Hiện nay với sự trợ giúp đắc lực của các sản phẩm công nghệ, lộ trình chuyển đổi số của các doanh nghiệp toàn cầu đang thay đổi với tốc độ cực nhanh. Trong đó không thể không kể tới phần mềm trình ký online. Phần mềm ký văn bản, hợp đồng điện tử là công cụ hỗ trợ người dùng ký duyệt hợp đồng nhanh chóng, tối ưu hóa quy trình tác nghiệp, quản lý kinh doanh hiệu quả. Vậy phần mềm ký số là gì? Hãy cùng CoDX tìm hiểu ngay dưới bài viết này!
1. Phần mềm ký số là gì?
Phần mềm ký số (còn gọi là phần mềm trình ký online hoặc phần mềm phê duyệt điện tử) là giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng giữa các bên.
Chỉ cần có kết nối internet, hai bên có thể ký kết hợp đồng ngay lập tức mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
2. Tại sao doanh nghiệp nên dùng phần mềm ký số?
Vì khi thực thi quy trình ký kết hợp đồng, thì tất cả các khâu như in hợp đồng, trình người phụ trách bộ phận, giám sát, giao hàng, nhập kho đều được tự động hóa trên phần mềm. Như vậy, có thể thấy phần mềm này có thể mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp như sau:
2.1. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp
Thông thường sẽ mất từ 5 đến 8 ngày làm việc để hoàn tất việc ký kết hợp đồng và trả hồ sơ.
Việc chậm ký kết chắc chắn sẽ mang đến những rủi ro lớn cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Với phần mềm hỗ trợ chữ ký điện tử, quá trình giao kết và ký kết hợp đồng có thể được hoàn thành trong vài giây.
Vi dụ: Đối với các sự cố khách quan như đợt dịch covid 19, các xe tốc hành như grab, gojek, bee… phải dừng hoạt động theo chỉ thị 16 của chính phủ nên việc ký hợp đồng với khách hàng/đối tác gần như không thể. Vì vậy sự ra đời của phần mềm ký số là cực kỳ tiện ích cho doanh nghiệp trong tương lai.
2.2. Tiết kiệm chi phí cho DN
Nhiều doanh nghiệp không nêu chi tiết các chi phí mà doanh nghiệp phải trả cho một bộ hợp đồng. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ bất ngờ vì chi phí để hoàn thành một bộ hợp đồng với đối tác/khách hàng là từ 50.000 đến 80.000 đồng. Các chi phí này bao gồm: in ấn, vận chuyển, lưu kho…
Con số này có thể lên tới 40.000.000 VND nếu tạo ra 500 hợp đồng mỗi năm. Chi phí cho phần mềm phê duyệt điện tử chỉ bằng 15% con số này, tức là doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 85% chi phí.
2.3. Tiện lợi ký kết hợp đồng và bảo quản, lưu trữ
Một trong những điểm nổi bật khi sử dụng phần mềm ký số mà các giám đốc, trưởng phòng yêu thích là có thể ký mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị (máy tính, laptop, smartphone, máy tính bảng…).
Hơn nữa, việc bảo quản và giữ an toàn các hợp đồng giấy cũng là một vấn đề đau đầu. Càng có nhiều hợp đồng, càng khó tìm thấy chúng. Ngoài ra, những hợp đồng giấy này cũng sẽ gặp phải những rủi ro như mối mọt, cháy nổ… Với phần mềm phê duyệt điện tử, bạn chỉ mất vài giây để tìm ra chúng, những rủi ro trên sẽ bị loại bỏ.
3. Giá trị pháp lý của phần mềm ký số
Trích dẫn Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:
(Tham khảo thêm tại https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Thuong-mai/Luat-Giao-dich-dien-tu-2005-51-2005-QH11-6922.aspx)
- Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11: Hợp đồng điện tử là hợp đồng được giao kết dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.
- Theo Điều 34 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11: Chỉ vì hợp đồng điện tử xuất hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu không thể phủ nhận hiệu lực pháp lý của nó.
So với hai luật trên, các loại hợp đồng được giao kết bằng phần mềm ký số đáp ứng đầy đủ các điều kiện và có hiệu lực pháp lý như hợp đồng bằng giấy.
Ngoài ra, để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng điện tử, các điều kiện sau cũng cần được quan tâm:
- Các bên đều cung cấp đầy đủ chữ ký số.
- Hợp đồng chưa được sửa đổi kể từ khi nó được ký kết.
- Người ký phải là người đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền theo quy định.
- Chữ ký số được pháp luật cho phép và có giá trị tại thời điểm ký.
Về vấn đề bảo mật thông tin dữ liệu trong quá trình ký kết hợp đồng, mỗi nhà cung cấp phần mềm sẽ có các mức đảm bảo bảo mật khác nhau. Để đảm bảo an toàn, doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp có thương hiệu, uy tín hoặc được sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.
4. Phần mềm ký số nào tốt nhất hiện nay?
Một trong những phần mềm trình ký online chất lượng, an toàn và bảo mật cao nhất hiện nay được hàng triệu các doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng chính là phần mềm CoDX – eSign. Cùng tìm hiểu ngay về phần mềm trình ký này dưới đây!
4.1. Giới thiệu về phần mềm CoDX – eSign
Trình ký điện tử – chữ ký số CoDX – eSign là giải pháp chứng thực điện tử trong môi trường thương mại nhằm xây dựng một môi trường giao dịch điện tử mang lại nhiều lợi ích, thuận tiện và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Phần mềm ký số CoDX có các ưu điểm vượt trội sau:
- Linh hoạt, không giới hạn không quan và thời gian, vận hành mọi quy trình thông suốt 24/7 trực tuyến, dành thời gian tại mọi cấp bậc.
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và có thể tập trung vào sản xuất – kinh doanh thay vì theo quay trình ký giấy cũ: Trình ký – Chờ ký – Chờ trả hợp đồng.
- Thúc đẩy, gia tăng hiệu suất doanh nghiệp, giảm chi phí hao phí nhân viên về tiền lương và giảm thiểu chi phí hành chính như các giấy tờ in ấn hợp đồng, văn bản khác.
4.2. Tính năng của phần mềm trình ký online CoDX – eSign
- Đăng ký tài khoản: Xác minh đăng ký hoặc ủy quyền để thêm người dùng mới vào hệ thống chỉ trong vài bước
- Tích hợp chữ ký số: Tích hợp chữ ký số với hệ thống của các nhà cung cấp nội bộ và bên ngoài, an toàn với bảo mật 2 tầng
- Tạo văn bản chữ ký số: Tải tài liệu cần ký lên, sau đó thêm chữ ký điện tử hoặc thêm văn bản vào quy trình ký điện tử
- Trình ký điện tử: Thiết lập quy trình xét duyệt điện tử, tích hợp văn bản để ký, bổ sung cá nhân/bộ phận liên quan và trình phê duyệt
- Liên kết toàn diện: Sử dụng chữ ký số và chữ ký số với các phân hệ khác như quản lý công việc, quy trình, dự án,…
- Ban hành và lưu trữ: Sau khi tài liệu được ký điện tử, nó được xuất bản/gửi nội bộ cho các đối tác thông qua mạng xã hội nội bộ và được lưu trữ.
4.3. Quy trình ký kết của phần mềm ký số CoDX – eSign
Trình ký số cấp quản lý được thực hiện đơn giản qua các bước sau:
Bước 1: Để thực hiện ký duyệt, người dùng chọn tài liệu được gửi ký duyệt
Bước 2: Chọn hành động tương ứng để thực hiện: Ký – Từ chối – Làm lại
Bươc 3: Chọn biểu tượng [Ký] để thực hiện ký, chương trình sẽ hiển thị tài liệu trình ký đã được thiết lập vùng ký và chữ ký
Bước 4: Nhấn nút [Ký] để thực hiện ký tài liệu
Bước 5: Tài liệu sau khi được ký duyệt sẽ có trạng thái “Đã duyệt”
5. Một số câu hỏi thường gặp
5.1. Đối tác không dùng phần mềm ký số thì có kết giao hợp đồng được không?
Giả sử bên A sử dụng phần mềm và bên B không sử dụng phần mềm thì bên B vẫn ký bình thường, vì phần mềm bên A vẫn gửi email có đính kèm file tài liệu cho bên B.
Tuy nhiên, nhược điểm đối với Bên B là có thể khó tìm thấy các tài liệu đã ký sau đó vì hộp thư đến chứa hỗn hợp nhiều loại email.
5.2. Dùng phần mềm trình ký online trên điện thoại được không?
Một vài phần mềm ký số văn bản trực tuyến có thể cài đặt trên điện thoại di động dưới dạng ứng dụng (App). Tùy thuộc vào nhà phát triển, mỗi loại ứng dụng ký trực tuyến có thể chạy trên iOS, Android hoặc Windows Phone và hỗ trợ định dạng tệp PDF.
Riêng phần mềm trình ký online CoDX – eSign thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng trên điện thoại và các ứng dụng khác.
5.3. Chữ ký số khi ký trên phần mềm có thể bị làm giả không?
Có hai loại chữ ký được sử dụng cho văn bản điện tử: chữ ký điện tử và chữ ký số.
- Nếu chữ ký điện tử được áp dụng, có thể có khả năng thấp bị giả mạo chữ ký.
- Nếu sử dụng loại hình chữ ký số thì tính bảo mật là tuyệt đối, không ai có thể giả mạo được, vì chữ ký số doanh nghiệp có mã khóa bảo vệ.
Tuy nhiên khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm ký số thì khả năng bị làm giả là hoàn toàn bằng 0, bảo mật và an toàn gần như là tuyệt đối. Do đó, hiện nay các doanh nghiệp đều sử dụng chữ ký số khi ứng dụng nền tảng phần mềm trình ký. Phổ biến nhất là phần mềm trình ký số CoDX.
Thay đổi cách thức kinh doanh theo hướng công nghệ số là giải pháp cực kỳ hữu hiệu cho nhiều doanh nghiệp. Phần mềm ký số các văn bản, hợp đồng điện tử CoDX – eSign tự hào đã đồng hành cùng các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân trong nhiều quá trình ký kết hợp đồng điện tử. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng liên hệ với số Hotline 0968612350 của CoDX ngay nhé!
Bài viết liên quan: