Để trở thành một nhân viên văn phòng xuất sắc chuẩn mực, bạn cần thành thạo nhiều kỹ năng. Từ kỹ năng cứng đến kỹ năng mềm, từ kỹ năng chuyên môn đến kỹ năng giao tiếp. Trong đó kỹ năng tin học văn phòng là điều cần thiết nhất đối với mỗi nhân viên. Thông qua bài viết dưới đây, hãy cùng CoDX Wiki điểm qua những kỹ năng tin học cần thiết mà dân công sở phải nắm vững khi đi làm.
1. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng là tập hợp các kỹ năng liên quan đến làm việc thành thạo với các phần mềm trên máy tính. Hầu hết mọi người đều bị choáng ngợp bởi sự bao la của công nghệ nên không hiểu hết được ‘tin học văn phòng’ bao gồm những gì.
- Đối với hầu hết các công việc hành chính, bạn luôn cần có ít nhất một số kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản.
- Đối với nhiều vị trí liên quan đến ứng dụng công nghệ, bạn sẽ cần nhiều kỹ năng tin học và các chứng chỉ nâng cao hơn.
2. Kỹ năng máy tính văn phòng có quan trọng không?
Kỹ năng tin học văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm công việc phù hợp. Cụ thể vai trò như sau:
- Với giáo dục
Trong thời gian học đại học, khoa học máy tính thường được sinh viên sử dụng để viết tiểu luận, báo cáo thực tập, luận án, thuyết trình, v.v. Đây là cơ hội đầu tiên để bạn thực hành và rèn luyện kỹ năng vi tính văn phòng khi tìm việc.
Bạn nên đặt ra một số yêu cầu ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường như: Thể hiện tính chuyên nghiệp trong các dự án, bài báo, slide thuyết trình có hình ảnh, thông số kỹ thuật…
- Với công việc
Hầu hết các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải thành thạo tin học văn phòng cho các công việc như soạn thảo giao dịch, văn thư, kế toán, kiểm toán hoặc các hoạt động liên quan đến hành chính.
Chứng chỉ tin học văn phòng là cần thiết cho cơ hội việc làm tại các doanh nghiệp hoặc tổ chức. Đó cũng là một kỹ năng bạn có thể thực hành và thành thạo ở trường.
3. Kỹ năng tin học văn phòng gồm những gì?
Các kỹ năng tin học cần thiết trong công việc mà bạn cần phải có bao gồm:
3.1. Kỹ năng Word
Microsoft Word, còn được gọi là Winword, là một công cụ xử lý văn bản của Microsoft Software Corporation. Cho phép bạn sử dụng văn bản gốc với các hiệu ứng, màu sắc, phông chữ, đồ họa hoặc các hiệu ứng đa phương tiện như video, âm thanh. Ngoài ra còn có một số công cụ khác kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong các ngôn ngữ khác nhau trên thế giới.
Một số thao tác Microsoft Word bạn cần biết bao gồm:
- Nhập văn bản, định dạng đoạn văn hoặc văn bản: Cần nhập kiểu chữ, cỡ chữ, màu chữ và phông chữ tiếng Việt.
- Chèn và định dạng bảng trong văn bản: đánh số, gạch đầu dòng, giãn dòng, tab, đoạn, cột, gộp, chèn hàng, thay đổi viền bảng…
- Vẽ hình, chèn hình, sơ đồ: smartart, shape, clipart,…
- Chèn ký tự: Chèn link, chú thích, ký hiệu,….
- Hợp nhất văn bản: Hợp nhất thư.
- Bảo mật file: đặt mật khẩu bảo vệ bản word
3.2. Kỹ năng Excel
Excel cũng là một kỹ năng tin học văn phòng bạn phải thành thạo. Đây là một chương trình bảng tính và các ô được tạo thành từ các hàng và cột. Lập công thức tính toán trong Excel cũng có một số điểm tương đồng khi thu thập dữ liệu.
Excel có các chức năng hoàn chỉnh và giao diện thân thiện, chủ yếu được sử dụng để tạo và xử lý bảng cũng như tính toán hàm.
Bạn sẽ cần một số chuyên môn tin học văn phòng excel, chẳng hạn như:
- Tạo bảng tính, định dạng dữ liệu trong bảng như: định dạng bảng, định dạng số, gộp, xóa cột,…
- Tự động định dạng văn bản: Tự động định dạng theo yêu cầu, vd: ngày sinh, tỉnh thành,…
- Sử dụng các hàm trong Excel như: Vlookup, If, Hlookup, Sumif, Sum, Countif, Average, Year, Min, Max, Day, Month, Now,..
- Lọc với dữ liệu văn bản: lọc theo yêu cầu
- Vẽ biểu đồ: Biểu đồ Chart
- Tạo liên kết trong bảng: Hyperlink
- Cài đặt in, bảo mật tệp: đặt mật khẩu tệp, thiết lập trang
3.3. Kỹ năng tin học văn phòng PowerPoint
Ngoài các kỹ năng cứng cho công việc, bạn cũng sẽ cần một số kỹ năng PowerPoint, chẳng hạn như: soạn thảo văn bản và thiết lập hệ thống trình chiếu, bao gồm các nội dung sau:
- Chỉnh sửa, vẽ biểu đồ, hình khối trong PowerPoint: Smartart, Shapes, Chart
- Tạo liên kết trong văn bản: Hyperlink
- Làm việc với bản trình bày và kiểu dáng: thiết kế chủ đề, chuyển tiếp
- Sử dụng hình ảnh động để tạo hiệu ứng
- Sử dụng trang slide master
- Bảo vệ các tệp đã tạo
- Trình chiếu và xuất tệp sang định dạng PDF
4. Top 6 kỹ năng tin học cơ bản bắt buộc
Các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản bắt buộc dân công sở phải biết bao gồm:
- Kỹ năng 1: Gõ văn bản bằng 10 ngón tay
Kỹ năng gõ 10 ngón giúp bạn soạn thảo văn bản nhanh chóng và linh hoạt. Khi thành thục kỹ năng này, bạn có thể gõ thành thạo mà không cần nhìn bàn phím.
Trong trường hợp khẩn cấp, cần phải có tài liệu nhanh và bạn cần ghi lại các cuộc hội thoại trong cuộc họp, kỹ năng này thực sự nâng cao hiệu quả của nó và giúp bạn hoàn thành tài liệu trong thời gian ngắn nhất.
Đó cũng sẽ là ấn tượng mà bạn ghi điểm trong mắt các cấp lãnh đạo, người sẽ tin tưởng và đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.
- Kỹ năng 2: Sử dụng phím tắt
Trên bàn phím có các phím tắt hoặc tổ hợp phím tắt giúp bạn tiết kiệm thời gian sao chép, lưu trữ dữ liệu, tìm kiếm tin nhắn, gửi tin nhắn…
Thực hiện thường xuyên và sử dụng nhiều dạng phím tắt sẽ hỗ trợ công việc được hoàn thành một cách hiệu quả nhất.
- Kỹ năng 3: Thành thạo sử dụng email
Sử dụng email không chỉ là gõ văn bản hay đính kèm file rồi gửi đi, kỹ năng diễn đạt email còn giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, đối tác và khách hàng. Email tại nơi làm việc là trang trọng và phổ biến, vì vậy bạn cần sử dụng thành thạo chúng.
Học tin học văn phòng bằng cách cài đặt chữ ký bao gồm tên, địa chỉ liên hệ, chức danh, công ty; thiết lập email trả lời tự động. Lọc email, ưu tiên email quan trọng, giải nén file để gửi email… kỹ năng này giúp bạn không bao giờ bỏ lỡ những tin nhắn công việc mới quan trọng.
- Kỹ năng 4: Sử dụng thành thạo các phần mềm máy tính
Nói đến các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản bạn phải ghi nhớ 3 phần mềm quan trọng và được sử dụng phổ biến đó là word, excel, powerpoint.
Cần nắm vững các thao tác cơ bản thể thực hiện dự án, hay một bản kế hoạch cá nhân một cách trơn tru nhất.
- Kỹ năng 5: Sao lưu dữ liệu
Với công nghệ 4.0 hiện nay, các doanh nghiệp lựa chọn lưu trữ thông tin trong hệ thống máy tính vì tính bảo mật cao, tiết kiệm chi phí in ấn, không gian lưu trữ… Chính vì thế bạn cần biết cách sắp xếp dữ liệu theo từng file, từng ổ một cách hệ thống, logic và dễ quản lý.
- Kỹ năng 6: Sử dụng phần mềm diệt virus
Vi-rút xâm nhập vào máy tính của bạn do bạn tải xuống hoặc truy cập phần mềm bên ngoài và vi-rút có thể đánh cắp hoặc phá hủy dữ liệu quan trọng được lưu trữ trên ổ cứng máy tính của bạn.
Vì vậy, bạn cần biết cách sử dụng phần mềm diệt virus để quản lý và bảo vệ máy tính của mình.
5. Nâng cao các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản bằng cách nào?
Dưới đây là một số lời khuyên và phương pháp nâng cao khả năng tin học văn phòng để bạn phát triển hơn trong công việc, cụ thể như sau:
- Tham gia các khóa học:
Bạn có thể học nhiều các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản thông qua các khóa học trực tuyến từ các nền tảng giáo dục phổ biến như Coursera, LinkedIn Learning và Udemy.
Bạn cũng có thể cân nhắc tham gia các khóa học trong các trường đại học hoặc cao đẳng bằng phương thức online hoặc offline
Đối với một số kỹ năng máy tính, chẳng hạn như mã hóa và khoa học dữ liệu, có những chương trình đào tạo chuyên biệt có thể giúp bạn chuẩn bị cho sự nghiệp trong các lĩnh vực này.
- Truy cập tài nguyên phần mềm:
Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về một chương trình hoặc công nghệ cụ thể, điểm dừng đầu tiên của bạn thường là trang web của công ty đã tạo ra nó.
Các trang web chính chuyên này thường có các hướng dẫn miễn phí, trang Câu hỏi thường gặp và thậm chí có cả khóa đào tạo và khóa học do người tạo phần mềm trực tiếp cung cấp.
- Tìm hướng dẫn miễn phí trên YouTube hoặc các nền tảng tương tự:
Nếu bạn cần tìm hiểu cách thực hiện một tác vụ cụ thể trên máy tính của mình, thì thường có một hoặc nhiều video YouTube sẽ hướng dẫn bạn qua các bước đó.
Mỗi khi bạn sử dụng một kỹ năng mới, hãy làm theo hướng dẫn cho đến khi bạn thành thạo nó.
Ngoài ra còn có nhiều diễn đàn trực tuyến riêng biệt, nơi bạn có thể đăng câu hỏi về tin học văn phòng hoặc công nghệ để những người dùng khác trả lời.
6. Chứng chỉ tin học có đánh giá được khả năng tin học văn phòng không?
Chứng chỉ tin học được đánh giá là kỹ năng tin học văn phòng vì theo Chứng chỉ Tin học số 03 của Bộ Giáo dục và Bộ Thông tin và Truyền thông thì ở nội dung thi kỹ năng tin học, thí sinh phải thể hiện có đủ kiến thức, nội dung về:
- Nắm được kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, bao gồm các kiến thức cơ bản về máy tính và mạng máy tính, các vấn đề về an toàn thông tin, các nội dung pháp luật liên quan đến sử dụng công nghệ thông tin.
- Sử dụng máy tính cơ bản, bao gồm hiểu biết cơ bản về sử dụng máy tính, hệ điều hành, Windows Explorer và các thao tác trên màn hình nền, truy cập bảng điều khiển, điều chỉnh cách nhập, cách liên kết và sử dụng máy in.
- Thông tin cơ bản về Microsoft Word như tổng quan, các thao tác cơ bản và thông dụng, định dạng ký tự, đoạn văn, trang tài liệu, chèn đối tượng, tham chiếu, lập bảng, soạn thảo văn bản, soạn thảo văn bản, quản lý tài liệu.
- Microsoft Powerpoint Basic bao gồm thông tin tổng quan, các thao tác trên slide như thêm, xóa, sửa, chèn ảnh, tạo hiệu ứng, sử dụng theme có sẵn, định dạng nền, lập bảng, sơ đồ, đồ thị, cài đặt ứng dụng.
- Microsoft Excel cơ bản bao gồm thông tin tổng quan, định dạng dữ liệu, làm việc với các hàm, vẽ đồ thị, xuất và phân phối trang tính.
- Sử dụng Internet bao gồm kiến thức cơ bản, sử dụng trình duyệt web, máy tìm kiếm, kỹ thuật tìm kiếm, cách sử dụng thư điện tử, một số hình thức truyền thông kỹ thuật số đặc biệt, an toàn và bảo mật thông tin.
Với những nội dung này, bạn đã sẵn sàng làm việc trong môi trường văn phòng. Kiến thức nền tảng này sẽ cho phép bạn phát triển, áp dụng và cải thiện các kỹ năng máy tính của mình trong quá trình làm việc. Tùy thuộc vào vị trí công việc, bạn có thể cần thêm một số kỹ năng tin học văn phòng, bao gồm kiến thức về các ứng dụng liên quan đến công việc.
Ví dụ:
- Nếu bạn là dân thiết kế chuyên nghiệp thì bạn cần biết thêm về các công cụ vẽ và photoshop.
- Nếu bạn là kế toán, bạn cần phải biết phần mềm kế toán chuyên nghiệp và kỹ năng excel nâng cao.
- Nếu bạn là người thích nội dung, bạn cần có kỹ năng đánh máy vững chắc và định dạng tài liệu nhanh chóng.
Trên đây là một số chia sẻ về các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và tầm quan trọng của chúng đối với dân công sở. Mong rằng những chia sẻ này từ CoDX có thể giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích và dễ dàng hơn trong quá trình làm việc và nâng cao khả năng của bản thân.
