Task oriented là gì? Đặc điểm, cách áp dụng hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Việc tối ưu hóa hiệu suất công việc trở thành một yếu tố then chốt quyết định thành công của tổ chức. Một trong những phương pháp quản lý hiệu quả được nhiều nhà lãnh đạo áp dụng hiện nay là Task Oriented. Phong cách này giúp người lãnh đạo định hướng công việc một cách rõ ràng, tạo nên một quy trình làm việc khoa học, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất của đội nhóm.

Vậy Task Oriented là gì và làm thế nào để áp dụng nó một cách hiệu quả? Bài viết này CoDX sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm, đặc điểm cũng như các bước triển khai Task Oriented cho nhà lãnh đạo.

1. Định nghĩa về Task Oriented

Task Oriented hay còn gọi là phong cách lãnh đạo theo nhiệm vụ. Với phong cách lãnh đạo này, người quản lý sẽ tập trung vào việc xác định rõ mục tiêu và yêu cầu công việc để đảm bảo hiệu suất cao nhất.

Nhân viên sẽ được hướng dẫn cụ thể về nhiệm vụ cần làm, quản lý thời gian chặt chẽ, theo dõi sát sao quá trình làm việc nhằm đạt được kết quả tối ưu nhất. Phong cách làm oriented thường được áp dụng hiệu quả trong các môi trường làm việc đòi hỏi sự chính xác cao.

2. Đặc điểm phong cách lãnh đạo theo nhiệm vụ

4 điểm đặc trưng của phong cách lãnh đạo Task oriented:

• Chỉ dẫn rõ ràng trong công việc
• Kiểm soát tiến độ chặt chẽ
• Chú trọng kết quả công việc
• Sử dụng công cụ và quy trình tối ưu

2.1 Chỉ dẫn rõ ràng trong công việc

Sự chỉ dẫn rõ ràng trong công việc là đặc điểm dễ nhận thấy nhất trong phong cách task oriented. Mọi công việc phân công đến nhân viên đều được người quản lý đưa ra các chỉ dẫn chi tiết. Điều này giúp đảm bảo nhân sự nắm rõ nhiệm vụ và cách hoàn thành công việc đúng định hướng.

2.2 Kiểm soát tiến độ chặt chẽ

Quản lý thời gian và tiến độ chặt chẽ là đặc điểm thứ hai trong phong cách Task Oriented . Nhà lãnh đạo luôn yêu cầu các công việc triển khai đều được thực hiện đúng thời hạn đã đề ra, hạn chế lãng phí thời gian, nguồn lực.

Nhà lãnh đạo Task Oriented thường xuyên theo dõi tiến độ công việc của nhân viên. Việc này giúp họ nhanh chóng phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.

2.3 Chú trọng kết quả công việc

Task Oriented đặc biệt chú trọng vào kết quả cuối cùng của công việc. Nhà lãnh đạo đánh giá nhân viên dựa trên hiệu suất, kết quả đạt được, từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện nếu cần thiết.

2.4 Sử dụng công cụ và quy trình tối ưu

Để đạt hiệu quả cao nhất, nhà lãnh đạo Task Oriented thường áp dụng các ứng dụng quản lý công việc và quy trình làm việc tối ưu. Các công cụ này giúp tối ưu hóa các bước thực hiện công việc đảm bảo mọi người đều làm việc theo cùng một quy chuẩn.

Trong đó, CoDX Task là một trong những phần mềm quản lý công việc nhóm, theo dõi tiến độ với các báo cáo trực quan tích hợp các tính năng cảnh báo nhắc việc thông minh giúp nhân viên tập trung vào công việc và hoàn thành đúng tiến độ được giao.

Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK

• Kế hoạch công việc thông minh: Lập kế hoạch theo tháng, theo mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, phân bổ nhân viên cho từng công việc của dự án 
• Giao việc nhanh chóng theo quy trình: Giao việc cho cá nhân, phòng ban nhất định theo các cấp độ, tùy chỉnh tiến độ bằng cách gia hạn việc
• Todolist công việc theo ngày: Tạo danh sách công việc cần làm theo ngày, trao đổi các công việc với file đính kèm, cập nhật tiến độ thực hiện
• Quản lý theo dõi công việc chi tiết: Kiểm soát và quan sát tình trạng công việc của từng cá nhân, theo dõi năng suất với số giờ hoàn thành, nhắc việc theo chế độ 
• Báo cáo trực quan: Báo cáo công việc với các định dạng khác nhau như theo cá nhân, theo phòng ban, đưa ra các đánh giá theo mức độ hoàn thành 

3. Ưu nhược điểm của phong cách lãnh đạo Task Oriented

3.1 Ưu điểm

• Tăng cường hiệu suất công việc: Bằng cách tập trung vào nhiệm vụ, nhà lãnh đạo có thể tối ưu hóa hiệu suất của cả nhóm, đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
• Cung cấp hướng dẫn chi tiết, rõ ràng: Giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, cách thức thực hiện, từ đó giảm thiểu sai sót, tăng hiệu quả.
• Phân chia công việc theo năng lực cá nhân: Tận dụng tối đa khả năng của từng thành viên, đảm bảo mỗi người đều đóng góp tích cực vào mục tiêu chung.
• Quản lý thời gian hiệu quả: Giúp dự án tiến hành đúng tiến độ, tránh tình trạng chậm trễ và lãng phí tài nguyên.

3.2 Nhược điểm 

• Có thể cản trở sự sáng tạo: Phong cách lãnh đạo này có xu hướng tập trung vào quy trình và kết quả, do vậy có thể hạn chế sự sáng tạo của nhân viên.
• Dễ xem nhẹ phúc lợi và cảm xúc của nhân viên: Việc quá tập trung vào nhiệm vụ có thể khiến nhà lãnh đạo bỏ qua nhu cầu và cảm xúc của nhân viên, dẫn đến môi trường làm việc căng thẳng.
• Có thể tạo ra môi trường làm việc tiêu cực: Áp lực hoàn thành nhiệm vụ có thể gây ra sự căng thẳng, mệt mỏi, giảm tinh thần làm việc của nhân viên.

4. Cách áp dụng phong cách Task Oriented hiệu quả trong công việc

• Truyền đạt mục tiêu rõ ràng: Khi giao việc, nhà quản lý cần giải thích rõ mục tiêu công việc, các bước thực hiện công việc như thế nào và kết quả mong đợi là gì. Người quản lý cũng cần suy nghĩ thật kỹ, tin tưởng để ủy thác hoàn toàn công việc được giao cho nhân viên của mình.
• Xây dựng quy trình làm việc thống nhất: Nhà quản lý cần xác định các công việc cần làm, giải thích chính xác các quy trình phối hợp triển khai, báo cáo, xử lý nếu có rủi ro phát sinh cho từng nhân viên. Bên cạnh đó, làm rõ trách nhiệm,  quyền hạn của từng bộ phận, cá nhân để tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn trong công việc.
• Kiểm soát tiến độ: Lãnh đạo theo Task Oriented đòi hỏi bạn phải nắm vững các kỹ năng quản lý thời gian. lên lịch trình công việc phù hợp và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện công việc của nhân viên để đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch.
• Hướng dẫn khi nhân viên cần giúp đỡ: Lãnh đạo Task Oriented luôn trong tâm thế sẵn sàng giúp đỡ khi đội nhóm gặp thử thách. Hãy tích cực trả lời các câu hỏi và đưa ra phản hồi kịp thời để nhân viên hiểu rõ về vai trò và nhiệm vụ của mình. Có thể tổ chức các cuộc họp hàng tuần để nắm bắt tình hình triển khai công việc và hỗ trợ giải đáp vướng mắc hay xử lý các trở ngại cho nhân viên.

• Động viên & khen thưởng: Sau khi đội nhóm đã hoàn thành mục tiêu, hãy áp dụng các chính sách khen thưởng để động viên, khích lệ tinh thần nhân viên. Ví dụ: Đặt ra phần thưởng tiền mặt, thưởng hiện vật hoặc thêm ngày nghỉ, thăng chức,…

5. Ví dụ về ứng dụng thực tế của Task Oriented

• Tim Cook (CEO của Apple)

Tim Cook nổi tiếng với phong cách lãnh đạo nghiêm khắc, định hướng nhiệm vụ rõ ràng. Ông luôn đặt ra các mục tiêu cụ thể với kỳ vọng cao, thúc đẩy nhân viên vượt qua giới hạn bản thân để đạt được thành công. Sự chặt chẽ và kỷ luật của ông đã giúp Apple duy trì được vị thế dẫn đầu trong ngành công nghệ.

• Sheryl Sandberg (COO của Meta)

Sheryl Sandberg, COO của Meta (trước đây là Facebook), áp dụng phong cách lãnh đạo Task Oriented bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết để nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả. Bà không chỉ tập trung vào kết quả mà còn tạo điều kiện để nhân viên phát triển kỹ năng để tự tin hơn trong công việc.

• Bill Gates (Người sáng lập Microsoft)

Bill Gates, người sáng lập Microsoft, đã sử dụng phong cách lãnh đạo theo nhiệm vụ để biến Microsoft thành một trong những công ty công nghệ hàng đầu thế giới. Ông tập trung vào việc phân công công việc phù hợp, cung cấp công cụ và tài nguyên cần thiết để nhân viên làm việc hiệu quả, từ đó đạt được những thành tựu to lớn trong ngành công nghệ.

Trên đây là những thông tin về nội dung Task oriented là gì? và những đặc điểm, cách áp dụng cho nhà lãnh đạo hiệu quả. Hy vọng với những thông tin trên sẽ hữu ích cho chủ doanh nghiệp trong hành trình xây dựng tổ chức hoạt động phát triển, thịnh vượng.