Hệ thống quản lý tiền lương là giải pháp tối ưu giúp bộ phận HR, kế toán kiểm soát chính sách lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên liên. Với sự hỗ trợ của hệ thống, việc tính toán tiền lương thưởng, bảo hiểm, thuế TNCN,…sẽ chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều so với cách thức thủ công truyền thống.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang tin quản trị của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện |
Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương là gì và các tính năng nào quan trọng nhất? Cùng CoDX tìm hiểu qua bài viết sau nhé!
1. Hệ thống quản lý tiền lương là gì?
Hệ thống quản lý tiền lương là một phân hệ của giải pháp quản trị nhân sự tổng thể, được thiết kế để quản lý và giải quyết các công việc liên quan đến lương, phúc lợi của nhân viên.
Hệ thống sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan tiền lương, thưởng, thuế TNCN, bảo hiểm, trợ cấp,…Toàn bộ quy trình được thực hiện tự động dựa trên quy trình được thiết lập sẵn trên hệ thống, giúp việc tính toán số liệu chính xác và tiết kiệm thời gian hơn so với phương pháp thủ công truyền thống.
2. Vai trò của hệ thống quản lý nhân sự tiền lương
Hệ thống quản lý tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành, theo dõi các hoạt động liên quan tiền lương và phúc lợi của nhân sự.
Dưới đây là các vai trò quan trọng của hệ thống này:
- Chuẩn hóa quy trình chấm công – tính lương: Mọi quy trình truy xuất dữ liệu như thời gian làm việc, tăng ca, quản lý cả các ca gãy, ca kíp cho từng phòng ban trong công ty đều được thực hiện tự động; Cho phép tự thiết lập công thức, hệ số, tham số lương;
- Truy xuất dữ liệu nhân sự dễ dàng: Cập nhật, truy xuất, quản lý thông tin cá nhân, tiến trình làm việc, thời điểm công tác, lịch sử công việc,…trên cùng 1 hệ thống.
- Quản lý thông tin ca làm việc: Ghi nhận tất cả thông tin liên quan đến thời gian làm việc, tăng ca, quản lý ca gãy, ca kíp,…chính xác, rõ ràng.
- Tích hợp linh hoạt: Hệ thống cho phép kết nối với các phần mềm quản lý tài chính, kế toán, nhân sự,…tạo nên một giải pháp quản trị toàn diện.
- Cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết: Tạo các báo cáo chi tiết về lương, thuế, khấu trừ và các chi phí liên quan đến nhân sự, hỗ trợ đưa ra phân tích chuyên sâu.
3. Hệ thống quản lý tiền lương cần có tính năng nào?
3.1 Chấm công và quản lý tính lương
- Ghi nhận và theo dõi thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm giờ check-in, check-out, nghỉ phép, làm thêm giờ.
- Tích hợp với hệ thống chấm công, máy đọc thẻ ra vào, công cụ định vị GPS,…
- Tự động tính toán lương dựa trên giờ làm việc, mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp và khấu trừ.
- Tính toán thu nhập cho nhân viên tự động dựa trên cơ cấu thu nhập của từng cá nhân với công thức lương và dữ liệu đã được định sẵn. Hỗ trợ tính toán lương theo nhiều hình thức khác nhau như lương tháng, lương theo giờ hoặc theo sản phẩm.
- Tạo và phân phối bảng lương chi tiết, hỗ trợ phát hành bảng lương điện tử thông qua email hoặc cổng thông tin nhân viên.
- Tính toán và quản lý các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,…
- Tính toán và quyết toán thuế TNCN vào cuối năm sua khi doanh nghiệp chi trả các khoảng tiền lương, phúc lợi cùng các khoản khấu trừ khác cho nhân viên.
3.2 Quản lý hồ sơ nhân viên
- Thiết lập và quản lý hồ sơ nhân viên tự động dựa trên hồ sơ tuyển dụng (chẳng hạn như thông tin cá nhân, thông tin liên lạc, lịch sử công việc, trình độ học vấn, chứng chỉ).
- Truy vấn và tìm kiếm thông tin nhân viên theo nhiều tiêu chí khác nhau như thời gian bắt đầu làm việc, vị trí, cấp bậc, bộ phận,…
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên dưới dạng pdf, scanner.
- Tạo hợp đồng lao động trực tiếp từ hồ sơ tuyển dụng hoặc cập nhật hồ sơ nhân sự.
- Hệ thống quản lý tiền lương có thể theo dõi, quản lý các loại nghỉ phép của nhân viên như nghỉ phép năm, nghỉ ốm, nghỉ thai sản và các loại nghỉ phép khác.Tự động tính toán số ngày nghỉ phép còn lại và cập nhật vào bảng lương.
- Quản lý và nhắc nhở các cột mốc quan trọng của nhân viên như: ngày bắt đầu làm việc, ngày hết hạn hợp đồng thử việc, ngày bắt đầu hoặc kết thúc hợp đồng làm việc chính thức,…
3.3 Đánh giá nhân sự
- Quản lý dữ liệu đánh giá nhân sự thông qua các tiêu chí, phương pháp, cấp bậc xếp hạng,…
- Xây dựng các biểu mẫu đánh giá nhân sự thông qua các tiêu chí của doanh nghiệp đề ra.
- Quản lý và kiểm soát các biểu mẫu đánh giá tháng, cuối tháng, năm hoặc đánh giá cuối cùng của quản lý.
3.4 Thực hiện khen thưởng và kỷ luật
- Theo dõi, quản lý hồ sơ khen thưởng/kỷ luật, thời hạn và hình thức khen thưởng/kỷ luật nhân viên.
- Tính toán thưởng hoa hồng cho đội ngũ bán hàng, nhân viên kinh doanh, tiếp thị theo các hình thức khác nhau.
- Cập nhật các mức khen thưởng/kỷ luật về mặt tài chính cho nhân viên vào phân hệ chấm công – tính lương để tính toán các khoản tăng hoặc giảm trừ thu nhập.
3.5 Cung cấp báo cáo nhân sự
- Khởi tạo tệp thư viện lưu trữ báo cáo nhân sự theo quy định hiện hành của Nhà nước.
- Lưu trữ và hệ thống hóa tất cả báo cáo dưới các hình thức khác nhau để phân tích chi tiết tình hình nhân sự theo yêu cầu của doanh nghiệp
4. Quản lý tiền lương nhân sự linh hoạt với SureHCS for C&B
SureHCS for C&B là hệ thống quản lý tiền lương và phúc lợi nhân viên, giúp doanh nghiệp giải quyết các bài toán chấm công – tính lương một cách chính xác, nhanh chóng nhất.
Đặc điểm nổi bật:
- Tổng hợp chi phí tiền lương, lập chứng từ thanh toán sau mỗi kỳ trả lương và kết chuyển sang phần mềm kế toán.
- Phần mềm tính lương trên điện thoại SureHCS for C&B sử dụng hình thức tính lương đa nguyên tệ cho từng khoản thu nhập trong cấu trúc lương của nhân viên.
- Thiết lập các thông số tùy biến và định nghĩa công thức tính lương, thưởng, phụ cấp theo yêu cầu doanh nghiệp.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ PHÚC LỢI SUREHCS FOR C&B
Lạc Việt SureHCS for C&B là giải pháp giúp doanh nghiệp thực thi chính sách phúc lợi chính xác và đúng hạn, đem lại sự hài lòng giữa nhân viên và doanh nghiệp. Phần mềm giúp bộ phận C&B tiết được phần lớn thời gian trong so với công tác chấm công, tính lương thủ công. Bên cạnh đó, SureHCS for C&B còn được trang bị thêm tính năng quản lý cơ cấu tổ chức, hồ sơ nhân viên và quản lý hiệu quả công việc giúp doanh nghiệp có thể quản trị nhân viên tổng thể, đánh giá được hiệu suất lao động và có những quyết định phù hợp nhất. Đặc điểm nổi bật:
Đăng ký dùng thử SureHCS for C&B để được trực tiếp trải nghiệm dùng thử miễn phí.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Hotline: 0901 555 063
- Email: [email protected] | Website: https://www.surehcs.com/
- Địa chỉ văn phòng: 23 Nguyễn Thị huỳnh, Phường 8, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Mong rằng qua bài viết sau đã giúp doanh nghiệp hiểu tường tận về hệ thống quản lý tiền lương cũng như vai trò của chúng trong quy trình vận hành doanh nghiệp. Một hệ thống toàn diện với đầy đủ tính năng sẽ là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý chính sách lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên hiệu quả. Theo dõi trang tin CoDX để cập nhật thêm những thông tin quản trị nhân sự mới nhất nhé.
