Ứng dụng phương pháp ivy lee để quản lý công việc hiệu quả

Ivy Lee là phương pháp giúp quản lý thời gian với cách thức thực hiện đơn giản nhưng đem lại hiệu quả vô cùng cao. Nhà quản lý có thể hướng dẫn nhân viên hoặc đội nhóm thực hiện phương pháp Ivy Lee này để tăng cường sự tập trung, đảm bảo tốt tiến độ và tính hiệu quả của công việc được giao.

Cùng Chuyển đổi số CoDX tìm hiểu chi tiết về nguồn gốc cũng như các thực hiện phương pháp này trong bài viết sau đây.

Bạn đang đọc bài viết trên trang quản trị doanh nghiệp của CoDX – Nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện.

1. Phương pháp ivy lee là gì?

Ivy Lee là phương pháp quản lý thời gian tập trung vào việc xác định và hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất trong một ngày làm việc. Cốt lõi của phương pháp này là việc lập danh sách công việc, ưu tiên thực hiện theo mức độ quan trọng, giải quyết từng nhiệm vụ một cách tuần tự. 

Phương pháp này giúp nhân viên tập trung vào công việc quan trọng, tránh bị phân tán bởi những nhiệm vụ phụ hoặc không quan trọng.

Tầm quan trọng và lợi ích của Phương pháp Ivy Lee trong quản lý thời gian và hiệu suất làm việc

• Tăng cường sự tập trung: Việc xác định rõ ràng công việc quan trọng và hoàn thành theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp nhân viên tập trung vào công việc cần thiết, giảm thiểu sự xao nhãng, lãng phí thời gian vào những nhiệm vụ không quan trọng.
• Giảm áp lực do quá tải công việc: Xây dựng danh sách nhiệm vụ rõ ràng giúp nhân viên cảm thấy có thể kiểm soát được công việc, từ đó giảm bớt cảm giác lo lắng, áp lực từ khối lượng công việc lớn.
• Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc một cách có hệ thống, giúp nhân viên tối ưu việc sử dụng thời gian để đạt được hiệu quả cao trong công việc.
• Tạo động lực trong công việc: Hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trong ngày mang lại cảm giác thành tựu giúp động lực tiếp tục làm việc hiệu quả hơn.

2. Nguồn gốc hình thành và phát triển của phương pháp Ivy Lee

Ivy Lee là chuyên gia tư vấn nổi tiếng tiên phong trong lĩnh vực PR và quản trị. Vào đầu thế kỷ 20, Ivy Lee đã làm việc với nhiều công ty lớn, nhân vật nổi tiếng, giúp họ cải thiện hình ảnh công chúng, quản lý hoạt động truyền thông.

Câu chuyện về Phương pháp Ivy Lee bắt đầu vào năm 1918 khi Lee được mời tư vấn cho Charles M. Schwab, chủ tịch của Bethlehem Steel Corporation, một trong những công ty thép lớn nhất thời đó. Schwab, mong muốn nâng cao năng suất làm việc của các giám đốc điều hành công ty.

Ivy Lee đã đưa ra một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả: mỗi ngày, các giám đốc điều hành của Bethlehem Steel sẽ ghi lại 6 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Sau đó, họ sắp xếp các nhiệm vụ này theo thứ tự ưu tiên và bắt đầu làm việc từ nhiệm vụ quan trọng nhất, tiếp tục tuần tự cho đến khi hoàn thành hoặc kết thúc ngày làm việc. Nếu còn nhiệm vụ chưa hoàn thành, họ sẽ chuyển sang danh sách của ngày hôm sau. Lee khẳng định rằng nếu tuân thủ phương pháp này, năng suất làm việc sẽ được cải thiện đáng kể.

Schwab đã rất ấn tượng với phương pháp này và quyết định thử nghiệm. Sau vài tháng, ông nhận thấy sự cải thiện rõ rệt trong hiệu quả làm việc của các giám đốc và đã trả Lee một khoản tiền khổng lồ tương đương với 25.000 USD (tương đương với hàng trăm nghìn USD ngày nay) như một lời cảm ơn, ghi nhận giá trị của phương pháp.

3. Hướng dẫn quy trình thực hiện phương pháp Ivy Lee

• Bước 1: Ghi chú 6 công việc quan trọng cần hoàn thành vào cuối mỗi ngày làm việc
• Bước 2: Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng
• Bước 3: Bắt đầu hoàn thành từ công việc quan trọng nhất vào ngày hôm sau
• Bước 4: Hoàn thành từng công việc theo thứ tự ưu tiên trước khi chuyển sang công việc kế tiếp
• Bước 5: Chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang danh sách ngày hôm sau
• Bước 6: Lặp lại quy trình mỗi ngày

Bước 1: Ghi chú 6 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành vào cuối mỗi ngày làm việc

Vào cuối mỗi ngày làm việc, dành thời gian để xem xét kế hoạch trong tuần hoặc tháng. Sau đó checklist 6 task công việc quan trọng cần phải hoàn thành vào ngày hôm sau. 

Lưu ý chọn những task có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kế hoạch mỗi tuần, tháng. Đừng quá lo lắng nếu không thể liệt kê hết tất cả các công việc, mục đích của bước này là xác định những nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất.

Bước 2: Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng

Tiếp theo, sắp xếp các task theo thứ tự ưu tiên. Hãy đánh số từ 1 đến 6, với số 1 là nhiệm vụ quan trọng, cấp bách nhất. Số 2 là nhiệm vụ quan trọng thứ hai, và tiếp tục như vậy cho đến nhiệm vụ số 6. Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp tập trung vào những công việc có ảnh hưởng lớn nhất đến kế hoạch chung.

Bước 3: Bắt đầu hoàn thành từ công việc quan trọng nhất vào ngày hôm sau

Khi bắt đầu ngày làm việc mới, hãy tập trung ngay vào nhiệm vụ số 1 quan trọng nhất, giúp bạn bắt đầu ngày làm việc với một mục tiêu rõ ràng cùng định hướng chính xác, tạo đà cho sự tập trung và năng suất cao.

Bước 4: Hoàn thành từng công việc theo thứ tự ưu tiên trước khi chuyển sang công việc kế tiếp

Hoàn thành nhiệm vụ số 1 trước khi chuyển sang nhiệm vụ số 2. Tiếp tục làm việc theo thứ tự ưu tiên đã sắp xếp mà không bị phân tâm bởi các công việc khác. 

Bước này giúp bạn duy trì sự tập trung để hoàn thành công việc quan trọng mà không bị gián đoạn. Đừng chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo cho đến khi bạn đã hoàn thành nhiệm vụ hiện tại.

Bước 5: Chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang danh sách ngày hôm sau

Nếu bạn không thể hoàn thành tất cả 6 công việc trong ngày, hãy chuyển những mục tiêu chưa hoàn thành sang danh sách của ngày hôm sau để xem xét ưu tiên lại cùng với các nhiệm vụ mới phát sinh. Điều này giúp bạn không bỏ sót công việc, tiếp tục tiến độ làm việc một cách có hệ thống.

Bước 6: Lặp lại quy trình mỗi ngày

Lập danh sách, sắp xếp thứ tự ưu tiên hàng ngày giúp bạn duy trì sự tập trung và kiểm soát công việc một cách liên tục. 

Hãy cách tuân thủ quy trình này một cách đều đặn, bạn sẽ cải thiện được khả năng quản lý thời gian, nâng cao hiệu suất làm việc một cách đáng kể.

4.  Ứng dụng phương pháp Ivy Lee trong các lĩnh vực khác nhau

4.1 Ivy Lee trong quản lý dự án

Phương pháp Ivy Lee có thể được áp dụng hiệu quả trong quản lý dự án. Các bước ứng dụng trong quản lý dự án bao gồm:

• Lập danh sách nhiệm vụ hàng ngày: Cuối mỗi ngày, người quản lý dự án cùng đội ngũ sẽ xác định 6 nhiệm vụ quan trọng cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Những nhiệm vụ này có thể liên quan đến các mốc tiến độ quan trọng, cuộc họp, hoặc công việc cụ thể của từng thành viên trong nhóm.
• Ưu tiên nhiệm vụ: Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên dựa trên tầm quan trọng và sự cấp bách đối với tiến độ dự án.
• Thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất: Bắt đầu ngày làm việc với nhiệm vụ có ưu tiên cao nhất để đảm bảo rằng các công việc then chốt được thực hiện kịp thời.
• Tuân thủ thứ tự ưu tiên: Các thành viên trong nhóm làm việc theo thứ tự ưu tiên đã được xác định, tránh việc phân tán để đảm bảo tiến độ công việc.
• Đánh giá và điều chỉnh: Cuối ngày, các nhiệm vụ chưa hoàn thành được xem xét chuyển sang danh sách ngày hôm sau. 

4.2 Ivy Lee trong cuộc sống cá nhân

Phương pháp Ivy Lee cũng có thể được áp dụng để quản lý thời gian cá nhân, cải thiện chất lượng cuộc sống và đạt được các mục tiêu cá nhân. Các bước thực hiện bao gồm:

• Lập danh sách nhiệm vụ cá nhân: Cuối mỗi ngày, ghi lại 6 điều quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày hôm sau, như tập thể dục, học kỹ năng mới, hoặc tham gia các hoạt động gia đình.
• Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên dựa trên tầm quan trọng với mục tiêu cá nhân dài hạn.
• Thực hiện nhiệm vụ quan trọng nhất: Bắt đầu ngày mới bằng việc thực hiện nhiệm vụ cá nhân quan trọng nhất, giúp bạn đạt được tiến bộ ngay từ đầu ngày.
• Hoàn thành từng nhiệm vụ: Làm việc theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo rằng bạn hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mà không bị phân tán bởi những hoạt động không quan trọng.
• Điều chỉnh liên tục: Cuối mỗi ngày, đánh giá lại các nhiệm vụ chưa hoàn thành và điều chỉnh danh sách cho ngày hôm sau, giúp bạn duy trì sự linh hoạt tốt trong cuộc sống.

5. Áp dụng CoDX Task để lên todolist quản trị công việc hiệu quả cho đội nhóm

CoDX Task là một trong các ứng dụng quản lý công việc có tích hợp tính năng checklist công việc theo ngày giúp bạn áp dụng phương pháp Ivy Lee theo các có hệ thống.

Với CoDX Task, quản lý có thể theo dõi xác sao tiến độ công việc của đội nhóm; xem báo cáo trực quan cùng hệ thống cảnh báo công việc thông minh.

Hy vọng những thông tin về phương pháp Ivy Lee trong bài giúp bạn áp dụng đúng, hiệu quả trong công việc. Theo dõi các kiến thức quản trị khác tại chuyên mục quản trị điều hành từ CoDX.