành làm Thỏa thuận chấm dứt HDLD theo quy định.
Đây là bước đầu tiên trong quy trình nghỉ việc của nhân viên.
Xem thêm: Quy Trình Quản Lý Tài Sản Doanh Nghiệp
BƯỚC 2: XEM XÉT VÀ PHÊ DUYỆT (Trường hợp 1)
Nối tiếp trong quy trình nghỉ việc của nhân viên sẽ là bước đơn nghỉ việc được xem xét và xét duyệt bởi các phòng ban liên quan.
- Kể từ 2 ngày nhận đơn xin thôi việc từ nhân viên, TP/TBP có trách nhiệm xử lý, xem xét và phê duyệt
- Dựa làm Luật lao động, TP/TBP duyệt ngày làm việc cuối cùng của nhân viên.
- Bộ phận phụ trách phải đánh giá, dự đoán các ảnh hưởng xảy ra khi nhân viên thôi việc và trao đổi đề xuất với nhân sự để có phương hướng giải quyết phù hợp.
- Chuyển Đơn xin thôi việc của nhân viên cho phòng nhân sự ký nhận.
BƯỚC 3. TIẾP NHẬN ĐƠN XIN THÔI VIỆC
Bộ phận nhân sự hoặc phụ trách liên quan tiếp nhận đơn trong quy trình nghỉ việc. Tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, lên kế hoạch bàn giao và tiến hành phỏng vấn thôi việc.
BƯỚC 4. BÀN GIAO THÔI VIỆC
- Bộ phận nhân sự gửi biên bản bàn giao nghỉ việc trong quy trình nghỉ việc của nhân viên.
- Nhân viên tiến hành thực hiện theo sự hướng dẫn và giám sát của trưởng bộ phận phụ trách để hoàn thành hồ sơ bàn giao
Các bộ phận, phòng ban liên quan cần xác nhận bàn giao bao gồm:
1. BP Đào tạo: để được xác nhận chi phí đào tạo
2. BP Tiền lương: để hoàn trả lại thẻ BHYT, bảo hiểm sức khỏe
3. BP Hành chính: hoàn trả các vật dụng hành chính văn phòng
4. Phòng CNTT: kiểm tra tình trạng thiết bị như máy tính… và vấn đề bảo mật thông tin liên quan
5. Phòng kế toán: giải quyết các khoản công nợ liên quan
6. Trưởng bộ phận: tiếp nhận bàn giao tổng hợp
Đối với những vị trí công việc như sale phải làm việc với khách hàng, đối tác thì phải thư thông báo và giới thiệu người mới phụ trách đến khách hàng. Như thế là sẽ hoàn thành bước bàn giao trong quy trình nghỉ việc.
BƯỚC 5. TIẾP NHẬN VÀ KIỂM TRA HỒ SƠ BÀN GIAO
Hồ sơ và biên bản bàn giao có các chữ ký của phòng ban liên quan được chuyển đến phòng nhân sự, tiền lương (chậm nhất là vào ngày làm việc cuối cùng của nhân viên)
Xem thêm: Mẫu Nội Quy Văn Phòng Mới Nhất 2021
BƯỚC 6. QUYẾT ĐỊNH THÔI VIỆC VÀ TIẾN HÀNH GIẢI QUYẾT CÁC CHẾ ĐỘ LIÊN QUAN
Phòng nhân sự, tiền lương tiến hành các công việc sau:
- Gửi quyết định nghỉ việc cho nhân viên
- Tổng kết lương và các chế độ cho nhân viên
- Tổng kết quá trình trích nộp thuế TNCN
- Chốt sổ BHXH
Ngoài ra, bộ phận này có thể tư vấn cho nhân viên nghỉ việc về việc đăng ký hưởng các chế độ BHXH, BHTN hoặc cách làm quyết toán thuế TNCN nếu cần.
Bộ Phận tiền lương có trách nhiệm cung cấp chứng từ khấu trừ Thuế TNCN cho NV nghỉ việc chậm nhất là 01 (một) tháng kể từ ngày NV nghỉ việc tính đến thời điểm nghỉ việc.
