Hiện nay, chữ ký điện tử đang được sử dụng rộng rãi và phổ biến. Tuy nhiên, chữ ký điện tử cá nhân chỉ chiếm 1% tổng số chữ ký số được phát hành và tập trung ở một số ứng dụng nội bộ. Nhằm thúc đẩy việc ứng dụng rộng rãi chữ ký điện tử cá nhân, bài viết dưới đây giúp mọi người hiểu rõ hơn về chữ ký số cá nhân là gì và những nội dung quan trọng khi sử dụng chữ ký điện tử cá nhân. Hãy cùng CoDX Wiki tìm hiểu ngay nhé!
Tìm hiểu thêm: Con dấu điện tử của công ty là gì? Quy định pháp luật về con dấu [MỚI NHẤT]
1. Chữ ký số cá nhân là gì?
1.1. Định nghĩa chữ ký số cá nhân
Chữ ký số cá nhân là một loại chữ ký số điện tử, tương đương với chữ ký viết tay của cá nhân. Chữ ký điện tử cá nhân được sử dụng để xác minh danh tính của người ký trong các trường hợp sau:
- Ký hợp đồng, thỏa thuận, hóa đơn và các tài liệu, chứng từ điện tử khác.
- Tham gia các giao dịch trực tuyến: kê khai thu nhập cá nhân, sử dụng ngân hàng trực tuyến, ngân hàng di động, giao dịch chứng khoán, giao dịch trực tuyến, v.v.
Để cho phép sử dụng chữ ký điện tử cá nhân, người dùng phải đăng ký chứng thư số cá nhân với nhà cung cấp chữ ký số.
1.2. Nội dung thể hiện trên chữ ký số cá nhân
Các thông tin được mã hóa bằng chữ ký điện tử cá nhân cần bao gồm các nội dung sau:
- Tên người đăng ký chữ ký số
- Tên thuê bao
- Số chứng thư số
- Thời hạn hiệu lực của chứng thư số
- Khóa công khai của người đăng ký
- Chữ ký số của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Giới hạn mục đích và phạm vi sử dụng chứng thư số
- Giới hạn trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Thuật toán mật mã cho chữ ký số
- Các nội dung khác do Bộ Thông tin và Truyền thông quy định.
Xem thêm:
- Chứng thư số là gì? Bảng phân biệt Chứng thư số và Chữ ký số
- Chữ ký số HSM là gì? Phân biệt chữ ký số HSM và USB Token
2. Chữ ký số cá nhân có lợi ích gì?
Tuy chưa được sử dụng rộng rãi do thói quen viết tay truyền thống của người Việt vẫn tồn tại nhưng chữ ký điện tử cá nhân có vô số ưu điểm vượt trội đáng được quan tâm và cần đưa vào sử dụng trong tương lai. Những lợi ích có thể kể đến như:
- Giảm thời gian xử lý: Chữ ký số trên thiết bị điện tử giúp tiết kiệm chi phí bằng cách loại bỏ nhu cầu chờ chuyển văn bản giấy giữa các phòng ban trong công ty hoặc giữa các cá nhân với đối tác bên ngoài doanh nghiệp. Tiết kiệm phần lớn thời gian xử lý tài liệu chỉ với một file, thao tác đơn giản là tài liệu được ký duyệt.
- Giảm chi phí hành chính: Nếu số lượng tài liệu lớn, việc in tài liệu ra giấy để ký có thể tốn kém. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp, việc giảm thiểu chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu. Vì vậy, chữ ký số trên thiết bị điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm những chi phí không cần thiết.
- Không cần chuẩn bị hồ sơ bản cứng: Nếu văn bản ký tay cần in ra bản cứng để ký thì chữ ký số sẽ giúp người dùng “rảnh tay”, chỉ cần xem văn bản trên máy tính/điện thoại và trực tiếp ký số. Điều này cũng giúp người dùng dễ dàng quản lý và tìm kiếm tài liệu, tránh thất thoát hồ sơ khi toàn bộ tài liệu được lưu trữ trong hệ thống phần mềm.
- Ký duyệt mọi lúc mọi nơi: Người sử dụng chữ ký số không còn phải trực tiếp ký duyệt văn bản tại văn phòng trong giờ hành chính mà có thể hoàn thiện chữ ký số mọi lúc mọi nơi chỉ với chiếc điện thoại di động.
3. Đối tượng nào nên sử dụng chữ ký số cá nhân?
Theo quy định của pháp luật, mọi công dân Việt Nam có nhu cầu sử dụng chữ ký điện tử cá nhân đều có quyền đăng ký với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số. Vì chữ ký điện tử cá nhân có thể được sử dụng tương đương với chữ ký viết tay.
Đối với chữ ký số cá nhân trong các doanh nghiệp, tổ chức thì đối tượng cụ thể có thể sử dụng công cụ này là:
- Giám đốc
- Phó giám đốc
- Trưởng phòng
- Kế toán…
- Và các đối tượng nhân viên từ nhiều bộ phận khác tùy theo nhu cầu và quy định của công ty.
4. Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Theo quy định tại Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT (http://www.moj.gov.vn) thì việc tạo chữ ký cá nhân online có giá trị pháp lý như sau:
- Các tệp và tài liệu điện tử, nếu được ký bằng chữ ký số của một cá nhân do nhà cung cấp giấy phép cấp, sẽ có hiệu lực pháp lý giống như các tài liệu giấy do cá nhân đó ký.
- Theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu, văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số của người được ủy quyền có giá trị như văn bản giấy do người được ủy quyền này ký và đóng dấu.
Vì vậy, chữ ký số có hiệu lực pháp lý trên tất cả các văn bản điện tử như tờ khai thuế, hóa đơn điện tử, vé máy bay điện tử, hợp đồng mua bán, hợp đồng đối tác.
5. Quy định sử dụng chữ ký số cá nhân
Để cho phép tạo chữ ký cá nhân online và sử dụng nó, bạn phải đăng ký chứng thư số cá nhân với tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Chứng thư số cá nhân là chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp. Chứng thư số cá nhân có chức năng xác thực danh tính của người ký, có giá trị tương đương với chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của mọi người trên môi trường điện tử.
Chứng thư số cá nhân bao gồm các thông tin sau:
- Tên người đăng ký chứng thư số.
- Tên nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép.
6. Hướng dẫn đăng ký sử dụng chữ ký số cá nhân
Cách đăng ký sử dụng chữ ký điện tử cá nhân được thực hiện qua quy trình tạo chữ ký số đơn giản chỉ với 5 bước, cụ thể như sau:
- Bước 1: Nộp hồ sơ chữ ký số qua USB Token: Sau khi đặt mua chữ ký số thành công, bạn sẽ nộp hồ sơ đăng ký chữ ký số qua USB Token. Để nộp hồ sơ cập nhật chữ ký số thông qua USB Token, người dùng liên hệ và nộp hồ sơ trực tiếp cho nhà cung cấp.
- Bước 2: Nhà cung cấp duyệt hồ sơ đăng ký chữ ký số cá nhân
- Bước 3: Cài đặt và kích hoạt USB Token: Sau khi nhà cung cấp đã xác thực ứng dụng thành công. USB Token sẽ được gửi về thiết bị và tiến hành cài đặt, kích hoạt USB để thực hiện ký số với USB Token
- Bước 4: Doanh nghiệp đăng ký tài khoản với cơ quan quản lý nhà nước về thuế
- Bước 5: Sau khi Trung tâm chứng thực chữ ký số quốc gia xác nhận thông tin, trả kết quả xác nhận cho cơ quan thuế. Sau đó, các doanh nghiệp có thể ký điện tử các tài liệu điện tử bằng chữ ký số.
7. Mẫu chữ ký số cá nhân phổ biến nhất
Có hai loại chữ ký điện tử cá nhân: cá nhân và cá nhân trong một tổ chức. Dưới đây là hình ảnh ví dụ cho 2 trường hợp trên:
Mẫu chữ ký cá nhân
Mẫu chữ ký cá nhân trong tổ chức
8. Tiêu chí chọn chữ ký số cá nhân từ nhà cung cấp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp chữ ký số cung cấp chữ ký số cho các hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử bắt buộc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khi doanh nghiệp lựa chọn chữ ký điện tử cá nhân cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện sau:
- Đảm bảo tính bảo mật, an toàn của chữ ký số tránh giả mạo chữ ký
- Nhà cung cấp cần có uy tín trên thị trường để tránh rủi ro sai sót với chữ ký số không được hỗ trợ
- Phần mềm có thể tích hợp với hệ sinh thái phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, khai thuế, v.v.
9. Đơn vị cung cấp chữ ký số cá nhân uy tín hiện nay
VNPT là một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hàng đầu hiện nay, với cam kết: Tiện lợi, dễ sử dụng và bảo mật tuyệt đối.
- Chữ ký số VNPT không chỉ có hệ sinh thái phong phú, khả năng tích hợp và tính bảo mật cao mà còn giúp người dùng hiện thực hóa chữ ký số.
- VNPT có thể ký nhiều loại văn bản, tài liệu, chứng chỉ trên các định dạng tập tin hỗ trợ chữ ký số như .doc, .pdf, .xml, v.v.
Bên cạnh đó, không thể thiếu được các phần mềm trình ký đi kèm với chữ ký số cá nhân. CoDX – eSign được phát triển và có nhiều năm kinh nghiệm phát triển phần mềm. Và hơn thế nữa, CoDX – eSign tự hào khi đã và đang phục vụ hơn hàng triệu tổ chức và hàng triệu cá nhân khác nhau nhờ các ưu điểm sau:
- CoDX – eSign được tích hợp sẵn các phần mềm kế toán, nhân sự, bán hàng, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội, kê khai thuế… giúp số hóa toàn bộ công việc hành chính, khai báo hồ sơ, từ đó giúp khách hàng đơn giản hóa quy trình hồ sơ.
- Công nghệ vượt trội và an toàn tuyệt đối
- Có thể tích hợp với các hệ thống khác giúp khách hàng lập hóa đơn điện tử, khai báo thuế, bảo hiểm xã hội, khai báo hải quan… chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Với tất cả những thông tin cần thiết và trình tự các bước hướng dẫn đăng ký chữ ký số cá nhân vừa chia sẻ trên đây, sẽ giúp bạn có cái nhìn khách quan hơn về quá trình chuyển đổi số trong thời đại hiện nay. Nếu bạn có nhu cầu tư vấn các dịch vụ của CoDX vui lòng gọi tới hotline: 0968 61 23 50 hoặc đăng ký tại đây để nhận phản hồi ngay nhé!
Bài viết liên quan: