Thế giới chuyển động mỗi ngày một nhanh và guồng quay công việc mỗi ngày một nhiều. Bất cứ doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhân viên của mình làm việc với năng suất cao. Trong khi đó, bạn đang băn khoăn không biết cách nào để sắp xếp công việc một cách hợp lý, mà mang lại hiệu quả cao nhất. Bài viết này CoDX sẽ giới thiệu đến bạn 7 app quản lý công việc cá nhân hàng ngày miễn phí giúp lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc một cách tối ưu.
1. Áp dụng phần mềm quản lý công việc cá nhân đem lại hiệu quả như thế nào?
Phần mềm quản lý công việc giúp người dùng chủ động lên kế hoạch, quản lý và sắp xếp công việc. Hệ thống liệt kê thông báo hoặc nhắc nhở các đầu mục công việc mà người dùng cần thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành hoặc quá hạn. Điều này giúp người dùng quản lý và sắp xếp công việc tốt hơn.
2. Top 10 App quản lý công việc cá nhân hàng ngày miễn phí
Dưới đây là top 10 App quản lý công việc cá nhân miễn phí được dùng nhiều nhất hiện nay bạn có thể tham khảo, đăng ký email cá nhân để dùng trực tuyến, online.
2.1 Phần mềm quản lý công việc cá nhân miễn phí ToDoist
Đây là phần mềm dành riêng để lập danh sách công việc cần thực hiện trong ngày. Hiện Todoist có hơn 10 triệu người đang sửu dụng, giúp họ quản lý công việc chặt chẽ và dễ dàng hơn.
Ưu điểm của app quản lý công việc cá nhân này là tự động phân loại và diễn giải công việc dựa trên những thông tin bạn nhập vào.
Ví dụ: Ngày mai bạn có cuộc họp vào 10am. Hệ thống sẽ tự lên lịch nhắc nhỡ và phân task công việc vào đúng mục “Họp hành – Công việc”.Ngoài quản lý công việc cá nhân, Todoist còn được áp dụng trong quản lý dự án như lên kế hoạch, phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm. Phần mềm dúng dễ dàng giám sát và thông báo deadline đến từng người cụ thể.
Phần mềm Todoist hoàn toàn miễn phí, bạn có thể tải và sử dụng phần mềm trong các kho ứng dụng trên các nền tảng di động. Tuy nhiên nếu bạn muốn mở rộng và sử dụng các tính năng cao cấp khác. Có thể bạn sẽ phải trả thêm các khoản phí theo chính sách sử dụng của Todolist để dùng.
>>> Kiến thức cần biết: Gantt chart là gì
2.2 Quản lý công việc cá nhân miễn phí với App Calendar
Công việc nhiều chất đống khiến bạn, dù có 24 giờ trong ngày, vẫn không thể làm xuể. Tìm kiếm giải pháp cho vấn đề? Rất may mắn, đã có ứng dụng quản lý công việc cá nhân Calendar.
Ứng dụng Calendar sử dụng công nghệ AI cho phép người dùng trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng thời gian công việc bản thân.
Calendar được nhiều người sử dụng và các trang thông tin lớn khuyến nghị tham khảo như CNN, Entrepreneur, Forbes…
App quản lý công việc cá nhân Calendar là một ứng dụng thông minh. Sử dụng AI, Calendar có khả năng cho phép những người dùng khác có thể trực tiếp lựa chọn và lên lịch trong bảng thời gian công việc của bạn. Giờ đây, nỗi lo chồng chéo các buổi họp của bạn sẽ không còn nữa, vì đã có Calendar.
Đây là ứng dụng hoàn toàn miễn phí, tuy nhiên có một vài tính năng nâng cao bạn phải trả phí mới được sử dụng.
>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý văn phòng điện tử
2.3 CloudApp – Phần mềm quản lý công việc cá nhân miễn phí hiệu quả
CloudApp là app quản lý công việc cá nhân, công việc theo nhóm hoặc quản lý lịch làm việc với đối tác, khách hàng hàng đầu hiện nay. Theo khảo sát, ứng dụng này giúp tiết điệm thời gian làm việc đến 56 giờ/tuần.
Ưu điểm nổi bậc của CloudApp là giúp bạn dễ dàng trao đổi công việc với khách hàng, đối tác hoặc đồng nghiệp một cách trực tiếp. Thông qua video trực tuyến, hình ảnh…, bạn không cần forward mail hay các thể loại văn bản dài dòng, việc bạn cần làm là show những nội dung mà khách hàng quan tâm qua CloudApp
Hiện có hơn 3 triệu khách hàng đang sử dụng ứng dụng này, trong đó phải kể đến các ông lớn như: Facebook, Adobe…
2.4 App quản lý task cá nhân Trello
Đây có thể là phần mềm được đánh giá cực kỳ hiệu quả. Nó giúp người dùng quản lý và giám sát công việc trong một dự án. Phần mềm này có ưu điểm là giao diện làm việc giống với các tờ giấy note trên màn hình. Nên việc sử dụng Trello hoàn toàn dễ dàng. Nên chỉ cần nhìn vào giao diện là có thể nắm bắt được tiến độ dự án một cách tổng thể nhất. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ phù hợp với những dự án hay nhóm làm việc có quy mô nhỏ mà thôi. Đối với các dự án phức tạp, có quy mô lớn thì không phù hợp để quản lý công việc.
Trello là app quản lý công việc cá nhân dạng Kanban, hoặc dùng để giám sát công việc trong một dự án. Ứng dụng được thiết kế dạng To-Do – List, phân các công việc của dựa án thành các nhóm nhỏ: Việc cần làm, việc đang làm và việc đã hoàn thành.
Trello cũng là phần mềm miễn phí vĩnh viễn cho người dùng. Nhưng sẽ giới hạn tính năng, để sử dụng các tính năng mở rộng bạn phải trả phí nâng cấp sử dụng.Đây là một ứng dụng được đánh giá là dễ sử dụng mà không cần bỏ nhiều thời gian tìm hiểu, nghiên cứu với giao diện trực quan, dễ dùng. Khi hoàn thành công việc, bạn chỉ cần di chuyển chuột, kéo thả từ cột này sang cột khác, rất đơn giản và thuận tiện.
>>> Xem thêm: Hình Thức Tuyên Dương Nhân Viên Cho Doanh Nghiệp
2.5 Phần mềm quản lý công việc cá nhân Slack
Slack là ứng dụng quản lý công việc rất hữu ích trong ứng dụng văn phòng. Với các ưu điểm như: trao đổi công việc với đồng nghiệp trực tiếp trên phần mềm, gửi file không giới hạn dung lượng mà không cần phải gửi mail hay gọi điện như trước đây.
Với Slack việc trao đổi công việc dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Mỗi phòng ban có thể tạo ra nhóm riêng. Phần mềm này hoàn toàn tương thích với các ứng dụng phổ biến như Dropbox, Google Drive hoặc SalesForce.
2.6 App quản lý công việc cá nhân Toggl
Toggl là app quản lý công việc cá nhân chạy trên đa nền tảng máy tính, điện thoại hoặc máy tính bản. Sau khi bạn thực hiện hoàn thành một công việc, Toggl sẽ phản hồi chi tiết báo cáo cho bạn tằng đã dành bao nhiêu thời gian để xử lý từng đầu mục công việc cụ thể. Giúp bạn tối ưu hóa công việc và nâng cao năng suất.
2.7 Zapier – Quản lý công việc cá nhân hiệu quả
Đây là phần mềm quản lý công việc cá nahan giúp người dùng chủ động liên kết các ứng dụng văn phòng với nhau. Ví dụ: Bạn hoàn toàn có thể lưu bất kỳ tệp tin nào trên Gmail vào dữ liệu đám mây của mình trên Dropbox và ngược lại, chuyển thẳng file từ Dropbox cho đối tác thông qua hòm mail.
Điều tuyệt vời ở đây là Zapier cho phép bạn thực hiện tất cả những điều đó chỉ bằng một vài cú click chuột. Không cần viết code, không cần công thức, chỉ cần click chuột thế là đủ. Zapier có hỗ trợ tới 1000 ứng dụng khác nhau, nên đừng quá lo lắng rằng ứng dụng quen thuộc bạn đang dùng có xuất hiện trong danh sách hay không.
2.8 Phần mềm quản lý công việc cá nhân EverNote
Là một phần mềm miễn phí, dựa trên điện toán đám mây. Cho phép người dùng đính kèm tài liệu, liên kết các dự án và lưu trữ thông tin trên một hệ thống tập trung. Có thể chia sẻ cho các thành viên khác truy cập, chỉnh sửa, tải file về bằng bất cứ thiết bị nào. Hoặc có thể chia sẻ cả ghi chú hoặc sổ ghi chép với những người khác, thậm chí ngay cả khi họ không sử dụng Evernote.
Xem thêm: Mẫu Kế Hoạch Quản Lý Nhân Sự Bằng Excel Miễn Phí
2.9 Phần mềm quản lý công việc cá nhân Microsoft Planner
Đây là phần mềm của Microsoft, hỗ trợ người dùng tổ chức, sắp xếp các đầu công việc. Cũng như chia sẻ các thông tin dữ liệu với các thành viên trong nhóm và nhiều hơn thế nữa. Không dừng lại ở đó, người dùng còn có thể theo dõi tiến độ của dự án. Xem ai là người thực hiện đầu công việc này và tiến độ đến đâu. Phần mềm còn hỗ trợ người dùng xem nhiệm vụ của người khác thông qua tính năng “Hub”.
Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là khả năng tích hợp với các phần mềm khác như tìm kiếm tài liệu lưu trữ, quản lý tài liệu của Microsoft.
2.10 Phần mềm quản lý công việc cá nhân Due
Due là một phần mềm quản lý hiệu quả. Người dùng sẽ không còn sợ quên các nhiệm vụ của mình. Vì Due sẽ thay bạn ghi nhớ và thực hiện việc nhắc nhở. Việc của bạn là liệt kê những nhiệm vụ cần hoàn thành cho Due. Ưu điểm nữa của Due là có giao diện dễ sử dụng, tối giản và không giới hạn người tham gia.
>>> Có thể bạn chưa biết: Gantt chart là gì
3. Quản lý công việc cá nhân như thế nào hiệu quả nhất?
3.1 Lập danh sách việc phải làm
Việc liệt kê các công việc cần phải làm, giúp bạn có cái nhìn bao quát và xác định rõ ràng mục tiêu cũng như thứ tự quan trọng của các công việc, giúp bạn dễ dàng xử lý chúng.
3.2 Tính ưu tiên
Như đã nói bên trên, sau khi tổng hợp tất cả danh sách đầu mục công việc cần làm, không phải công việc nào cũng cần hoàn thành ngay lập tức. Vì vậy bạn phải thiết lập thứ tự ưu tiên cho từng đầu mục công việc.
>>> Xem thêm: Hệ thống quản lý trải nghiệm nhân viên
3.3 Lập thời gian biểu
Để tránh quên việc, xót việc hay quá tải công việc, bạn cần xác định thời gian biểu cụ thể cho từng đầu mục công việc. Một khi xác định rõ công việc cần làm và thời gian triển khai cũng như thời hạn hoàn thành sẽ giúp bạn tập trung hơn, tránh những sai sót hoặc bỏ không những khoản thời gian chết một cách lãng phí.
3.4 Luôn linh hoạt
Trong cuộc sống luôn có những sự việc bất ngờ, khó lường trước. Vì vậy, đôi khi công việc sẽ không diễn ra như dự định, bạn cần phải luôn linh hoạt trong việc xử lý và sắp xếp lại công việc.
3.5 Thay đổi cách quản lý hiện tại
Thế giới đang thay đổi, và bạn phải cởi mở thích ứng với điều đó để hòa hợp với đa dạng môi trường khác nhau.
Trong công tác quản lý công việc cũng vậy, bạn luôn tìm kiếm và áp dụng các phương pháp mới để nâng cao hiệu suất công việc và đạt hiệu quả tối ưu.
3.6 Giữ sự kiên nhẫn
Kiên nhẫn xử lý các vấn đè xảy ra giúp bạn xử lý chúng dễ dàng hơn.
3.7 Sử dụng các phần mềm quản lý công việc
Việc áp dụng công nghệ vào công việc sẽ là vũ khí tối tân giúp bạn chiến thắng trong các cuộc cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay.
Hy vọng qua bài viết này, CoDX sẽ giúp được bạn trong việc chọn lựa các app quản lý công việc cá nhân hữu hiệu mà không mất quá nhiều thời gian và chi phí. Chúc bạn thành công.
Xem thêm các bài viết quản trị nhân sự tại đây.
Bài viết liên quan: