Bên cạnh các phòng ban trực tiếp mang lại doanh thu, thì doanh nghiệp vẫn cần những vị trí hỗ trợ các vấn đề về giấy tờ, pháp lý,…. như Amin văn phòng để quy trình hoạt động vận hành trơn tru và hiệu quả hơn. Vậy công việc của Admin văn phòng là gì? Đâu là vị trí admin được săn đón nhiều nhất 2023?
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Theo dõi bài viết của CoDX để tìm hiểu ngay nhé!
1. Admin văn phòng là gì?
Nhân viên Admin văn phòng (Administrator) là người quản trị các hoạt động trong một doanh nghiệp, tổ chức, thuộc bộ phận Hành chính – Văn phòng của một doanh nghiệp. Họ có nhiệm vụ lên kế hoạch, kiểm soát hoạt động làm việc cho các bộ phận trong công ty. Bên cạnh đó, nhân viên Admin cần xử lý thêm các công việc nội bộ khác như tiếp khách, cung cấp thiết bị làm việc, mua sắm vật dụng văn phòng,…
Bởi vì đảm nhận nhiều vụ liên quan đến công việc nội bộ, nên vị trí này có vai trò vận hành công ty một cách trơn tru và nhịp nhàng. Còn ở một số doanh nghiệp nhỏ, công việc của Admin còn có thể đảm nhận thêm một vài công việc của HR như onboarding cho nhân viên mới về quy định, quy trình làm việc của công ty.
Vậy cụ thể công việc của Admin văn phòng là gì sẽ được bật mí ngay sau phần tiếp theo!
2. Công việc của admin văn phòng là gì?
Sau khi hiểu khái quát về khái niệm Admin thì tiếp theo đây chúng ta cùng tìm hiểu công việc của Admin văn phòng là gì. Dưới đây là những nhiệm vụ cơ bản mà một nhân viên quản trị hệ thống thường thực hiện:
- Đảm nhận việc sắp xếp và lên lịch các cuộc họp, sự kiện trong công ty, đồng thời đảm bảo sự thuận tiện cho các bên tham gia.
- Tiến hành đặt mua văn phòng phẩm và các tài liệu cần thiết cho các phòng ban, đảm bảo nguồn cung cấp đầy đủ, phù hợp với nhu cầu công việc.
- Tạo và lập báo cáo chi tiêu hàng tháng, sau đó gửi chúng đến quản lý hỗ trợ kiểm soát tài chính hiệu quả.
- Phụ trách việc tiếp nhận và phân loại thư từ đã gửi đến công ty để những thông tin quan trọng không bị bỏ sót, đồng thời được chuyển đến đúng người đảm nhận.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ của nhân viên với tiêu chí bảo mật cao, dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Sắp xếp kết hợp quản lý hồ sơ của khách hàng, giúp công ty duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nắm bắt thông tin quan trọng.
- Đảm nhận vai trò lưu trữ, in ấn các tài liệu cần thiết cho các sự kiện và cuộc họp quan trọng trong công ty.
- Tiếp nhận cuộc gọi và chuyển hướng đến phòng ban có nhiệm vụ giải quyết vấn đề. Cần phải chắc chắn rằng các yêu cầu và thắc mắc của nhân viên, khách hàng được giải quyết một cách nhanh chóng, chính xác.
- Tổ chức các hoạt động nội bộ như du lịch, team building hay các sự kiện tương tự, tạo cơ hội để nhân viên gắn kết, tăng cường tinh thần làm việc đồng đội.
- Công việc của admin cuối cùng mà chúng tôi muốn đề cập đến là cập nhật thông tin về nhân viên công ty, chính sách công ty và tiến độ công việc.
Xem ngay Video: Công việc thật sự của Admin văn phòng
3. Những công việc admin có nhu cầu tuyển dụng cao nhất hiện nay
Tùy theo quy mô doanh nghiệp, vị trí của từng phòng ban, bộ phận mà nhiệm vụ của nhân viên Admin sẽ khác nhau. Theo thống kê, hiện nay 5 công việc của Admin văn phòng phổ biến nhất hiện nay là:
- Sale Admin – Nhân viên hỗ trợ kinh doanh
- Nhân viên Admin Facebook
- Nhân viên Admin Website
- Nhân viên Admin Diễn đàn
3.1 Sale Admin – Nhân viên hỗ trợ kinh doanh
Sale Admin, còn được biết đến là nhân viên hỗ trợ kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự suôn sẻ của các hoạt động kinh doanh. Trong phòng kinh doanh thì công việc của Admin văn phòng là gì? Vị trí này yêu cầu nhân viên thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến giấy tờ để hỗ trợ các phòng ban và nhân viên kinh doanh.
Sale Admin chịu trách nhiệm soạn thảo, quản lý các văn bản của công ty, bao gồm việc chuẩn bị bảng báo giá, quản lý tài liệu và nhiều tài liệu khác. Nhân viên Admin văn phòng tại vị trí này cũng đảm nhiệm vai trò hỗ trợ bộ phận kinh doanh trong việc chăm sóc khách hàng và giải đáp những thắc mắc mà khách hàng có.
3.2 Nhân viên Admin Facebook
Nằm trong “công việc của Admin văn phòng là gì“, Admin Facebook, có thể một cá nhân hoặc một nhóm người, đảm nhiệm vai trò quản trị Fanpage hoặc các cộng đồng trên Facebook. Thường thì phòng ban Marketing là người chịu trách nhiệm vị trí này, nhằm đảm bảo sự lan truyền độc đáo của thương hiệu trên mạng xã hội này.
Admin Facebook có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch nội dung cho Fanpage theo tuần, tháng hoặc quý, bằng cách tận dụng những xu hướng nổi bật hoặc tạo ra những xu hướng mới. Ngoài ra, Admin Facebook còn tham gia vào các chiến dịch truyền thông phù hợp với từng giai đoạn phát triển của công ty.
Với tư duy chuyên nghiệp, Admin Facebook sẽ tạo ra các nội dung hấp dẫn và sáng tạo để thu hút sự chú ý của người dùng trên nền tảng Facebook. Họ bắt buộc cân nhắc, lựa chọn cẩn thận từng bài viết, hình ảnh, video để đảm bảo thu hút sự tương tác tích cực và lan truyền thông điệp của thương hiệu một cách hiệu quả.
3.3 Nhân viên Admin Website
Ở lĩnh vực quản trị website, công việc của Admin văn phòng là gì? Đây là chức danh dành cho những người có trách nhiệm xây dựng, quản lý và sắp xếp các hình ảnh, bài viết trên một trang web. Ngoài ra, đối với những trang web có mục tiêu tăng tỷ lệ chuyển đổi, Admin Website còn đảm nhận công việc quản lý và điều phối các đơn hàng trên hệ thống.
Admin văn phòng Website thường có một khu vực làm việc riêng, với mục đích kiểm soát và quản lý toàn bộ website. Đối với những doanh nghiệp sở hữu trang web riêng, Admin Website có vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì hoạt động và tăng cường tương tác, đồng thời nâng cao tỷ lệ chuyển đổi của trang web.
3.4 Nhân viên Admin Diễn đàn
Admin văn phòng diễn đàn là người quản lý các blog và diễn đàn, họ có quyền hạn quyết định trên nền tảng đó. Nhiệm vụ chính của vị trí này là kiểm duyệt nội dung và hoạt động của các thành viên trên diễn đàn.
Các diễn đàn, blog và forum là những nơi Admin diễn đàn dễ dàng được tìm thấy. Họ không chỉ tương tác và trao đổi thường xuyên với các thành viên, mà còn hỗ trợ họ trong các vấn đề liên quan. Ngoài ra, Admin diễn đàn thường tổ chức các chủ đề và sự kiện giao lưu để tăng cường tương tác, hoạt động hay hiểu thêm về cá nhân từng thành viên.
4. Công việc của Admin văn phòng cần có những kỹ năng, tố chất nào?
Với khối lượng công việc “khổng lồ” và nhiệm vụ vô cùng quan trọng, có thể thấy công việc này đòi hỏi những yêu cầu riêng, kinh nghiệm làm việc với nhiều phòng ban khác nhau trong công ty. Vậy những kỹ năng, tố chất cần có nếu muốn làm tốt công việc của Admin văn phòng là gì?
Tố chất của nhân viên Admin văn phòng
- Nhanh nhẹn, linh hoạt trong xử lý công việc.
- Tỉ mỉ, cẩn thận và đạt độ chính xác cao trong mọi tác vụ.
- Có khả năng tổ chức công việc và quản lý thời gian hiệu quả.
- Có sức khỏe tốt và chịu được áp lực cao trong công việc.
Kỹ năng cần có của một nhân viên Admin:
- Kỹ năng quản lý thời gian: Sắp xếp và hoàn thành công việc theo lịch trình.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Tương tác, hỗ trợ đồng nghiệp trong các dự án và nhiệm vụ chung.
- Kỹ năng hợp tác: Xây dựng môi trường làm việc đoàn kết và hiệu quả.
- Kỹ năng tổng hợp thông tin : Thu thập, xử lý và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả.
- Kỹ năng giao tiếp và đối thoại: Tương tác tốt với đồng nghiệp và khách hàng.
- Kỹ năng ngoại ngữ: Hiểu và giao tiếp trong môi trường quốc tế.
- Kỹ năng tin học văn phòng: Sử dụng thành thạo các công cụ, phần mềm liên quan đến công việc Admin.
Đây là những yêu cầu cơ bản để trở thành một nhân viên admin văn phòng. Khi sở hữu những tố chất và kỹ năng này thì người Admin có thể nắm bắt cũng như quản lý công việc của admin chuyên nghiệp nhất.
5. Tìm tin tuyển dụng Admin văn phòng ở đâu?
Admin văn phòng là một chức vụ quan trọng cần phải có trong tổ chức. Vì vậy, cơ hội việc làm của ngành nghề này rất cao và rất “hot” trên các trang tin tuyển dụng. Những thông tin tuyển dụng nhân viên admin văn phòng thường được đăng tải trên các nền tảng phổ biến sau:
- Hội nhóm việc làm trên nền tảng Facebook
- Trang tuyển dụng nổi tiếng như TopCV, Glint, YBox
Đối với vị trí này sẽ có lộ trình thăng tiến cực kỳ rõ ràng và hấp dẫn. Mức lương cơ bản ở vị trí này sẽ dao động từ 5 – 15 triệu đồng/tháng tùy theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm của ứng viên. Bên cạnh đó, vị trí Admin cũng sẽ được nhiều khoản phụ cấp khác từ công ty.
Mong rằng bài viết trên của CoDX đã giúp bạn biết được công việc của Admin văn phòng là gì. Đây là một vị trí quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua nếu muốn quy trình vận hành chuyên nghiệp và trơn tru hơn. Theo dõi chúng tôi để có thể cập nhật những tin tức – kỹ năng quản trị nguồn lực hữu ích nhất nhé!
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
