Các app truyền thông nội bộ được ví như “trái tim” của một doanh nghiệp. Chúng có nhiệm vụ truyền đạt thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các phòng ban với nhau và giữa lãnh đạo và toàn thể nhân viên. Vậy, đâu là phần mềm nào mà các doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng? Cùng CoDX tìm hiểu top 8 phần mềm truyền thông nội bộ miễn phí và nhận được đánh giá tốt nhất 2023.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức Kiến thức quản trị của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
1. App truyền thông nội bộ là gì?
App truyền thông nội bộ là ứng dụng, phần mềm cho phép truyền đạt thông tin giữa thành viên hoặc các phòng ban trong một tổ chức hay một doanh nghiệp. Theo đó, mọi thông tin hoạt động nội bộ riêng tư của doanh nghiệp đều được cập nhật và thực hiện trên ứng dụng này.
Hiện nay, app truyền thông nội bộ đang là xu hướng được áp dụng rộng rãi bởi nhờ vào sự chuyên nghiệp và nhiều tiện ích tuyệt vời. Những ứng dụng này giải quyết mọi trở ngại về các vấn đề như lưu trữ thông tin, quản lý đào tạo nhân sự, truyền tải thông báo, thông tin đến nhân viên,… Ngoài ra, phần mềm còn tích hợp cả chức năng nhắn tin, gọi điện, video call nhằm tối ưu hóa quá trình quản lý và hỗ trợ cho những trường hợp phải làm việc từ xa.
2. Top app truyền thông nội bộ miễn phí, tốt nhất hiện hay
Mỗi doanh nghiệp đều có lĩnh vực hoạt động và định hướng kinh doanh khác nhau. Hiểu được điều đó, trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm truyền thông nội bộ khác nhau, phù hợp với những yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Top 8 app truyền thông nội bộ cho phép trải nghiệm miễn phí như:
- CoDX – Workspace
- Workplus
- Viettel Solutions
- Fastwork
- Microsoft Teams
- Skype
- Trello
- App Slack
2.1 App truyền thông nội bộ CoDX – Workspace
Nền tảng giao tiếp số CoDX – Workspace là một công cụ độc đáo thiết kế để tạo ra một không gian kết nối linh hoạt và hiệu quả trong tổ chức. Với giao diện thân thiện và tính năng đa dạng, phần mềm này giúp mọi thành viên trong doanh nghiệp kết nối, chia sẻ thông tin và tương tác một cách thuận tiện, tạo nên một cộng đồng năng động và gắn kết.
Tính năng chính của Mạng xã hội Nội bộ bao gồm khả năng tạo nhóm làm việc, diễn đàn thảo luận và chia sẻ tài nguyên nội bộ. Nhân viên chủ động nhận thông tin – tương tác – sẻ chia trên một không gian chung, gắn kết mọi người lại gần nhau hơn.
Không chỉ dừng lại ở đó, Thông qua CoDX – Workspace nhân viên thoải mái chia sẻ thông điệp hoặc tham gia bình luận, bày tỏ cảm xúc… từ thông điệp của đồng nghiệp, đội nhóm. Các trao đổi mang tính an toàn cao, nhằm mục đích gắn kết nhân viên cùng nhau.
PHẦN MỀM MẠNG XÃ HỘI CODX - WORKSPACE
CoDX-Workspace là giải pháp tạo tương tác trong không gian làm việc nhóm – không gian toàn tổ chức. Một môi trường cộng tác sinh động – kết nối & chia sẻ dễ dàng – mọi lúc – mọi nơi. Gia tăng tình đoàn kết, truyền thông các chủ trương chính sách doanh nghiệp một cách nhất quán. Thúc đẩy nhân viên cống hiến, am hiểu văn hóa doanh nghiệp theo mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hệ thống Mạng xã hội nội bộ của CoDX cho phép Doanh nghiệp tạo nên một không gian làm việc kỹ thuật số giúp Doanh nghiệp:
Đăng ký dùng thử CoDX - WorkSpace để được trực tiếp trải nghiệm miễn phí phần mềm 30 ngày.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
- Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
2.2 App truyền thông nội bộ Workplus
Workplus là một trong những phần mềm truyền thông nổi tiếng và được tin tưởng sử dụng bởi những tập đoàn lớn như: Google, Viettel, Amazon,… Ứng dụng này biến truyền thông nội bộ của doanh nghiệp trở thành một mạng xã hội thu nhỏ. Chúng cho phép đăng tải nhanh chóng tất cả những hình ảnh, thông tin, bài viết,…
Chia sẻ và yêu thương, Mạng xã hội nội bộ chuyên nghiệp, Lưu giữ những khoảnh khắc chính là 3 yếu tố mà Workplus hướng đến. Ngoài ra, app truyền thông nội bộ Workplus còn có chức năng phê duyệt và ban hành hành bài viết giúp quản lý thông tin được lưu truyền trong doanh nghiệp một cách có chọn lọc và phù hợp.
2.3 App truyền thông nội bộ Viettel Solutions
Viettel Solutions là một thương hiệu uy tín hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm truyền thông nội bộ hiện nay. Tính năng nổi bật của Viettel Solutions được tóm gọn thành hai phần chính: Frontend (giao diện) và CMS (Quản trị nội dung). Trong đó, Frontend gồm các mục như hiển thị bài viết dạng grid và theo chuyên mục, hiển thị danh sách những bài viết mới/ bài viết nhiều lượt bình luận, tương tác và gửi bài viết tới ban biên tập,… Còn về CMS thì bao gồm quản trị nội dung, quản trị chi trả nhuận bút, quản lý khảo sát/ người dùng/ vai trò người dùng/ thư viện.
Viettel Solutions có thể tích hợp với các công cụ super app thông tin nội bộ, từ đó tạo nên môi môi trường làm việc số hóa hiện đại và chuyên nghiệp. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ tạo cơ sở dữ liệu phân tích, đánh giá về hiệu quả truyền thông nội bộ cho các doanh nghiệp sử dụng.
2.4 App truyền thông nội bộ Fastwork
Fastwork là phần mềm được biết đến nhiều hơn với chức năng quản lý/ biên tập thông báo. Ứng dụng này nổi bật trong việc dễ dàng thao tác, bên cạnh đó nó còn sở hữu một số tính năng nổi bật như sau:
- Soạn thảo thông báo, lựa chọn loại thông báo, người xét duyệt, phòng ban nhận thông báo, đính kèm các tài liệu liên quan đến thông báo.
- Thiết lập các bình chọn để khảo sát ý kiến các thành viên nhận thông báo.
- Lựa chọn người được quyền phê duyệt theo từng loại thông báo.
- Lưu trữ và quản lý các nội dung trên phần mềm.
- Môi trường trao đổi xuyên suốt, dễ dàng thao tác.
- Các phản hồi của thành viên được xét duyệt theo đúng quy định.
2.5 Microsoft Teams
Microsoft Teams hiện đang là một trong những phần mềm tích hợp với Office 365, được nhiều trường Đại học và các doanh nghiệp sử dụng trong việc quản lý kế hoạch truyền thông nội bộ.
Trước đây, Microsoft Teams được sử dụng chủ yếu với mục đích họp và dạy học online. Tuy nhiên, với những tính năng ngày càng được cải tiến nó đã được sử dụng nhiều hơn, thậm chí thay thế các phần mềm quản lý khác. Một số tính năng của Microsoft Teams giúp nó trở thành app truyền thông nội bộ được yêu thích như:
- Teams & Channels
- Cuộc trò chuyện, thông báo, chia sẻ tài liệu riêng biệt trong từng Teams và Channels
- Khung chat tích hợp cuộc gọi thoại, âm thanh, video
- Lưu trữ tài liệu trong SharePoint
- Họp trực tuyến và chia sẻ màn hình.
- Lên lịch cho các cuộc họp
2.6 Phần mềm truyền thông nội bộ Skype
Có thể nói, Skype là ứng dụng nhắn tin rất phổ biến trong môi trường công sở. Đây cũng là một kênh truyền thông nội bộ hữu ích và dễ sử dụng. Skype có đầy đủ các tính năng như các công cụ chat thông thường như: tạo nhóm chat nội bộ, chia sẻ file và thực hiện các cuộc gọi âm thanh, video,…
Ngoài ra, Skype còn tích hợp với nhiều ứng dụng của Office và có thể tổ chức hay lên lịch các cuộc họp. Các cuộc họp của phần mềm này cho phép chia sẻ màn hình và nhiều chức năng bổ ích khác.
2.7 App truyền thông nội bộ miễn phí Trello
Trello là một nền tảng tuyệt vời để quản lý các dự án và hỗ trợ truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp. Những khái niệm như: bảng, danh sách và thẻ,… sẽ là tên của các công cụ hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc.
Bảng là phần lớn nhất, mỗi bảng được xem là các dự án lớn hay các lĩnh vực/ phòng ban trong công ty. Trong bảng sẽ có nhiều danh sách khác nhau được đặt tên theo từng chủ đề riêng biệt. Ví dụ như trong Bảng “Phòng Marketing” sẽ có 2 danh sách là “Thông báo” và “Mục tiêu tháng 3”. Tiếp đó, trong mỗi danh sách sẽ có nhiều thẻ, thể hiện cho các nhiệm vụ hoặc thông tin liên quan đến danh sách.
Ngoài ra, bạn cũng có thể tương tác ở các bảng, danh sách hay thể bằng cách bình luận trao đổi với các thành viên, chỉnh sửa, upload file và trao đổi với các thành viên khác.
2.8 App Slack
Slack có chức năng tương tự Skype, tuy nhiên ở một số phương diện, app Slack được nhiều người ưu tiên bởi tính năng liên kết với nhiều phần mềm khác. Ngoài ra, Slack còn được sử dụng như một app truyền thông nội bộ với điểm đáng chú ý như:
- Tạo và tùy chỉnh nhiều chủ đề theo ý thích
- App nội bộ Slack cho phép ghim tin nhắn
- Cài đặt nhắc nhở cho những sự kiện quan trọng
- Hiển thị thông tin chức vụ và trạng thái hoạt động của các tài khoản
- Liên kết với một số phần mềm lưu trữ như: Google Drive, Github, Dropbox,…
3. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ?
Truyền thông nội bộ là một trong những yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Quá trình này được xem là sợi dây liên kết giữa doanh nghiệp và các nhân viên của họ. Mặt khác, trong những bước tiến vượt bậc của ngành kỹ thuật và công nghệ thông tin. Truyền thông nội bộ đã được tối ưu hóa bằng cách sử dụng những phần mềm trên nền tảng online.
Hãy cùng điểm qua những lợi ích mà các app nội bộ này mang lại như sau:
- Quản lý nhân sự từ xa
- App nội bộ giúp đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự một cách hiệu quả
- Hỗ trợ các công việc quản lý hành chính như kê khai thuế, bảo hiểm
- Hỗ trợ chấm công
- Thông tin/ thông báo được truyền tải một cách nhanh chóng và chính xác
- Đảm bảo quyền công khai hoặc riêng tư giữa các phòng ban
- Nắm rõ danh sách công việc và tiến độ của nhân viên
- Quản lý và giao việc dễ dàng
- Hỗ trợ công tác tuyển dụng, đào tạo, đánh giá năng lực và hồ sơ nhân viên
- Dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian
- App nội bộ giúp tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp
- Tối ưu hóa việc kiểm soát nội bộ
- Tăng hiệu quả kinh doanh
- Góp phần xây dựng văn hóa nơi làm việc
Trên đây là top 8 app truyền thông nội bộ mà CoDX đã tổng hợp và chia sẻ đến bạn. Hãy xem xét trải nghiệm và áp dụng chúng vào quá trình quản lý doanh nghiệp nhằm góp phần rút ngắn thời gian trên đường chạm tới những thành công trong tương lai. Ngoài ra, hãy liên hệ với chúng tôi qua những thông tin bên dưới để nhận những ưu đãi và thông tin chi tiết về CoDX – Workspace.
