Nhân viên lễ tân là người đầu tiên giao tiếp với khách hàng. Bên cạnh là cầu nối cho công ty với khách hàng, nhân viên lễ tân còn là người hỗ trợ các công việc hành chính. Để tuyển dụng thành công vị trí quan trọng này cho tổ chức của mình, doanh nghiệp cần tạo một bản mô tả công việc lễ tân thu hút phù hợp. Cùng CoDX tìm hiểu ngay mẫu bản tiêu chuẩn mô tả công việc lễ tân chi tiết nhất dưới đây nhé!
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
1. Thông tin cơ bản của vị trí nhân viên lễ tân
Nhân viên lễ tân là người trực tiếp tiếp xúc và hỗ trợ khách hàng. Họ thường làm việc tại các khu vực như sảnh đợi hau quầy tiếp tân của các doanh nghiệp, tổ chức, cơ quan, khách sạn, nhà hàng,… Nhân viên lễ tân có nhiệm vụ đón tiếp khách hàng, hỗ trợ khách hàng làm thủ tục check-in, check-out, giới thiệu sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và giải đáp thắc mắc của khách hàng,…
Nhân viên lễ tân đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ấn tượng đầu tiên cho khách hàng về doanh nghiệp. Vì vậy vị trí này cần phải có tác phong chuyên nghiệp và sẵn sàng để giải quyết những vấn đề của khách hàng.
Tầm quan trọng của nhân viên lễ tân trong doanh nghiệp được thể hiện qua các khía cạnh sau:
- Nhân viên lễ tân là người ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ của khách hàng đối với doanh nghiệp.
- Có nhiệm vụ tạo ấn tượng tốt cho khách hàng về doanh nghiệp.
- Nhân viên lễ tân thường là người tiếp nhận thông tin khách hàng, vì vậy họ có thể nắm bắt được nhu cầu và mong muốn của khách hàng để phục vụ tốt hơn.
- Nhân viên lễ tân có thể giới thiệu các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp cho khách hàng góp phần thúc đẩy doanh số bán hàng.
2. Bảng mô tả công việc lễ tân CHUẨN nhất
Dưới đây là các thông tin cần thiết khi xây dựng một bảng mô tả công việc lễ tân mà doanh nghiệp nên quan tâm để thành công trong quá trình tuyển dụng.
2.1 Mô tả chi tiết nhiệm vụ công việc
- Quản lý tổng đài điện thoại, tiếp khách hàng tại khu vực lễ tân
- Ghi nhận thông tin của khách hàng, chuyển đúng người, đúng chỗ, chính xác và kịp thời
- Tiếp khách hàng tại khu vực lễ tân
2.2 Yêu cầu công việc của nhân viên lễ tân
Kiến thức chuyên môn
- Tốt nghiệp CĐ/TC Chuyên ngành về hành chính, thư ký văn phòng
- Có kiến thức về quản lý tài liệu, văn thư, lễ tân.
- Ưu tiên có kinh nghiệm trong công tác thư ký văn phòng hoặc văn thư lưu trữ.
Kỹ năng
- Tin học văn phòng (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Chữ viết đẹp, rõ ràng
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ.
- Tiếng Anh: nghe, nói.
Phẩm chất
- Truyền thông – Giao tiếp tốt
- Xây dựng Mạng lưới và Quan hệ tốt.
- Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
- Trung thực, cẩn thận, nhanh nhẹn, khéo léo.
- Lịch sự, hoà nhã, vui vẻ với mọi người
2.3 Quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm
Để ứng viên hình dung được công việc bạn cần nêu rõ quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm trong bảng mô tả công việc lễ tân.
Cụ thể như sau:
Nhân viên lễ tân có các quyền lợi bao gồm:
- Mức lương, thưởng có thể tăng theo thâm niên và hiệu quả công việc.
- Nhân viên lễ tân được hưởng các chế độ phúc lợi như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, nghỉ phép,…
- Nhân viên lễ tân có cơ hội thăng tiến lên các vị trí như trưởng bộ phận lễ tân, giám đốc lễ tân,…
Nhân viên lễ tân có các quyền hạn sau:
- Quyền được cung cấp đầy đủ thông tin và tài liệu cần thiết để thực hiện công việc.
- Quyền được tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn.
- Quyền được đề xuất các ý kiến, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công việc.
- Quyền được khen thưởng, kỷ luật theo quy định của doanh nghiệp.
Nhân viên lễ tân có các trách nhiệm sau:
- Tiếp đón khách hàng một cách thân thiện và chuyên nghiệp.
- Hỗ trợ khách hàng làm thủ tục check in, check out, hướng dẫn khách hàng nơi họ cần đến, giải đáp thắc mắc của khách hàng,…
- Quản lý thông tin khách hàng.
- Giới thiệu các dịch vụ hay sản phẩm của doanh nghiệp cho khách hàng.
- Tuân thủ các quy định tại nơi làm việc của doanh nghiệp.
2.4 Công cụ, phương tiện làm việc
Việc trang bị đầy đủ các công cụ, phương tiện làm việc cần thiết sẽ giúp nhân viên lễ tân nâng cao hiệu quả công việc và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
- Phần mềm quản lý giúp nhân viên lễ tân quản lý thông tin khách hàng,…
- Máy tính là công cụ cần thiết để nhân viên lễ tân thực hiện các công việc như soạn thảo văn bản, xử lý dữ liệu,…
- Máy in, máy fax, máy scan giúp nhân viên lễ tân in ấn, fax, scan các tài liệu cần thiết.
- Điện thoại là phương tiện liên lạc quan trọng giúp nhân viên lễ tân tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi của khách hàng.
- Các thiết bị an ninh như camera, hệ thống báo cháy,… giúp nhân viên lễ tân đảm bảo an ninh cho khách hàng và doanh nghiệp.
- Nhân viên lễ tân cần có các tài liệu, văn phòng phẩm cần thiết như sổ sách, giấy bút,… để thực hiện các công việc hàng ngày.
3. Thông tin HR cần biết khi làm bảng mô tả công việc lễ tân
Bảng mô tả công việc lễ tân là một tài liệu quan trọng giúp HR tuyển dụng và quản lý nhân viên lễ tân hiệu quả. Khi làm bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân, HR cần lưu ý các thông tin sau:
3.1 Rank lương chuẩn trên thị trường 2023
Lương hành chính lễ tân phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực hoạt động, kinh nghiệm và trình độ yêu cầu của nhân viên lễ tân.
Cụ thể, theo khảo sát của Careerbuilder mức lương của nhân viên lễ tân mới ra trường dao động từ 5 – 7 triệu đồng/tháng. Với kinh nghiệm 1 – 3 năm, mức lương có thể tăng lên 7 – 10 triệu đồng/tháng. Nhân viên lễ tân có kinh nghiệm từ 3 – 5 năm có thể nhận mức lương từ 10 – 15 triệu đồng/tháng. Trưởng bộ phận lễ tân có kinh nghiệm từ 5 năm trở lên có thể nhận mức lương từ 15 – 20 triệu đồng/tháng.
3.2 Các chỉ tiêu KPI nhân viên lễ tân
Trong bảng mô tả công việc lễ tân, các chỉ tiêu KPI cần được thiết lập cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được.
Dưới đây là một số chỉ tiêu KPI nhân viên lễ tân phổ biến:
- Chỉ tiêu về chất lượng dịch vụ: Chỉ tiêu này đánh giá khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng của nhân viên lễ tân. Một số chỉ tiêu cụ thể có thể bao gồm: Tỷ lệ khách hàng hài lòng với dịch vụ của nhân viên lễ tân, tỷ lệ khách hàng quay lại sử dụng dịch vụ, số lượng khiếu nại của khách hàng…
- Chỉ tiêu về hiệu quả công việc: Chỉ tiêu này đánh giá khả năng hoàn thành công việc của nhân viên lễ tân. Một số chỉ tiêu cụ thể có thể bao gồm: Số lượng khách hàng được tiếp đón mỗi ngày, thời gian xử lý các yêu cầu của khách hàng…
4. Tham khảo mẫu bản tiêu chuẩn mô tả công việc của nhân viên lễ tân từ CoDX
Dưới đây là mẫu bản tiêu chuẩn mô tả công việc của nhân viên lễ tân từ CoDX có thể giúp nhà tuyển dụng xác định rõ yêu cầu về trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng,… của ứng viên cũng như giúp nhân viên lễ tân hiểu rõ về công việc và trách nhiệm của mình.
5. Tìm kiếm danh sách ứng viên chất lượng với CoDX Candidate pool AI
Hệ thống CoDX Candidate Pool AI là giải pháp tuyển dụng thông minh với sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo, tạo ra một công cụ tự động sàng lọc, sắp xếp và lưu trữ ứng viên tiềm năng một cách khoa học, chính xác.
Nhờ vào phần mềm, dữ liệu của ứng viên được tự động nhập và trích xuất thông qua công nghệ OCR. Nhà tuyển dụng có thể tạo ra các danh sách ứng viên phù hợp nhất dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như giới tính, trình độ học vấn hoặc kinh nghiệm làm việc.
Tính năng nổi bật
- Tạo ra các danh sách dựa trên nhiều yếu tố khác nhau như vị trí, cấp bậc, hoặc khoảng cách địa lý, nhờ vào sự hỗ trợ đầy sáng tạo từ ChatGPT.
- Dễ dàng bóc tách và trích xuất dữ liệu từ các hồ sơ ứng viên
- Tìm kiếm thông tin ứng không giới hạn theo bất kỳ từ khóa, không còn bị ràng buộc bởi các chuẩn mực cố định.
- Phân quyền quản lý chi tiết như xem, chia sẻ, xóa chi tiết, xóa pool, giúp đảm bảo tính bảo mật và quản lý dữ liệu an toàn.
PHẦN MỀM CODX CANDIDATE POOL AI
Hệ thống CoDX Candidate pool AI tích hợp công nghệ trí tuệ nhân tạo cho phép tự động sàng lọc, sắp xếp phân loại và lưu trữ nguồn ứng viên tiềm năng theo nhu cầu tuyển dụng một cách khoa học và chính xác nhất. Khi dữ liệu ứng viên lên đến hàng triệu hồ sơ, mỗi ngày HR phải tiếp nhận cả ngàn CV ứng tuyển, phần mềm sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp tăng tốc việc tuyển dụng, hỗ trợ HR tìm nhân tài và phát triển nguồn nhân lực bền vững. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử CoDX Candidate pool AI để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
Trong bài viết trên CoDX đã mang đến những thông tin hữu ích liên quan đến công việc nhân viên lễ tân. Hy vọng các nhà quản lý đã có được những thông tin giá trị để xây dựng được một bản mô tả công việc lễ tân chi tiết và đầy đủ nhất. Từ đó thành công tuyển dụng được ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp của mình nhé!
