Hình thức thông báo được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức doanh nghiệp. Vậy mẫu văn bản thông báo là gì, có vai trò như thế nào, cách viết ra sao? Mời bạn đọc cùng tham khảo chi tiết bài viết dưới đây của CoDX để hiểu rõ hơn nhé.
| Bạn đang đọc bài viết trên trang kiến thức quản trị doanh nghiệp của CoDX – nền tảng chuyển đổi số doanh nghiệp toàn diện. |
Cùng chủ đề:
- Văn bản công văn là gì? Cách soạn thảo chuẩn quy định [Tải Mẫu 2023]
- Mẫu văn bản kế hoạch cập nhật mới nhất 2023 theo quy định
1. Văn bản thông báo là gì?
Tìm hiểu chung về mẫu văn bản thông báo cũng như vai trò của loại văn bản này trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hiện nay là gì.
Văn bản thông báo là một văn bản dùng để thông báo về một vấn đề, nội dung cụ thể đến cá nhân hay một tổ chức nào đó. Văn bản này thường được sử dụng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. – Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Văn bản thông báo được xem là một văn bản hành chính thông dụng cần được thể hiện rõ ràng, khoa học, chi tiết, dễ hiểu, để người tiếp nhận thông tin thông báo một cách chính xác.. Vậy nên, văn bản thông báo cần phải được soạn thảo theo đúng những quy tắc bắt buộc của một văn bản hành chính. Cách trình bày phải rõ ràng, bố cục phải hợp lý và thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp của đơn vị đưa ra thông báo.
Một số vai trò của văn bản thông báo trong công việc như: Thông báo, truyền đạt đến một hoặc nhiều người, tổ chức một vấn đề nào đó. Thông qua văn bản, người đọc có thể nắm bắt rõ ràng và chính xác nội dung, vấn đề đó và thực hiện.
Mẫu thông báo xuất hiện rất phổ biến, chẳng hạn như thông báo tuyển dụng, thông báo tổ chức sự kiện, thông báo tạm dừng hoạt động của doanh nghiệp, thông báo về nhiệm vụ được giao, thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế,…
2. 7 Mẫu văn bản thông báo được sử dụng phổ biến nhất [Tải mẫu]
Tham khảo một số mẫu văn bản thông báo chuẩn nhất được CoDX sưu tầm, tổng hợp và chia sẻ dưới đây:
- Mẫu văn bản thông báo chung theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
- Mẫu văn bản thông báo nghỉ tết cho khách hàng
- Mẫu văn bản thông báo nghỉ lễ
- Mẫu văn bản thông báo gửi khách hàng
- Mẫu thông báo triển khai cho công việc
- Mẫu thông báo tổ chức sự kiện
- Mẫu văn bản thông báo của cơ quan nhà nước
Mẫu 1: Mẫu văn bản thông báo chung theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
|
THÔNG BÁO ………………………… ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————-
|
|
THÔNG BÁO V/v ………………………………. Kính gửi ……………. Căn cứ ……………………………………………………. Căn cứ ……………………………………………………. Đề nghị:………………………………………… …. Trân trọng./.
|
Mẫu 2: Mẫu văn bản thông báo nghỉ tết cho khách hàng
Nôi dung mẫu thông báo nghỉ tết tham khảo:
CoDX THÔNG BÁO LỊCH NGHỈ TẾT ÂM LỊCH QUÝ MÃO
CoDX xin gửi đến Quý khách hàng/Quý đối tác thời gian nghỉ Tết Âm lịch Quý Mão 2023.
Để thuận tiện cho việc liên lạc và giải quyết công việc, Quý khách hàng cùng Quý đối tác vui lòng liên hệ lại trước và sau khoảng thời gian này. Trong khoảng thời gian nghỉ Tết, CoDX sẽ không giải đáp bất kì câu hỏi hay thắc mắc nào.
Thời gian nghỉ: từ ngày 20 tháng 01 năm 2023 (29 Tết)
Thời gian làm việc lại: từ ngày 27 tháng 01 năm 2023 (mùng 6 Tết)
CoDX xin cảm ơn và chúc Quý khách hàng & Quý đối tác một kì nghỉ Tết âm lịch tràn ngập niềm vui và hạnh phúc.
Một số nội dung cần có trong mẫu văn bản nghỉ tết:
- Tiêu đề của văn bản thông báo
- Thời gian nghỉ tết, thời gian bắt đầu làm việc lại
- Câu đối tết kính chúc đến quý khách hàng
Mẫu 3: Mẫu văn bản thông báo nghỉ lễ
Nội dung văn bản thống báo nghỉ lễ tham khảo:
LỊCH NGHỈ LỄ GIỖ TỔ HÙNG VƯƠNG, NGÀY GIẢI PHÓNG MIỀN NAM 30/04 & QUỐC TẾ LAO ĐỘNG 01/05
CoDX xin thông báo lịch nghỉ lễ của Công ty như sau:
Thời gian nghỉ: 𝟮𝟵/𝟬𝟰/𝟮𝟬𝟮𝟯 – 𝟬𝟯/𝟬𝟱/𝟮𝟬𝟮𝟯
Làm việc lại: 𝟬𝟰/𝟬𝟱/𝟮𝟬𝟮𝟯
Mọi thắc mắc và phản hồi khách hàng, CoDX sẽ giải quyết trước hoặc sau thời gian nghỉ lễ.
CoDX xin kính chúc mọi người một kì nghỉ lễ bình an, vui vẻ và nhiều sức khoẻ. CoDX trân trọng.
Mẫu 4: Mẫu văn bản thông báo gửi khách hàng
….ngày….tháng….năm….. THÔNG BÁO Kính gửi: Quý khách hàng Trước tiên, Công ty…. xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Quý khách hàng đã tin tưởng và gắn bó công ty chúng tôi trong suốt thời gian qua. Công ty chúng tôi xin thông báo đến quý khách hàng như sau: ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- Trân trọng, GIÁM ĐỐC (Đã ký tên và đóng dấu) |
Mẫu 5: Mẫu thông báo triển khai cho công việc
|
….ngày….tháng….năm….. THÔNG BÁO TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC Kính gửi:………………………………………………………………….. Công ty thông báo về việc triển khai nội dung công việc như sau: ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- ——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————- NGƯỜI LẬP |
Mẫu 6: Mẫu thông báo tổ chức sự kiện
|
THÔNG BÁO V/v tổ chức sự kiện ………………………… Kính gửi: …………………………………… Đơn vị thông báo:…………………………………………. ; Mã số thuế: Địa chỉ:…………………………………………………………; – Người đại diện theo pháp luật (viết chữ in hoa): ………………………… Giấy CMND số: … cấp ngày …./……/……. nơi cấp …; – Số điện thoại tổ chức/cá nhân: Chúng tôi trân trọng thông báo đến………. về việc tổ chức sự kiện………….. – Thời gian tổ chức:………………………………………… – Địa điểm:………………………………………………… – Người chịu trách nhiệm: ………………………………… Chúng tôi cam kết: …………………………………………
|
Mẫu 7: Mẫu văn bản thông báo của cơ quan nhà nước
Văn bản thông báo 24/2022/TB-LPQT về hiệu lực của Hiệp định tương trợ tư pháp về hình sự giữa Việt Nam – Nhật Bản:
Văn bản thông báo 06/2023/TB-LPQT về hiệu lực của Hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam và Liên hiệp Vương quốc Anh và Bắc Ai-len:
TẢI MẪU VĂN BẢN THÔNG BÁO TẠI ĐÂY
3. Cách viết và soạn thảo văn bản thông báo chuẩn theo Nghị định 30
Việc soạn thảo văn bản thông báo không khó, nhưng không phải ai cũng biết cách trình bày đúng chuẩn theo quy định của Việt Nam hiện nay.
Một số quy chuẩn trong Thông tư, Nghị định cần tuân thủ:
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ
- Thông tư 01/2011/TT-BNV về kỹ thuật trình bày văn bản.
- Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
Cách soạn thảo văn bản thông báo chuẩn đúng nhất bao gồm các bước sau:
- Xác định mục đích của văn bản thông báo là gì?
- Xác định các nội dung cần có trong văn bản thông báo
- Viết, soạn thảo văn bản
Cụ thể,
Bước 1: Xác định mục đích của văn bản thông báo là gì?
Trên thực tế, có rất nhiều mục đích khi đưa ra văn bản thông báo, chẳng hạn như:
- Truyền tải một vấn đề quan trọng nào đó xuống cấp thấp hơn hoặc cho nhiều người được biết.
- Thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị xuống cho cấp dưới và yêu cầu quán triệt hay triển khai thực hiện.
- Thông báo về nội dung, kết quả của cuộc họp, hội nghị.
- Thông báo cho thí sinh trúng tuyển biết về kết quả trúng tuyển, thời gian nhập học,…
- Trường học thông báo cho học sinh và cán bộ nhân viên trong trường về lịch nghỉ lễ, tết.
- Thông báo về nhiệm vụ mà người nhận thông báo được giao cho để họ kịp thời thực hiện.
- …
Nội dung cụ thể của văn bản thông báo tùy thuộc vào mục đích thông báo
Bước 2: Xác định nội dung cần có trong văn bản thông báo
Một mẫu văn bản thông báo thường có nội dung khá đơn giản nên ai cũng có thể dễ dàng lập được. Các nội dung cơ bản cần có trong văn bản thông báo được dựa trên Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành, phải đảm bảo chứa các nội dung sau:
- Phần mở đầu ghi đầy đủ quốc hiệu, tiêu ngữ theo đúng quy định của một văn bản hành chính thông thường;
- Địa danh, ngày tháng năm viết văn bản thông báo và tên cơ quan ra thông báo;
- Tên của văn bản thông báo, trích yếu nội dung;
- Nội dung chính của thông báo;
- Ký đóng dấu cơ quan;
- Nơi nhận
Bước 3: Soạn thảo văn bản thông báo chuẩn nhất
Theo điều 6 Chương 2 tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV về kỹ thuật trình bày văn bản. Phần quốc hiệu, tiêu ngữ: Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” phải được trình bày bằng chữ in hoa, tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” trình bày bằng chữ in thường.
Phần tên cơ quan ban hành văn bản thông báo sẽ bao gồm cả tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có). Cả tên cơ quan ban hành văn bản thông báo lẫn tên cơ quan chủ quản trực tiếp đều trình bày bằng chữ in hoa.
Trong phần nội dung, mẫu văn bản thông báo phải ghi rõ những thông tin như sau:
- Ghi rõ người nhận và tuân thủ thông báo là ai: Một cá nhân nào đó hay toàn thể cơ quan.
- Nêu ra các căn cứ để đưa ra văn bản thông báo như: Căn cứ vào lịch nghỉ tết của nhà nước, căn cứ vào quyết định của Ban giám đốc công ty, căn cứ vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp, hay căn cứ vào một văn bản pháp luật nào đó,…
- Tiếp theo, cần trình bày rõ ràng nội dung của văn bản thông báo, chẳng hạn như: Thông báo về lịch nghỉ tết sẽ kéo dài trong bao nhiêu ngày, từ ngày bao nhiêu đến ngày bao nhiêu. Như vậy, toàn thể công nhân viên có thể nắm được và thực hiện một cách đồng loạt, nhất quán.
Ở phần ký, đại diện ký văn bản thông báo không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan. Thay vào đó, các trưởng phó phòng ban có trách nhiệm về các lĩnh vực liên quan đến nội dung thông báo ở các cơ quan được quyền ký và trực tiếp ban hành văn bản thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
4. Một số lưu ý khi soạn thảo văn bản thông báo cho công ty
Khi viết văn bản thông báo cần phải lưu ý một số điều quan trọng như sau:
- Trình bày rõ ràng, dễ hiểu tránh lang man.
- Tránh lỗi sai khi gõ, nhập văn bản như: sai chính tả, gõ thiếu, thừa ký tự, gõ sai chữ,…
- Từ ngữ lịch sự, nghiêm túc, rõ ràng, phù hợp, mang tính phổ thông, thống nhất.
- Sử dụng font chữ và màu sắc phù hợp, phải sử dụng font chữ Time New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.
THÔNG TIN LIÊN HỆ:
Công ty TNHH Hợp Tác Chuyển đổi số CoDX
- Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
- Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
- Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
- Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh
CoDX hy vọng rằng bài viết trên đã giúp các bạn đọc hiểu rõ hơn về văn bản thông báo là gì cũng như tham khảo được các mẫu văn bản thông báo phù hợp. Xin chân thành cảm ơn quý bạn đọc đã theo dõi bài viết! Xem thêm nhiều tin tức liên quan tại mục TÀI LIỆU CÔNG VĂN trên trang tin doanh nghiệp của CoDX.
>> Xem giải pháp quản lý:
- Phần mềm quản lý công văn đi đến miễn phí
- Quy trình xử lý văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV
